Afslutning af lønoprydningsprojektet efter Accenture

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 30. august 2007

 

 

BR 330/07

Afslutning af lønoprydningsprojektet efter Accenture

Afslutning af lønoprydningsprojektet efter Accenture

 

 

Indstilling om,

 

1.                  at orienteringen om oprydningsprojektets afslutning tages til efterretning,

 

2.                  at pensionsbeløb mellem 0 og 100 kr., hvor kommune har udbetalt for lidt, ikke afregnes til pensionsselskaberne,

 

3.                  at pensionsbeløb mellem 0 og 5.000 kr., hvor kommune har udbetalt for meget, ikke afregnes til pensionsselskaberne,

 

4.                  at Økonomiforvaltningen bemyndiges til i regnskabet for 2007 at foretage de foreslåede afskrivninger, herunder tage de nødvendige skridt for at afslutte udestående områder (pension, 3.parter, lønsager og regnskabsmæssig afslutning) med mindst mulige omkostninger,

 

5.                  at omkostninger på 5,5 mio. kr. til afslutning af oprydningen efter Accenture finansieres ved en tillægsbevilling med kassemæssig dækning på de i 2007 afsatte midler i kassen (Funktion: 8.22.05.5, Bevilling: Finansposter), samt

 

6.                  at eventuel driftsmæssig påvirkning på udvalgenes budgetter i 2007 som følge af oprydningsprojektet efter Accenture, neutraliseres via en tillægsbevilling med kassemæssig dækning på de i 2007 afsatte midler i kassen (Funktion: 8.22.05.5, Bevilling: Finansposter).

 

(Økonomiudvalget)

 

 

 

 

Lønoprydningsprojektet efter Accenture er nu inde i den afsluttende fase.

 

Nedenstående redegøres for behandlingen af de endnu ikke afsluttede aktiviteter, samt den endelige afslutning af projektet.

 

 

INDSTILLING OG Beslutning

Indstilling om,   1.                 at orienteringen om oprydningsprojektets afslutning tages til efterretning,   2.                  at pensionsbeløb mellem 0 og 100 kr., hvor kommune har udbetalt for lidt, ikke afregnes til pensionsselskaberne,   3.                  at pensionsbeløb mellem 0 og 5.000 kr., hvor kommune har udbetalt for meget, ikke afregnes til pensionsselskaberne,   4.                  at Økonomiforvaltningen bemyndiges til i regnskabet for 2007 at foretage de foreslåede afskrivninger, herunder tage de nødvendige skridt for at afslutte udestående områder (pension, 3.parter, lønsager og regnskabsmæssig afslutning) med mindst mulige omkostninger,   5.                  at omkostninger på 5,5 mio. kr. til afslutning af oprydningen efter Accenture finansieres ved en tillægsbevilling med kassemæssig dækning på de i 2007 afsatte midler i kassen (Funktion: 8.22.05.5, Bevilling: Finansposter), samt   6.                  at eventuel driftsmæssig påvirkning på udvalgenes budgetter i 2007 som følge af oprydningsprojektet efter Accenture, neutraliseres via en tillægsbevilling med kassemæssig dækning på de i 2007 afsatte midler i kassen (Funktion: 8.22.05.5, Bevilling: Finansposter). (Økonomiudvalget)

 

 

Problemstilling

Oprydningsprojektet efter Accenture kan nu afsluttes. Det medfører, at der skal træffes beslutninger omkring lukning af de sidste udestående områder, herunder afslutning af enkeltsager, pensionsområdet og afskrivnin ger, samt afslutning i forhold til regnskab og finansiering af omkostninger i 2007.

 

Løsning

Der er hidtil gennemført følgende aktiviteter:

·        At løndriften er genoprettet ved manuel nyoprettelse af alle medarbejdere ved overgangen til den nye leverandør, KMD, november 2005.

·        At lønudbetalingerne (i alt ca. 16 mia. kr.) under Accenture perioden er afstemt for kommunens ca. 50.000 ansatte.

·        At der er afstemt A-skat og AM-bidrag for hele Accenture perioden

·        At der er identificeret og gennemgået ca. 21.500 enkeltsager, hvor der er fejl i enten løn og/eller ferie. Sager under kr. 5000,- er afskrevet (jf. beslutning ØU 220/2006) og resten er behandlet.

·        At der er afstemt i forhold til 115 3.parter, eksempelvis låne- og rejseforeninger. At ferieområdet er afstemt, og der er indgået forlig med Feriefonden.

·        At pensionsområdet er gennemgået, og at der er identificeret ca. 33.500 sager, hvor der er en forskel i, hvad der er beregnet på lønsedlen, og hvad der er overført til pensionsselskabet.

 

Med denne sag afsluttes de sidste udstående aktiviteter, som er:

·        Endelig afregning af pensionsområdet, samt udeståender med 3.parter.

·        Afslutning af en række komplekse lønsager.

·        Afstemning og afslutning af Kommunens interne regnskabsmæssige bogføring.

 

På pensionsområdet udestår afregningen af hovedparten af de 33.500 identificerede sager, hvor der er forskel på det beløb, der er beregnet på lønsedlen, og det beløb der er overført til pensionsselskabet. Differencerne beløber sig til 12 mio., hvor kommunen har betalt for meget og 13 mio. kr., hvor kommunen har betalt for lidt. På baggrund af drøftelser med personaleorganisationer og pensionsselskaber, samt ud fra en vurdering af den administrative byrde (jf. Bilag 1), indstilles det,

·        At der anvendes en minimumsgrænse på 100 kr. pr. sag i pensionssager, hvor kommunen har udbetalt for lidt. Denne grænse reducerer antallet af sager, hvor der skal afregnes for lidt udbetalt pension, fra 3.200 til 2.600, og reduktionen svarer til et samlet beløb på ca. 100.000 kr.

·        At der anvendes en minimumsgrænse på 5.000 kr. pr. sag i pensionssager, hvor kommunen har betalt for meget. Denne grænse reducerer antallet af sager, hvor kommunen skal inddrive belø b, betragteligt, således der kun skal ske inddrivelse af for meget udbetalt pension for ca. 400 personer. Kommunen afstår herved fra at hente et samlet beløb på 6,9 mio. kr.

 

Der udestår afslutningen af sager på 3.parts-området, hvor oprydningen har vist fejl i Accentures afregning. Disse, primært bogføringsmæssige korrektioner, medfører en afskrivning på 6,4 mio. kr.

 

Der ligger i forvaltningerne 355 komplekse lønsager, hvor medarbejdere skylder kommunen penge, men hvor sagen mangler oplysninger, og hvor udgiften til videre sagsbehandling overstiger gevinsten ved at hente pengene hjem. Sagerne er på over 5.000 kr. og er i gennemsnit på 13.000 kr. Enkelte sager er på op mod 100.000 kr. Det samlede beløb på disse sager udgør i alt 4,9 mio. kr. Det indstilles, at forvaltningerne på baggrund af en konkret vurdering af omkostningerne ved at afklare, dokumentere og hjemtage udeståenderne samt en vurdering af sandsynligheden for at midlerne kan opkræves tager stilling til, om sagerne skal afskrives eller søges opkrævet. Der ligger endvidere omkring 200 sager, hvor kommunen formentlig skylder penge. Det er sager med en gennemsnitlig størrelse på 14.000 kr., enkelte op mod 140.000 kr. I behandlingen af lignende sager er påvist, at størstedelen er bogføringsfejl, som ikke medfører, at kommunen har en gæld. Disse sager udgør i alt et samlet beløb på 2,9 mio. kr. I disse sager vil der ske udbetaling såfremt det ved forvaltningernes gennemgang af sagerne kan afklares, at der reelt er tale om, at der foreligger et kreditorforhold. Ellers vil der ikke blive gennemført udbetalinger. Behandling af ovennævnte lønsager bør være igangsat i forvaltningerne senest i august 2007 med henblik på en snarlig konklusion og lukning af området.

 

 

Økonomi

Endelig afstemning af og bogføring på de centrale konti samt afregninger med forvaltningerne sker i regnskab 2007. Det samlede beløb vil afhænge af udfaldet af ovenstående, men forventes at udgøre op til 4,5 mio. kr. Beløbet er væsentlig mindre end det beløb på 34 mio. kr., der var afsat i den seneste regnskabsprognose til Økonomiudvalget (ØU 183/2007).

 

Vurderingen af den driftmæssige påvirkning i 2007 af oprydningen efter Accenture er behæftet med usikkerhed, da der som beskrevet stadig er udestående områder, som endnu ikke er fuldt ud gennemgået og afsluttet. Der er endvidere risiko for yderligere omkostninger, da eksempelvis flere pensionskasser har varslet et krav om, at kommunen dækker deres administrative udgifter. Som udgangspunkt arbejder Økonomi-forvaltningen efter at lukke oprydningen efter Accenture, udbetale skyldige beløb og indhente de beløb kommunen har til gode, samt minimere kommunens omkostninger i processen. Afslutningen af de resterende områder og sager vil blive underlagt en konkret vurdering ud fra disse kriterier, og Økonomiforvaltningen indstiller derfor

·        at Økonomiforvaltningen bemyndiges til i regnskabet for 2007 at foretage de foreslåede afskrivninger, herunder tage de nødvendige skridt for at afslutte udestående områder (pension, 3.parter, lønsager og regnskabsmæssig afslutning) med mindst mulige omkostninger.

 

Samlet er der yderligere procesomkostninger i 2007 på 5,5 mio. Økonomiforvaltningen indstiller derfor

·        at omkostninger på 5,5 mio. kr. til afslutning af oprydningen efter Accenture finansieres ved en tillægsbevilling med kassemæssig dækning på de i 2007 afsatte midler i kassen (Funktion: 8.22.05.5, Bevilling: Finansposter).

 

Økonomiforvaltningen vurderer, at der i 2007 er en risiko for en driftsmæssig påvirkning af oprydningen efter Accenture på op til 4,5 mio. kr. Økonomiforvaltningen indstiller derfor,

·        at eventuel driftsmæssig påvirkning på udvalgenes budgetter i 2007 som følge af oprydningsprojektet efter Accenture, neutraliseres via en tillægsbevilling med kassemæssig dækning på de i 2007 afsatte midler i kassen (Funktion: 8.22.05.5, Bevilling: Finansposter).

 

 

Bilag

-                     Oversigt over politisk behandling

 

1.                 Bagrundsnotat

 

 

         Claus Juhl                                        /Bjarne Winge