Reklamebærende byudstyr - tillægsaftale

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til forslag til ændringer vedrørende opsætning af digitale reklamestandere.

Indstilling

Indstilling om,

1. at der gives mulighed for at opsætte 8 dobbeltsidige digitale reklamestandere på Strøget og Kgs. Nytorv, og at det samlede antal digitale standere, der kan opsættes i Indre By, er 21.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

(Teknik- og Miljøudvalget)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte den 26. februar 2015 et tillæg til ”Administrationsgrundlag for Skilte og Reklamer i København”, hvorefter der kan placeres 50 digitale reklamestandere i Indre By (bilag 1). Placeringsmulighederne indgår i kommunens kontrakt med AFA JCDecaux (herefter AFA) om byudstyr. AFA har med skrivelse af 24. maj 2016 fremsat ønske om en række placeringer på Strøget og Kgs. Nytorv, der ligger udover det vedtagne administrationsgrundlag.

Sagen blev fremlagt for Teknik- og Miljøudvalget den 30. maj 2016. AFA har med skrivelse den 27. maj 2016 (bilag 2), samt ved foretræde for udvalget den 30. maj 2016 fremsat væsentlige nye oplysninger i sagen. På den baggrund sendte udvalget indstillingen tilbage til forvaltningen med henblik på fremlæggelse af yderligere oplysninger.

Løsning

Digitale standere: AFA har fremsat forslag om at opstille 8 dobbeltsidige digitale reklamestandere på Strøget og Kgs. Nytorv, dvs. placeringer som ikke er indeholdt i kontrakten. AFA tilbyder til gengæld at reducere det samlede antal af digitale reklamestandere i Indre By fra de 50, som er indeholdt i kontrakten, til 21. De nye og de oprindelige placeringer ses af bilag 1. Designet af de digitale reklamestandere ses af bilag 3.

Analoge reklamestandere: I det oprindelige tilbud fra AFA er fastlagt, at AFA kan opsætte 57 analoge reklamestandere i zone B, herunder et mindre antal med rullende reklamer på den ene side. Forvaltningen og AFA er i stedet enige om, at der opsættes 57 analoge reklamestandere, som alle er med roterende plakater på den ene side og med fast kommunal flade på den anden. Ændringen ligger inden for det mandat forvaltningen tidligere har fået.

Kommunale flader: I den oprindelige koncessionsaftale havde kommunen sikret sig ret til at disponere over 167 kommunale flader i zone A og B. Med reduktionen i antallet af reklamestandere i zone A og B vil det samlede antal kommunale flader fremover være 148 i zone A og B. Samtidigt vil det samlede antal standere i bybilledet blive væsentligt reduceret fra 121 til fremover 82 i zone A og B.

Integration af Wi-Fi-hotspots: Med skrivelsen af 27. maj (bilag 2) har AFA foreslået, at der kan integreres Wi-Fi-løsninger i de digitale standere, se delafsnittet ”Forvaltningens vurdering vedr. tillæg til kontrakt”.

Justering af det øvrige byudstyr: AFA fastholder tilbuddet af 24. maj om, at imødekomme forvaltningens ønsker til justeringer af det øvrige byudstyr, herunder udskiftning af metalsæde med træsæde i buslæskærmene, uden udgifter for kommunen (bilag 4), hvis forslagene til ændringer vedrørende digitale reklamestandere og analoge reklamestandere imødekommes.

Juridisk vurdering

Forvaltningens advokat finder det overvejende sandsynligt, at de påtænkte ændringer til koncessionskontrakten kan indgås uden forudgående udbud, da de ikke vil udgøre en væsentlig ændring af kontrakten (se bilag 5).

For det tilfælde at det på et senere tidspunkt bliver konstateret, at ændringen til kontrakten ikke er lovlig, har AFA tilbudt at friholde kommunen for tab og sagsomkostninger, hvis kommunen skulle blive pålagt at ophæve tillægsaftalen om ændrede placeringer. Forvaltningens advokat har vurderet, at en accept heraf vil kunne fremstå som usaglig, idet det vil svække kommunens incitament til at sikre, at der ikke indgås ulovlige aftaler (se bilag 6). 

Forvaltningens advokat har derimod vurderet, at kommunen lovligt kan indgå en aftale med AFA om, at ændringerne til kontrakten i en sådan situation ”rulles tilbage”, så AFA sikrer, at de nye placeringer sløjfes og udskiftes med de oprindelige placeringer (bilag 6). AFA har meddelt, at de gerne vil indgå en sådan aftale med kommunen.

Forvaltningens vurdering vedr. tillæg til kontrakt
På baggrund af den juridiske vurdering er det forvaltningens opfattelse, at der kan afsluttes forhandlinger med AFA om en tillægskontrakt, der imødekommer AFA´s forslag om placering af digitale og analoge reklamestandere. Forvaltningen vil indarbejde det reviderede forslag om adgangen til kommunale flader, som beskrevet i nærværende indstilling, i tillægskontrakten.

Såfremt der ikke kan opnås enighed om tillægskontrakten, vil forvaltningen lægge til grund, at den oprindeligt aftalte kontrakt træder i kraft pr. 1. juli 2016.

Forvaltningen vurderer, at forslaget om integration af Wi-Fi-hotspots i de digitale reklamestandere (jf. AFA’ s tilbud af 27. maj 2016) giver nogle udfordringer, som kan medføre forsinkelser af projektet, hvis de medtages nu. Forvaltningen har derfor aftalt med AFA, at sådanne løsninger kan blive drøftet ved de halvårlige innovationsmøder, som er fastlagt i kontrakten. Forvaltningen vil vende tilbage til Teknik- og Miljøudvalget med dette, hvis det bliver aktuelt.

Partshøring
Hvis AFA’ s forslag imødekommes, skal forvaltningen afklare, om der er parthøringsberettigede parter, der skal høres om placeringen af digitale standere på Strøget. I givet fald skal der gennemføres partshøring, og dette kan risikere at forsinke projektet eller føre til behov for justeringer af de enkelte placeringer.

Fortrolighed
Indstillingens bilag 2 og 4-6 er fortrolige, da de indeholder oplysninger, som er fortrolige for at kunne varetage væsentlige hensyn til kommunens økonomiske interesser og udførelsen af dennes forretningsvirksomhed jf. FVL § 27, stk. 4, nr. 3.

Økonomi

Indstillingen vil ikke have økonomisk betydning for kommunen. Der udestår en genforhandling om koncessionsafgiften som følge af de ændringer, der foretages af byudstyret. Der vil dog kun blive tale om mindre ændringer i faktiske beløb, og der vil ikke ske en reduktion af den samlede afgift til kommunen.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen vil afslutte forhandlinger med AFA om en tillægskontrakt under forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse af denne indstilling.

Opsætning af digitale standere på Strøget og Kgs. Nytorv vil ikke blive påbegyndt, før Borgerrepræsentationen har taget stilling til nærværende indstilling. Arbejdet med opsætning af byudstyr, som ikke er omfattet af Borgerrepræsentationens beslutning vedrørende denne indstilling, vil fortsætte efter den gældende tidsplan med opsætningsstart den 1. juli 2016.

 

Pernille Andersen                     

                                            /Jon Pape                 

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der gives mulighed for at opsætte 8 dobbeltsidige digitale reklamestandere på Strøget og Kgs. Nytorv, og at det samlede antal digitale standere, der kan opsættes i Indre By, er 21.
   
   Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
   
   
2. at Teknik- og Miljøforvaltningen afslutter forhandlinger om en tillægsaftale med AFA JCDecaux i overensstemmelse med 1. at-punkt med forbehold for Borgerrepræsentationens efterfølgende godkendelse af 1. at-punkt.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 20. juni 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med 10 stemmer mod 1. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, B, F, V og Ø.
Imod stemte: C.

 

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi finder, at der er så væsentlig en ændring af udbudsbetingelserne, så det vil være usagligt og ulovligt at ændre udbudsbetingelserne. Vi finder, at opgaven bør bringes i udbud igen.

Vi finder det moralsk og juridisk betænkeligt, at den eneste byder og vinderen af udbuddet tilbyder at holde kommunen skadesløs for eventuel bod og erstatning, hvis det bliver kendt ulovligt at ændre udbudsvilkårene efterfølgende.”

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 7 stemmer mod 2. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, F og V.

Imod stemte: C og I.

 

Det Konservative Folkeparti videreførte deres protokolbemærkning fra Teknik- og Miljøudvalgets møde den 20. juni 2016:

”Vi finder, at der er så væsentlig en ændring af udbudsbetingelserne, så det vil være usagligt og ulovligt at ændre udbudsbetingelserne. Vi finder, at opgaven bør bringes i udbud igen. Vi finder det moralsk og juridisk betænkeligt, at den eneste byder og vinderen af udbuddet tilbyder at holde kommunen skadesløs for eventuel bod og erstatning, hvis det bliver kendt ulovligt at ændre udbudsvilkårene efterfølgende.”

 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 25. august 2016

 

Indstillingen blev godkendt med 50 stemmer imod 4. Ingen medlemmer undlod at stemme.

 

For stemte: A, B, F, O, V og Ø.

Imod stemte: C og I.

 

 

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

 

”Vi finder, at der er så væsentlig en ændring af udbuddet, så det vil være usagligt og ulovligt at ændre udbudsbetingelserne. Vi finder, at opgaven bør bringes i udbud igen.

 

Vi finder det moralsk og juridisk betænkeligt, at den eneste byder og vinderen af udbuddet tilbyder at holde kommunen skadesløs for eventuel bod og erstatning, hvis det bliver kendt ulovligt at ændre udbudsvilkårene efterfølgende.”