Vedligeholdelsesplan og Grundbudgettet til vedligeholdelse 2016

Indstilling og beslutning

Indstilling om,

1. at Københavns Ejendommes vedligeholdelsesplan (bilag 1) med overordnede retningslinjer for prioritering af udvendige vedligeholdelsesopgaver godkendes,

2. at Borgerrepræsentationen som konsekvens af godkendelse af 1. at-punkt tager oversigt over konkrete, prioriterede vedligeholdelsesopgaver på Grundbudgettet til vedligeholdelse 2016 (bilag 2) til efterretning.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Økonomisk ramme

Grundbudgettet til vedligeholdelse er den økonomiske ramme, der er afsat til udvendig vedligeholdelse af alle de ejendomme, hvor Københavns Ejendomme har den udvendige vedligeholdelsespligt.

Inden for denne økonomiske ramme løses forskellige typer af vedligeholdelsesopgaver, som primært prioriterer

1)      akut vedligeholdelse som sikrer, at ejendommene fungerer, og

2)      opgaver, som udbedrer og følger op på sikkerheds- og myndighedskrav til bygningerne.

For en udførlig gennemgang og beskrivelse af opgavetyper henvises til bilag 1, KEjds vedligeholdelsesplan. Heraf fremgår desuden snitflader for vedligeholdelsesansvaret mellem KEjd som udlejer og de pågældende lejere i ejendommene. Bilaget beskriver endvidere de retningslinjer, hvorefter KEjd prioriterer vedligeholdelsesbudgettet.

Oversigten over den økonomiske ramme og konkret fordeling heraf ses nedenfor under løsningsafsnittet i henholdsvis tabel 1 og 2.

Vedligeholdelsesefterslæb og prioritering

KEjd arbejder konstant med en målrettet nedbringelse af vedligeholdelsesefterslæbet på de kommunale ejendomme.

Til trods for den løbende indsats er det samlede vedligeholdelsesefterslæb på kommunens ejendomme fortsat stort og estimeres ud fra nøgletal til at udgøre 7,3 mia. kr. Heraf udgør det udvendige vedligeholdelsesefterslæb alene 2,3 mia. kr.

Efterslæbet og ejendommenes dårlige stand genererer løbende nye og ofte akutte vedligeholdelsesbehov. De afsatte midler i grundbudgettet til vedligeholdelse gør det ikke muligt for KEjd at løse alle identificerede vedligeholdelsesopgaver, ej heller imødekomme alle ønsker fra lejerne/forvaltningerne.

Som allerede nævnt prioriteres midlerne i grundbudgettet primært til den akutte vedligeholdelse, opgaver som følger af sikkerheds- og myndighedskrav og andre oprettende vedligeholdelsestyper. Det har i en årrække ikke været muligt at prioritere midler til planlagt vedligeholdelse. Arbejdet med den nye styringsmodel for vedligeholdelse skulle gerne ændre på dette forhold, idet der indføres flerårige vedligeholdelsesplaner, som netop adresserer den nødvendige planlagte vedligeholdelse for opretholdelse af bygningsmassens værdi. Styringsmodellen blev godkendt af Økonomiudvalget den 22. september 2015 og af Borgerrepræsentationen den 8. oktober 2015.

Løsning

Økonomisk ramme og fordeling

Den økonomiske ramme til udvendig vedligeholdelse af kommunens ejendomme i 2016 er med diverse korrektioner på i alt 234.682.000 kr.

Tabel 1: Økonomisk ramme til grundbudgettet til vedligeholdelse med korrektioner  

Beskrivelse	Beløb (t.kr.)
Grundbevilling til vedligeholdelse	240.678
Driftsregnskaber	11.884
Afdrag og renter på interne lån	-17.881
Grundbudgettet total	234.682

Fordelingen af grundbudgettet til vedligeholdelse 2016 ses i tabel 2.

Tabel 2: Fordeling af grundbudgettet til vedligeholdelse 2016

Beskrivelse	Beløb (t. kr.)	Andel (%)
Akut vedligeholdelse	82.000	34,9
Større uforudsete driftsopgaver	21.000	8,9
Servicekontrakter*	30.000	12,8
Puljer**	21.237	9,0
Opgaver som følge af sikkerheds- og myndighedskrav	72.935	31,1
Midler til forundersøgelser af skoler til helhedsrenoveringer	4.725	2,0
Administrationsbidrag til KEjd	2.822	1,2
Total	234.682	100

*Servicekontrakter omfatter eksempelvis levering af service på brandanlæg, elevatorer, ventilationsanlæg, grundvandspumper m.m.

** Puljer omfatter eksempelvis 5 års-gennemgang, klargøring af lejemål, kloakopgaver etc.

Opgaver, vedligeholdelse og efterslæb

Fordelingen af budgettet sker efter KEjds overordnede prioritering af opgaver. Midlerne går først til at dække den forventede akutte vedligeholdelse, dernæst de større uforudsete driftsopgaver, servicekontrakter og puljeopgaver. Først herefter prioriteres midler til opgaver, som følger af sikkerheds- og myndighedskrav.

Som det fremgår, anvendes størstedelen af budgettet til akut vedligeholdelse og vedligeholdelsesopgaver, der følger af sikkerheds- og myndighedskrav. En oversigt over prioriterede vedligeholdelsesopgaver i 2016, som følger af kendte sikkerheds- og myndighedskrav, findes i bilag 2. Bilaget er en bruttoliste over prioriterede opgaver, som samlet overstiger den økonomiske ramme. Det skyldes, at der ofte opstår situationer, som gør det nødvendigt at omprioritere eller igangsætte ekstra projekter, eksempelvis ved billiggørelse eller tilførsel af ekstra finansiering. De udvalgte opgaver for 2016 tager afsæt i de overordnede retningslinjer for prioritering af vedligeholdelsesopgaver, som er beskrevet i bilag 1. Som nævnt tidligere bidrager løsningen af disse opgaver kun i begrænset omfang til en nedbringelse af vedligeholdelsesefterslæbet.

Hvis KEjd tilføres ekstra midler, prioriteres de primært til opgaver, som følger af sikkerheds- og myndighedskrav. Generelt er der i de senere år investeret i genopretning og helhedsrenoveringer af kommunens bygninger. Derigennem arbejdes der på at mindske vedligeholdelsesefterslæbet.

I Budget 2016 blev der ikke sat penge af til at forundersøge nye skoler til helhedsrenovering, som kan indgå i budgetforhandlingerne for 2017. Som opfølgning på Økonomiudvalgets beslutning den 16. juni 2015 om "Optimering på anlægsområdet - ny proces for nye m2" blev indstillingen om styrket styring af anlægsøkonomien godkendt af Økonomiudvalget den 19. august 2015 og af Borgerrepræsentationen den 8. oktober 2015. Med denne indstilling er der behov for at udvide omfanget af forundersøgelser. Det estimeres, at der bør forundersøges ni skoler med et finansieringsbehov på 975.000 pr. skole. Af den tidligere afsatte pulje til forundersøgelser forventes der at være omkring 4 mio. kr. tilbage, når de igangværende forundersøgelser frem mod Overførselssagen 2015/2016 er færdiggjort. Det svarer til, at der cirka resterer midler til forundersøgelser af fire skoler, hvilket giver en udestående finansiering på i alt 4.725.000 kr.

Denne indstilling sker efter den nuværende kendte model for fremlæggelse af det kommende års vedligeholdelsesbudget. På baggrund af Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens beslutning om at godkende den nye styringsmodel for vedligeholdelse har KEjd opstartet arbejdet med modellen, der forventes at træde i kraft per 1. januar 2018. Modellen arbejder med tre trin, hhv. kategorisering af ejendomme, kvalificering af efterslæbet samt udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner. Alt i alt skulle den nye styringsmodel gerne medføre mere vedligeholdelse for de afsatte midler samt en reducering af efterslæbet på kommunens bygninger. Grundet den nye styringsmodel, den ændrede tilgang til kommunens ejendomsportefølje og vedligeholdelsen, forventes fremtidige indstillinger om det kommende års vedligeholdelsesbudget derfor at få en anden form.

HØRING

Både bilag 1 og 2 har været i høring hos forvaltningerne. KEjd har noteret sig forvaltningernes be­mærk­ninger, herunder de særlige vedligeholdelses­ønsker, som er fremhævet for specifikke ejendomme.

Økonomi

Indstillingen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser. Grundbudgettet er pla­ceret på Økonomiforvaltningens budget for 2016 på bevillingen for grundbudgettet til vedligeholdelse.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, vil KEjd igangsætte udførelsen af de konkrete opgaver. 

Mikkel Hemmingsen            /Søren Tegen Pedersen

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Ejendommes vedligeholdelsesplan (bilag 1) med overordnede retningslinjer for prioritering af udvendige vedligeholdelsesopgaver godkendes,

2. at Borgerrepræsentationen som konsekvens af godkendelse af 1. at-punkt tager oversigt over konkrete, prioriterede vedligeholdelsesopgaver på Grundbudgettet til vedligeholdelse 2016 (bilag 2) til efterretning.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. november 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 26. november 2015

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.