Udtalelse til Statsamtet København

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 28. april 2005

 

 

BR 247/05

Udtalelse til Statsamtet København

Udtalelse til Statsamtet København

 

 

Indstilling om, at vedlagte udkast til udtalelse med bilag godkendes til fremsendelse til Statsamtet København.

                                                                 (Økonomiforvaltningen)

 

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Borgerrepræsentationen,

 

at vedlagte udkast til udtalelse med bilag godkendes til fremsendelse til Statsamtet København.

 

RESUME

Statsamtet København har anmodet Københavns Borgerrepræsentationen om en udtalelse i anledning af en klage fra medlemmerne af Borgerrepræsentationen for SF, Bo Asmus Kjeldgaard og Sven Milthers.

 

Bo Asmus Kjeldgaard og Sven Milthers klager over, at Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen (BFO) § 3, stk. 3 ikke blev overholdt i forbindelse med behandlingen af sagen om "Forlig" – BR 95/05, idet bilagene til sagen alene var elektronisk tilgængelige forud for Borgerrepræsentationens møde den 10. februar 2005.

 

BFO 3, stk. 3 foreskriver, at

"Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse samt et eksemplar af dagsordenen ligge til eftersyn for medlemmerne mindst 4 hverdage og indtil en time før mødets begyndelse. Bilag til de på dagsordenen opførte sager optrykkes i det omfang, overborgmesteren skønner behov herfor, og udsendes sammen med dagsordenen."

 

I udkastet til udtalelsen konkluderes det, at det er Københavns Kommunes opfattelse at styrelsesloven eller forretningsordenen ikke er overtrådt, fordi bilagsmaterialet til sagen om "Forlig" først blev udsendt pr. e-mail onsdag den 9. februar. Der lægges vægt på, at medlemmerne har modtaget en indstilling med sagsbeskrivelse og Økonomiudvalgsbeslutning fredag den 4. februar - samt at hele sagsmaterialet har ligget til gennemsyn på medlemmernes læseværelse fra fredag den 4. februar (dvs. 5 hverdage forud for mødet) og indtil en time før mødets start – og i øvrigt har været tilgængeligt på intranettet fra fredag den 4. februar om eftermiddagen.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Medlemmerne af Borgerrepræsentationen, Bo Asmus Kjeldgaard og Sven Milthers har klaget til Statsamtet København over, at Borgerrepræsentationens Forretningsordens § 3, stk. 3 på Borgerrepræsentationens møde den 10. februar 2005 blev overtrådt, idet bilagsmaterialet til sagen om "Forlig" – BR 95/05 – alene var elektronisk tilgængelig forud for mødet.

 

Sagens baggrund

Dagsordenen til Borgerrepræsentationens møde den 10. februar blev udsendt fredag den 4. februar med Grønne Bude. Til sagen om "Forlig" blev der udsendt en indstilling uden bilagsmateriale. Det fremgik af indstillingen, at der var bilagsmateriale til sagen. Samme dag blev sagen med bilag lagt til gennemsyn på medlemmernes læseværelse og publiceret på kommunens intranet. Sekretariatet blev onsdag den 9. februar selv opmærksom på, at bilagene ved en kopieringsfejl ikke var sendt ud til medlemmerne med den trykte dagsorden – bilagene blev derfor straks sendt til medlemmerne pr. mail. Bilagsmaterialet lå desuden omdelt på pladserne på mødet den 10. februar.

 

Reglerne:

Statsamtet fører tilsyn med, at kommunale forskrifter, der er rettet indad mod kommunens styrelsesforhold – herunder kommunens styrelsesvedtægt og forretningsorden – bliver overholdt, jf. kommentaren til KSL § 48, s. 313. Tilsynet er et legalitetstilsyn. Det indebærer, at tilsynet alene er et retligt tilsyn. Tilsynet omfatter således ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed i sagsbehandlingen, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse i det omfang, sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivningen eller ved almindelige retsgrundsætninger for offentlig forvaltning.

 

Det følger af Lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 4, at borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet.

 

Overborgmesteren skal sørge for, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes Borgerrepræsentationens medlemmer en dagsorden, jf. Borgerrepræsentationens Forretningsorden (BFO) § 3, stk. 2.

 

Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse samt et eksemplar af dagsordenen ligge til eftersyn for medlemmerne mindst 4 hverdage og indtil en time før mødets begyndelse. Bilag til de på dagsordenen opførte sager optrykkes i det omfang, overborgmesteren skønner behov herfor, og udsendes sammen med dagsordenen, jf. BFO § 3, stk. 3.

 

BFO indeholder således ikke et krav om, at bilag skal optrykkes.

 

Bilag bliver imidlertid, som led i Borgerrepræsentationens Sekretariats sædvanlige forretningsgange, optrykt og udsendt til medlemmerne.

 

Det er en almindelig kommunalretlig grundsætning, at en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Officialprincippet indebærer, at kommunalbestyrelsen er forpligtet til at sørge for, at der foreligger det nødvendige oplysningsgrundlag, inden der skal træffes afgørelse i en sag. Spørgsmålet om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres af kommunalbestyrelsen ved almindelig flertalsbeslutning, jf. kommentaren til KSL, side 575.

 

Hvis et medlem mener, at det foreliggende materiale er åbenbart utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, må medlemmet fremsætte forslag om, at der tilvejebringes nærmere angivne oplysninger, eller at sagen undergives (fornyet) udvalgsbehandling med henblik på at få sagen belyst. Såfremt et sådant procedureforslag forkastes, må den pågældende i givet fald stemme imod eller undlade at stemme for beslutningen med den begrundelse, at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en bemærkning herom, jf. kommentaren til KSL, side 575. I den konkrete sag har ingen medlemmer afgivet protokolbemærkning om, at sagen ikke har været tilstrækkeligt oplyst.

 

Konklusion

Det var en administrativ fejl fra Borgerrepræsentationens Sekretariats side, at bilagsmaterialet ikke blev sendt ud sammen med dagsordenen om fredagen.

 

Det fremgår dog klart af den udsendte indstilling, at der var bilagsmateriale til sagen - og ethvert medlem kunne således have benyttet lejligheden til at læse det på læseværelset eller rekvirere en kopi hos Sekretariatet. Det følger af forretningsordenen, at bilagsmateriale til de på dagsordenen opførte sager optrykkes i det omfang, overborgmesteren skønner behov herfor, og at det udsendes sammen med dagsordenen, jf. BFO § 3, stk. 3.

 

Økonomiforvaltningen er på den baggrund af den opfattelse, at hverken styrelsesloven eller forretningsordenen er overtrådt, fordi bilagsmaterialet til sagen om "Forlig" først blev udsendt pr. e-mail onsdag den 9. februar. Der lægges vægt på, at medlemmerne har modtaget en indstilling med sagsbeskrivelse og Økonomiudvalgsbeslutning fredag den 4. februar - samt at hele sagsmaterialet har ligget til gennemsyn på medlemmernes læseværelse fra fredag den 4. februar (dvs. 5 hverdage forud for mødet) og indtil en time før mødets start – og i øvrigt har været tilgængeligt på intranettet fra fredag den 4. februar om eftermiddagen.

 

Økonomiforvaltningen har udarbejdet vedlagte udkast til udtalelse.

 

 

ØKONOMI

---

 

HØRING

--

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

---

 

ANDRE KONSEKVENSER

--

 

BILAG

Bilag 1: Statsamtet Københavns brev af 4. april 2005, inkl. klageskrivelsen uden bilag

Bilag 2: Udkast til udtalelse til Statsamtet København

 

 

 

 

Hans Simmelkjær

                                                                 /Kit Claudi