Faglig fokusering i koncernenhederne under Økonomiforvaltningen
Indstillingen indeholder forslag til oprettelse af Koncern IT som en selvstændig enhed i Økonomiforvaltningen med ansvar for IT Driftscenter, IT-sikkerhed, IT Udviklingscenter, SOF IT og nyt kontor for Driftsstyring, KPI og Processer. Enheden udskilles fra Koncernservice.
Indstillingen indeholder endvidere forslag om, at Økonomiudvalget i forbindelse med den fremtidige organisering af det hidtidige Koncernservice godkender lønniveauet for direktøren for henholdsvis Koncernservice og Koncern IT, samt godkender lønniveau for Københavns Ejendommes ejendoms- og indkøbschef.
Indstilling
Indstilling om,
1. at udskillelsen af Koncern IT fra Koncernservice som selvstændig enhed i Økonomiforvaltningen godkendes.
(Økonomiudvalget)
Problemstilling
Økonomiforvaltningen har ved hjælp af analyse af best practice i shared service enheder fået belyst en række signifikante forbedringspotentialer i Koncernservice (KS). Økonomiforvaltningens forslag til ændringer er baseret på ekstern analyse og interview af brugere og direktioner fra forvaltningerne
Blandt andet påpeger analysen, at konsekvensen af uklar strategisk retning, manglende governance og intet end-to-end (E2E) procesfokus medfører lav kunde- og brugertilfredshed. Konklusionen er ligeledes, at der eksisterer en række udfordringer i den nuværende struktur i Koncernservice.
Dette ønsker Økonomiforvaltningen at ændre. Det kræver indledningsvist at sikre stabil drift på personaleområdet samt at udskille it-området med henblik på at sikre ledelsesmæssigt stærkt fokus på både IT og løn/personale.
Økonomiforvaltningens foreslår derfor en række organisatoriske ændringer med henblik på at sikre realisering af Borgerrepræsentationens (BR) vedtagne mål for koncernfælles funktioner.
De organisatoriske ændringer gennemføres ud fra nedenstående principper for organisering af fælles funktioner.
Principper for organisering af fælles funktioner
Principper for levering af ydelser fra koncernenheder:
Principper for organisering og drift af fælles funktioner:
Omdrejningspunktet for Økonomiforvaltningens ændringer i organiseringen i koncernenhederne er faglig fokusering.
Løsning
Økonomiforvaltningen lægger over for Økonomiudvalget op til følgende tilpasninger af koncernenhederne:
1. Udskillelse af IT fra Koncernservice til selvstændigt Koncern IT . Fælles serviceindgang fastholdes i KS.
2. Etablering af et selvstændigt Center for Indkøb med reference til Københavns Ejendommes ejendoms- og indkøbschef.
Ovenstående punkt 1 kræver godkendelse i henholdsvis Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Nedenfor er nærmere beskrevet bevæggrundene for organisationsændringerne.
Styrke IT understøttelsen i Københavns Kommune
Formålet med oprettelse af Koncern IT (KIT):
Løsning:
IT-sikkerhed ligger i Koncern IT, men det sikres, at der er funktionsadskillelse, så IT-sikkerhedsfunktionen ikke varetager IT-drift. Placeringen af IT-sikkerhed i IT-driftssøjlen er midlertidig.
Sikker drift på HR og Finans
Formål:
Etablering af Center for Indkøb
Der etableres et separat center for indkøb uafhængigt af Københavns Ejendommes (KEjd) øvrige virksomhed, der skal gøre det nemmere at købe ind i Københavns Kommune.
Formål:
Løsning:
Projekt bedre økonomistyring
Koncernservice fastholder et stærkt selvstændigt Enterprise Ressource Planning program (ERP).
Formål:
Løsning:
De næste skridt
Økonomiforvaltningen vil igangsætte følgende :
-
Governance model: Med henblik på at give forvaltningerne medansvar i koncernenhedernes ressourceprioritering, åbnes forretningsmodellen op, så de principielle beslutninger forelægges forvaltningerne via økonomikredsen. Det drejer sig bl.a. om lokal brugersupport på standardiserede ydelser, plan for tværgående prioritering af ressourceanvendelsen og kvalitetsniveau for tværgående ydelser.
-
Bedre samarbejde: Der bliver en dialog mellem koncernenhederne og to pilotforvaltninger (en central og decentral) om en support- og forbedringsmodel for standardiserede ydelser.
-
Snitflader og bedre understøttelse af komplekse ydelser: Der indgås aftale mellem hver koncernenhed og hver forvaltning om snitflader for komplekse ydelser.
-
Transparens i priser: Økonomiforvaltningen udarbejder oplæg om omkostningsægte priser med bistand fra Intern Revision. I første omgang udvælges et antal af de væsentligste ydelser i KEjd, KS og KIT.
-
Koncernfælles rapportering: Der udarbejdes et målbillede for hver koncernenhed, der aftales i Økonomikredsen og rapporteres til Økonomiudvalget.
Oprettelse af direktørstilling for Koncern IT og ændring af lønniveau for direktørstillingen for Koncernservice
Koncernservice (KS) er hidtil organiseret med en direktør og 2 vicedirektører i spidsen for enheden. Direktøren refererede til direktionen i Økonomiforvaltningen. I forbindelse med oprettelsen af Koncern IT (KIT) oprettes en stilling som direktør for Koncern IT til at stå i spidsen for den nye enhed. Ligeledes tilpasses lønniveauet for direktørstillingen for Koncernservice, og de to vicedirektørstillinger nedlægges. De pågældende ansættes på kontraktvilkår. Endvidere foreslår Økonomiforvaltningen, at lønniveauet for ejendoms- og indkøbschefen i KEjd hæves til samme niveau som de to direktører i KS og KIT. Årsagen hertil er overførslen af nye kompetenceområder til KEjd – dels indkøbsområdet fra KS dels ejendomsdriften fra Socialforvaltningen. I henhold til den gældende lønpolitik på området, skal de pågældendes lønniveau forelægges Økonomiudvalget. Økonomiforvaltningen har til dette formål udarbejdet vedhæftede bilag 1 og 2, som begge er fortrolige.
De lønmæssige ændringer vil i så fald medføre en mindreudgift, da der i dag er to vicedirektørstillinger og en direktørstilling i Koncernservice, som erstattes af to direktørstillinger og en højere løn til ejendoms- og indkøbschefen. Dette giver på årsbasis en nettobesparelse på ca. 1 mio. kr.
Økonomi
Ændringerne har ingen økonomiske konsekvenser. Eventuelle udgifter afholdes inden for egen ramme eller gennem forslag til investeringspuljen med henblik på realisering af effektiviseringer.
De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af organisationsændringerne håndteres i førstkommende sag om bevillingsmæssige ændringer.
Videre proces
Organisationsændringerne træder i kraft umiddelbart efter Borgerrepræsentationens godkendelse. Stillingerne som direktør for hhv. Koncern IT og Koncernservice slås op umiddelbart herefter.
Mikkel Hemmingsen
Bjarne Winge
Oversigt over politisk behandling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
1. at godkende udskillelsen af Koncern IT fra Koncernservice som selvstændig enhed i Økonomiforvaltningen,
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
2. at lønniveauet for 2 stillinger som direktør i henholdsvis Koncern IT og Koncernservice på kontraktvilkår i henhold til gældende overenskomst, jf. nærmere vedhæftede fortrolige bilag 1, godkendes,
3. at lønniveauet for Københavns Ejendommes ejendoms- og indkøbschef, jf. nærmere vedhæftede fortrolige bilag 2, godkendes.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016
Indstillingens 1. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning, og indstillingens 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 28. april 2016
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.