Etablering af anonym klageadgang for medarbejdere, der oplever sexisme eller seksuel chikane på arbejdspladsen i Københavns Kommune
Indstilling
Indstilling om,
- at godkende etableringen af en anonym klageadgang forankret hos Arbejdsmiljø København (model 2),
- at der udarbejdes budgetnotat for den valgte model frem mod overførselssagen.
(Økonomiudvalget)
Problemstilling
På Borgerrepræsentationens (BR) møde d. 17. september 2020 blev bl.a. følgende ændringsforslag vedtaget: ”At Borgerrepræsentationen pålægger ØKF i samarbejde med andre relevante forvaltninger at udarbejde modeller for etablering af en anonym adgang - i tilknytning til den eksisterende whistleblower-ordning eller som en del af kommunens eksisterende arbejdsmiljøarbejde i Arbejdsmiljø København - til at klage for medarbejdere på tværs af Københavns Kommune hvis de oplever problemer med grænseoverskridende adfærd, sexisme og sexchikane på arbejdspladserne. Modellerne skal forlægges til politisk behandling inden udgangen af oktober 2020.”.
Københavns Kommune (KK) har som arbejdsgiver ansvar for at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø, herunder at forebygge og håndtere seksuel chikane og sexisme (krænkende adfærd) på arbejdspladsen.
I dag sker håndteringen af sager, hvor krænkende adfærd finder sted, typisk efter henvendelse til ledere, tillidsrepræsentanter eller arbejdsmiljørepræsentanter, hvorefter der iværksættes passende initiativer til opfølgning, ligesom det også kan være i forbindelse med opfølgning på en trivselsundersøgelse.
Arbejdsmiljø København (AMK) kan støtte i den type sager, enten via individuel sparring gennem AMK’s ”Tidlig Indsats” (tidlig indsats er bl.a. et tilbud om kortere, afklarende forløb om problemstillinger, der har betydning for arbejdet) eller som et bredere organisatorisk tiltag, hvor både ledere og medarbejdere inddrages i en løsning.
Som følge af den nyligt vedtagne politik om krænkende adfærd på arbejdspladser i KK, skal forvaltningerne desuden sikre, at der bliver udarbejdet lokale retningslinjer om krænkende adfærd, som er tilpasset de lokale forhold, og som kan udgøre grundlaget for en effektiv indsats for at identificere, håndtere og forebygge blandt andet seksuel chikane.
Siden 2013 har der i kommunens tværgående trivselsundersøgelse, som gennemføres hvert andet år (næste gang foråret 2021), været fokus på seksuel chikane, formuleret ved spørgsmålet ”Har du inden for de seneste 12 måneder været udsat for seksuel chikane i forbindelse med dit nuværende arbejde?”, jf. tabel 1.
Tabel 1: Antal respondenter i KK, der har svaret ”ja” til spørgsmålet om seksuel chikane.
|
Årstal |
2013 |
2015 |
2017 |
2019 |
|
Antal forekomster |
1320 |
1137 |
1093 |
1021 |
|
Procentandel ift. antal respondenter |
5% |
4% |
3,5 % |
3,2% |
Resultaterne fra trivselsundersøgelsen, særligt omkring seksuel chikane, mobning, vold og trusler, bliver fulgt op af initiativer i de decentrale enheder og centralt i forvaltningerne, for eksempel i MED-organisationen.
Forslaget til en anonym klageindgang i sager omkring sexisme og seksuel chikane skal således ses som et supplement til de eksisterende muligheder, og hvor det er muligt at forblive anonym, hvis medarbejderen ønsker det.
Løsning
Til håndtering af BR’s beslutning af den 17. september 2020 vedr. etablering af en anonym adgang til at klage over problemer med sexisme og seksuel chikane på arbejdspladserne har Økonomiforvaltningen (ØKF) på baggrund af dialog med AMK og Borgerrådgiveren udarbejdet to forskellige modeller.
Model 1: Udvidelse af whistleblowerordning forankret hos Borgerrådgiveren
Under Borgerrådgiveren findes i dag en whistleblowerfunktion, der har til formål at sikre, at kommunens ansatte har adgang til i god tro at videregive oplysninger om grove fejl eller forsømmelser, eller væsentlige og gentagne fejl eller forsømmelser i kommunens administration eller borgerbetjening. Whistleblowerfunktionen skal desuden sikre, at kommunens ansatte, uden at frygte for negative ansættelsesretlige reaktioner og lignende, kan videregive information om f.eks. lovovertrædelser og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser, fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed, fare for miljøet, tilfælde af omsorgssvigt og lignende.
Indberetninger, der alene omfatter oplysninger om dårligt arbejdsmiljø, herunder sexisme og seksuel chikane, falder uden for ordningen, medmindre der fx er tale om alvorlige brud på de ansattes sikkerhed og sundhed mv. Whistleblowerordningen modtager på trods heraf indberetninger om arbejdsmiljø i bred forstand, som så samtidig omhandler borgerbetjening, kommunens administration eller opgaveløsningen, og af den grund falder inden for ordningen.
Borgerrådgiveren har i gennemsnit ca. 45 indberetninger via ordningen om året, hvoraf indberetninger om arbejdsmiljø udgør ca. 20%, og med en stigende tendens. Borgerrådgiveren har kun én gang (september 2020) siden 2012 haft en sag om seksuel chikane.
Whistleblowerordningen fungerer på den måde, at Borgerrådgiveren efter visitation af indberetningerne videresender sager, der overvejende vedrører ansættelsesretlige forhold, som det ville være tilfældet med sager om sexisme eller seksuel chikane, til den ansvarlige direktion eller i helt særlige tilfælde til den ansvarlige borgmester.
En udvidelse af den eksisterende whistleblowerordning til også at omfatte grænseoverskridende adfærd, sexisme eller seksuel chikane kan gennemføres forholdsvist enkelt og uden økonomiske ekstraomkostninger for Borgerrådgiveren.
Udvidelsen vil kunne gennemføres med fx følgende initiativ:
- Vedtægterne for Borgerrådgiveren justeres, så grænseoverskridende adfærd, sexisme eller seksuel chikane omfattes af ordningen. Borgerrådgiveren har foreslået, at det i givet fald vil være hensigtsmæssigt at udvide vedtægterne, så de omfatter arbejdsmiljø i bred forstand, hvorved funktionsbeskrivelsen samtidig bringes i overensstemmelse med den faktiske brug af ordningen. Det vil imidlertid være en bredere ordning end, hvad der indgår i beslutningen fra BR. Med modellen lægges der således alene op til, at vedtægterne udvides til at omfatte grænseoverskridende adfærd, sexisme eller seksuel chikane. Ændring af vedtægterne vil kræve en beslutning i BR.
- Borgerrådgiveren håndterer sagerne på linje med henvendelser under den nuværende whistleblowerordning. Dvs. Borgerrådgiveren efter visitation af indberetningerne videresender sager om sexisme eller seksuel chikane til den ansvarlige direktion eller i helt særlige tilfælde til den ansvarlige borgmester. Hvis anmelderen ønsker at opretholde anonymitet, vil det ske i anonymiseret form.
- Det kan samtidig gøres obligatorisk at inddrage AMK og en repræsentant fra MED-systemet i den pågældende forvaltning i sager om sexisme eller seksuel chikane. AMK vil kunne sikre, at der hurtigt stilles de relevante redskaber til rådighed, herunder ved at yde relevant rådgivning til leder og/eller medarbejder, at der kan tages stilling til, om der skal foretages politianmeldelse, om der skal ske indmeldelse i KK’s arbejdsskadesystem osv. Dette vil medføre et øget sagspres hos AMK og vil dermed kræve, at der afsættes ressourcer til håndteringen hos AMK.
Det bemærkes, at afhængig af den konkrete model for placering af funktionen bos Borgerrådgiveren, kan det indebære en ændring af Københavns Kommunes styrelsesvedtægt, som på nuværende tidspunkt i relation til whistleblowerfunktionen alene vedrører fejl og forsømmelser i kommunens administration. En sådan ændring vil samtidig skulle ske inden for rammerne af den kommunale styrelseslov, der fastsætter rammerne for en borgerrådgiverfunktions opgaver.
Model 2: Anonym klageadgang forankret hos AMK
En ramme for en enhed forankret under AMK’s arbejdsmiljørådgivning vil f.eks. kunne bestå af følgende aktiviteter:
1) Anonym indgang
En telefonlinje, som fx er åben fra mandag – fredag kl. 9-12 og en elektronisk henvendelsesportal. Henvendelse er altid anonym og i fuld fortrolighed, medmindre anmelderen ikke ønsker fuld anonymitet.
Det vil i denne model være AMK, der ligeledes videresender sager om sexisme eller seksuel chikane til den ansvarlige direktion samt evt. til en repræsentant fra MED-systemet. Hvis anmelderen ønsker at opretholde anonymitet, vil det ske i anonymiseret form.
2)Ydelser
AMK vil som ovenfor beskrevet kunne stille de relevante redskaber og ydelser til rådighed i tilknytning til den anonyme indgang, herunder fx:
- Støtte og rådgivning til den enkelte, samt håndtering af konkrete begivenheder, herunder kontakt til ledelse/forvaltning, samt Personalejura og Forhandling i Koncernservice i det omfang, det er muligt og relevant.
- Relevante arbejdspladsrettede indsatser: AMK kan, som det også er tilfældet i dag, fx i forbindelse med opfølgning på trivselsundersøgelser, tilbyde arbejdspladsrettede indsatser fx ved flere henvendelser, som vedrører samme enhed under hensyntagen til anonymitet og fortrolighed og med inddragelse af relevante ledelsesniveauer og evt. MED-system.
Hvis det bliver aktuelt, skal det ovenfor beskrevne yderligere foldes ud og konkretiseres. Herunder skal der tages stilling til, hvordan ordningen kan skaleres på kortere og længere sigt.
Anonyme henvendelser
Det bemærkes, at en anonym anmeldelse (fx modtaget via en whistleblowerordning) om seksuel chikane eller anden krænkende adfærd som udgangspunkt ikke i sig selv kan danne grundlag for, at kommunen træffer afgørelse i sagen fx ved, at en medarbejder eller leder sanktioneres ansættelsesretligt.
En sådan anonym anmeldelse skal og vil imidlertid afstedkomme, at der iværksættes undersøgelser af arbejdsmiljøet og medarbejdernes trivsel på den konkrete arbejdsplads.
Etableringen af en whistleblowerordning særligt til behandling af anmeldelser om seksuel chikane eller anden krænkende adfærd læner sig dermed op ad, hvad der allerede gælder for håndteringen af personale-sager ved den eksisterende whistleblowerordning, nemlig at Borgerrådgiveren efter en visitation af en indberetning videresender den til direktionen i den relevante forvaltning til videre undersøgelse.
Fælles for de to modeller
Uanset hvilken model, der vælges, kan der iværksættes en særlig informationsindsats om den anonyme klagemulighed internt i kommunen og via de faglige organisationer m.fl. Der kan være behov for finansiering afhængigt af ambitionsniveau.
Kommunikationsindsatsen kan bl.a. have til formål at tydeliggøre KK’s officielle holdning til, hvad der er uønsket adfærd, gøre det klart, at der fra arbejdspladsens side er opbakning - og hjælp at hente - til at sige fra, og at arbejdspladsen tager en klage eller en oplevet hændelse alvorligt og følger op.
En kampagne kan fx have som mål at igangsætte dialoger om, hvad seksuel chikane, uønsket seksuel opmærksomhed og seksualiseret kultur på arbejdspladsen er, hvor grænserne går, hvad den enkeltes ansvar er, hvordan man tager en åben dialog om det osv. Derudover kan kampagnen sætte fokus på vidners rolle og betydning.
Et yderligere supplement til en ordning kunne være fx tilbud til ledere og tillidsrepræsentanter, som har fokus på at udbrede viden om de hjælperedskaber, som stilles til rådighed, samt redskaber til at kunne træde ind i sager, der vedrører sexisme og seksuel chikane.
Vurdering af modellerne
Begge modeller har oplagte styrker. Styrken ved model 1 er, at der vil kunne bibeholdes én anonym indgang for klager, samt at Borgerrådgiveren nyder en høj grad af troværdighed og tillid blandt de ansattes tillidsrepræsentanter.
Borgerrådgiverens uafhængighed må antages at være en væsentlig medvirkende årsag til ordningens faktiske brug. Ordningen har desuden velkendte og indarbejdede procedurer for håndtering af klager, herunder anonyme klager.
For at kunne fungere hensigtsmæssigt i sager om sexisme og seksuel chikane er det dog vigtigt med et tættere samarbejde med og inddragelse af AMK, idet Borgerrådgiverens kompetencer er rent juridiske, hvorimod AMK har indsigt i arbejdsmiljø og kan bidrage til en bredere håndtering og forebyggelse.
Styrken ved model 2 er, at AMK som kommunens interne arbejdsmiljørådgiver har stor erfaring med og ekspertise til at arbejde med anonyme henvendelser om belastninger i arbejdsmiljøet, herunder henvendelser om krænkende adfærd, både i forbindelse med den arbejdspladsrettede arbejdsmiljørådgivning og de individuelle forløb.
Selvom henvendelserne er anonyme (og der således ikke alene på baggrund af henvendelserne kan handles personalesagsmæssigt i KK), så har AMK den fordel at være i stand til at rådgive den forurettede. Dermed sikres det, at der er et godt værn til at håndtere sexisme, uagtet man foretrækker anonymitet. AMK har desuden erfaring med kontakt til forvaltningerne, som kan skabe afsæt for påkrævede organisatoriske indsatser fx ift. uhensigtsmæssig arbejdspladskultur eller ledelsestilgang.
Kredsen af administrerende direktører har drøftet de to modeller og anbefaler på den baggrund model 2 med forankring alene hos Arbejdsmiljø København, idet der i Arbejdsmiljø København allerede er opbygget kompetencer og viden til at rådgive og stille redskaber til rådighed for at håndtere denne type problemstillinger.
Økonomi
Begge modeller kræver finansiering for at blive gennemført.
- Model 1 kan holdes inde for rammerne af Borgerrådgiverens bevilling, men kræver, at der afsættes ressourcer i AMK til at følge op på en øget sagstilgang.
- Model 2 er foreløbigt estimeret til at have årlige udgifter svarende til ca. 2-3 årsværk. Modellen skal dog præciseres yderligere, med henblik på et mere præcist estimat.
- Uanset model vil der skulle afsættes midler til en kommunikationsindsats for at udbrede kendskabet til den valgte ordning.
Der udarbejdes et budgetnotat vedrørende den valgte model frem mod overførselssagen 2020/2021.
Videre proces
Sagen sendes til videre behandling i BR d. 29. oktober 2020.
Der udarbejdes budgetnotat om den valgte model til de kommende forhandlinger om overførselssagen.
Søren Hartmann Hede /Mads Grønvall
Oversigt over politisk behandling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at godkende én af følgende to modeller for anonym klageadgang for de ansatte i Københavns Kommune til klager over problemer med sexisme eller seksuel chikane på arbejdspladsen, der skal etableres:
Model 1 om udvidelse af whistleblowerordningen forankret hos Borgerrådgiveren,
eller
Model 2 om etablering af anonym klageadgang forankret hos Arbejdsmiljø København,
- at der udarbejdes budgetnotat for den valgte model frem mod overførselssagen.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 20. oktober 2020
Der blev begæret afstemning om, hvilken af de to angive modeller i indstillingens 1. at-punkt, Økonomiudvalget kunne anbefale over for Borgerrepræsentationen.
3 medlemmer stemte for indstillingens model 1.
For stemte: B, V og C.
9 medlemmer stemte for indstillingens model 2.
For stemte: A, Ø, Å, F og O.
Økonomiudvalget anbefalede således model 2 over for Borgerrepræsentationen. Indstillingens 2. at-punkt blev herefter anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Et samlet ØU afgav følgende protokolbemærkning:
”Det er vigtigt, at ordningen etableres på en måde, så direktion og borgmester ikke har adgang eller kan få adgang til de konkrete sager, så de kan behandles uafhængigt af forvaltning og borgmester.”
Radikale Venstre og Det konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi ønsker whistleblowerordningen placeret hos Borgerrådgiveren, hvor den eksisterende whistleblowerordning er placeret. Det er vigtigt for os, at ordningen placeres uafhængigt af fagforvaltningerne og uden for borgmesterens ressort.”
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 29. oktober 2020
Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1):
”At opgaven placeres hos Borgerrådgiveren, jf. den alternative indstilling”
Det af Det Konservative Folkeparti fremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev forkastet med 39 stemmer imod 16. Ingen medlemmer undlod at stemme.
For stemte: V, B, C og Kåre Trabjerg Smith (Løsgænger).
Imod stemte: A, Ø, F, Å, O og Frie Grønne, Danmarks Nye Venstrefløjsparti.
Indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning
Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi støtter op om forslaget om etablering af en anonym klageadgang for medarbejdere og stemmer for indstillingen. Men vi havde foretrukket model 1, da en placering ved Borgerrådgiveren vil give en større grad af transparens og uvildighed.”
En samlet Borgerrepræsentation videreførte følgende protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:
”Det er vigtigt, at ordningen etableres på en måde, så direktion og borgmester ikke har adgang eller kan få adgang til de konkrete sager, så de kan behandles uafhængigt af forvaltning og borgmester.”
Radikale Venstre og Det konservative Folkeparti videreførte følgende protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:
”Vi ønsker whistleblowerordningen placeret hos Borgerrådgiveren, hvor den eksisterende whistleblowerordning er placeret. Det er vigtigt for os, at ordningen placeres uafhængigt af fagforvaltningerne og uden for borgmesterens ressort.”