Rammer og retningslinjer for udlån mv af lokaler på Københavns Rådhus

Indstilling

Indstilling om,

1. at ’Rammer og retningslinjer for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus’ godkendes med ikrafttræden 1. december 2017, jf. bilag 1.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Ankestyrelsen har i vedlagte brev af 13. september 2017 (bilag 2) rettet henvendelse til Borgerrepræsentationen i Københavns Kommune i anledning af den i pressen omtalte sag om vederlagsfri udlån af Rådhushallen til en bryllupsreception i august i år til et medlem af Borgerrepræsentationen.

Den konkrete sag har givet anledning til en nærmere undersøgelse og vurdering af de gældende retningslinjer og den administrative praksis for udlån af lokaler på Rådhuset.

Undersøgelsen og vurderingen har resulteret i, at det er Økonomiforvaltningens vurdering, at der ved dele af den tidligere administrative praksis er sket en fravigelse af gældende regler, herunder af de af Borgerrepræsentationen vedtagne retningslinjer. På den baggrund er det fundet rigtigst med nærværende indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at forelægge en samlet opdatering af retningslinjerne for brug af lokaler samt udlån og udleje af lokaler på Rådhuset.

Det indstilles, at de gældende retningslinjer - bestående af to indstillinger (bilag 3) godkendt af Borgerrepræsentationen på et møde den 15. juni 2011 samt tidligere administrativ praksis - erstattes af et samlet administrationsgrundlag for udlån mv. af lokaler på Rådhuset, og at vedlagte ’Rammer og retningslinjer for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus’ (bilag 1) godkendes.

Økonomiforvaltningen forelægger samtidig med denne indstilling udkast til Københavns Kommunes svar til Ankestyrelsen på styrelsens brev af 13. september 2017. Der henvises til Økonomiforvaltningens vedlagte indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om ’Udtalelse til Ankestyrelsen om udlån af lokaler på Københavns Rådhus til medlemmer af Borgerrepræsentationen (bilag 4).

Løsning

Det nuværende administrationsgrundlag for lokaleudlån og lokaleleje

Administrationsgrundlaget for brug af lokaler, lokaleudlån og lokaleleje på Københavns Rådhus består i dag af to indstillinger (bilag 3) godkendt af Borgerrepræsentationen på et møde den 15. juni 2011.

Der har endvidere været en mangeårig praksis for, at det i forbindelse med vielser på Københavns Rådhus er almindeligt accepteret, at brudeparrene kan samles med de gæster, som har været til stede i forbindelse med vielsen, i eller udenfor Rådhushallen eller i Rådhushaven og drikke eksempelvis et glas medbragt champagne og kage.

Vielser kan endvidere efter nærmere aftale foregå i et andet lokale på Rådhuset end i Bryllupssalen, eksempelvis i lokaler med relation til et borgmesterkontor eller i Rådhushaven. I de tilfælde vil der tilsvarende i fortsættelsen af vielsen kunne være en markering i lokalet eller i haven for brudeparret og deres deltagende gæster.

I forlængelse af denne praksis har der endvidere været en praksis, hvor medlemmer af Borgerrepræsentationen har haft mulighed for at låne et lokale på Københavns Rådhus til en reception i forlængelse af medlemmets indgåelse af ægteskab. Lokalet har skullet være ledigt på det pågældende tidspunkt, og udgifter forbundet med arrangementet har skullet afholdes af medlemmet selv.

De nuværende retningslinjer og praksis gennemgås i afsnit 1 i bilag 1 til indstillingen om ’Udtalelse til Ankestyrelsen om udlån af lokaler på Københavns Rådhus til medlemmer af Borgerrepræsentationen’ (bilag 4). Heraf fremgår det, at det er Økonomiforvaltningens vurdering, at der ved den sidstnævnte praksis er sket en fravigelse af gældende regler. 

Nyt administrationsgrundlag for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus

Som beskrevet ovenfor har Økonomiforvaltningen foretaget en nærmere undersøgelse og vurdering af de gældende retningslinjer og praksis for udlån mv. af lokaler på Rådhuset.

Indstillingen og et samlet revideret udkast til retningslinjer/administrationsgrundlag for lokaleudlån og lokaleleje på Københavns Rådhus har været drøftet med Horten Advokater.

Borgerrepræsentationens vedtagne retningslinjer for udlån af lokaler mv. på Københavns Rådhus

Som det fremgår af afsnit 4.2 i bilag 4 er det Økonomiforvaltningens vurdering, at de af Borgerrepræsentationen vedtagne retningslinjer om udlån og udleje af lokaler på Københavns Rådhus:

1. Retningslinjer vedr. brug af Rådhusets lokaler og afholdelse af officielle modtagelser på Københavns Rådhus.
2. Udlejning af lokaler på Rådhuset til kulturelle formål.

er lovlige og respekterer rammerne i de ulovbestemte kommunalfuldmagtsregler, herunder rammerne for udlejning af ledige lokaler på markedsvilkår.

Økonomiforvaltningen har derfor med enkelte justeringer samlet og videreført eksisterende retningslinjer og praksis i det foreliggende udkast til nyt administrationsgrundlag. På baggrund af de indsamlede erfaringer med de nuværende retningslinjer, har Økonomiforvaltningen dog foretaget enkelte justeringer af retningslinjerne.

Bilag 5 indeholder en nærmere gennemgang af ændringerne mellem de hidtidige retningslinjer og det foreliggende forslag til nyt samlet administrationsgrundlag for udlån mv. af lokaler på Rådhuset: ’Rammer og retningslinjer for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus’.

I det følgende gennemgås de væsentlige forskelle mellem de hidtidige retningslinjer og det ny samlede administrationsgrundlag:

Det har efter de nuværende retningslinjer ikke været muligt at låne lokaler vederlagsfrit til partipolitiske arrangementer, der vedrører det egentlige partipolitiske formål for det pågældende politiske parti.

Det var på tidspunktet for retningslinjernes tilblivelse i 2011 kommunens opfattelse, at kommunen ikke efter kommunalfuldmagtsreglerne og offentlige retsgrundsætninger om saglighed i forvaltningen kunne stille lokaler til rådighed til interne partipolitiske møder. Dette gjaldt, uanset om kommunen ydede ligelig støtte til f.eks samtlige opstillingsberettigede partier i kommunen.

Økonomi– og Indenrigsministeriet har behandlet spørgsmålet i ’Udtalelse om kommuners udlån af lokaler til politiske partiers interne møder’ af 25. februar 2015 og heri konkluderer ministeriet, at

”Det er endvidere ministeriets vurdering, at en kommune herudover efter kommunalfuldmagtsreglerne lovligt kan udlåne lokaler til politiske partiets interne møder. Omfattet heraf er også lokaleudlån til aktiviteter, der kan karakteriseres som egentlig partipolitiske”

Det fremgår endvidere af ministeriets udtalelse, at

”Det er således ministeriets opfattelse, at en kommunes lokaleudlån til et politisk parti som udgangspunkt fører til, at kommunen vil være forpligtet til på samme vilkår at imødekomme ansøgninger om tilsvarende lokaleudlån fra andre politiske partier eller fra andre holdningsprægede foreninger.”

Der er herefter mulighed for, at lokaleudlån til partipolitisk mødeaktivitet ikke afgrænses til kun at omfatte de i Borgerrepræsentationen repræsenterede partier, men kan også omfatte alle politiske partier og/eller andre holdningsprægede foreninger.

Der er således i dag hjemmel efter kommunalfuldmagtens regler til vederlagsfrit at udlåne lokaler til politiske partiers interne partipolitiske møder og andre holdningsprægede foreningers møder.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at den mangeårige praksis for, at en vielse efter nærmere aftale kan gennemføres i et andet lokale på Københavns Rådhus end i Bryllupssalen er lovlig. Økonomiforvaltningen har derfor medtaget denne praksis i det ny administrationsgrundlag for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus. Derimod er den særlige praksis, hvor medlemmer af Borgerrepræsentationen har haft mulighed for at låne et lokale på Københavns Rådhus til en reception i forlængelse af medlemmets indgåelse af ægteskab ikke videreført, jf. også bilag 4.

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Økonomien er således indeholdt i budget 2017 og 2018. Borgerrepræsentationens Sekretariat afholder udgifterne til borgerrepræsentanternes mødeaktivitet, der er direkte relateret til det kommunale hverv. Der er endvidere under Økonomiudvalget afsat et selvstændigt budget til finansiering af modtagelser og besøg (jf. bilag 3), hvorfor værtskabet for en modtagelse godkendt af modtagelsesudvalget ikke indebærer udgifter for fagudvalget.

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter Borgerrepræsentationens behandling opdatere Københavns Kommunes hjemmeside samt Håndbog for Borgerrepræsentationen med det ny samlede administrationsgrundlag.

Peter Stensgaard Mørch                                      /Søren Tegen Pedersen

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at ’Rammer og retningslinjer for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus’ godkendes med ikrafttræden 1. december 2017, jf. bilag 1.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 28. november 2017

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Liberal Alliance afgav følgende protokolbemærkning:

”LA er glade for, at der nu er klare retningslinje for, at BR medlemmer ikke må bruge Rådhusets lokaler, medmindre de betaler på lige fod med borgerne.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 30. november 2017

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.