Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 28. august 2003

 

 

BR 379/03

Kravspecifikation for indkøbsordning

Kravspecifikation for indkøbsordning

 

 

Indstilling om at godkende at anvende godkendelsesmodellen for indkøbsordning i forbindelse med indførelse af frit valg, at godkende prisen for indkøbsordning, samt at godkende ny kravspecifikation for indkøbsordning (bilag1).

                                                                 (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

at godkende at anvende godkendelsesmodellen for indkøbsordning i forbindelse med indførelse af frit valg,

at godkende prisen for indkøbsordning,

at godkende ny kravspecifikation for indkøbsordning (bilag1)

 

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 26. juni 2003

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen

 

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført."

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. august 2003

Anbefalet.

 

 

 

RESUME

På Borgerrepræsentationens møde den 10. april blev det besluttet, at indstillingen vedrørende indkøbsordning (BR 166/03) skulle behandles igen af Sundheds- og Omsorgsudvalget. På den baggrund har Sundheds- og Omsorgsudvalget drøftet hvilke ændringer, der skulle foretages i valg af model og i kravspecifikationer for indkøbsordning (SOU d. 15. maj 2003, SOU 116/2003). Disse drøftelser er indarbejdet i denne indstilling.

 

Årsagen til ændringerne i tilrettelæggelsen af indkøbsordningen og den tilhørende kravspecifikation skal findes i to forhold. Dels indeholdt høringssvarene fra ældrerådene en række kritikpunkter, og dels har en markedsundersøgelse vist, at der aktuelt kun er et begrænset antal interesserede leverandører i forhold til indkøbsordningen.

 

Nærværende indstilling indeholder således forslag om at anvende godkendelsesmodellen fremfor udbudsmodellen. Derfor er der beregnet en pris for indkøbsordning. Desuden er der udarbejdet en ny version af kravspecifikationen, jf. bilag 1, hvori der er foretaget en række tilretninger og lempelser. Indstillingen indeholder en oversigt over ændringerne.

 

Indstillingen var sat på dagsordenen på udvalgets møde den 19. juni 2003 (SOU 155/2003),  men blev udsat da udvalget ønskede, at Sundhedsforvaltningen undersøgte muligheden for at lade leverandørerne angive, hvilke betalingsformer, borgerne kan anvende, f.eks. PBS, Dankort, kontanter. Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at det godt kan lade sig gøre at bede leverandøren angive, hvilke betalin gsformer borgerne vil kunne anvende.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

 

Politisk behandling

 

På Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 21. november 2002 (SOU 247/2002 J.nr.: 27/2002) blev det besluttet, at arbejdet med at implementere frit valg loven skulle tage afsæt i udbudsmodellen for så vidt angik indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring.

 

På udvalgets møde den 30. januar 2003 (SOU 299/2002 J.nr. 27/2002) blev kravspecifikationer for indkøbsordning godkendt.

 

På Borgerrepræsentationens møde den 10. april blev det besluttet, at indstillingen vedrørende indkøbsordning (BR 166/03) skulle behandles igen af Sundheds- og Omsorgsudvalget. Derfor fremlægges sagen igen til behandling ved dette møde.

 

På baggrund af Borgerrepræsentationens tilbagevisning til Sundheds- og Omsorgsudvalget drøftede udvalget på det ordinære møde den 15. maj 2003 (SOU 116/2003, j.nr. 27/2202) hvilke ændringer, der skulle foretages i valg af model og i kravspecifikationer for indkøbsordning. Herunder drøftede udvalget fordele og ulemper ved at anvende henholdsvis godkendelses- og udbudsmodellen til indførelse af frit valg af indkøbsordning. Udvalget udtrykte ønske om et skift i model. Endvidere ønskede udvalget en lempelse af kravene til leverandører af indkøbsordning.

 

I denne indstilling præsenteres en ændring af den tidligere beslutning, således at:

 

·        godkendelsesmodellen anvendes

·        kravene til leverandørerne lempes

·        der er beregnet en pris for indkøbsordning

 

Forslag om at skifte til godkendelsesmodel

 

I nærværende indstilling anbefales det, at Sundheds- og Omsorgsudvalget træffer beslutning om at anvende godkendelsesmodellen fremfor udbudsmodellen. Anbefalingen bygger på resultatet af den tidligere omtalte markedsundersøgelse, der viste, at der på nuværende tidspunkt ikke synes at være et reelt marked for indkøbsordning. Derfor er det ikke sandsynligt, at der kommer en reel konkurrence på pris og kvalitet i udbudet.

 

Fordelen ved at anvende godkendelsesmodellen er, at forvaltningen får mulighed for løbende at godkende nye leverandører i takt med markedet udvikler sig. Vælger udvalget at fastholde beslutningen om at anvende udbudsmodellen, vil kommunen være fastlåst i de to år, kontrakterne varer.

 

En opblødning af kravspecifikationen – som foreslås i denne indstilling – vil højst sandsynligt tiltrække flere leverandører. Afhængig af udviklingen på markedet for indkøbsordninger, kan Sundheds- og Omsorgsudvalget på et senere tidspunkt vælge at anvende udbudsmodellen for at opnå mere konkurrence på kvalitet, service og pris.

 

Ændringer i kravspecifikationen

 

Baggrunden for, at kravspecifikationen nu findes i en ny version, kan findes i to forhold. For det første er kravene til leverandører af indkøbsordning blevet kritiseret for at være for omfattende. Denne kritik er bl.a. fremsat af nogle af ældrerådene. For det andet har en markedsundersøgelse af markedet for indkøbsordning vist, at Sundhedsforvaltningen kan forvente, at kun få leverandører vil afgive tilbud i forbindelse med udbud. Undersøgelsen har vist, at leverandørerne er tilbageholdende af to grunde:

 

"For det første er der tale om en kobling mellem to ydelser, der normalt er adskilt i dag: Selve dagligvarerne samt leveringen af samme. For det andet er det et marked, der til dato har manglet volumen og dermed interesse fra "storspillerne", hvilket underbygges af, at det er mindre og mere entreprenørprægede virksomheder, der i dag findes på markedet."

Resultater af markedsundersøgelse, PLS Rambøll, 15. april 2003.

 

På baggrund af Sundheds- og Omsorgsudvalgets drøftelser på mødet den 15. maj 2003 har Sundhedsforvaltningen justeret kravspecifikationen til indkøbsordning, så den nu foreligger i en version 3 (bilag 1). Oversigten neden for viser, at der anbefales justeringer på følgende områder:

 

Punkt i version 1	Emne	Ændringsforslag (version 2)
Indledning	Call-funktion	Fremfor at fastholde call-funktionen i kommunalt regi, overlades det til leverandørerne, om de ønsker at varetage denne funktion.
2.1.1	Krav til produktet	Ingen krav om tobaksvarer og ugeblade i varesortimentet.
2.1.3	Krav til produktet	Ingen krav om flere pakningsstørrelser.
2.1.5	Krav til produktet	Ingen krav om, at leverandøren løbende skal tilpasse varesortimentet ud fra borgernes ønsker.
2.2.1	Information om produkt og priser	Opblødning i kravet om leverandørens oplysninger om varesortiment og priser. I stedet alene krav om præsentation af varer i en tilbudsavis.
2.3.1	Tilmelding mv.	Krav om mulighed for at tilmelde, afmelde og afgive ændringer til levering via internet bortfalder.
2.4.1	Bestilling	Kravet om mulighed for bestilling via internet frafaldes. I stedet krav om, at der skal tilbydes en hurtig, effektiv og driftssikker bestillingsproces.
2.4.4	Bestilling	Krav om 'Borgerens Top 50 liste' frafaldes.
2.6.8	Levering	Kravet om, at borgeren skal have mulighed for at tjekke de leverede varer frafaldes.
2.7.1	Betaling	Ingen krav om betaling udelukkende via PBS. I stedet bedes leverandøren angive, hvilke betalingsformer borgerne vil kunne anvende.
Nyt krav	Levering	Leverandøren er forpligtet til at etablere en forretningsgang til at håndtere reklamationer, jf. punkt 2.6.11.
2.10	Øvrige krav	Disse krav er omfattet af de generelle leverandørkrav og udelades derfor af kravspecifikationen.

 

 

Når det overlades til leverandørerne at angive, hvordan borgerne kan betale for deres indkøbsvarer (jf. afsnittet om betaling, punkt 2.7.1), betyder det, at Sundhedsforvaltningen ikke på forhånd ved, om det f.eks. bliver muligt at betale med kontanter, og om det i givet fald bliver muligt i en eller flere bydele. Tilgangen betyder, at det bliver op til borgerne at vælge en leverandør, der tilbyder den ønskede betalingsform.

 

 

Pris for indkøbsordning

 

Hvis Sundheds- og Omsorgsudvalget beslutter sig for at anvende godkendelsesmodellen i stedet for udbud, skal Sundhedsforvaltningen fastsætte en pris for indkøbsordningen.

 

Prisen på indkøbsordningen er udregnet på baggrund af budgetterede udgifter til indkøbsordninger i 2003, og dermed også på baggrund af antal borgere i indkøbsordninger. Prisen på call-funktionen er udregnet som et gennemsnit af det nuværende udgiftsniveau, hvor priserne varierer mellem 25 kr. og 30 kr.

 

Indkøbsordning, eksklusiv call-funktion:                   104 kr. pr. indkøb

Call-funktion:                                                                 28 kr. pr. borger

 

 

MILJØVURDERING

Ingen miljømæssige konsekvenser.

 

 

ØKONOMI

Ingen økonomiske konsekvenser.

 

HØRING

Indstillingen fremsendes til ældrerådene som opfølgning på høringssvarene.

 

 

BILAG

Bilag 1: Kravspecifikation for indkøbsordning, version 3

 

 

Ib Haurum                                                                                                                                                                                                                             /Lars Bo Bülow