Revisionsrapportering

Der skal orienteres om formen og indholdet for den fremtidige rapportering på revisionsområdet og tages beslutning om en justering om beslutning af Fast Track, der omhandler behandlingen af revisionsrapporter.

Indstilling og beslutning

1. at den fremtidige revisionsrapportering tages til efterretning,

2. at Fast Track beslutningen om, at alle revisionsrapporter og notater fra revisionen skal forelægges udvalgene indenfor 3 uger, ændres til, at kun revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer forelægges udvalgene, mens revisionsrapporter med prioritet 2 og 3 markeringer tilgår forvaltningernes direktioner jf. løsningsafsnittet,
3. at fremtidige ændringer af revisionsrapporteringen og Fast Track behandles af Økonomiudvalget.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede den 28. november 2013, dagsordenspunkt 3, at Deloitte skal være Københavns Kommunes revisor for regnskabsårene 2014-2017.

Københavns Kommune havde for regnskabsårene 2009-2013 også Deloitte som ekstern revisor. Før denne periode havde Københavns Kommune Revisionsdirektoratet til at revidere kommunens regnskaber.  

Borgerrepræsentationen besluttede den 11. februar 2010, dagsordenspunkt 5, en Fast Track proces for behandling af revisionsrapportering. Fast Track processen indebærer, at revisionsrapporter og notater fra den eksterne og interne revision sendes til forvaltningernes administrerende direktører med kopi til Økonomiforvaltningens administrerende direktør, og at revisionsrapporterne eller notater forelægges for fagudvalget indenfor 3 uger med direktionens bemærkninger, handlinger mv., enten på dagsordenen eller til orientering.

Hensigten var, at revisionsrapporteringen løbende skulle tilgå udvalgene i takt med, at revisioner var gennemført. I praksis har der dog været overlap (enslydende informationer) i de enkelte revisionsrapporter/direktionsnotater og i indholdet af revisionsrapporteringen, der har opsamlet henholdsvis den løbende revision pr. 31.12, samt statusrevision vedr. årsregnskabet.  Dette har bevirket, at det samme indhold blev forelagt for udvalgene flere gange.

For at undgå de samme udfordringer med revisionsrapporteringen i perioden 2014-2017 har Intern Revision og Deloitte som følge af den nye kontrakt aftalt en ny proces for revisionsrapporteringen fremadrettet.

Løsning

Fremadrettet vil revisionsrapporteringen består af rapporter fra Deloitte, som omhandler alt vedrørende den lovpligtige revision og rapporter fra Intern Revision, som vil omhandle økonomisk kritisk revision.

Rapporter fra Deloitte
Den lovpligtige revision består af den løbende revision og statusrevision (revision vedrørende årsregnskabet). Fremadrettet vil den lovpligtige revision blive rapporteret som følger:

Revisionsrapporter, der løbende og i umiddelbar tilknytning til de løbende revisioner redegør for Deloittes observationer og Deloittes vurderede risici.

Revisionsrapporterne fremsendes til forvaltningernes direktioner, samt Økonomiforvaltningens direktion og tilgår fagudvalgene som led i Fast Track processen, såfremt der er væsentlige bemærkninger i rapporten (prioritet 1 markeringer jf. afsnittet om risiko og væsentlighed).

Revisionsrapporter kan fremsendes til kommunen hele året.

Sammenfatningsrapporter, der indeholder en sammenfatning af den løbende revision for regnskabsåret. Sammenfatningsrapporten opsamler revisionsrapporteringer fra både Deloittes og Intern Revisions gennemførte løbende revisioner over året samt forvaltningernes handlingsplaner.

Her samles op på den løbende revision til fagudvalg, og identificerer, hvilke observationer der giver anledning til egentlige revisionsbemærkninger. 

Revisionsrapporterne fremsendes til forvaltningernes direktioner, samt Økonomiforvaltningens direktion og tilgår fagudvalgene som led i Fast Track processen, såfremt der er væsentlige bemærkninger i rapporten (prioritet 1 markeringer jf. afsnittet om risiko og væsentlighed).

Sammenfatningsrapporter vedrørende den løbende revision skal fremsendes til kommunen senest den 31. december i kalenderåret.

Årsberetning afgives af Deloitte til Borgerrepræsentationen inden den 1. juni. Dette svarer til forudsætningen i regnskabscirkulæret for regnskab 2014.

Forvaltningerne vil ca. 3 uger inden modtage et udkast af et uddrag af beretningen til faktuel høring.

Årsberetningen fra Deloitte sendes til Økonomiforvaltningens direktion og Intern Revision. Årsberetningen udsendes til Borgerrepræsentationens medlemmer indenfor 7 dage efter modtagelsen jf. styrelseslovens § 42b.

I alle rapporter fra såvel Deloitte som Intern Revision vil formidlingen af risiko og væsentlighed på de i revisionernes enkelte observationer blive påført en prioritet ud fra følgende vurderingsgrundlag:

 Prioritet 1 – markeres med rødt

• Prioritet 1 markeringer anvendes for risici, der anses for kritiske. I forbindelse med beretninger kan det observerede forhold efter nærmere vurdering eventuelt give anledning til en revisionsbemærkning.
• En risiko anses for kritisk, såfremt der er en høj grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en betydelig effekt og/eller har en betydelig udbredelse.
• Observationen medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Prioritet 2 – markeres med gult

• Prioritet 2 markeringer anvendes for risici, der anses for væsentlige. Observationerne må ikke have en karakter, der kan medføre revisionsbemærkninger i årsberetningen.
• En risiko anses for væsentlig, såfremt der en middel grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en vis effekt og/eller har en vis udbredelse.
• Observationen medtages ikke i delberetninger og beretninger.

Prioritet 3 – markeres med grønt

• Anvendes for risici, der anses for mindre væsentlige og som derfor kun rapporteres til ledelse som opmærksomhedspunkter.
• En risiko anses for mindre væsentlig, såfremt der er en lille grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en lille effekt og/eller har en lille udbredelse.

Fast track for revisionsrapporter
Borgerrepræsentationen besluttede den 11. februar 2010 en Fast Track proces for behandling af revisionsrapportering. Fast Track processen indebærer, at alle rapporter og notater fra Deloitte og Intern Revision sendes til forvaltningernes administrerende direktører med kopi til Økonomiforvaltningens administrerende direktør, og at revisionsrapporterne og notater forelægges for fagudvalget indenfor 3 uger med direktionens bemærkninger, handlinger mv., enten på dagsordenen eller til orientering.

Det anbefales, at beslutningen om Fast Track ændres, således at det kun er rapporter fra Deloitte og Intern Revision, der indeholder prioritet 1 markeringer, der skal forelægges fagudvalgene på dagsordenen, dog med den undtagelse, at rapporter om serviceeftersyn på decentrale institutioner med prioritet 1 markeringer kan forelægges fagudvalget til orientering. Rapporter som samler op på serviceeftersynene på forvaltningsniveau med prioritet 1 markeringer skal forelægges udvalgene. Alle rapporter tilgår direktionerne, og det er op til de enkelte direktioner, om de vil forelægge rapporter fra Deloitte og Intern Revision med prioritet 2 og 3 markeringer for udvalgene.

Økonomiforvaltningen vil løbende vurdere behovet for ændringer i revisionsrapporteringen, samt Fast Track, og forelægger sager for Økonomiudvalget herom.

Økonomi

Videre proces

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at den fremtidige revisionsrapportering tages til efterretning,

2. at Fast Track beslutningen om, at alle revisionsrapporter og notater fra revisionen skal forelægges udvalgene indenfor 3 uger, ændres til, at kun revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer forelægges udvalgene, mens revisionsrapporter med prioritet 2 og 3 markeringer tilgår forvaltningernes direktioner jf. løsningsafsnittet,
3. at fremtidige ændringer af revisionsrapporteringen og Fast Track behandles af Økonomiudvalget.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. november 2014

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 27. november 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.