Det videre arbejde med færre udgifter til it

Indstilling

Indstilling om,

1. at der gives en anlægsbevilling på 4.537 t.kr. fordelt som tabel 2. (løbende p/l) til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice anlæg, funktion 6.45.51.3 med dækning på samme bevilling, til at effektivisere og optimere it-drift og udvikling i Københavns Kommune.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Som en del af Budget 2011 blev den tværgående effektiviseringsindsats Færre udgifter til it vedtaget. Indsatsen skulle bidrage med varige besparelser på it-driftsbudgettet gennem forslag til konsolidering af it-systemer, gennemgang af leverandører mv.

Der blev i budgettet for 2011 afsat i alt 5.000 t.kr. til formålet (2011 p/l). Midlerne blev overført internt i Økonomiforvaltningen ifm. sagen om de tekniske bevillingsmæssige ændringer behandlet af Borgerrepræsentationen d. 15.6.2011. Denne overførsel burde være sket gennem en udmøntningsindstilling til Borgerrepræsentationen, men på grund af en fejl i Økonomiforvaltningens sagsgange, er dette ikke sket. Økonomiforvaltningen beklager dette og retter med nærværende indstilling op på fejlen og udmønter anlægsmidlerne. Bemærk derfor at der pt. er anvendt i alt omkring 2.107 t.kr. (2011 p/l), de resterende 2.893 t.kr. er blevet overført til 2012.

Løsning

Opgaven med at realisere besparelserne er placeret i Digitaliserings­chefkredsen, der den 26. januar 2012 indleverede en status til 7-direktør­­kredsen med de opnåede besparelser.

Tabel 1 Målbesparelser og realiserede besparelser

For at fortsætte arbejdet med at effektivisere og optimere it-drift og udvikling foreslår Digitaliserings­chefkredsen følgende langsigtede it-strategiske investeringer.

Mainframe Exit-strategi

Københavns Kommune har en række systemer, som afvikles på en central mainframe, drevet af en ekstern leverandør. Omkostningerne til driften af denne mainframe er betydelige og er steget over de seneste år. Da mainframe samtidig ikke betragtes som en strategisk plat­form, ønsker kommunen at udarbejde en exit-strategi med, der også rummer en samlet fremtidig løsningsarkitektur. Udgifterne til planen i 2012 udgør 500 t.kr. til ekstern konsulentbistand. Realisering af exit-strategien forventes forudsat en række investeringer at have et gevinstpotentiale på over 10 mio. kr. årligt.

Ledelsesoverblik og datakvalitet i FISKK

I budget 2012 blev det besluttet, at Koncernservice skulle udforme en proces for anskaffelse af nye it-systemer. Det har betydet større krav til kommunens løsning til overblik over it-systemer; FISKK. Udgangspunktet for udviklingen af FISKK har været et andet, og bl.a. database­strukturen er derfor ikke hensigts­mæssig ift. fremtidig anvendelse. For at imødekomme disse problemstillinger foreslås investering af 375 t.kr., der kan give bedre ledelsesoverblik over kommunens systemportefølje og sikring af data­kvalitet.

Nemmere systemejerskab med FISKK

 Udviklingen af FISKK ifm. med Borgerrepræsentationens vedtagelse af proces for anskaffelse af nye it-systemer, har medført betydelig forenkling af system­indmeldelsen. Der er sket en drastisk reduk­tion i antallet af indledende spørgsmål til systemejere fra 272 til 22. For at gøre det endnu nemmere at være systemejer i Københavns Kommune, foreslås investering af 125 t.kr. til en række integrationer, for bedre at understøtte systemejernes dagligdag og give en mere samlet indgang til overblik.

KMD-strategi og KMD-kontraktteam

Københavns Kommune er ligesom resten af kommunerne stærkt påvirket af pris­udviklingen hos KMD pga. deres monopol. Dette gøres yderligere problematisk af, at KMD er kommunens største it-leverandør med en aftaleportefølje pr. 1. januar 2012 til en værdi af omkring 300 mio. kr.

For at imødekomme disse udfordringer afsættes 1.430 t.kr. til etablering af et dedikeret KMD-kontrakt­team og til at få udarbejdet en samlet KMD-strategi, bl.a. gennem udarbejdelse af analyser med fokus på udbudsstrategi og monopol­systemerne. Dette gøres ved at fri­gøre ressourcer i Koncern­service til strategi­arbejdet, samt inddrage eksterne konsulenter.

Målet er at bidrage til besparelser i Københavns Kommunes udgifter til KMD både på kort og lang sigt, gennem bl.a. understøttelse af monopoludbuddene. KOMBIT estimerer at omkostningerne til monopolsystemerne ved udbud vil kunne reduceres med op til 25 % for kommunerne under ét.

Økonomi

Der blev i budgettet for 2011 afsat i alt 5.000 t.kr. (2011 p/l) med henblik på at effektivisere og optimere it-drift og udvikling i Københavns Kommune. Der er pt. anvendt i alt omkring 2.107 t.kr. (2011 p/l), de reste­rende 2.893 t.kr. er blevet overført til 2012 (Se tabel 2).

Tabel 2 Tidligere og nye initiativer

*De resterende midler på 463 t.kr. forventes at tilgå kassen i forbindelse med regnskabet for 2012.

Videre proces

Såfremt initiativerne vedtages igangsættes de af Koncernservice. Ved udgangen af 2012 følger sekretariatet for Digitaliserings­chefkredsen op med en kvalificering af effekt og gevinstpotentiale i en status til Digitaliserings­chefkredsen, med henblik på at endeligt at fastslå hvilke gevinster der kan indgå i opfyldelsen af rammebesparelsen for færre udgifter til it.

Claus Juhl                               / Kasper Schmidt