Totalomkostningsanalyse - administrationsgebyrer for erhvervsaffald

Borgerrepræsentationen skal som opfølgning på budgetaftale 2016 tage stilling til niveau for er-hvervsadministrationsgebyret på affaldsområdet, herunder mulige scenarier for nedbringelse af udgifterne.

Indstilling

Indstilling om,

1. at fakturaudsendelse og -opfølgning på erhvervsaffaldsområdet fremover overgår fra Koncernservice til Københavns Borgerservice, betaling og kontrol. Som konsekvens heraf kan de nuværende udgifter på tre mio. kr. årligt bortfalde.
2. at taksten for erhvervsadministrationsgebyret fastsættes efter scenarie fire, så gebyret fastsættes til 585 kr. i 2017, jf. scenarie 4.
3. at ‘hvile i sig selv’ perioden for erhvervsadministrationsgebyret frem til 2021 forlænges til seks år for at tilgodese både hensynet til tilbagebetaling af underskud fra tidligere år, samt muligheden for at kunne opretholdelse et tilfredsstillende aktivitetsniveau for myndighedsbehandling og udviklingsaktiviteter.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

(Teknik- og Miljøudvalget)

Problemstilling

Indtægterne fra erhvervsaffaldsgebyret anvendes til at finansiere tiltag på affaldsområdet, som ikke kan henføres direkte til de enkelte ordninger. Udover overheadomkostninger dækker udgifterne over regulære aktiviteter i form af vejledning, rådgivning og konkrete anvisninger om håndtering af affald, planlægningsopgaver og udviklingsaktiviteter. De samlede budgetterede udgifter i 2016 er 21,5 mio. kr.

Det årlige administrationsgebyr pr. virksomhed i Københavns Kommune er i Budget 2016 fastsat til 723 kr. i 2016 og til 683 kr. i 2017. I Budget 2016 fik Teknik- og Miljøforvaltningen til opgave at udarbejde en totalomkostningsanalyse, der skal komme med forslag til, hvorledes alle omkostningselementerne kan reduceres, så gebyret kan komme på niveau med de øvrige ’6-byer’, som i gennemsnit opkræver 356 kr. Analysen skal også omfatte en undersøgelse af mulighederne for at sænke faktureringsomkostningerne.

Teknik- og Miljøudvalget fik den 29. marts 2016 forelagt rapport fra Intern Revision om økonomi-styringen på affaldsområdet, hvori det bemærkes, at fællesomkostninger, der ikke kan henføres til specifikke ordninger (eksempelvis erhvervsadministrationsgebyret), skal fordeles på baggrund af objektive kriterier. Det skyldes bl.a., at de enkelte ordninger, over en årrække, økonomisk set skal ‘hvile i sig selv’.

Løsning

Som følge af manglende sammenlignelighed og forskellig registreringspraksis 6-byerne imellem, er det ikke muligt præcist at kortlægge baggrunden for, at Københavns Kommunes erhvervsadministrationsgebyr ligger over de øvrige byers. Teknik- og Miljøforvaltningen kan dog pege på, at der i København er en række særlige forhold som følge af, at meget erhverv ligger blandet med boliger i tæt bebyggelse/etagebyggeri, og at København har et højt ambitionsniveau for udviklingsaktiviteter i forhold til CO2 mv. Herudover har der i de foregående år været en række styringsmæssige udfordringer med tilgodehavender, høje faktureringsudgifter og lign., der stadig belaster udgiftssiden på grund af ‘hvile i sig selv’ princippet. Når der ses bort fra underskuddet fra tidligere år, og udgifterne til udvikling, vil der i København være balance med en takst på ca. 400 kr., se i øvrigt bilag 1.

Effektivisering/reduktion af myndigheds- og udviklingsopgaver

Teknik- og Miljøforvaltningen har, som led i totalomkostningsanalysen, gennemgået sagsgange i myndighedsbehandlingen. På den baggrund foreslås en effektivisering af myndighedsopgaven svarende til 0,5 mio. kr. i 2017 og frem. På udviklingsopgaverne vurderer forvaltningen, at der kan nedjusteres med samlet 100 t. kr. i 2017 og 2018 som følge af mindreforbrug på et konkret projekt. Se uddybning heraf i bilag 1.

Reduktion af omkostninger til fakturaudsendelse og opfølgning med samlet 3 mio. kr.

I Budget 2016 blev det besluttet, at Koncernservice, der udsender fakturaerne, skulle reducere omkostningerne. Det har medført en reduktion i gebyret på ca. 25 kr. i 2016 og ca. 67 kr. i 2017 sammenholdt med niveauet i 2015. Teknik- og Miljøforvaltningen har undersøgt mulighederne for at nedbringe omkostningerne yderligere ved henholdsvis at indgå mere fordelagtige aftaler med de to aktører i kommunens eget regi, eller ved at lade en tredje part løse opgaven. Københavns Borgerservice, Betaling og Kontrol har oplyst, at de fremover kan varetage hele opgaven med dannelse af fakturering og inddrivelse finansieret via rykkergebyrerne. Det er muligt, fordi Københavns Borgerservice pr. september 2015 har indført et nyt debitorøkonomisystem, OPUS. Dermed kan udgifterne til Koncernservice på 3 mio. kr. årligt bortfalde fra 2017 og frem. Som konsekvens heraf skal aftalen med Koncernservice om fakturaudsendelse og -opfølgning på erhvervsaffaldsgebyret opsiges. Se bilag 1.

Beregningsgrundlag, herunder fordelingsnøgler

Udover analysen af, hvorvidt de forskellige typer af omkostninger kan reduceres/udelades, har forvaltningen i forlængelse af Intern Revisions gennemgang genberegnet fordelingsnøglerne med fokus på at sikre:

• At udgifter, der kan henføres til konkrete ordninger, ikke indgår i administrationsgebyret.
• At der ikke sker krydssubsidiering mellem husholdninger og erhverv, eller mellem det skattefinansierede og det takstfinansierede område.

Genberegningen betyder, at en række udgifter ikke længere skal indgå i beregningsgrundlaget, mens andre skal indgå med ændret vægtning. Forvaltningen vurderer, at der med de nye nøgler fremover kan gives et mere retvisende og veldokumenteret billede af udgifterne på området, jf. bilag 1.

Kravet om overholdelse, af at ordningen skal hvile i sig over en årrække, betyder, at der i de kommende års gebyrfastsættelse skal tages højde for, at ordningen pr. 2016 udviser et underskud i størrelsesordenen 6 mio. kr. Underskuddet skyldes blandt andet de tidligere års højere afregning med Koncernservice og Københavns Borgerservice, samt udfordringer med inddrivelse af krav. Underskuddet skal tilbagebetales over taksterne i de kommende år.

Scenarier for det fremtidige erhvervsadministrationsgebyr

På baggrund af ovenstående opstilles fire scenarier for fastsættelse af erhvervsadministrationsgebyret. Scenarie 1-3 tager udgangspunkt i, at ordningen skal ’hvile i sig selv’ ved udgangen af 2019, mens scenarie 4 betyder, at der opnås balance ved udgangen af 2021. Det forudsætter, at ‘hvile i sig selv’ princippet kan ses over en længere årrække (ca. seks år) end de sædvanlige fire år, som Borgerrepræsentationen har fastlagt (se endvidere bilag 1). Teknik- og Miljøforvaltningen har drøftet ‘hvile i sig selv’ perioden på seks år med Intern Revision. Perioden er ikke lovmæssigt fastsat, hvorfor udgangspunktet for Intern Revisions vurdering heraf er Borgerrepræsentationens fastlæggelse af perioden, jf. 3. at.

Alle scenarier tager derudover udgangspunkt i, at der ikke besluttes nye udviklingsaktiviteter på erhvervsområdet fra 2019. De nævnte reduktioner ift. udviklingsinitiativer i scenarie 1 og 2 referer således til de initiativer, der allerede er besluttede i forlængelse af Ressource og affaldsplanen (RAP18). I forlængelse heraf bemærkes, at en beslutning om at reducere udgifterne, til de allerede besluttede RAP18 initiativer, vil være en delvis omgørelse af Teknik- og Miljøudvalgets tidligere beslutning om med iværksættelse af RAP18 at reducere mængden af affald til forbrænding og øge genanvendelsen. Det vil ligeledes vanskeliggøre realiseringen af klimaplanens målsætninger om CO2-reduktioner mv.

Tabel 1. Fire scenarier for fremtidig takstfastsættelse

Set over en 3-årig periode (scenarie 1-3) påvirker det oparbejdede underskud taksten med ca. 90 kr. årligt, fordelt over fem år, med (scenarie 4) udgør tilbagebetalingen ca. 55 kr. årligt. Således ville scenarie 1 uden tilbagebetaling give en takst på 310 kr. årligt.

Teknik- og Miljøforvaltningens anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at scenarie 4godkendes, da det vil give mulighed for at fastholde det nuværende aktivitetsniveau for erhvervsservice, fortsætte udviklingsinitiativerne i RAP18 samtidig med, at taksten kan reduceres og ordningen bringes i balance indenfor en begrænset årrække.

Økonomi

I bilag 1 (tabel 2 og 3) opsummeres de konkrete forslag til effektiviseringer, samt konsekvenserne af udgiftsreduktioner derudover.

Videre proces

Konsekvenserne for indtægter og udgifter af det valgte scenarie vil blive indregnet i den opdaterede takstoversigt 2017, der forelægges Teknik- og Miljøudvalget i august 2016. Herefter skal takstoversigten godkendes i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, hvor der også vil ligge stillingtagen til, hvilken periode, ‘hvile i sig selv’ princippet konkret skal opgøres over.

Pernille Andersen

         /Anne-Sofie degn

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at fakturaudsendelse og -opfølgning på erhvervsaffaldsområdet fremover overgår fra Koncernservice til Københavns Borgerservice, betaling og kontrol. Som konsekvens heraf kan de nuværende udgifter på tre mio. kr. årligt bortfalde.
   
   
2. at taksten for erhvervsadministrationsgebyret fastsættes efter scenarie fire, så gebyret fastsættes til 585 kr. i 2017, jf. scenarie 4.
   
   
3. at ‘hvile i sig selv’ perioden for erhvervsadministrationsgebyret frem til 2021 forlænges til seks år for at tilgodese både hensynet til tilbagebetaling af underskud fra tidligere år, samt muligheden for at kunne opretholdelse et tilfredsstillende aktivitetsniveau for myndighedsbehandling og udviklingsaktiviteter.

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 20. juni 2016

Venstre fremsatte følgende ændringsforslag til 2. at-punkt:
”at scenarie 1 vælges i stedet for scenarie 4”.

Ændringsforslaget blev ikke anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med 3 stemmer mod 4. 4 undlod at stemme.

For stemte: C og V.
Imod stemte: F og Ø.
Undlod at stemme: A og B.

 Indstillingens 1. at-punkt blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Indstillingens 2. og 3. at blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med 9 stemmer mod 2. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, B, C, F og Ø.
Imod stemte: V.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 25. august 2016

 

Det Konservative Folkeparti genfremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1) til 2. at-punkt fra udvalgsbehandlingen:

 

”at scenarie 1 vælges i stedet for scenarie 4”.

 

 

Det af Det Konservative Folkeparti genfremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev forkastet med 44 stemmer imod 10. Ingen medlemmer undlod at stemme.

 

For stemte: C, I og V.

Imod stemte: A, B, F, O og Ø.

 

 

Selve indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.