Regnskabsmæssige afstemninger

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 25. marts 2004

BR 101/04

Regnskabsmæssige afstemninger

Regnskabsmæssige afstemninger

Indstilling om, at der gives en tillægsbevilling til Bygge- og Teknikudvalget, idet poster på i alt 6,9 mio. kr. er fejlhåndteret i 1998-99, hvorfor posterne afskrives af Vej & Park over de respektive driftskonti. Tillægsbevilling søges, da Bygge- og Teknikudvalgets økonomiske handlemuligheder er stærkt reducerede på grund af det uventet store budgetunderskud i KTK. Beløbet vil delvist kunne finansieres af nedenstående tilbageførsel af varegæld under Plan & Arkitektur, samt at der grundet posteringsfejl fra 1999 og 2000 foretaget af Bygge- og Teknikforvaltningen afskrives et beløb opført som varegæld på netto -3,9 mio. kr. fra anlægskonto 9.56. Modposten er reelt på byfornyelse, men da dette område budgetmæssigt er afstemt til det forventede behov i forbindelse med vedtagelsen af budget 2004, indstilles beløbet tilbageført til kommunens kasse, hvorfra det vil kunne anvendes til at dække afskrivninger indenfor Bygge- og Teknikudvalgets driftsområde.

(Bygge- og Teknikudvalget)

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget tager til efterretning

at Vej & Park samt Plan & Arkitektur i regnskab 2003 afskriver poster som beskrevet i denne indstilling og godkendt af Revisionsdirektoratet. Posterne udgør i alt:

- Drift 7,0 mio. kr.

- Anlæg -3,9 mio. kr.

- Balancen 1.097,4 mio. kr.

at saldi på netto 445 mio. kr. under Plan & Arkitekturs område videreføres til 2004, hvor de afdækkes. Beløbene er uden påvirkning af drifts- eller anlægskonti. Bygge- og Teknikudvalget orienteres når udredning er tilendebragt.

at sag om Remisevænget præsenteres for Bygge- og Teknikudvalget, når der foreligger en aftale med Økonomiforvaltningen om håndteringen af sagen

at Plan & Arkitektur aftaler en ny regnskabspraksis med byfornyelsesselskaberne med henblik på en præcis opgørelse af kommunens langfristede gæld

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

at der gives en tillægsbevilling til Bygge- og Teknikudvalget, idet poster på i alt 6,9 mio. kr. er fejlhåndteret i 1998-99, hvorfor posterne afskrives af Vej & Park over de respektive driftskonti. Tillægsbevilling søges, da Bygge- og Teknikudvalgets økonomiske handlemuligheder er stærkt reducerede på grund af det uventet store budgetunderskud i KTK. Beløbet vil delvist kunne finansieres af nedenstående tilbageførsel af varegæld under Plan & Arkitektur.

at der grundet posteringsfejl fra 1999 og 2000 foretaget af Bygge- og Teknikforvaltningen afskrives et beløb opført som varegæld på netto -3,9 mio. kr. fra anlægskonto 9.56. Modposten er reelt på byfornyelse, men da dette område budgetmæssigt er afstemt til det forventede behov i forbindelse med vedtagelsen af budget 2004, indstilles beløbet tilbageført til kommunens kasse, hvorfra det vil kunne anvendes til at dække afskrivninger indenfor Bygge- og Teknikudvalgets driftsområde.

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 29. januar 2004

Sendes til behandling i Økonomiudvalget, idet Lars Engberg (A), Winnie Larsen-Jensen (A), Johannes Nymark (A), Jens Johansen (F) og Sven Milthers (F) ikke umiddelbart kunne tiltræde 5. at (tillægsbevilling), mens Søren Pind (V), Wallait Khan (V), Monica Thon (B) og Mikkel Warming (Ø) ønskede sagen behandlet i sin helhed

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennem ført i den foreliggende form".

Der henvises endvidere til vedlagte notat.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 2. marts 2004

Anbefalet med forbehold for Bygge- og Teknikudvalgets beslutning.

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 10. marts 2004

1.-4. at taget til efterretning.

5.-6. at anbefalet.

RESUME

I forbindelse med KPMG's arbejde med opbygning af et validt regnskab for 3. kvartal i KTK blev det klart, at der var en række problemer med afstemning af statuskonti. Således var en række konti ikke afstemt siden etableringen af KTK.

Samtidigt orienterede Vej & Park Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat om, at de efter en længere periodes indsats havde nedbrudt en række gamle poster, hvilket betød at posterne nu kunne håndteres endeligt.

Endelig orienterede Plan & Arkitektur Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat om at de ved en gennemgang af deres finanskonti havde afdækket flere uafklarede poster samt en systematisk forkert praksis, som betød at kommunens langfristede tilgodehavender var opgjort forkert.

For at afdække om der var andre tilsvarende problemer i Bygge- og Teknikforvaltningen blev samtlige enheder bedt om at redegøre for, om der var foretaget de forventede afstemninger i forbindelse med halvårsregnskabet, og hvorvidt der var uafklarede poster i denne forbindelse.

Udvalget er tidligere i brev af 15. oktober 2003 orienteret om resultatet af denne forespørgsel. Konklusionen fra enhederne var, at der kun var væsentlige uafklarede poster i Plan & Arkitektur, Vej & Park samt KTK. Byggeri & Bolig meldte, at de havde enkelte uafklarede poster, der efterfølgende er nedbrudt i samarbejde med Revisionsdirektoratet. Øvrige enheder meldte tilbage, at deres afstemninger var ajour og at der ikke var uafklarede poster. De konstaterede problemer i Plan & Arkitektur og Vej & Park gennemgås i det følgende.

Bygge- og Teknikforvaltningen har under processen været i løbende dialog med Revisionsdirektoratet samt Økonomiforvaltningen, hvilket vil fortsætte i forbindelse med den fortsatte håndtering af opgaven. Revisionsdirektorat har efterfølgende valgt at gennemgå samtlige statusposter i Plan & Arkitektur pr. 30. september. Revisionsdirektoratets tilbagemelding er derfor mere omfattende end den tidligere præsentation. På alle afklarede poster har Revisionsdirektoratet sagt god for den foreslåede afvikling af de enkelte poster.

Desværre er ikke alle poster nedbrudt endeligt, hvorfor arbejdet fortsættes i 2004. Der er enighed mellem Revisionsdirektoratet og Bygge- og Teknikforvaltningen om, at det fortsatte arbejde ikke forventes at have driftsmæssige konsekvenser. Bygge- og Teknikudvalget orienteres, når sagerne er nedbrudt og kan posteres endeligt.

Håndtering af afskrivninger

Bygge- og Teknikforvaltningen har hidtil forventet, at disse gamle poster som hovedregel kunne afvikles direkte over balancen. Med brev af 31. oktober 2003 fra Revisionsdirektoratet – hvor de inspireret af Bygge- og Teknikforvaltningens proces, har bedt samtlige forvaltninger udarbejde en erklæring om afstemningen af balanceposter – er denne forventning dog ændret, idet Revisionsdirektoratet peger på, at set i forhold til Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7.5 - Afskrivning af tilgodehavender - skal afskrivninger som hovedregel ske over driften/anlæg.

Undtagen fra dette er dog deciderede fejlposteringer og posteringer der fra starten er håndteret som finansposter, da der i disse tilfælde ikke har været en modpost på kommunens drift. Denne sondring er bekræftet i brev fra Økonomiforvaltningen af 21. oktober 2003. Disse posteringer kan fortsat afskrives direkte over balancen.

Dette betyder, at flere poster end oprindeligt forventet skal afskrives over drifts- eller anlægskonti. Sondringen har ikke den store betydning i de beløb, der håndteres i regnskab 2003, men som det fremgår i Revisionsdirektoratets erklæring af 23. januar 2004 forventes der at skulle afskrives op i mod 35,8 mio. kr. over Plan & Arkitekturs anlægskonti. De 35,8 mio.kr., der teknisk ser ud til at skulle tilbageføres til anlægskonti, vil kunne imødekommes via en teknisk korrektion. Korrektionen vil i takt med at tilgodehavendet skulle have været afviklet have en likviditetsmæssig betydning for kommunen, mens tilgodehavendets tilbageførsel til anlægskonti vil reducere de samlede aktiver.

SAGSBESKRIVELSE

Det samlede resultat fremgår af nedenstående tabel. For Plan & Arkitektur er denne opstilling identisk med opstillingen i Revisionsdirektoratets erklæringer hvorfor den ikke er fuldt sammenlignelig med de tidligere oversigter.

De konkrete posteringer der beskrives i det følgende vil alle blive foretaget i regnskab 2003, med mindre andet fremgår.

Bygge og Teknikforvaltningen		(mio. kr.)
Plan & Arkitektur
Saldi der videreføres til 2004		445,0
Poster der videreføres til 2004, men formodes at skulle tilbageføres til anlægskonti		35,8
Omposteres (2003)		3,9
Afskrives over balancen (2003)		1.092,4
Afskrives over driften (2003)		0,1
Afskrives over anlæg (2003)		-3,9

Vej & Park
Saldi der videreføres til 2004 – Overdraget til KPMG/ØKF		-1,1
Afskrives over balancen (2003)		5,0
Afskrives over driften (2003)		6,9

I alt		1.584,1

Plan & Arkitektur – Omfang (pr. 23. januar 2004)

Plan & Arkitektur		(mio. kr.)
Saldi der videreføres til 2004		445,0
Poster der videreføres til 2004, men formodes at skulle tilbageføres til anlægskonti		35,8
Omposteres (2003)		3,9
Afskrives over balancen (2003)		1.092,4
Afskrives over driften (2003)		0,1
Afskrives over anlæg (2003)		-3,9
I alt		1.573,3

Som det fremgår af ovenstående tabel er det ikke lykkedes på Plan & Arkitekturs område at nedbryde samtlige poster og saldi. Det betyder, at der er konti med en samlet netto saldo på 445 mio. kr. der forsat vil skulle arbejdes med i 2004. Det er vigtigt at pointere, at der er tale om saldi og ikke uafklarede poster. Revisionsdirekt oratet oplyser, at såfremt der er dele af disse saldi der skal afskrives, så vil det ske direkte mod balancen og altså ikke påvirke drifts- eller anlægskonti i 2004. Yderligere er der poster på 35,8 mio. kr. på en række konti, der videreføres til 2004. Forventningen er, at disse 35,8 mio. kr. vil skulle tilbageføres til anlægskontoen og altså umiddelbart påvirke anlægsrammen. Når disse konti og poster er nedbrudt, orienteres Bygge- og Teknikudvalget og der ansøges om en teknisk korrektion af budgettet til imødekommelse af anlægspåvirkningen.

Endelig er der på Plan & Arkitekturs område behov for at afskrive 1.092,4 mio. kr. over kommunens balance for at rette op på tidligere fejlposteringer. Det drejer sig om 1.043,8 mio. kr., der er en korrektion som følge af en fejlagtig praksis i håndteringen af saneringslån i perioden 1984-2003. Det samlede beløb udgør ca. 1,4 mia. kr. De resterende ca. 350 mio. kr. vil blive afskrevet tilsvarende i takt med at sagerne afsluttes over de kommende år. Opgaven er overtaget i Bygge- og Teknikforvaltningen i 1998. Før dette blev opgaven varetaget i Økonomiforvaltningen. Det resterende beløb på 48,6 mio. kr. er en fejlagtig saldopostering foretaget i 1999.

Beløbet på 0,1 mio. kr., der afskrives over driften, er nye poster i forhold til de tidligere præsenterede 0,8 mio. kr. Sidstnævnte beløb er driftsført og indeholdt i Plan & Arkitekturs vurdering af driftsresultatet for 2003. Det er forsat vurderingen, at beløbet kan afholdes indenfor Plan og Arkitekturs 2003 driftsramme.

På anlægsområdet anfører Revisionsdirektoratet, at der skal tilbageføres 0,2 mio. kr., hvilket skal ses i sammenhæng med tilbageførsel af en varegæld på 4,1 mio. kr. som tidligere er godkendt af Revisionsdirektoratet. Netto giver det et beløb på -3,9 mio. kr., der er en forbedring i forhold til det i januar kalkulen forventede resultat for 2003.

Udover de anførte poster, så har Plan & Arkitektur opgjort et tilgodehavende vedrørende en boligafdeling i Remisevænget, hvor anlægsregnskabet er indsendt marts 1998. En opgørelse sendt til Økonomiforvaltningen december 2003 (Bilag 3) viser, at Bygge- og Teknikforvaltningen burde have refunderet netto 6,3 mio. kr. fra Økonomiforvaltningen og 4,1 mio. kr. fra FAF. Revisionen har efter deres gennemgang af sagen oplyst, at de ser beløbet som afklaret og dokumenteret. Bygge- og Teknikforvaltningen har endnu ikke modtaget et svar fra Økonomiforvaltningen, hvorfor posten overføres til 2004. Når sagen er afklaret med Økonomiforvaltningen, orienteres udvalget om resultatet.

Vej & Park – Omfang (pr. 4. november 2003)

Vej & Park		(mio. kr.)
Saldi der videreføres til 2004 – Overdraget til KPMG/ØKF		-1,1
Afskrives over balancen (2003)		5,0
Afskrives over driften (2003)		6,9
I alt		10,8

Revisionsdirektoratet har i erklæring af 25. oktober 2003 tilsluttet sig Vej & Parks oplæg til håndteringen af de enkelte poster.

Som det fremgår af ovenstående tabel er der på Vej & Park område udestående sager for netto -1,1 mio. kr., der fortsat arbejdes med at nedbryde. Posten drejer sig om statuskonti vedr. løn, og er aftalt løst i sammenhæng med KPMG's igangværende arbejde for Økonomiforvaltningen/Løn- og Pensionsanvisningen. Bygge- og Teknikforvaltningen kan altså ikke selvstændigt afslutte denne del. Beløbet videreføres til 2004.

6,9 mio. kr. drejer sig om diverse posteringer der ikke er håndteret korrekt, men som må afskrives over driften jf. gældende regler for hvordan afskrivninger håndteres. Fejlene er primært opstået i forbindelse med de administrative omlægninger i Byggeteknikforvaltningen i 1998-99. Der søges en tillægsbevilling til imødekommelse af denne udgift.

Endelig er der i vedlagte bilag redegjort for, at der på Vej & Parks område er behov for at nedskrive kommunens balance med samlet 5,0 mio. kr. med baggrund i en posteringsfejl foretaget af Økonomiforvaltningen i 1999.

Økonomi

Som præsenteret i sagsbeskrivelsen søges der en tillægsbevilling til imødekommelse af afskrivningerne på Vej & Parks område. Tillægsbevillingen skal gøre det muligt for Bygge- og Teknikforvaltningen at overføre beløb fra 2003 til dækning af konkrete projekter. Bygge- og Teknikforvaltningen forventer på driftsområdet excl. Byfornyelse et driftsoverskud på -2,5 mio. kr. i 2003.

Der er imidlertid konkrete ønsker om overførsler på ca. 10 mio. kr. Som de største poster er overførsel af 1,5 mio. kr. på Københavns Kirkegårde til imødekommelse af merforbrug til krematoriebyggeriet, 5,5 mio. kr. som buffer til vinterberedskabet og ca. 2,9 mio. kr. til afviklingen af projektkonkurrencen om en bro i forbindelse med Operaen.

Endelig skal det bemærkes, at der fra KTK's side fortsat er et vist forbehold for det økonomiske resultat, hvilket kan påvirke ovenstående. Sidstnævnte afventer KPMG's rapportering om 2003 resultatet. KPMG oplyser fortsat at de har en usikkerhed på KTK 2003 resultat på op til 5 mio. kr.

Miljøvurdering

BILAG VEDLAGT

Bilag 1 NOTAT Afstemninger – Notat om erklæringer, 27. januar 2004

Bilag 2 Revisionserklæringer af 25. oktober 2003, 9. januar og 23. januar 2004.

Bilag 3 NOTAT Fagforeningernes Boligforening afd. 3042 - Remisevænget Nord, butikscentret, 4. december 2003.

Bilag 4 Sagsfremstillingen af 26. november 2003

BILAG VEDLAGT TIL GENNEMSYN I BORGMESTERENS FORKONTOR, RÅDHUSET, 1. SAL VÆRELSE 36

Bilag til sagsfremstilling af 26. november 2003

Mette Lis Andersen

Til top