Afholdelse af temamøde for Borgerrepræsentationen om kommuneplan 2015
Indstilling og beslutning
Indstilling om,- at Borgerrepræsentationen godkender afholdelse af et temamøde efter kommunestyrelseslovens § 9 a i Borgerrepræsentationen om kommuneplan 2015 i forlængelse af Borgerrepræsentationens møde den 22. januar 2015.
(Gruppeformandskredsen)
Problemstilling
Borgerrepræsentationen har truffet beslutning om, at der skal kunne afholdes temamøder.
Gruppeformandskredsen godkendte som opfølgning på denne beslutning på deres møde den 14. november 2014 processen for, hvordan der politisk træffes beslutning om afholdelse af temamøder for Borgerrepræsentationens medlemmer.
Samtidig hermed anbefalede gruppeformandskredsen overfor Borgerrepræsentationen, at der træffes beslutning om afholdelse af et temamøde efter kommunestyrelseslovens § 9 a i Borgerrepræsentationen om kommuneplan 2015 i forlængelse af Borgerrepræsentationens møde den 22. januar 2015.
Løsning
1. Baggrund
Det følger af styrelseslovens § 9 a, at Borgerrepræsentationen kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for Borgerrepræsentationens medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Borgerrepræsentationens beslutning herom skal så vidt muligt træffes i forbindelse med fastlæggelsen af mødeplanen.
Beslutning om afholdelse af seminar efter § 9 a indebærer, at der er mødepligt, og at deltagelse giver ret til erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Seminarerne er ikke offentlige, og der kan ikke træffes beslutninger på seminarerne.
Med hjemmel i styrelseslovens § 9 a godkendte gruppeformandskredsen på sit møde den 24. januar 2014, at der fremover skal kunne afholdes temamøder for medlemmerne af Borgerrepræsentationen. Som opfølgning på denne beslutning har Borgerrepræsentationen på sine møder den 18. juni og 21. august 2014 truffet beslutning om en ændring af Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen, som muliggør afholdelse af temamøder. Ændringer af forretningsordenen skal behandles på to ordinære møder for at træde i kraft.
Af indstillingen til Borgerrepræsentationen fremgår det, at der afholdes temamøde én eller to gange årligt i forlængelse af Borgerrepræsentationens ordinære møder. Temamødet vil foregå for lukkede døre i forlængelse af det ordinære BR-møde. Møderne vil indgå som en del af det borgerlige ombud med mødepligt for medlemmerne af Borgerrepræsentationen. Indholdet skal være fokuseret, fagligt tungt og aktuelt, og emnerne kunne eksempelvis være kommuneplanen eller drøftelser af konsekvenserne ved større infrastrukturelle ændringer i byen. Drøftelserne vil tage udgangspunkt i oplæg fra interne eller eksterne fagfolk.
Formålet med temamøderne er, at der på et tidligt stadie finder en samlet politisk drøftelse sted i Borgerrepræsentationen om emner af overordnet betydning for kommunen, der forventes behandlet i udvalgene (og eventuelt i sidste ende Borgerrepræsentationen).
Det er tanken, at de første temamøder vil skulle afvikles i 2015.
2. BR-Sekretariatets oplæg til proces
Som anført ovenfor følger det af styrelseslovens § 9 a, at Borgerrepræsentationens beslutning om afholdelse af seminarer (herunder temamøder) så vidt muligt skal træffes i forbindelse med fastlæggelsen af mødeplanen.
Derudover kan der i løbet af året opstå et ønske om ændring af enten temaer eller datoer for allerede fastlagte temamøder, ligesom der kan opstå ønsker om afholdelse af ekstra temamøder.
Der er derfor behov for, at der i gruppeformandskredsen bliver truffet beslutning om processen for fastlæggelsen af datoer og temaer.
Det er BR-Sekretariatets vurdering, at der overordnet er tre mulige scenarier (se afsnit 2.1, 2.2 og 2.3 nedenfor) i forhold til den politiske godkendelse af temamøder, afhængig af hvornår i løbet af året og hos hvem idéen om et temamøde opstår. Desuden er der spørgsmålet om fastlæggelsen af temamøder i 2015 (se afsnit 2.4 nedenfor).
2.1. Beslutning i forbindelse med Borgerrepræsentationens mødekalender
Udgangspunktet er, at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af mødekalenderen træffer beslutning om datoerne og temaerne (i overskriftsform) for det kommende års temamøder.
Borgerrepræsentationens beslutning om datoer og temaer for det kommende års temamøder i forbindelse med vedtagelse af mødekalenderen er en almindelig flertalsbeslutning.
Som beskrevet ovenfor er formålet med temamøderne , at der på et tidligt stadie finder en samlet politisk drøftelse sted i Borgerrepræsentationen om emner af overordnet betydning for kommunen, der forventes behandlet i udvalgene (og eventuelt i sidste ende Borgerrepræsentationen). Derfor anbefaler BR-Sekretarietet en proces, hvor alle forvaltninger hvert år inden en af BR-Sekretariatet fastsat frist melder deres idéer ind om, hvad der bør være genstand for temadrøftelserne i det kommende år. BR-Sekretariatet udarbejder herefter et samlet idékatalog, som behandles i gruppeformandskredsen med henblik på at udvælge op til to emner.
Det vil være op til hver enkelt forvaltning at vurdere, om dennes oplæg til idéer skal behandles i udvalget inden oversendelse til BR-Sekretariatet.
Gruppeformandskredsens anbefaling af temaer og mødedatoer indarbejdes af BR-Sekretariatet i indstilling om Borgerrepræsentationens mødekalender for det efterfølgende år, således at Borgerrepræsentationen samtidig med beslutning om mødekalenderen træffer beslutning om temamøder.
2.2. Beslutning i gruppeformandskredsen med indstilling til BR om ændring af mødekalenderen for det pågældende år
Såfremt der i løbet af året opstår et politisk eller forvaltningsmæssigt behov for et temamøde som følge af eksempelvis større begivenheder, vil gruppeformandskredsen på baggrund af en indstilling fra BR-Sekretariatet kunne anbefale overfor Borgerrepræsentationen, at mødekalenderen for det pågældende år ændres med henblik på afholdelse af temamøde.
Borgerrepræsentationens beslutning om at oprette et ekstra temamøde vil kræve enstemmighed, da der er tale om en ændring af mødekalenderen. Hvis der alene er tale om ændring af et allerede fastlagt tema, således at datoen fastholdes, vil dette kræve almindeligt flertal i Borgerrepræsentationen.
2.3. Initiativretten
Opstår der i løbet af året enten fra et enkelt medlem eller fra en gruppe et ønske om, at der afholdes et temamøde, vil medlemmet eller gruppen kunne benytte sig af initiativretten til enten at rejse en sag i gruppeformandskredsen eller i Borgerrepræsentationen om afholdelse af temamøde, herunder med konkret angivelse af det ønskede tema. Såfremt der stilles et medlemsforslag i Borgerrepræsentationen om oprettelse af et yderligere temamøde eller ændring af et tema for et allerede fastlagt temamøde, vil BR-Sekretariatet typisk anbefale en udvalgshenvisning til gruppeformandskredsen mhp. en nærmere drøftelse af forslaget, inden Borgerrepræsentationen tager endelig stilling til det.
2.4 Temamøder i 2015: procedure for fastlæggelse af datoer og temaer
Da mødekalenderen for 2015 allerede er vedtaget, vil gruppeformandskredsen overfor Borgerrepræsentationen skulle anbefale datoer og temaer for de to temamøder i 2015.
En beslutning om datoer vil som anført kræve enstemmighed i Borgerrepræsentationen, da der vil være tale om en ændring af mødekalenderen.
En beslutning om temaer vil være en almindelig flertalsbeslutning.
Forslag til temamøde om kommuneplan 2015
Arbejdet med kommuneplan 2015 (KP 15) er nu i gang i Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger.
Gruppeformandskredsen og Borgerrepræsentationen har udtrykt ønske om en tidlig politisk inddragelse i forbindelse med revisionen af kommuneplanen (KP 15) - eksempelvis i form af et temamøde i Borgerrepræsentationen.
For at imødekomme ønsket om tidligere politisk inddragelse foreslås det, at der afholdes et temamøde i Borgerrepræsentationen forud for ØUs budgetseminar i januar 2015.
For at give medlemmerne af Borgerrepræsentationen mulighed for at drøfte de centrale elementer i KP 15, foreslås det, at, at temamødet kommer til at omhandle de overordnede problematikker, som tages op i KP 15 på baggrund af det analysearbejde, som Borgerrepræsentationen bestilte i forbindelse med Kommuneplanstrategi 14.
Tidsplanen for KP 15 er:
- Temadrøftelse i ØU om befolkningsvækst og boliger den 2. december 2014
- Oplæg med forslag til ændringer i KP på ØUs budgetseminar 26. januar 2015
- ØU sender forslag til KP 15 i intern høring 17. marts 2015
- Intern høring fra den 17. marts til den 8. maj 2015
- ØU og BR behandler forslag til KP 15 og sender i offentlig høring hhv. 9. og 17. juni 2015.
- Offentlig høring i 8 uger fra 18. august til 14. oktober
Yderligere temadrøftelse i 2015
Gruppeformandskredsen vil få forelagt en indstilling om yderligere ét temamøde i 2015 på kredsens førstkommende møde i 2015.
Skulle der i løbet af 2015 opstå behov for endnu et temamøde på grund af eksempelvis større begivenheder, vil der være mulighed for i Borgerrepræsentationen at træffe beslutning om endnu et temamøde enten efter anbefaling fra gruppeformandskredsen eller via et medlemsforslag i Borgerrepræsentationen, jf. ovenfor (afsnit 2.2 og 2.3).
Skematiseret oversigt over scenarier:
|
Scenarie |
Tidspunkt |
Initiativtager |
Stemmeregler |
|
|
(fx forsommer 2015 fsva. møde-kalenderen for 2016). |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Emne (hvis ingen ændring af datoer): almindelig flertalsbeslutning. |
3. BR-Sekretariatets oplæg til taletidsregler under temamøder for Borgerrepræsentationens medlemmer
BR-Sekretariatet anbefaler, at rammerne for temamøderne i udgangspunktet er friere end under ordinære BR-møder.
Udgangspunktet vil være, at temamødet indledes med et oplæg fra en intern eller ekstern oplægsholder. Afhængig af temaet vil nogle temamøder kunne afvikles i stil med en workshop, således at de efterfølgende drøftelser finder sted i mindre grupper ved borde. Andre møder vil kunne afvikles mere formaliseret, eksempelvis som under behandlingen af budgettet, hvor alle ordførere har en fastlagt taletid fra talerstolen med efterfølgende spørgsmål/svar fra salen.
Forud for hvert temamøde udarbejder BR-Sekretariatet et oplæg til program og forslag til afvikling af det pågældende møde, afhængig af temaet med henblik på gruppeformandskredsens godkendelse.
Økonomi
Videre proces
Såfremt gruppeformandskredsen godkender indstillingen om processen for afholdelse af temamøder for Borgerrepræsentationens medlemmer, vil gruppeformandskredsen få forelagt en indstilling om afvikling af yderligere ét temamøde i 2015 på kredsens førstkommende møde i 2015.Oversigt over politisk behandling
Det indstilles,
1. at gruppeformandskredsen godkender Borgerrepræsentationens Sekretariats oplæg til proces for, hvordan der politisk træffes beslutning om afholdelse af for Borgerrepræsentationens medlemmer,
2. at gruppeformandskredsen godkender Borgerrepræsentationens Sekretariats oplæg til taletidsregler i forbindelse med afholdelse af temamøder for Borgerrepræsentationens medlemmer.
Det indstilles endvidere, at gruppeformandskredsen overfor Borgerrepræsentationen anbefaler
3. at Borgerrepræsentationen godkender afholdelse af et temamøde i Borgerrepræsentationen om kommuneplan 2015 i forlængelse af Borgerrepræsentationens møde den 22. januar 2015.
Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 14. november 2014
Indstillingens 1. og 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.
Indstillingens 3. at-punkt blev anbefalet overfor Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 27. november 2014
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.