Anlægsoversigter, Fast Track og periodisering - Juni 2011

Indstilling

Indstilling om,

1. at den ændrede periodisering af udvalgenes budgetter og de deraf følgende bevillingsmæssige ændringer i 2011 (bilag 1) godkendes.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Økonomiudvalget tiltrådte d. 20. januar 2009 indstilling om anlægsstyring i 2009. Af indstillingen fremgik, at der skulle udarbejdes samlede oversigter over kommunens igangværende og planlagte anlægsprojekter. Af Økonomiudvalgets beslutning fremgik endvidere, at oversigterne skulle offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Økonomiudvalget tiltrådte den 15. juni 2010 indstilling om fast track, som indebærer nedsættelse af et fast track forum til øget koordination af kommunale anlægs- og byudviklingsprojekter, herunder særligt på daginstitutionsområdet. I regi af Fast Track forum er der blevet udarbejdet analyse af snitflader og ekstern rådgivning på anlægsområdet, som der hermed afrapporteres på.

Økonomiudvalget blev herudover den 22. marts forelagt anlægsoversigter for 2011. Af sagen fremgik bl.a., at der skulle udarbejdes en analyse af årsagerne til det stagnerende anlægsforbrug fra 2009 til 2010. Det er endvidere besluttet, at der i sagen om anlægsoversigter til Økonomiudvalget i juni skal indgå en periodisering af udvalgenes anlægsbudgetter.

 

 

Løsning

I det følgende gennemgås hovedresultaterne i de indsamlede anlægsprojekter, opfølgning på fast track, ændret periodisering samt konkret forslag til offentliggørelse. Endvidere afrapporteres på konklusionerne i de igangværende analyser.

Københavns Kommune har i perioden 2011-2015 12,0 mia. kr. i bruttoanlægsramme, heraf 4,0 mia. kr. i 2011. Dette er inkl. anlægsmidlerne i aftalen om KBH i vækst samt overførsler fra 2010.

Ændret periodisering 2011-2015
Forvaltningerne er blevet anmodet om at indmelde ønsker til evt. ny periodisering af anlægsudgifterne 2011-2015. Konsekvenserne af den ændrede periodisering indarbejdes i udvalgenes budgetforslag 2012-2015.

Udvalgenes budget på bruttoanlæg efter periodiseringen af anlægsudgifterne 2011-2015 fremgår af nedenstående tabel.

Tabel 1. Bruttoanlæg fordelt på udvalg, mio. kr. efter periodisering

Udvalg	2011	2012	2013	2014	2015	I alt
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget	1	0	0	0	0	1
Børne- og Ungdomsudvalget	617	990	417	61	1	2.086
Kultur- og Fritidsudvalget	1.291	865	240	84	11	2.492
Socialudvalget	236	111	42	25	0	414
Sundheds- og Omsorgsudvalget	141	96	67	95	25	424
Teknik- og Miljøudvalget	1.324	1.500	1.127	920	667	5.539
Økonomiudvalget	365	227	216	138	82	1.028
I alt	3.974	3.790	2.109	1.324	786	11.983

Det bemærkes, at der er med sagen tale om en udgiftsneutral omflytning af anlægsmidler mellem budgetår, samt at gennemførelsen af det enkelte anlægsprojekt fortsat beror på særskilt anlægsbevilling til Borgerrepræsentationen.

Samlet er flyttet ca. 883 mio. kr. i bruttoanlæg fra 2011 til 2012-2015. Den ændrede periodiseringen fremgår af bilag 1.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at budgettet på 4,0 mia. kr. på bruttoanlæg i 2011 fortsat er på et meget højt niveau, når der sammenlignes med regnskabsresultatet fra 2009 og 2010, som begge år var 2,4 mia. kr.

Udvalgene har samlet set indmeldt et forventet forbrug på 3,8 mia. kr. til det forventede regnskab pr. april, som blev behandlet af Økonomiudvalget den 24, maj. Dette betyder, at der samlet set skal anvendes 58 pct. flere bruttoanlægsmidler i 2011 end i 2010 for at realisere det forventede forbrug jf. tabel 2. En realistisk periodisering er en central forudsætning for styringen af anlægsområdet og kommunens samlede økonomi. Økonomiforvaltningen indstiller derfor til Økonomiudvalget, at forvaltningerne udarbejder ny periodisering af anlægsbudgettet og indsender dem til Økonomiforvaltningen senest 1. august. Forvaltningerne skal i periodiseringen have fokus på en realistisk vurdering af anlægsudgifterne i både 2011 og 2012, da budgettet for 2012 allerede er på et meget højt niveau jf. ovenfor.   

 Tabel 2. Forventet forbrug 2011 ift. regnskabsresultatet for 2010

Løbende priser i mio. kr.	Regnskab 2010	Forventet forbrug	Procentvis stigning ift. regnskab
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget	0	1	100%
Børne- og Ungdomsudvalget	120	154	28%
Kultur- og Fritidsudvalget	1.098	1.599	46%
Socialudvalget	15	236	1456%
Sundheds- og Omsorgsudvalget	40	106	167%
Teknik- og Miljøudvalget	1.011	1.324	31%
Økonomiudvalget	112	358	219%
I alt	2.395	3.777	58%

Ud af kommunens 954 anlægsprojekter er 560 fysisk igangsat. 295 projekter forventes ibrugtaget i 2011, mens 231 projekter allerede er ibrugtaget i 2011 eller tidligere.

Økonomiforvaltningen har på baggrund af forvaltningernes indmeldinger analyseret, hvilke projekter, der konkret har en senere ibrugtagningsdato end ved seneste indmelding, og hvor stor forsinkelsen er fordelt på forvaltning og type jf. tabel 3 og 4.

Tabel 3. Anlægsprojekter med senere ibrugtagningstidspunkt, fordelt på forvaltning

Forvaltning	Aktive projekter i alt	Antal projekter med ændret ibrugtagnings-tidspunkt fra marts 2011 til maj 2011	Samlet ændring i måneder	Andel af projekter med ændret ibrugtagnings-tidspunkt	Gennemsnitlig forsinkelse pr. anlægsprojekt i måneder
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen	1	0	0	0%	0
Børne- og Ungdomsforvaltningen	120	8	39	7%	5
Kultur- og Fritidsforvaltningen	356	28	172	8%	6
Socialforvaltningen	49	4	17	8%	4
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen	31	2	5	6%	3
Teknik- og Miljøforvaltningen	308	41	260	13%	6
Økonomiforvaltningen	89	11	60	12%	5
I alt	954	94	553	10%	6

Tabellen viser, at 10 pct. af kommunens anlægsprojekter har en senere ibrugtagningsdato (94 projekter), og at Teknik- og Miljøforvaltningen har det største antal forsinkede projekter, mens både Teknik- og Miljøforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen har den højeste gennemsnitlige forsinkelse i måneder på gennemsnitlig 6 måneder pr. projekt. Disse forsinkelser kan bl.a. forklares med få projekter, eksempelvis Skøjtehallen i Ryparken, hvor placeringen af denne er flyttet flere gange.

I gennemsnit er de 94 projekter blevet forsinket med 6 måneder. Fordelt på områder er der dog visse områder, hvor forsinkelsen er væsentlige større, herunder indendørs idræt med 15 måneder, gader og veje med 8 måneder samt busser med 8 måneder.

Tabel 4. Anlægsprojekter med senere ibrugtagningstidspunkt, fordelt på type

Type	Antal projekter i alt	Antal projekter med ændret ibrugtagnings-tidspunkt fra marts 2011 til maj 2011	Samlet ændring i måneder	Andel af projekter med ændret ibrugtagnings-tidspunkt	Gennemsnitlig forsinkelse pr. anlægsprojekt i måneder
Administration	86	5	17	6%	3
Andet	42	1	1	2%	1
Boliger	69	12	57	17%	5
Botilbud	48	3	13	6%	4
Busser	16	2	16	13%	8
Byrum	22	2	10	9%	5
Cykler	61	13	84	21%	6
Daginstitution	157	12	74	8%	6
Dagtilbud	2	0	0	0%	0
Fritidsklub/Fritidshjem	20	3	14	15%	5
Gader og veje	101	14	109	14%	8
Indendørs idræt	72	4	60	6%	15
Kultur	13	4	22	31%	6
Parkering	12	1	4	8%	4
Skole	124	8	31	6%	4
Udeliv	67	6	32	9%	5
Ældre og sundhed	42	4	9	10%	2
I alt	954	94	553	10%	6

Status på fast track

Notat om anlægsforbrug og kapacitet
I forbindelse med anlægsoversigten, der blev forelagt Økonomiudvalget den 22. marts 2011 blev det vedtaget, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen skulle afdække årsagerne til det stagnerende anlægsforbrug, samt undersøge mulighederne for at øge anlægskapaciteten i Københavns Kommune.

Der er følgende syv forhold, som kan påvirke et anlægsprojekt på tid og økonomi. De syv forhold er: 1. ekstern påvirkning, 2. myndighedskrav og –behandling, 3. forhold hos bestiller (fagforvaltningerne), 4. samarbejde med rådgivere og entreprenører,  5. byggesagshåndtering 6. vejrlig samt 7. periodisering.
Nogle af forholdene kan Københavns Kommune selv påvirke f.eks. byggesagshåndtering og samarbejde med fagforvaltninger, mens Københavns Kommune ikke kan påvirke f.eks. statslige myndighedskrav og vejret.

KEjd og TMF har særligt peget på vejrlig, periodisering, myndighedskrav- og behandling, samt byggesagshåndtering ift. forsinkelserne i 2010.

Det er derfor vigtigt at den tidlige koordinering i større anlægs- og byudviklingsprojekter i Fast Track Forum fortsætter i forhold til interne forhold, således at anlægsprojekterne ikke forsinkes som følge af f.eks. byggesagshåndtering.

Derudover har KEjd som årsag til det stagnerende anlægsforbrug angivet, at KEjd først kan ansætte projektledere, når de modtager midler fra fagudvalgene.

Det er ikke opfattelsen, at forbruget i 2010 er udtryk for et maksimalt niveau. Det vurderes, at niveauet vil være højere fremadrettet bla. som følge af initiativer fra aftalen "KBH i vækst", hvor KEjd forlods har fået frigivet administrationsudgifter på allerede finansierede byggeprojekter i BUF, så KEjd kan bemande projekterne tidligere.  I 2011 skal forbruget i KEjd være 48 pct. højere end i 2010. Ultimo maj ligger anlægsomsætningen i KEjd 48 pct. over den tilsvarende periode i 2010.

I analysen foreslås en række fremadrettede muligheder for at øge kapaciteten i Københavns Kommune bl.a.: Øget fokus på langtidsbudgettering for KEjd, så KEjd har mulighed for at kende deres budget på forhånd, øget brug af udmøntning af anlægsprojekter ved budgetvedtagelsen, afdække mulighederne for anvendelse af modulbyggeri samt fælles portefølje- og projektstyringssystem.

Forslagene om at øge kapaciteten vil indgå i det videre arbejde i Fast Track Forum og ved budgetforhandlinger for 2012 jf. bilag 2.

Etablering af daginstitutionspladser
Der er vedtaget en målsætning om at kommunalt institutionsbyggeri færdiggøres 27 måneder efter at anlægsprojektet er politisk besluttet. Status på anlægstider for daginstitutionspladser fremgår af tabel 5.

Tabel 5. Anlægstid for anlægsprojekter, der genererer pladser

	Antal institutionspladser
	Dagpleje	Vugge-stue	Børne-have	Udflytter-børnehave	Total
Projekter som genererer nye pladser, hvor byggeriet varer 27 mdr. eller mindre	4	1.250	603	506	2.363
Projekter som genererer nye pladser, hvor byggeriet varer mere end 27 mdr.	0	600	418	76	1.094
I alt	4	1.850	1.021	582	3.457

Som det fremgår af tabellen er der 1.094 pladser ud af de i alt 3.457 pladser under etablering, hvor den samlede anlægstid forventes at overstige 27 måneder.
De 1.094 pladser er fordelt på 10 forskellige anlægsprojekter og byggetiden er 28 til 46 måneder. 9  ud af de 10 projekter er færdige i 2012. De respektive forvaltninger oplyser, at forsinkelserne skyldes bl.a. fredningssager, manglende byggetilladelser, samt at etablering af daginstitutionspladserne indgår i et større byggeri, hvilket ofte tager længere tid end de vedtagne 27 måneder for daginstitutionspladser jf. bilag 3.
2.363 pladser af de i alt 3.457 pladser under etablering forventes at blive taget i brug senest 27 måneder efter den politiske beslutning om etablering er blevet truffet. I Budget 2011 blev der tildelt midler til etablering af 432 pladser, som alle forventes ibrugtaget indenfor 27 måneder.

Snitflade mellem KEjd og fagforvaltninger
Med budget 2011 blev det besluttet, at nedsætte en arbejdsgruppe i regi af Fast-track, som skal vurdere hensigtsmæssigheden af den nuværende organisering/snitflader mellem Københavns Ejendomme og bestiller/forvaltningerne. Herunder komme med forslag til ændringer, som kan øge hastigheden i anlægsprojekterne, samt forslag til organisering, der indebærer at Københavns Ejendomme har samme snitflader og opgaver i forhold til alle forvaltninger.  

Den tværgående arbejdsgruppe, med repræsentanter fra KEjd, KFF, BUF, SOF, SUF og med ØKF som tovholder, har nu færdiggjort sit arbejde og udarbejdet vedlagte rapport jf. bilag 4.

Det overordnede formål med projektet om snitflader i anlægsprocesser mellem KEjd og fagforvaltningerne har været at komme med forslag til ændringer i snitflader, der kan øge hastigheden i anlægsprojekter.

 

Rapportens anbefalinger til nye snitflader mellem KEjd og fagforvaltninger tager udgangspunkt i en klarere rolle- og ansvarsfordeling i anlægsprocessens første faser. Således skal ansvarsfordelingen for ydelser og faser afgøres ud fra principperne i bestiller- og udføremodellen om, at bygnings- og ejendomsfaglige opgaver varetages af KEjd, og fagfaglige opgaver varetages af fagforvaltningerne. Det indebærer, at KEjd fremover overtager procesansvaret for udarbejdelse af byggeprogrammet. Endvidere skal KEjd stå for alle rådgiverudbud, og KEjd skal inddrages i rådgivervalg, hvis rådgiverne skal indgå i de senere faser af anlægsprocessen. Med udgangspunkt i denne opdeling udarbejdes en ny Service Level Agreement (SLA), der beskriver de nye snitflader og opgavefordeling i det daglige arbejde mellem KEjd og fagforvaltningerne. 

 

Anbefalingerne vurderes samlet set, at kunne mindske tidsforbruget i større byggeprojekter såsom ny- og udbygning af skoler med op til 2-3 måneder og op til 1-2 måneder på daginstitutionsbyggerier.   Anbefalingerne foreslås indført med virkning fra 1. januar 2012, for alle anlægssager, der endnu ikke har påbegyndt byggeprogramfasen. Alle anlægssager, der vedtages med budget 2012, vil ligeledes følge de nye snitflader.  

 

ØKF anbefaler på den baggrund, at der træffes en principbeslutning om at følge rapportens anbefalinger, således at der sker en ensliggørelse af snitflader på tværs af forvaltningerne og KEjd  med virkning fra 1. januar 2012.  BR har vedtaget, at administrationsbidraget i anlægssager er på 2,2  pct. En ændring af den nuværende fordeling(1,5 pct. til Kejd og 0,7 pct. til fagforvaltningen) mellem Kejd og forvaltningerne sfa. de nye snitflader, således at ressourcerne følger opgaver, belyses frem mod budgetforhandlingerne for 2012.  Frem mod 1. januar 2012 tilretter Kejd i samarbejde med forvaltningerne Service Levels Agreements(SLA) og styringsdokumenter pba. de nye snitflader.

Analyse af ekstern rådgivning på anlægsområdet.
Som opfølgning på ØU's drøftelser på budgetseminar 2011 samt notat på ØU's aflæggerbord i november, er der i regi af Fast Track Forum udarbejdet en analyse af ekstern rådgivning i anlægsprojekter. Analysen er vedlagt som bilag 5. Nedenfor oplistes bl.a. nogle af de væsentligste konklusioner og anbefalinger:

• Der er ikke i forvaltningerne en entydig opgørelse og anvendelse af rådgivning i forbindelse med anlægsprojekter.
• at området styres forskelligt i forvaltningerne, hvilket giver den udfordring, at der til dels ikke kan etableres en fuldt dækkende analyse på tværs og at samme begreb kan dække over forskellige forretningsgange og dermed bidrage til uensartede opgørelser.
• at forskellige rammer og styring af anlægsområdet i kommunens forvaltninger, gør det vanskeligt nu og fremadrettet, at sammenligne effektivitet i de forskellige forvaltninger og enheder

På baggrund af analysens konklusioner har Fast Track Forum følgende anbefalinger: 

• at der arbejdes videre, således at der kan skabes et datagrundlag i en fase 2, dvs. at alle forvaltninger, som anvender ekstern rådgivning i forbindelse med anlægsprojekter pålægges at tilvejebringe datagrundlag, som honorerer opgørelse på analysens 4 anvendte kategorier, der definerer de forskellige typer af ekstern rådgivning. Den første afrapportering skal ske i forbindelse med indstillingen ”anlægsoversigter” i marts 2012. Første afrapportering skal indeholde forvaltningens forbrug af ekstern rådgivning på overordnet niveau for perioden 1. juli – 31. december 2011. Derefter opgøres det årlige forbrug én gang årligt og indgår i den første forelæggelse af indstillingen ”anlægsoversigter” efter hvert årsskifte.
• At der i regi af Fast Track Forum udarbejdes et oplæg til en ensartet form for beskrivelse, således at kommunens bestillere og udfører i anlægsindstillinger til ØU/BR fremadrettet specificerer anvendelsen af midler til anlægsprojektet. Oplægget skal indgå i kommende sag om anlægsoversigter. Specifikationen vil have til formål dels at tydeliggøre andelen af udgifter til ekstern rådgivning sfa. kommunens organisering og dels andelen af udgifter til konsulenter som f.eks. borgerinddragelse, kommunikation mv. som ikke kan henføres til valg af organisering i Københavns Kommunes.
• At Fast Track Forum fortsat har fokus på brugen af hhv.  ekstern rådgivning og konsulenter, herunder om brugen udvikler sig uhensigtsmæssigt.
• At der i regi af styr på økonomien 4.0 og Fast Track Forum igangsættes projekt vedr. system til anlægs- og porteføljestyring.

Orientering om arbejdet vedrørende afdækning af mulige daginstitutioner og nye skolespor.
I forbindelse med aftalen "KBH i vækst" blev der i regi af Fast Track Forum nedsat en arbejdsgruppe -"et jagtselskab" - repræsenteret ved BUF, KEjd,  TMF og ØKF. Formålet er, at arbejdsgruppen skal afdække mulige byggegrunde og ejendomme, samt mulighed for udvidelser af eksisterende institutioner og skoler, der kan indrettes til institutioner og nye skolespor. Arbejdsgruppen arbejder fokuseret på, at udarbejde budgetnotater med konkrete forslag, således at de kan indgå i budgetforhandlingerne 2012.

• Der er god fremdrift i Jagtselskabet med at lokalisere nye muligheder til etablering af institutionspladser. Det tværfaglige samarbejde forløber tilfredsstillinde.
• Pr. d. 1-6-2011 har BUF modtaget 337 input til eventuelle nye muligheder, som BUF i samarbejde med KEjd, TMF og ØKF undersøger og opstarter indledende forhandlinger om eventuelle købs- eller lejeaftaler. Der kommer dagligt nye henvendelser.
• BUF fremlagde d. 7-6-2011 en status til Fast track Forum om aktuelle muligheder, der er vurderet realistiske på nærværende tidspunkt. Se bilag 6. 
• Til august fremlægges ideoplæg med forslag, antal grupper og tid til brug i budgetforhandlinger 2012.
• BUF har igangsat en informationskampagne for at inddrage københavnerne i jagten på nye daginstitutionspladser. Kampagnen består af to spor med henholdsvis Børne- og Ungdomsborgmesteren og Overborgmesteren som afsender: Borgere generelt og private investorer, entreprenører mv. Kampagnen er centreret omkring hjemmesiden www.kk.dk/vibygger, hvor borgere, investorer, entreprenører mv. vha. en formular kan indsende forslag. Alle indkomne forslag og ovennævnte henvendelser markeres på et kort over København, så alle løbende kan følge med i forslagenes status. Opfordringen til at hjælpe sker primært gennem debatindlæg, lokalpresse, postkort og hjemmeside. Informationsdelen igangsættes når den tekniske del er på plads, ca. uge 23/24.

Servicemål
I forbindelse med fast track blev der vedtaget servicemål vedrørende lokalplaner og byggesagsbehandling for Teknik- og Miljøforvaltningen og for kommuneplantillæg under Økonomiforvaltningen jf. tabel 6.

Tabel 6. Opfølgning på servicemål

Mål	Resultat	Bemærkninger
Maksimal tid for planproces efter vedtagelse af startredegørelse: -        12 måneder for mindre lokalplan -        15 måneder for større udviklingsplaner	Der er vedtaget 2 lokalplaner i første kvartal i 2010 med en gennemsnitlig plan proces på 24 måneder	De opstillede mål for tidsforbrug på lokalplanprocesserne blev besluttet i juni 2010. Da processerne for lokalplanlægningen er langstrakte og målene er henholdsvis 12 måneder for mindre lokalplaner og 15 for udviklingsplaner eller mere komplekse planer, er der endnu ikke gennemført nogen planprocesser fra start til slut efter Fast Track beslutningen er truffet.
Maksimal sagsbehandlingstid for byggesager: -        10 arbejdsdage for lette sager -        25 arbejdsdage for svære sager	For de sager, som er modtaget og afgjort i 1. kvartal 2011 er målopfyldelsen 99,9 procent for de lette sager, 97,8 procent for de svære sager og 100 procent for sager med aftalt tid.	De opstillede mål er først anvendt i 2011.
Kommuneplantillæg uden tilhørende lokalplan må maksimalt tage 10 måneder inkl. en forudgående, offentlig høring	Der er ikke vedtaget et tillæg til kommuneplanen i første kvartal 2011.	Det opstillede mål for kommuneplantillæg blev besluttet i juni 2010, og der er endnu ikke gennemført en planproces fra start til slut siden Fast Track beslutningen blev truffet.

Sociale klausuler
Borgerrepræsentationen tiltrådte den 16. juni indstilling om krav til private virksomheder om beskæftigelse af praktikanter. Af indstillingen fremgik det, at der fremover skal stilles krav om beskæftigelse af praktikanter, når en opgave udbydes. Forvaltningerne har indmeldt at der pt. er beskæftiget 5,7 praktikant, samt at der er pt. er udbud, hvor der er krav om ansættelse af 49,9 årsværk praktikanter i udbudsmaterialet. Antallet af praktikanter skal ses i lyset af at kravet om at ansætte praktikanter først er blevet obligatorisk i forbindelse med udbud, der er udarbejdet efter den 1. september 2010.

Offentliggørelse

Såfremt Økonomiudvalget godkender hovedresultaterne, vil oversigterne blive tilgængelige på kommunens hjemmeside umiddelbart herefter på www.kk.dk/anlaeg. Projekterne vil blive præsenteret på et kort, så det er muligt at se, hvor i byen de enkelte anlægsprojekter er placeret. I lighed med tidligere vil en række anlægsprojekter ikke blive offentliggjort på hjemmesiden. Der kan være tale om projekter, hvor kommunen kan blive skadet i en forhandlingsmæssig sammenhæng – eksempelvis som køber af fast ejendom. Herudover er der i offentliggørelsen udeladt ukonkretiserede puljer og allerede ibrugtagne projekter.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Efter godkendelse vil Økonomiforvaltningen offentliggøre oversigterne på kommunens hjemmeside.
Effekten af periodiseringen for budgetperioden 2012-2015 indarbejdes i kommunens budgetforslag 2012.