Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2012

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Tilsyn med selvejende og private botilbud
Den valgte revisor har vurderet, at Socialforvaltningens overordnede Økonomistyring samt overvågning af tilsynsområdet kan være vanskeliggjort af en manglende systematisk indsamling af samt registrering af stamdata vedrørende de enkelte tilbud. Socialforvaltningen har således ikke etableret et fælles systematisk og konsolideret overblik over driftsmæssige og økonomiske stamdata for de enkelte tilbud.
Under henvisning til ovenstående skal Revisionsudvalget præcisere vigtigheden af, at der løbende sker en systematisk opsamling samt registrering af stamdata (styringsdata) vedrørende aftaler og leverandører herunder en effektiv tilgang til data. Dette bør iagttages ved implementeringen af nyt økonomisystem. 

Projektet vedrørende Nyt Økonomisystem er igangsat, og styregruppen for projektet har besluttet, at projektet som en del af leverancerne skal identificere og beskrive, hvilke standardiseringer der vil ske for hvert procesområde, som er omfattet af det nye fælles økonomisystem. Ligeledes vil der være fokus på at få forenklet kommunens økonomistyring, således at de administrative processer forenkles og afbureaukratiseres. I forbindelse med projektet vil der desuden blive kigget på, hvilke styringsdata, der skal være tilgængelige i økonomisystemet, herunder f.eks. om kontraktforhold vedr. botilbud skal kunne findes i økonomisystemet. Såfremt der i Styregruppen træffes beslutning om at der skal ske en registrering af stamdata vedr. aftaler med selvejende og private botilbud vil dette blive indarbejdet som krav til nyt økonomisystem i kravspecifikationen. Det skal bemærkes, at Intern Revision er repræsenteret i styregruppen for Nyt Økonomisystem.

Registreringer til opfyldelse af servicelovens krav til opfølgning i børnesager
Revisionsudvalget har noteret sig, at Socialforvaltningens redegørelse til Socialudvalget vedrørende registreringer af ”børnesager” ikke er gennemført med udgangspunkt i et repræsentativt datamateriale. Dette har medført, at Socialforvaltningens redegørelse til Socialudvalget er behæftet med en endog meget stor usikkerhed.
Revisionsudvalget skal anføre, at data, der indgår i beslutningsgrundlag m.v. bør være omfattet af en omhyggelig og systematisk kvalitetskontrol. Revisionsudvalget forudsætter, at Socialforvaltningen foranlediget af ovenstående systematisk overvejer de etablerede kvalitetssikringsrutiner i forvaltningen.

Økonomiforvaltningen er enige med Revisionsudvalget.

Den økonomiske opfølgning på ydelser leveret af private dagbehandlingstilbud
Socialforvaltningen samt Børne- og Ungdomsforvaltningen har indgået 7 aftaler om dagbehandlingstilbud herunder undervisning i henhold til undervisningsoverenskomster. Den valgte revisor har i revisionsberetning for 2012 redegjort for udført revision rettet mod 3 af de 7 dagbehandlingstilbud. Formålet med revisionen har været at undersøge de økonomiske relationer mellem 8 kommunen og dagbehandlingstilbuddene med vægt på takst- og prisfastsættelse. Revisionen har konstateret, at 2 af de reviderede dagbehandlingstilbud har realiseret store regnskabsmæssige overskud i perioden 2008-2011. I bilag til undervisningsoverenskomsten fremgår det, at eventuelle overskud skal tilgodese Københavns Kommune i form af fremtidig reduktion af taksterne. Det kan konstateres, at taksterne i perioden 2007 til 2012 alt andet lige er steget med op til 45 %.
Revisionsudvalget forudsætter, at dagbehandlingstilbuddene fremadrettet underkastes en mere systematisk økonomisk opfølgning. De involverede forvaltninger bør tillige vurdere, hvorvidt og i hvilket omfang ovenstående forhold gør sig gældende for andre dagbehandlingstilbud.

Økonomiforvaltningen er enige med Revisionsudvalget.

Styring af indkøbsområdet
Revisionen har analyseret og vurderet styringen af indkøbsområdet i Københavns Kommune. I den forbindelse er det konstateret, at indkøb og efterfølgende registrering og betaling kan varetages med udgangspunkt i 5 forskellige processer. Dette medfører dels, at risikoen for fejl øges væsentligt, da de involverede medarbejdere skal kunne håndtere flere forskellige processer og dels at de medgåede omkostninger stiger væsentligt. Revisionsudvalget forudsætter, at der i forbindelse med implementering af et nyt økonomisystem ikke blot sker en standardisering af processerne på tværs af forvaltningerne men tillige, at antallet af processer reduceres. 

Projektet vedrørende Nyt Økonomisystem er igangsat, og styregruppen for projektet har besluttet, at projektet som en del af leverancerne skal identificere og beskrive, hvilke standardiseringer der vil ske for hvert procesområde, som er omfattet af det nye fælles økonomisystem. Ligeledes vil der være fokus på at få forenklet kommunens økonomistyring, således at de administrative processer forenkles og afbureaukratiseres.

Lønstyring
En forudsætning for etablering af lønstyring er viden om de enkelte lønkomponenters sammenhæng og anvendelse. Revisionen tillægger det således betydning, at der ved lønstyring er viden om lønsatser og mængder samt viden om udviklingen i timeforbrug og lønsatser med henblik på styring af de enkelte komponenter. Revisionen har konstateret, at forvaltningerne ikke gennemførte væsentlige handlinger rettet mod egentlig lønstyring. Efter revisionens opfattelse har kun enkelte forvaltninger gjort sig overvejelser om, hvilke muligheder forvaltningerne har for analyse af løndata mv. I flere forvaltninger foretages der ingen lønstyring. Fokus og succeskriteriet for forvaltningerne er budgetoverholdelse. På baggrund heraf er det revisionens vurdering, at lønstyringen i såvel forvaltningerne som i kommunen som helhed kan forbedres væsentligt. Intern Revision har baseret på en analyse af samtlige løndata fra 2011 udarbejdet et inspirationskatalog. Formålet med kataloget er at bringe eksempler på forskellige typer af analyser, der kan udarbejdes på lønområdet. 
Revisionsudvalget understreger betydningen af, at der i kommunens forvaltninger etableres lønstyring og påskønner Intern Revisions udarbejdelse af et inspirationskatalog til brug for udvikling af lønstyringen i kommunen. 

Økonomiforvaltningen vil bl.a. i forbindelse med et nyt økonomisystem sætte fokus på mulighederne for lønstyring i Københavns Kommune. Økonomiforvaltningen vil inddrage det af Intern Revision udarbejdede inspirationskatalog i arbejdet.
Økonomiforvaltningen vil ligeledes med implementeringen af et nyt lønsystem i sommeren 2015 sætte fokus på mulighederne for lønstyring i Københavns Kommune. Det nye lønsystem giver øgede muligheder for tværgående datamining og forbrugsanalyser på lønrelaterede indberetninger og ansættelsesforhold.”

Socialforvaltningens aktiviteter og virksomhed
Revisionsudvalget konstaterer, at hovedparten af de anførte forhold omfattende Københavns Kommunes økonomiske styring og forvaltning af offentlige midler er rettet mod Socialforvaltningens aktiviteter, ligesom hovedparten af de afgivne revisionsbemærkninger omfatter Socialforvaltningens virksomhed.
På dette grundlag anbefaler Revisionsudvalget, at Socialudvalget vurderer, hvorvidt Socialforvaltningens organisering og udførelse af opgaverne tilgodeser en systematisk overvågning, styring samt korrektion af kontrolniveauet i forvaltningen. I den forbindelse henleder Revisionsudvalget opmærksomheden på, at det ifølge København Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ er ledelsens ansvar løbende, dog mindst en gang årligt at udarbejde risikovurderinger på relevante områder og iværksætte tiltag, der har til hensigt at forbygge og opdage såvel tilsigtede som utilsigtede fejl og mangler.

Det skal bemærkes, at Ekstern og Intern Revision i samarbejde med Socialforvaltningen har iværksat en handleplan rettet mod udvalgte dele af Socialforvaltningens ansvarsområder: ”Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen”. Revisionsudvalget finder det meget tilfredsstillende, at en sådan handleplan er udarbejdet, og at de løbende afrapporteringer til Socialudvalget og Økonomiudvalget viser fremskridt.

Økonomiforvaltningen er enig i, at det i følge Kasse- og Regnskabsregulativet for Københavns Kommune er ledelsens ansvar at vurdere mængden af fejl og antallet af revisorbemærkninger ud fra den indsats, der ydes, og på den baggrund foretage ændringer i indsatsen, såfremt der er behov for det.

Økonomiforvaltningen er enig i at den besluttede handleplan er fulgt, og at der er sket fremskridt i Socialforvaltningens økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen.

Tabel 2 Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Forbedringsforslag fra tidligere år
Det er revisionsudvalgets vurdering, at der generelt er en god fremdrift med hensyn til implementeringen af de forbedringsforslag, som Revisionsudvalget har fremsat i revisionsbetænkningerne omfattende regnskabsårene 2010 og 2011.
Revisionsudvalget har med stor tilfredshed konstateret, at et centralt element i den fortsatte udvikling af Københavns Kommunes regnskabsvæsen og økonomistyring omfatter en udpræget grad af standardisering af regnskabs- og økonomiprocesser. En sådan standardisering udgør et væsentligt element i den løbende effektivisering af disse processer.
Det skal dog bemærkes, at flere forhold af væsentlig betydning for implementeringen af et nyt økonomisystem endnu ikke er endeligt afklarede, eksempelvis: Organiseringen af regnskabsvæsenet (regnskabsstrategi), standardiseringen af kontoplanen samt færdiggørelse af forretningsgange. Det er af væsentlig betydning, at der fortsat er stor fremdrift i disse opgaver.

Økonomiforvaltningen er enige i, at der er god fremdrift med hensyn til implementeringen af de forbedringsforslag som Revisionsudvalget har fremsat i revisionsbetænkningen for regnskabsårene 2010 og 2011.
Programmet for Nyt Økonomisystem er opmærksom på, at implementering af et nyt økonomisystem forudsætter en afklaring af, hvorledes regnskabsvæsenet i kommunen er organiseret. Herunder, at det er vigtigt, at der sker en standardisering af kontoplanen, og at der etableres klare og præcise forretningsgange.

Økonomiforvaltningen er i gang med at revidere Kasse- og Regnskabsregulativet jf. indstillig om afskaffelse af krav. Derudover er der igangsat en opdatering af eksisterende og udarbejdelse af nye fælles forretningsgange.