Samling af ansvaret for den centrale telefoni

Indstilling

 Indstilling om,

1. at det godkendes, at ansvaret for den centrale telefoniplatform samles i Københavns Borgerservice under Økonomiforvaltningen pr. 1. september 2011,
2.  at det godkendes, at ansvaret for aftalen om levering af telefoniydelser og mobildata samt rammeaftalen om anskaffelse af mobilapparater samles i Københavns Borgerservice under Økonomiforvaltningen pr. 1. september 2011, 
3. at der nedsættes et forum på tværs af samtlige forvaltninger, som har det overordnede ansvar for koordinering og udvikling af telefoniområdet i Københavns Kommune, 
4. at det godkendes, at udgifterne til driften af den centrale telefoniplatform i 2011 afholdes af de forvaltninger, som med budget 2011 har fået bevilling til afholdelse af udgifter til den centrale fastnettelefoni, 
5. at de bevillingsmæssige ændringer gældende fra 2012 godkendes, som beskrevet i bilag 1, 
6. at de i indstillingen beskrevne principper for en betalingsmodel for telefoni, herunder principperne for aktivitetsbaseret afregning godkendes, 
7. at det godkendes, at der primo 2012 i sagen om de bevillingsmæssige ændringer foretages en bevillingsmæssig tilbageførsel til forvaltningerne som følge af betalingsmodellen for telefoni, samt
8. at det godkendes, at der foretages en efterregulering i forhold til direkte henførbare omkostninger til den centrale telefoni i december 2012 og en endelig opgørelse i juni 2013.

(Teknik- og Miljøudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Socialudvalget, Børne- og Ungdomsudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget og Økonomiudvalget)

Problemstilling

Med budget 2011 blev der vedtaget et projekt, som omhandler opgradering af forvaltningernes eksisterende centrale telefoniløsninger. Opgraderingen vil skabe én samlet central telefoniplatform, der bliver sammenhængende og tidssvarende, samtidig med at udgifterne til driften af den centrale telefoni reduceres.

Ansvaret for implementeringen af opgraderingsprojektet ligger hos Københavns Borgerservice under Økonomiforvaltningen. Opgraderingsprojektet færdiggøres løbende i andet halvår 2011, og projektet forventes at være afsluttet ultimo 2011.

Løsning

De syv forvaltninger anbefaler, at ansvaret for driften af den centrale telefoniplatform samles i Københavns Borgerservice pr. 1. september 2011, herunder ansvaret for aftalen om levering af telefoniydelser og mobildata samt rammeaftalen om anskaffelse af mobilapparater.

En samling af ansvaret for den centrale telefoni i Københavns Borgerservice er en naturlig følge af den igangværende opgradering af den centrale telefoniplatform. Ved at samle ansvaret er det muligt at opnå et større overblik og bedre styring af telefonien samt udnytte stordriftsfordelene.

En samling af ansvaret for den centrale telefoni understøtter videre, at der kan laves en fælles telefonpolitik for hele Københavns Kommune. En fælles telefonpolitik vil styrke kommunens telefoniske service til borgerne og være et vigtigt værktøj, som understøtter kommunens kanalstrategi. En velfungerende telefonbetjening gør det attraktivt for borgerne at benytte telefonen, og den telefoniske kanal er en af de billigste og hurtigste servicekanaler.

Ansvarsfordelingen mellem Københavns Borgerservice og forvaltningerne

Samlingen af ansvaret for den centrale telefoni hos Københavns Borgerservice vil i hovedtræk indbefatte

• at Københavns Borgerservice varetager den daglige drift af den centrale telefoniplatform, herunder håndtering af fejlmeldinger fra forvaltningerne
• at Københavns Borgerservice forestår leverandør- og kontraktstyring, herunder udbudsforretning
• at Københavns Borgerservice følger op på en fælles telefonpolitik
• at Københavns Borgerservice sikrer udvikling af telefoniområdet.

I forlængelse heraf vil det være den enkelte forvaltnings opgave

• at sikre det nødvendige ledningsnet og stik (LAN), herunder bestille netadgang hos Koncernservice
• at bestille telefoniydelser hos Københavns Borgerservice
• at fejlmelde telefoner til Københavns Borgerservice
• at anskaffe, opsætte og tilslutte telefoner i egen forvaltning
• at drifte eksisterende call centre i egen forvaltning.

Med henblik på koordinering og udvikling af telefoniområdet i Københavns Kommune anbefales det, at der nedsættes et forum på tværs af samtlige forvaltninger. Det tværgående forum vil få til opgave at udforme et mere deltaljeret opgavesnit og ansvarsfordeling. Det tværgående forum vil ligeledes have høringsret i udarbejdelsen af en fælles telefonpolitik for hele Københavns Kommune.

Økonomi

Forudsætninger

I forarbejdet til opgraderingsprojektet blev det i 2010 anslået, at der i Københavns Kommune blev brugt 12,8 mio. kr. til den centrale fastnettelefoni. Med baggrund heri blev opgraderingsprojektet vedtaget som et effektiviseringsforslag med budget 2011 med et besparelsespotentiale på 4,9 mio. kr. i 2012 (2011-pl).

Københavns Borgerservice har i samarbejde med samtlige forvaltninger opgjort budgetter og ressourcer til drift, vedligeholdelse og support i relation til den centrale telefoni. Opgørelsen viser, at der i 2010 blev brugt i alt 11,4 mio. kr. på det centrale telefoniområde. I forhold til forudsætningerne i effektiviseringsforslaget er der således ca. 1,4 mio. kr. (2010-pl) mindre til betaling af fastnettelefoni end oprindeligt antaget.

Københavns Borgerservice har gennemgået samtlige forventede udgifter til driften af den opgraderede centrale telefoniplatform, og på den baggrund vurderes det, at det på trods af differencen er muligt at drifte den centrale telefoni inden for forvaltningernes eksisterende budgetter fratrukket besparelsen på 4,9 mio. kr. Dette er dog under forudsætning af, at udlandstelefoni og særtjenester betales af forvaltningerne selv.

Samtlige forvaltninger forpligter sig videre på at finde en løsning gennem det tværgående forum for telefoni, såfremt den centrale telefoni på sigt ikke kan driftes inden for de overførte midler.

Økonomisk overførsel

Økonomien, der foreslås overført til Københavns Borgerservice fra forvaltningerne, udgør i alt 6.966 t. kr. Midlerne overføres pr. 1. januar 2012 fra henholdsvis Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager på nuværende tidspunkt driften af den centrale telefoni i henholdsvis Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen, og telefoniområdet er organiseret således, at der ikke skal overføres midler fra disse to forvaltninger. De konkrete økonomioverførsler er detaljeret beskrevet i bilag 1. En andel af midlerne tilbageføres til forvaltningerne primo 2012 i sagen om de bevillingsmæssige ændringer (nærmere beskrevet nedenfor under betalingsmodel).

I perioden fra 1. september 2011 til 31. december 2011 afholdes udgifterne til driften af den centrale telefoniplatform af de forvaltninger, som med budget 2011 har fået midler til afholdelse af udgifter til den centrale fastnettelefoni. Forvaltningerne er samtidig forpligtet til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i overgangsperioden fra opgraderingsprojektets implementering til driftsorganisationens fulde etablering.

Det foreslås, at der foretages en efterregulering i forhold til direkte henførbare omkostninger til den centrale telefoni mellem Københavns Borgerservice og de relevante forvaltninger, såfremt der ikke allerede er overført midler til dækning af disse omkostninger. Princippet for efterregulering er, at der foretages en foreløbig opgørelse i december 2012, mens den endelige opgørelse foretages i juni 2013.

Betalingsmodel

Københavns Borgerservice vil ultimo 2011 udarbejde en betalingsmodel for afregning af telefoni. I principperne for betalingsmodellen vil der blive lagt vægt på, at forvaltningernes betaling for telefoni fremadrettet kommer til at ske på grundlag af aktivitetsbaserede ydelser. I Københavns Borgerservice vil der derudover være en grundbevilling, som hovedsageligt skal dække udgifter til udvikling af telefonisystemet, kontraktstyring samt vedligeholdelse af den centrale telefoniplatform.

De aktivitetsbaserede ydelser, som forvaltningerne selv skal betale for, dækker abonnementer, samtaletrafik og daglig administration. Midler til de aktivitetsbaserede ydelser overføres til forvaltningerne fra Københavns Borgerservice. Dette sker på grundlag af en fordelingsnøgle, som endeligt udarbejdes ultimo 2011 i forbindelse med implementeringen af det igangværende opgraderingsprojekt.

Betalingsmodellen sikrer, at samlingen af telefoniansvaret i Københavns Borgerservice vil være udgiftsneutralt, såfremt forvaltningerne reducerer det samlede antal fastnettelefoner til maksimalt 9.000 telefoner, jf. forudsætningerne i effektiviseringsforslaget vedr. opgraderingsprojektet.

Videre proces

Proces for den politiske godkendelse af fællesindstilling:

          Claus Juhl                       Hjalte Aaberg                 Morten Binder

          Anette Laigaard              Else Sommer                  Lene Sillasen

          Carsten Haurum