Udbud af kontrolenhed samt revidering af CSR-bilag

Der skal tages stilling til placering af ny kontrolenhed, som skal kontrollere, at Københavns Kommunes leverandører overholder kommunens arbejdsklausul vedr. social dumping. Kommunens CSR-bilag foreslås endvidere formuleret kortere og mere klart samt der foreslås en ændring i fristerne for fremsendelse af dokumentation og redegørelse.

Indstilling om,

 1.    at fristerne i hhv. arbejdsklausulen og CSR-bilaget ændres, således at fristen for fremsendelse af dokumentation ændres fra 10 arbejdsdage til 5 arbejdsdage med mulighed for forlængelse til 10 arbejdsdage, og fristerne for den skriftlige redegørelse ændres fra 20 arbejdsdage til 10 arbejdsdage med mulighed for forlængelse til 20 arbejdsdage,

 2.    at forvaltningerne pålægges at indskrive den vedtagne arbejdsklausul i kontrakter om bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelseskontrakter over 1 mio. kr.,

 3.    at vedlagte reviderede standard-kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb (bilag 2) godkendes.

 (Økonomiudvalget)

Borgerrepræsentationen har den 6. juni 2013 besluttet at skærpe kravene til kommunens leverandører som et led i en øget indsats mod social dumping. Kravene til dokumentation skærpes, og der indføres bod for manglende overholdelse af CSR-krav. Der skal oprettes en ny kontrolenhed, der målrettet skal kontrollere, at løn- og arbejdsvilkår i praksis er svarende til de standarder, Københavns Kommune sætter. Københavns Kommune har før sommerferien bedt Statsforvaltningen om en vejledende udtalelse om kommuners mulighed for at anvende arbejdsklausuler vedr. social dumping. Borgerrepræsentationens beslutning den 6. juni 2013 om etablering af kontrolenheden var betinget af, at Statsforvaltningen udtalte sig positivt om kommuners mulighed for at anvende arbejdsklausuler, som værn mod social dumping. Statsforvaltningen har den 22. oktober 2013 tilkendegivet, at "der ikke er grundlag for at anse arbejdsklausuler, som dem Københavns Kommune ønsker at benytte, for ulovlige". Statsforvaltningens udtalelse er vedlagt som bilag 5.

I budgetaftalen for 2014 blev der afsat 5,0 mio. kr. årligt i drift i 2014-2017, bl.a. til oprettelse og drift af en ny kontrolenhed. Samtidig blev det besluttet, at der udarbejdes en sag til Økonomiudvalget om placering af kontrolenheden.

Flere leverandører og brancheorganisationer, herunder Dansk Byggeri har påpeget at kommunens nuværende CSR-bilag er meget langt, omfattende og vanskeligt at forstå. Derfor foreslås CSR-bilaget forkortet og formuleret mere klart.

Udbud af kontrolenhed
Økonomiforvaltningen anbefaler, at kontrolenheden udbydes og etableres uden for Københavns Kommunes organisation. Både Københavns Ejendomme og Teknik- og Miljøforvaltningens anlægsenhed har påpeget, at det er vanskeligt både at have det daglige samarbejde med entreprenørerne og samtidig varetage kontrolfunktionen i forbindelse med social dumping.

Med en ekstern kontrolenhed sikres en objektiv og uafhængig kontrol, hvor der er klar adskillelse mellem kommunens enheder, der i det daglige samarbejder med leverandørerne og kontrolenheden. Det vurderes, at der er private leverandører på markedet i dag, som er interesseret i og kan udføre den efterspurgte funktion.

På nuværende tidspunkt er der ikke internt i Københavns Kommune enheder som besidder de fornødne faglige kompetencer, der skal til for at forestå kontrolarbejdet og den efterfølgende behandling af sagerne.

Opgaveporteføljen for kontrolenheden indbefatter bl.a. varetagelse af en hotline funktion, hvor mistanke om social dumping kan anmeldes, screene indgåede kontrakter og finde høj risiko cases mhp. fastlæggelse af kontrollen samt foretage ca. 400 stikprøver årligt. Såfremt kontrolenheden igennem dette arbejde opdager andre overtrædelser af kommunens CSR-krav forpligtes enheden til at reagere herpå og underrette relevante myndigheder og Københavns Kommune. Kontrolenheden skal herudover foretage sagsbehandlingen af de oplysninger enheden kommer i besiddelse af, foretage vurderingen af, om der er tale om social dumping samt om der er grundlag for at anvende sanktionsmuligheder.

Omfanget af social dumping på kommunens arbejdspladser kendes ikke i dag. Kontrolenhedens budget er foreløbig vedtaget for en fireårig periode. Der er således mulighed for at evaluere resultatet af kontrolenhedens arbejde og genudbyde området efter 2-4 år. Udbudsformen giver stor fleksibilitet i forhold til omfang af kontrol og tilpasning af ydelse.

Nyt CSR-bilag samt ændring af fristerne i hhv. CSR-bilag og arbejdsklausul
Økonomiforvaltningen foreslår, at CSR-bilaget forenkles i henhold til bilag 2. I bilag 4 er vedlagt en oversigt over, hvilke ændringer, der er foretaget og begrundelse herfor. Af større indholdsmæssige ændringer kan nævnes:

• Henvisning til ILO nr. 94 udgår af CSR-bilaget for at modvirke modsigelser og uklarhed, og at samme forpligtelse følger af flere kontraktbilag/bestemmelser. ILO nr. 94 er udgangspunkt for arbejdsklausulen. Beløbsmæssigt følger den ny arbejdsklausul CSR-bilagets beløbsgrænser. (Se afsnittet om beløbsgrænser nedenfor.) Større tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter vil således have CSR-bilag og Arbejdsklausulen som bilag.
• For at gøre bilaget så kort som muligt er gentagelsen af ordlyden af FN’s Global Compact-principperne udeladt. Der henvises alene til dem under de enkelte bestemmelser.
• Ved BR beslutning af 6. juni 2013 blev sanktionerne i arbejdsklausulen og CSR-bilaget harmoniseret. Proceduren ved begrundet mistanke, er udvidet og konkretiseret i CSR-bilaget, således det nærmere fremgår, hvad redegørelsen skal indeholde samt krav til leverandørens beskrivelse af, hvorledes leverandøren ved sin adfærd kan påvirke opfyldelsen af bestemmelserne.

Beløbsgrænserne for anvendelse af CSR-bilaget fastholdes, således at bilaget er obligatorisk at anvende ved indgåelse af kontrakter med eksterne leverandører om køb af vare- og tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsopgaver. Bilaget er obligatorisk at anvende ved indgåelse af kontrakter med en samlet skønnet værdi på minimum 1 mio. kr. (inkl. evt. optioner og muligheder for forlængelse). For kontrakter på minimum 1 mio. kr., der involverer flere leverandører, skal den gennemsnitlige kontraktsum pr. leverandør dog udgøre minimum 0,5 mio. kr., før bilaget skal anvendes. Ved indgåelse af kontrakter under dette beløb skal det efter en konkret vurdering af den enkelte opgave vurderes, om vedlæggelse af CSR-bilaget er relevant, sagligt og proportionalt med den opgave, som skal udføres.

Økonomiforvaltningen foreslår endvidere (jf. bilag 1 og 2), at fristerne for leverandørens fremsendelse af dokumentation og redegørelse justeres. Formålet med ændringen er at skabe øget fleksibilitet. I de nuværende bilag er fristerne 10 og 20 arbejdsdage for fremsendelse af hhv. dokumentation og redegørelse. Forslaget vil medføre, at fristerne for fremsendelse af dokumentation ændres til 5 dage med mulighed for forlængelse til 10 arbejdsdage og fristerne for fremsendelse af redegørelse ændres til 10 dage med mulighed for forlængelse til 20 arbejdsdage.

Fristerne fastsættes ud fra den konkrete situation og under hensyntagen til mulighederne for at få dokumentation tilvejebragt snarest. Fastsættelsen af fristerne skal ske med henblik på at få afdækket eventuelle overtrædelser af Københavns Kommunes arbejdsklausul og CSR-krav samt ud fra en konkret afvejning af, leverandørens mulighed for at opfylde kravet inden for den krævede tidsfrist.

Initiativerne til den øgede indsats mod social dumping vedtaget af Borgerrepræsentationen den 6. juni 2013 er finansieret via budgetaftalen for 2014 , herunder finansieringen af kontrolenheden. 

Arbejdsklausulen tages i brug.

Økonomiforvaltningen vil såfremt ØU beslutter, at kontrolenheden skal udbydes via udbud, forestå udbuddet og kontraktstyringen af kontrolenheden. Der nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af forvaltningerne, som skal være med til at udforme udbudsmaterialet, som leverandørerne skal byde ind på.

Kontrolenheden vil iht. Økonomiforvaltningens foreløbige tidsplan kunne påbegynde sit arbejde i foråret 2014. Der må forventes en implementeringsperiode for kontrolenhedens arbejde, da de kontrolbesøg som enheden forventes at udføre kræver udtrykkelig hjemmel i kontrakten. En hjemmel som først bliver indført ved ibrugtagning af den ny arbejdsklausul.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1. at opgaven med at kontrollere, at leverandørerne overholder Københavns Kommunes arbejdsklausul vedr. social dumping sendes i eksternt udbud.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

    2.    at fristerne i hhv. arbejdsklausulen og CSR-bilaget ændres, således at fristen for fremsendelse af dokumentation ændres fra 10 arbejdsdage til 5 arbejdsdage med mulighed for forlængelse til 10 arbejdsdage, og fristerne for den skriftlige redegørelse ændres fra 20 arbejdsdage til 10 arbejdsdage med mulighed for forlængelse til 20 arbejdsdage,

    3.    at pålægge forvaltningerne at indskrive den vedtagne arbejdsklausul i kontrakter om bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelseskontrakter over 1 mio. kr.,

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 29. oktober 2013

Indstillingens 1. at-punkt blev godkendt med 11 stemmer imod 0. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, F, Ø, B, O og V.

Imod stemte: Ingen.

Indstillingens 2. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 10 stemmer imod 0. Et medlem undlod at stemme.

For stemte: A, F, Ø, B og O.

Imod stemte: Ingen.

Undlod: V.

Indstillingens 3. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 11 stemmer imod 0. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, F, Ø, B, O og V.

Imod stemte: Ingen.

Indstillingens 4. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 11 stemmer imod 0. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, F, Ø, B, O og V.

Imod stemte: Ingen.

Socialdemokratiet, SF og Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”Socialdemokratiet, SF og Enhedslisten lægger vægt på, at det bliver tydeliggjort i udbudsmaterialet, at kontrolenhedens arbejde også består i selvstændige kontrolbesøg ude på arbejdspladserne, så kontrollen med social dumping ikke bliver en skrivebordsøvelse langt fra de opgaver, som virksomhederne rent faktisk løser.”

Det Radikale Venstre og Dansk Folkeparti tilsluttede sig protokolbemærkningen.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 28. november 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Socialdemokraterne videreførte deres protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen som Venstre og Dansk Folkeparti valgte at tilslutte sig:

”Partierne lægger vægt på, at det bliver tydeliggjort i udbudsmaterialet, at kontrolenhedens arbejde også består i selvstændige kontrolbesøg ude på arbejdspladserne, så

kontrollen med social dumping ikke bliver en skrivebordsøvelse langt fra de opgaver, som virksomhederne rent faktisk løser.”