Business cases til 'Smarte investeringer i kernevelfærden'

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at iværksætte en ny strategi for implementering af ny teknologi og udvikling af medarbejderne i Københavns Kommune, og der er derfor afsat 452 mio. kr. til Smarte investeringer i kernevelfærden. Sundheds- og Omsorgsudvalget skal godkende business cases til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’ - som første led i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ansøgning om midler fra kommunens investeringspuljer.

Indstilling

Indstilling om,

1. at business case vedr. ’Opdateret og udbygget digitalt netværk giver bedre mobile arbejdsgange for medarbejdere på sundheds- og ældreområdet’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden',

2. at business case vedr. ’Digital parathed i alle ledelseslag’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’,

3. at business case vedr. ’Velfærdsteknologisk akademi’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på 1,84 mio. kr. i 2017, 2,45 mio. kr. i 2018 og 1,74 mio. kr. i 2019 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017,

4. at business case vedr. ’Skærmteknologi – bedre flow og logistikstyring’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på 7,02 mio. kr. i 2017, 6,46 mio. kr. i 2018 og 10,25 mio. kr. i 2019 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017,

5. at business case vedr. ’2 til 1 i hjemmeplejen ved hjælp af loftlifte og mobile lifte’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på 1,29 mio. kr. i 2017, 2,29 mio. kr. i 2018 og 1,98 mio. kr. i 2019 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017,

6. at business case vedr. ’Fastholdelse og udbredelse af holdbart arbejdsliv’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på -0,67 mio. kr. i 2017, -0,22 mio. kr. i 2018, 0,92 mio. kr. i 2019 og 2,14 mio. kr. i 2020 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017.

Det bemærkes, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning for den samlede investeringspulje, og den erstatter derfor tabel 4 i indstillingen:

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

(Sundheds- og Omsorgsudvalget)

Problemstilling

Den kraftige befolkningsudvikling i Københavns Kommune og loftet over de kommunale serviceudgifter gør det nødvendigt at gennemføre effektiviseringer, hvis det nuværende serviceniveau skal opretholdes. Samtidig skærper omprioriteringsbidraget fra Finanslov 2016 kommunens effektiviseringsbehov frem mod 2019.

Københavns Kommune har allerede i stort omfang høstet de effektiviseringer, der kan beskrives som lavthængende frugter, og med Budgetaftale 2016 er det derfor besluttet at igangsætte en ambitiøs strategi for implementering af ny teknologi i kommunens drift, uddannelse af kommunens medarbejdere og inddragelse af borgere og virksomheder. Strategien ’Smarte investeringer i kernevelfærden’ skal sikre at nye teknologiske muligheder omsættes til intelligente effektiviseringer og bedre borgeroplevelser. Der er afsat investeringspuljer på i alt 452 mio. kr. til at understøtte strategien, og fra Budget 2017 afsættes der 250 mio. kr. årligt.

På Sundheds- og Omsorgsudvalgets møder d. 10. december 2015 og 25. februar 2016 fremlagde Sundheds- og Omsorgsforvaltningen idébeskrivelser på ’Smarte investeringer i kernevelfærden’. Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede, at forvaltningen skulle videreudvikle idébeskrivelserne til business cases som grundlag for ansøgning om investeringspuljemidler.

Løsning

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen fremlægger i alt 6 business cases til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’ på sundheds- og ældreområdet - der hver især lever op til de forudsætninger, der er for at modtage midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’.

For at modtage midler fra investeringspuljerne skal en business case have en tilbagebetalingstid på maksimalt 6 år. Grundinvesteringer i it, som er en forudsætning for andre business cases, kan dog modtage midler, selvom kravet vedrørende tilbagebetalingstiden ikke er opfyldt. Tiltag, der reducerer fremtidige merudgifter, kan også indgå.

Nogle af business casene er en forudsætning for andre af business casene, jf. figur 1 nedenfor. Alle 6 business cases beskrives kort efter figuren. En nærmere beskrivelse fremgår af bilag 1.

Figur 1. Sammenhæng mellem business cases og kobling til strategier for digitalisering og velfærdsteknologi.

Ad. 1. Business case vedr. ’Opdateret og udbygget digitalt netværk giver bedre mobile arbejdsgange for medarbejdere på sundheds- og ældreområdet’

Business casen omhandler udrulning af et fuldt udbygget trådløst netværk. Et fuldt udbygget digitalt fundament er en forudsætning for ibrugtagning af det nye omsorgssystem, hvor medarbejdernes arbejdsgange med digitale løsninger kræver anvendelse af mobile enheder for alle medarbejdergrupper. Med et fuldt udbygget trådløst netværk bliver det muligt at flytte dokumentation og anvendelsen af velfærdsteknologi tættere på borgerne. Jf. figur 1 er et fuldt udbygget trådløst netværk også en forudsætning for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens Business case 'Skærmteknologi – bedre flow og logistikstyring'.

Der skal investeres 5,6 mio. kr. over 2 år. Der er tale om en grundinvestering i it, hvorfor der ikke er udregnet tilbagebetalingstid. Indsatsen medfører en varig driftsudgift på 0,2 mio. kr. i 2016, 1,1 mio. kr. i 2017 og 1,2 mio. kr. i 2018 og frem, som dækkes via intern omstilling i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Ad. 2. Business case vedr. ’Digital parathed i alle ledelseslag’

Business casen omhandler digital kompetenceudvikling af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ledere, så lederne er i stand til at sætte digitale forandringsprocesser i gang og understøtte medarbejderne i implementeringen og overgangen til det nye omsorgssystem. Ledernes digitale kompetencer er forskellige, ligesom behovene er forskellige i de forskellige ledelseslag - men bredt set oplever forvaltningen en række udfordringer, som handler om manglende, grundlæggende forståelse for det digitale, men også om mere generelle ledelsesmæssige kompetencer, som er nødvendige for at kunne støtte medarbejderne i digitale forandringsprocesser. Jf. figur 1 er ledelsens digitale parathed også en forudsætning for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens Business case 'Skærmteknologi – bedre flow og logistikstyring'.

Der skal investeres 2,1 mio. kr. over 2 år. Der er tale om en grundinvestering i it, hvorfor der ikke er udregnet tilbagebetalingstid. Indsatsen medfører en varig driftsudgift på 50 t. kr. i 2018 og frem, som dækkes via intern omstilling i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Ad. 3. Business case vedr. ’Velfærdsteknologisk akademi’

Business casen omhandler etablering af et Velfærdsteknologisk Akademi, der skal øge borgernes adgang til velfærdsteknologi og borgeres og medarbejderes evne til at anvende teknologierne. Som en del af akademiet etableres tre velfærdsteknologiske læringslejligheder på rehabiliteringscentre, medarbejdere certificeres i brug af velfærdsteknologi ved relevante uddannelsesinstitutioner, og der etableres en medarbejderrådgivning i brug af teknologierne. Jf. figur 1 er business casen sammenhængende med business case om '2 til 1 i hjemmeplejen ved hjælp af loftlifte og mobile lifte'.

Der skal investeres 7,4 mio. kr. over 3 år, heraf 350 t. kr. i 2016 via innovationspuljen. Investeringen i forslaget tilbagebetales over 5 år.

Ad. 4. Business case vedr. ’Skærmteknologi – bedre flow og logistikstyring’

Business casen omhandler anvendelse af store interaktive overblikstavler i relevante driftsenheder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Ved at supplere omsorgssystemet med en massiv brug af overblikstavler sikres overblik og flow i borgerforløb. Dette mindsker medarbejdernes tidsforbrug til dokumentation og videndeling, øger kvaliteten ved vagtoverdragelse og skaber bedre borgerforløb. Jf. figur 1 er skærmteknologi til bedre flow og logistikstyring afhængig af business casen 'Opdateret og udbygget digitalt netværk giver bedre mobile arbejdsgange for medarbejdere på sundheds- og ældreområdet'.

Der skal investeres 42,2 mio. kr. over 2 år, heraf 800 t. kr. i 2016 via innovationspuljen. Investeringen i forslaget tilbagebetales over 6 år.

Ad. 5. Business case vedr. ’2 til 1 i hjemmeplejen ved hjælp af loftlifte og mobile lifte’

I dag er det nødvendigt at være to medarbejdere til forflytning af borgere i hjemmeplejen. Business casen omhandler investering i loftlifte og mobile lifte i hjemmeplejen, for derved at gøre det muligt for én medarbejder at sikre en god forflytning. Forslaget indeholder også kompetenceudvikling af medarbejderne. Jf. figur 1 er ’2 til 1 i hjemmeplejen ved hjælp af loftlifte og mobile lifte’ sammenhængende med business casen om 'Velfærdsteknologisk Akademi'. 

Der skal investeres 4,4 mio. kr. over 3 år, og investeringen i forslaget tilbagebetales over 4 år.

Ad. 6. Business case vedr. ’Holdbart arbejdsliv’

Business casen omhandler obligatorisk træning i arbejdstiden på alle plejecentre og hjemmeplejeenheder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Ved at indføre træning i arbejdstiden kan medarbejderne - der har fysisk belastede og nedslidningsudsatte jobs - få et længere og mere holdbart arbejdsliv. Hermed reduceres behovet for rekruttering af nye medarbejdere.

Der skal investeres 5,8 mio. kr. over 3 år, og investeringen i forslaget betaler sig tilbage over 6 år.

Økonomi

De økonomiske bevillingsmæssige konsekvenser af investeringsforslagene fremgår af tabel 1. De 6 business cases medfører et samlet træk på de afsatte investeringspuljer på 66,216 mio. kr. (54,246 mio. kr. i anlæg og 11,970 mio. kr. i drift) samt et træk på innovationspuljen på 1,150 mio. kr.

Ved fuld indfasning af de 6 business cases er nettoeffektiviseringen -15,775 mio. kr.

Der foreslås med indstillingen frigivet anlægsbevilling på 54,246 mio. kr. til implementering af de 6 business cases, jf. tabel 2 og 3.

Tabel 4 viser den aktuelle status for udmøntningen af investeringspuljerne pr. 10. marts 2016. Det fremgår, at der er godkendt indstillinger i udvalgene vedr. investeringer i kernevelfærden for ca. 46 mio. kr. i anlæg og 138,8 mio. kr. i drift.

Ændringerne indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetrammer umiddelbart efter den politiske behandling i Borgerrepræsentationen. Nettoeffektiviseringen indgår som en del af Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetbidrag og bidrager således til opfyldelse af Sundheds- og

Omsorgsudvalgets effektiviseringskrav til Budget 2017.

Note: 1.000 kr., 2016 pl.

Videre proces

Business cases til ’Smarte investeringer i kernevelfærden, som Sundheds- og Omsorgsudvalget vedtager, videresendes til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden og implementering i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Afledte driftseffektiviseringer i 2017 og frem, som følge af godkendte business cases, indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetforslag 2017.

                    Katja Kayser                                                                        

                                                                              /Søren Winther Rasmussen

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget, at udvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at business case vedr. ’Opdateret og udbygget digitalt netværk giver bedre mobile arbejdsgange for medarbejdere på sundheds- og ældreområdet’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’.
2. at business case vedr. ’Digital parathed i alle ledelseslag’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’.
3. at business case vedr. ’Velfærdsteknologisk akademi’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på 1,84 mio. kr. i 2017, 2,45 mio. kr. i 2018 og 1,74 mio. kr. i 2019 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017.
4. at business case vedr. ’Skærmteknologi – bedre flow og logistikstyring’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på 7,02 mio. kr. i 2017, 6,46 mio. kr. i 2018 og 10,25 mio. kr. i 2019 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017.
5. at business case vedr. ’2 til 1 i hjemmeplejen ved hjælp af loftlifte og mobile lifte’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på 1,29 mio. kr. i 2017, 2,29 mio. kr. i 2018 og 1,98 mio. kr. i 2019 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017.
6. at business case vedr. ’Fastholdelse og udbredelse af holdbart arbejdsliv’ (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til ’Smarte investeringer i kernevelfærden’, og at driftseffektiviseringen på -0,67 mio. kr. i 2017, -0,22 mio. kr. i 2018, 0,92 mio. kr. i 2019 og 2,14 mio. kr. i 2020 og frem indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets Budgetforslag 2017.

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 14. marts 2016

Der blev stemt om at-punkt 6 "Business case vedr. fastholdelse og udbredelse af holdbart arbejdsliv".

For stemte: F, A, B, Ø (8)

Imod stemte: O og V (2)

At-punkt 6 blev godkendt.

Indstillingen blev godkendt.

Protokolbemærkning fra Venstre, V og Dansk Folkeparti, O:

"Venstre og Dansk Folkeparti mener ikke, at det er en kommunal opgave at finansiere, at medarbejdere holder sig i form. Det må være noget man gør i sin fritid – ikke i arbejdstiden" .

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning for den samlede investeringspulje, og den erstatter derfor tabel 4 i indstillingen:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Venstre og Dansk Folkeparti videreførte deres protokolbemærkning fra Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 14. marts 2016:

”Venstre og Dansk Folkeparti mener ikke, at det er en kommunal opgave at finansiere, at medarbejdere holder sig i form. Det må være noget, man gør i sin fritid – ikke i arbejdstiden”.

Det Konservative Folkeparti tilsluttede sig protokolbemærkningen.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 28. april 2016

Der ønskedes afstemning om indstillingens 6. at-punkt.

Indstillingens 6. at-punkt blev godkendt med 36 stemmer imod 12. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, B, F og Ø.

Imod stemte: C, I, O og V.

Selve indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.