Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme

Se alle bilag

Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 24. november 2005

BR 619/05

Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme

Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme

Indstilling om, at indstillingen tages til efterretning, samt at de budgetmæssige overførsler fra Københavns Ejendomme til Børne- og Ungdomsudvalget, som er beskrevet i indstillingens økonomiafsnit godkendes, idet rengøringssektionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen følger med dagpasningsområdet over i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Overførslerne er budgetmæssigt udgiftsneutrale for kommunen.

(Økonomiudvalget)

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler:

at Borgerrepræsentationen tager indstillingen til efterretning.

at Borgerrepræsentationen godkender de budgetmæssige overførsler fra Københavns Ejendomme til Børne- og Ungdomsudvalget, som er beskrevet i indstillingens økonomiafsnit, idet rengøringssektionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen følger med dagpasningsområdet over i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Overførslerne er budgetmæssigt udgiftsneutrale for kommunen.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 1. november 2005

Per Bregengaard (Ø) stillede forslag om, at Uddannelses- og Ungdomsudvalgets overførsel af vedligeholdelsesmidler til Ejendomsenheden fradrages 4 mio. kr. for ikke at forringe den indre vedligeholdelse af skoler og institutioner.

Økonomiudvalget stemte om Per Bregengaards ændringsforslag.

For stemte 2 medlemmer: Ø

Imod stemte 5 medlemmer: A, C, O og V

2 medlemmer undlod at stemme: F

Ændringsforslaget blev dermed forkastet.

Indstillingen blev herefter anbefalet uden afstemning.

RESUME

Borgerrepræsentationen traf den 11. december 2003 beslutning om at etablere en fælles kommunal ejendomsenhed (BR 589/03).

Økonomiudvalget godkendte på mødet den 1. februar 2005 retningslinjerne for etablering af Ejendomsenheden, herunder afgrænsning af Ejendomsenhedens opgaver vedr. vedligeholdelse, anlæg mv. Beskrivelser af de nærmere forhold vedr. Ejendomsenhedens opgaver og virke fremgår af vedlagte materialesamling, jf. bilag 1.

I denne indstilling samles der op på etableringen af Københavns Ejendomme, herunder afgrænsning af ejendomme og opgaver, indførelse af huslejemodel baseret på standardlejekontrakter, overførsel af anlægsprojekter, økonomiske rammevilkår for Københavns Ejendomme mv.

SAGSBESKRIVELSE

Borgerrepræsentationen traf den 11. december 2003 beslutning om at etablere en fælles kommunal ejendomsenhed pr. 1. januar 2006 (BR 589/03).

Borgerrepræsentationen besluttede i efteråret 2004 at ansætte Karen Mosbech som direktør i Ejendomsenheden (BR 421/04). Der blev i foråret 2005 ansat en række nøglemedarbejdere til at forberede etableringen af Ejendomsenheden, som har fået navnet Københavns Ejendomme.

Alle berørte medarbejdere er blevet orienteret om deres fremtidige ansættelsessted.

Arbejdet med etablering af Ejendomsenheden har været ledet af den nedsatte styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet. Der har i tilknytning været nedsat en række arbejdsgrupper, som har understøttet styregruppen i opgaveløsningen. Københavns Ejendomme har siden foråret 2005 deltaget i dette arbejde.

Københavns Ejendomme

Københavns Ejendomme overtager pr. 1. januar 2006 ejendomme fra forvaltningerne omfattende administrationsbygninger, institutioner, skoler, fritidshjem og klubber, gymnasier, plejehjem, kulturbygninger (biblioteker, kulturhuse mv.), brandstationer, tekniske bygninger under Bygge- og Teknikforvaltningen herunder bygninger der anvendes af KTK, samt øvrige ejendomme og arealer, der ikke positivt er undtaget.

Københavns Ejendomme vil således overtage ca. 760 ejendomme fra forvaltningerne, jf. tabel 1. Det samlede areal for de overførte ejendomme er opgjort til ca. 1,4 mio. m2, hvilket svarer til ca. 80 pct. af det samlede ejendomsareal i Københavns Kommune.

Der mangler fortsat at blive indsamlet data vedr. ejendomsporteføljen, som Københavns Ejendomme overtager. Pt. mangler der eksempelvis oplysninger om ejendomsværdi og areal for en lang række ejendomme. Københavns Ejendomme vil i samarbejde med forvaltningerne løbende kvalitetssikre og opdatere ejendomsoplysningerne, bl.a. i forbindelse med udarbejdelse af de nye standardlejekontrakter.

Tabel 1 – Oversigt pr. 15/9 over ejendomme og lejemål, som overføres til Københavns Ejendomme.

	Overførte ejendomme	Ejendomme i alt	Procent	Eksterne lejemål
ØU	5	58¹	8,6	4
KFU	335	390²	85,9	42
UUU	158	170	92,9	135
SOU	11	13	84,6	122
FAU	237	246	96,3	361
BTU	14	719	1,9	19
MFU	0	31	0,0	1
Total	760	1.627	46,7	684

1) Ejendommene som ikke overføres fra Økonomiforvaltningen omfatter bl.a. arealer tilknyttet metroen samt landarealer uden for kommunen, eksempelvis Kraghavevej.

2) Ejendommene som ikke overføres fra Kultur- og Fritidsforvaltningen omfatter overvejende ejendomme med delte funktioner, dvs. mindre bygninger hvor der fx er tilknyttet græsarealer/veje. Der er igangsat en dialog med Bygge- og Teknikforvaltningen om den fremtidige placering af disse ejendomme.

Der er endvidere en række ejendomme, hvis fremtidige placering ikke er endeligt afklaret, idet disse ejendomme typisk har delte funktioner. Det kan fx være en mindre bygning, hvortil der er knyttet et vej- og græsareal. Der er igangsat en dialog ml. Kultur- og Fritidsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen om den fremtidige placering af disse ejendomme. Denne forventes afsluttet inden 1. januar 2006. I tabel 1 er disse ejendomme derfor ikke overført til Københavns Ejendomme.

Der er også fortsat særskilte drøftelser ml. Bygge- og Teknikforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen om placeringen af nogle ejendomme i forbindelse med udskillelsen af Københavns Energi.

Ud over de kommunale ejendomme vil Københavns Ejendomme overtage alle opgaver vedrørende administration af lejemålskontrakter, herunder forvaltningernes lejemålskontrakter hos tredjemand samt selvejende institutioners 3. parts lejemålskontrakter. På grundlag af forvaltningernes indberetninger er antallet af eksterne eksterne lejemål foreløbig opgjort til 684 lejemål.

Som ejer af de kommunale ejendomme overtager Københavns Ejendomme ansvaret for bygningsvedligeholdelsen med udgangspunkt i en lejer-udlejermodel, hvor ansvaret for den udvendige vedligeholdelse placeres hos Københavns Ejendomme (udlejer), mens den indvendige vedligeholdelse fortsat varetages af forvaltningerne (lejere). Der er dog områder, hvor afgræsningen ikke går på, om vedligeholdelsen vedrører udvendige eller indvendige forhold, jf. bilag 1.

De vedligeholdelsesopgaver som overflyttes til Københavns Ejendomme vedrører bl.a. reparation og vedligehold af bygningernes klimaskærm, vedligeholdelse af bygningens basisinstallationer, reparation af befæstede arealer rundt om bygningerne, udvendig bygningsrenhold (fx fjernelse af graffiti) m.v.

Vedligeholdelsesopgaverne der bliver i forvaltningerne er bl.a. indvendig bygningsvedligeholdelse (herunder malerbehandling af vægge og lofter), græsslåning og ukrudtsbekæmpelse udenfor bygningerne, vedligeholdelse af institutionens legepladser og havemøbler m.v.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i forhold til de overførte vedligeholdelsesopgaver til Københavns Ejendomme rejst spørgsmål om overførsel af maskinhuset på Sundbyvang. Denne opgave er foreløbig ikke er overført til Københavns Ejendomme, ligesom de tilknyttede ressourcer heller ikke er overført. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Københavns Ejendomme vil i fællesskab afklare den fremtidige placering af opgaven.

For administrationsejendommene vil Københavns Ejendomme både skulle løse opgaver forbundet med udvendig og indvendig vedligeholdelse. Vedrørende den indvendige vedligeholdelse er midlerne som udgangspunkt placeret i forvaltningerne, som så kan bestille løsning af de konkrete vedligeholdelsesopgaver hos Københavns Ejendomme. Københavns Ejendomme vil herefter træffe beslutning om valg af udfører til de konkrete opgaver.

På rengøringsområdet overføres Rengøringsservice i Kultur- og Fritidsforvaltningen til Københavns Ejendomme, mens Rengøringssektionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forbliver sammen med dagpasningsområdet og overgår til den kommende Børne- og Ungdomsforvaltningen, der således vil varetage rengøring af både daginstitutioner og skoler.

Huslejemodel baseret på standardlejekontrakter

Etableringen af Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006 indebærer, at der indføres en huslejemodel for de ejendomme, hvor ejerskabet overføres.

Københavns Ejendomme vil med indførelse af huslejemodellen fungere som udlejer, mens forvaltninger, institutioner mv. fungerer som lejere. Der er i den forbindelse udarbejdet en standardlejekontrakt, som er godkendt af styregruppen.

Huslejemodellen medfører, at der med udgangspunkt i principperne i Erhvervslejeloven skal betales husleje af lejerne/brugerne. I den første fase fra 1. januar 2006 til 31. december 2008 sker lejefastsættelsen ud fra en beregnet/tilnærmet markedsleje på baggrund af den offentlige vurdering. På baggrund af erfaringerne med huslejemodellen i første fase forventes den anden fase at begynde 1. januar 2009, hvor der gås over til egentlig markedsleje.

Huslejemodellen indeholder følgende elementer:

· Basishusleje (de rene lejeomkostninger)

· Vedligeholdelsesbidrag

· Administrationsbidrag

· Driftsudgifter, herunder skatter og forbrugsafgifter mv.

Den årlige basishusleje fastsættes med udgangspunkt i den offentlige vurdering/årsregulering pr. 1.10.2004, idet den beregnes som en forrentning af denne med en rente på 6 pct.

Vedligeholdelsesbidraget beregnes som en kvadratmeterpris gange lejemålets opgjorte areal. Kvadratmeterprisen fastsættes som de permanente vedligeholdelsesmidler, der overføres til Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006, sat i forhold til det samlede areal for de ejendomme, som overtages af Københavns Ejendomme.

Administrationsbidraget fastsættes som et fast beløb pr. kvadratmeter, idet den eksisterende ordning for opkrævning af administrationsbidrag for administrationsbygningerne under Kultur- og Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, dermed udvides til at gælde samtlige ejendomme omfattet af huslejemodellen.

Udgifter til ejendomsskatter, forbrugsafgifter mv. vil med indførelse af huslejemodellen blive opkrævet som driftsudgift over huslejen, idet Københavns Ejendomme foretager betalingen. Da udvalgene allerede selv afholder disse udgifter i dag, skal udvalgenes budgetter ikke korrigeres, ligesom såvel stigninger som fald i udvalgenes driftsudgifter finansieres af udvalgene selv på samme måde som i dag.

Derimod vil udvalgene ved indførelse af huslejemodellen i udgangssituationen blive kompenseret for de afledte merudgifter til basishusleje, vedligeholdelses- og administrationsbidrag. Huslejemodellen vil samlet være udgiftsneutral for Københavns Kommune, idet Københavns Ejendomme får en modsvarende indtægtsbevilling.

Der er på nuværende tidspunkt ikke fuldt overblik over samtlige eksisterende huslejebetalinger mellem forvaltningerne indbyrdes og mellem forvaltninger og tredjemand for de ejendomme, som overføres til Københavns Ejendomme. Desuden er der en væsentlig del af ejendommene, hvor der enten ikke foreligger oplysninger om ejendomsvurdering og areal, eller hvor det er usikkert, om de foreliggende oplysninger er korrekte.

Det vil derfor være nødvendigt at foretage efterreguleringer af udvalgenes kompensation i forbindelse med den løbende budgetopfølgning, så det sikres, at den tildelte kompensation svarer til den faktiske merudgift ved huslejemodellen. Dette betyder bl.a., at det skal sikres, at huslejekompensationen ved lokaleomflytninger i forbindelse med den nye forvaltningsstruktur svarer til den faktiske merudgift til husleje.

Ved indførelse af huslejemodellen vil udvalgene frem over selv skulle finansiere udgiften til basishusleje, vedligeholdelses- og administrationsbidrag i forbindelse med lokaleudvidelser og ibrugtagning af nye lejemål blandt de ejendomme, som kommunen råder over pr. 1. januar 2006. Omvendt vil lokalereduktioner og opsigelse af interne lejemål medføre sparede udgifter, som vil tilfalde udvalget. Delvis opsigelse af lejemål kan dog kun ske, såfremt de opsagte lokaler udgør en genudlejelig enhed.

Ved ibrugtagning af nyanlæg kompenseres udvalget for udgiften til basishusleje, mens der i forbindelse med indgåelse af eksterne/private lejemål skal ske deponering. Ved deponering vil udvalgene få et rammeløft til dækning af husleje svarende til en forrentning af det deponerede beløb med kapitalafkastet på 6 pct. ved interne lejemål. Der foretages ikke deponering i forbindelse med interne lejemål. Reglerne for deponering er nærmere beskrevet i materialesamlingen (bilag 1).

Ved beslutning om igangsættelse af anlægsprojekter skal der i anlægsbevillingen afsættes ressourcer til Københavns Ejendommes styring af disse, i det omfang Københavns Ejendomme ikke allerede har fået tilført de fornødne ressourcer i forbindelse med etableringen.

I dag afsættes der fx i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen midler til projektstyring af den samlede anlægsbevilling. Dette har også været tilfældet i forbindelse med projektstyring ved gennemførelse Børneplanen. Der er således tale om videreførelse af et eksisterende princip.

Beløbet til styring af anlægsprojekter i Københavns Ejendomme vil blive beregnet som en fastsat procentdel af anlægsbevillingen, idet der tages udgangspunkt i den af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anvendte procentsats på 2,2 pct. af anlægsbevillingen. Da fagforvaltningerne frem over alene skal varetage bestilleropgaven, vil procentsatsen for den del af anlægsbevillingen, der skal afsættes til projektstyring i Københavns Ejendomme være i størrelsesordenen 1,4-2,2 pct. af anlægsbevillingen for alle nye anlægsbevillinger, der overføres til Københavns Ejendomme efter 1. januar 2006. Der er endnu ikke foretaget en endelig afklaring af den præcise procentsats, da der hidtil også er anvendt lønmidler fra den almindelige administration til aflønning af en mindre stab af medarbejdere beskæftiget med anlægsopgaver.

Det skal ved beslutning om igangsættelse af anlægsprojekter ligeledes sikres, at der er afsat de fornødne ressourcer til efterfølgende vedligeholdelse. Indstillinger om igangsætning af anlægsprojekter skal derfor indeholde dels en opgørelse af den beregnede basishusleje samt de forventede afledte vedligeholdelses- og driftsudgifter, dels en beskrivelse af hvordan disse vil blive finansieret.

I forbindelse med budgetlægningen for 2007 og arbejdet med den ny budgetmodel skal der sikres parallelitet mellem budgetmodellens forudsætninger vedr. regulering af de efterspørgselsstyrede serviceområder og det i huslejemodellen fastsatte vedligeholdelsesbidrag, således at vedligeholdelsesniveauet ikke udhules inden for efterspørgselsstyrede serviceområder i vækst.

For at fastholde vedligeholdelsesniveauet fremadrettet vil disse vedligeholdelsesmidler frem over blive indregnet i den anvendte marginalpris til regulering af de efterspørgselsstyrede serviceområder.

Den til enhver tid gældende årlige basishusleje, vedligeholdelses- og administrationsbidrag reguleres den 1. januar hvert år, første gang pr. 2007 på grundlag af den generelle pris- og lønfremskrivning i Københavns Kommune. Reguleringen fastsættes i forbindelse med udarbejdelse af det kommunale årsbudget. På baggrund af erfaringerne med huslejemodellen i første fase forventes den anden fase at begynde 1. januar 2009, hvor huslejemodellen vil overgå til egentlig markedsleje.

Huslejemodellen er nærmere beskrevet i materialesamlingen (bilag 1).

På trods af at standardlejekontrakten er blevet tilvejebragt ved en proces, hvor såvel lejers som udlejers interesser er forsøgt tilgodeset, kan det ikke udelukkes, at der efter indgåelsen af lejekontrakten vedrørende det enkelte lejemål løbende vil opstå situationer med uenighed om fortolkning af lejekontrakten.

Såfremt det ikke lykkes Københavns Ejendomme (udlejer) og forvaltningerne (lejerne) at løse sådanne tvister om lejeaftalens forståelse i mindelighed, vil stridsspørgsmålet blive håndteret i et tvistløsningsudvalg bestående af en repræsentant fra hver af aftaleparterne samt en uafhængig 3. mand, der er formand for tvistløsningsudvalget.

Retningslinjerne for tvistløsningsudvalget er nærmere beskrevet i materialesamlingen (bilag 1).

Overførsel af anlægsprojekter

Igangværende anlægs- og større vedligeholdels essager, hvor der er givet anlægsbevilling, overføres fra fagforvaltningerne til Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006. Anlægs- og større vedligeholdelsessager med anlægsbevilling anses for igangværende frem til efter 5 års eftersynets afholdelse.

Overførsel af anlægsprojekter, hvor der ikke er aflagt regnskab, omfatter både overførsel af bevillinger, aftaler med eksterne parter, herunder garantier m.v. og projektdokumentation etc., mens overførsel af anlægsprojekter, hvor der er aflagt regnskab, alene omfatter overførsel af de eksterne aftaler, dokumentation etc.

Mindre byggesager, som udføres af en selvforvaltende enhed i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen evt. i samarbejde med et lokalcenter, og hvor midlerne er forudsat anvendt i 2005, afsluttes i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, uanset at evt. forsinkelser fører til afslutning i 2006.

Anlægsprojekter, som er påbegyndt i fagforvaltningerne, men hvor der ikke er givet anlægsbevilling pr. 1. januar 2006 overføres først til Københavns Ejendomme i forbindelse med, at der gives anlægsbevilling. Det kan f.eks. være tilfældet ved indledende projektering, arkitektkonkurrencer og rådgiverudbud etc. påbegyndt ultimo 2005. Fagforvaltningerne skal dog sikre, at Københavns Ejendomme inddrages i de relevante byggeudvalg mv. knyttet til disse sager senest 1. januar 2006.

Overførsel af anlægsbevillingerne sker med det restbudget, som opgøres ved en stadeopgørelse pr. 1. januar 2006, samt de forpligtigelser som er knyttet til bevillingerne (opfyldelse af bevillingernes formål etc.). Blandt de overførte igangværende sager vil der antageligt være sager, som ikke kan afsluttes, uden at de overførte bevillinger udviser et mer-/mindreforbrug, med mindre der gives en tillægsbevilling efter sagens overdragelse eller sker væsentlige ændringer/besparelser i projektet.

Der vil både være tale om sager, hvor mer-/mindreforbruget skyldes dispositioner før overdragelsen den 1. januar 2006, f.eks. som følge af ekstraarbejder eller beslutninger om projektet truffet før denne dato, og sager hvor mer-/mindreforbruget skyldes dispositioner foretaget efter sagernes overdragelse. Hertil kommer, at der i mange tilfælde vil der være tale om en kombination af årsager, som betyder at det vil være vanskeligt at placere ansvaret for afvigelserne entydigt på fagforvaltningen eller Københavns Ejendomme.

Det vil være forbundet med store vanskeligheder, at foretage en præcis opgørelse af disse mer-/mindreforbrug ved overdragelsestidspunktet 1. januar 2006, da det i de fleste tilfælde vil betyde, at opgørelsen skal udarbejdes midt i en projektfase.

Derfor vil stadeopgørelsen pr. 1. januar 2006 blive benyttet som udgangspunkt for en foreløbig opgørelse af de forventede mer-/mindreforbrug. På baggrund heraf indgås aftaler mellem fagforvaltningen og Københavns Ejendomme om sagens videre forløb, herunder om der skal søges tillægsbevillinger til sager med væsentlige afvigelser eller gennemføres besparelser.

I forbindelse med aflæggelse af anlægsregnskaber for overførte skelnes mellem:

· projekter, hvor der skal aflægges regnskab før 1. januar 2006

· øvrige projekter, der overføres til Københavns Ejendomme

Ved projekter, hvor der i henhold til bevillingsreglerne skal aflægges regnskab før 1. januar 2006, overføres ansvaret for aflæggelse af anlægsregnskaber ikke til Københavns Ejendomme.

Ved anlægsprojekter, hvor 1-års gennemgangen først afholdes i 3. kvartal af 2005 eller senere overføres ansvaret for regnskabsforklaring dog fra fagforvaltningerne til Københavns Ejendomme, idet fagforvaltningerne forpligtiges til at bidrage med alle nødvendige oplysninger om sagernes økonomi, forløb etc. forud for 1. januar 2006.

Den politiske behandling af indstillinger vedr. anlægsprojekter, hvor Københavns Ejendomme er involveret, skal ifølge styrelsesvedtægtens §9 ske i både det relevante fagudvalg og i Kultur- og Fritidsudvalget, som Københavns Ejendomme hører under.

For at smidiggøre den politiske proces foreslås det, at fagforvaltningerne så vidt muligt følger en procedure, hvor indstillinger vedr. anlægsprojekter sendes i høring i Kultur- og Fritidsudvalget, inden indstillingen forelægges fagudvalget.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget træffer beslutning om at delegere udvalgets høringsret til Københavns Ejendomme, vil det være muligt at smidiggøre processen vedr. indstillinger og anlægsprojekter yderligere. Dette forudsætter dog, at det er klart beskrevet, hvornår Københavns Ejendomme har kompetence, og hvornår sagerne skal forelægges Kultur- og Fritidsudvalget.

Når Borgerrepræsentationen har vedtaget en anlægsbevilling, flyttes denne fra fagudvalget til Københavns Ejendomme, som dermed overtager ansvaret for projektet. I forbindelse med større anlægsprojekter er det almindeligt, at der til gennemførelse af projektet ansættes nogle medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger.

Disse projektansatte medarbejdere vil ud over selve lønudgiften medføre en række afledte omkostninger dels til kontorhold, kursusafgifter og efteruddannelse, kantinedrift, mv., dels til administrative støttefunktioner (bogføring, personale og IT-service). De afledte omkostninger dækkes gennem beregning af overhead.

Fremadrettet vil overhead ved anlægsprojekter indgå i den fastsatte procentsats af anlægsbevillingen, som overføres til Københavns Ejendomme til projektstyring.

Driftsaftaler

I dag varetages en række vedligeholdelsesopgaver på institutionerne af medarbejdere, fx viceværter, gårdmænd mv., som udfører vedligeholdelsesopgaver, der kan henføres til såvel fagforvaltningen som Københavns Ejendomme. Hvis hovedparten af medarbejderens opgaver overføres til Københavns Ejendomme, vil medarbejderen som udgangspunkt også skulle overføres til Københavns Ejendomme.

Da de decentralt ansatte medarbejdere langt overvejende udfører arbejdsopgaver, som ikke overføres til Københavns Ejendomme, skal medarbejderne således ikke overføres. I stedet skal der på konkrete områder indgås aftaler mellem fagforvaltningen og Københavns Ejendomme, således at medarbejderen på afgrænsede områder kan løse opgaver for både fagforvaltningen/den enkelte institution og Københavns Ejendomme.

Der er som tillæg til standardlejekontrakten udarbejdet en skabelon for indgåelse af disse driftsaftaler, som regulerer hvilke vedligeholdelsesopgaver og lignende, som de decentralt ansatte medarbejdere har ansvaret for at udføre på vegne af Københavns Ejendomme og omvendt.

Lokalisering

Københavns Ejendommes fremtidige lokalisering afklares i forbindelse med de lokalemæssige ændringer som følger af den ny forvaltningsstruktur i kommunen. Det forventes at Københavns Ejendommes fremtidige placering er i ejendommen Hans Nansens Gård.

De økonomiske rammevilkår for Københavns Ejendomme

De økonomiske rammevilkår for Københavns Ejendomme fastlægges i samarbejde mellem Københavns Ejendomme, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen. Det drejer sig om konkretisering af effektiviseringspotentiale, udarbejdelse af resultatkontrakt samt åbningsbalance.

Resultatkontrakt

Københavns Ejendomme er en kontraktstyret enhed under Kultur- og Fritidsudvalget, hvorfor der skal udarbejdes en resultatkontrakt mellem Københavns Ejendomme og Kultur- og Fritidsudvalget, som indeholder centrale mål for Københavns Ejendomme og konkretisering af effektiviseringspotentialet. Det fremgår af beslutningsgrundlaget for etableringen af ejendomsenheden, at effektiviseringsgevinster anvendes til indhentning af vedligeholdelsesefterslæbet på kommunens ejendomme (BR 589/03).

Der udarbejdes inden 1. januar 2006 målbare resultatkrav for Københavns Ejendomme, som indeholder en konkretisering af effektiviseringspotentialet inden for følgende områder:

· Øget vedligeholdelse pr. anvendt kr.

· Øget produktivitet i opgaveløsningen

· Minimering af antallet af ledige kommunale ejendomme (tomgangsleje)

· Effektiv styring og udvikling af ejendomsporteføljen

· Høj brugertilfredshed

Da 2006 er et etableringsår for Københavns Ejendomme, vil det på nogle områder være vanskeligt at opstille målbare resultatkrav for aktiviteterne i 2006.

Resultatkravene til Københavns Ejendomme vil efter Borgerrepræsentationens godkendelse blive indarbejdet i resultatkontrakten mellem Københavns Ejendomme og Kultur- og Fritidsudvalget.

Åbningsbalance

Københavns Ejendomme forventes at starte ud med samlede anlægsaktiver for ca. 14 mia. kr. I åbningsbalancen indgår der endvidere finansielle aktiver og passiver samt hensatte forpligtelser. De finansielle aktiver og passiver kan først opgøres når regnskabet for 2005 er kendt, men det forventes, at de finansielle aktiver og passiver ikke vil påvirke den samlede balance væsentligt. Endvidere kan størrelsen af den pensionsforpligtelse, der skal henføres til Ejendomsenheden først opgøres, når de endelige personaleoplysninger for Københavns Ejendomme foreligger.

Københavns Ejendomme forventes at få en årlig omsætning på ca. 280 mio. kr. eksklusiv huslejebetalingerne som følge af huslejemodellen. Københavns Ejendomme vil ved etableringen overtage samlet ca. 359 årsværk fra fagforvaltningerne.

ØKONOMI

Københavns Ejendomme har med vedtagelsen af budget 2006 fået overført vedligeholdelsesmidler, lønmidler og overhead fra fagforvaltningernes budgetter til varetagelse af de opgaver, som overgår til Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006.

Den budgetmæssige regulering af udvalgenes rammer er sket i forslaget til budget 2006 med udgangspunkt i den indstilling om retningslinjerne for ejendomsenhedens etablering, som Økonomiudvalget godkendte på mødet den 1. februar 2005 (ØU 418/04).

Vedligeholdelsesmidlerne, som overføres til Ejendomsenheden, er således opgjort på baggrund af et gennemsnit af udvalgenes vedligeholdelsesforbrug i 2002 og 2003, idet vedligeholdelsesmidlerne efterfølgende er pl-fremskrevet. Denne pl-fremskrivning er dog korrigeret, idet der for 2003-2005 er fratrukket en procentdel svarende til omstillingsbidragets forholdsmæssige andel det samlede rammebelagte område.

De overførte vedligeholdelsesmidler til Københavns Ejendomme dækker udvendig vedligeholdelse mv. og udgør 190 mio. kr. ud af de samlede vedligeholdelsesmidler på 428 mio. kr., eksklusiv midlertidige vedligeholdelsesmidler, der er afsat i forbindelse med tidligere budgetvedtagelser. Der er således overført ca. 44 pct. af de samlede vedligeholdelsesmidler til Københavns Ejendomme.

Ovenstående opgørelsesmetode er fastlagt ud fra de retningslinjer for opgørelse af vedligeholdelsesmidler, som Borgerrepræsentationen godkendte i forbindelse med beslutningen om etablering af Ejendomsenheden (BR 589/03). Det fremgår således af indstillingen:

"Midler til udvendig vedligeholdelse afsættes fra udvalgenes budgetter med udgangspunkt i udvalgenes udgifter i regnskabsårene 2001-2003 med korrektion for særlige bevillinger til afholdelse af vedligeholdelsesudgifter afsat i forbindelse med budgetaftaler."

Det blev efterfølgende konstateret, at der som følge af afviklingen af bydelsforsøgene i 2001 var en række opgørelsesmæssige problemer vedr. dette år, hvorfor det blev besluttet at udelade 2001 i opgørelsen.

Den valgte opgørelsesmetode for overførsel af vedligeholdelsesmidlerne betyder imidlertid, at overførslen af vedligeholdelsesmidler til Københavns Ejendomme kan have økonomiske konsekvenser i fagudvalgene, idet omfang det faktisk opgjorte forbrug i 2002 og 2003 – fremskrevet med en procentsats, hvor pl-fremskrivningen er justeret for den forholdsmæssige andel af omstillingsbidraget – afviger fra det eksisterende budget. Såfremt det eksisterende vedligeholdelsesbudget i fagudvalgene i dag er mindre end den opgjorte overførsel, vil det således være nødvendigt for fagfagudvalgene at foretage kompenserende besparelser i budget 2006 i form af en intern omfordeling for at tilvejebringe de vedligeholdelsesmidler, som skal overføres til Københavns Ejendomme. Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis der er foretaget større besparelser i vedligeholdelsesbudgettet end den forholdsmæssige andel af omstillingsbidraget, ellers hvis forbruget i 2002 og 2003 har været ekstraordinært højt. Omvendt vil et vedligeholdelsesbudget, der i dag er større end den opgjorte overførsel, betyde, at fagudvalgene vil have frigjorte vedligeholdelsesmidler.

Fagforvaltningerne har i styregruppen vedr. etablering af Ejendomsenheden gjort opmærksom på denne problemstilling og de mulige økonomiske konsekvenser. Konkret har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen opgjort, at der mangler budgetmæssig dækning for de overførte vedligeholdelsesmidler på ca. 4 mio. kr. Beløbet kan bl.a. henføres til udskiftning af vinduer på Social- og Sundhedsskolen, der pr. 1. januar 2002 overgik fra Sundheds- og Omsorgsudvalget til Uddannelses- og Ungdomsudvalget. I den forbindelse blev der overført et mindreforbrug på 5,8 mio. kr. fra Sundheds- og Omsorgsudvalgets regnskab 2001 til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets budget i 2002.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har i forlængelse heraf rettet henvendelse til Revisionsdirektoratet med anmodning om korrektion af de overførte vedligeholdelsesmidler, da det er Revisionsdirektoratet, som har gennemført kvalitetssikring af opgørelserne vedr. overførsel af vedligeholdelsesmidler til Københavns Ejendomme.

Revisionsdirektoratet har behandlet henvendelsen og konkluderet, at der på grundlag af den fastlagte opgørelsesmetode ikke foreligger oplysninger, som godtgør en ændring i de overførte vedligeholdelsesmidler. Driftsbevillingen til udskiftning af vinduer på Social- og Sundhedsskolen var således givet som en overførsel af opsparede vedligeholdelsesmidler og ikke som ekstraordinære vedligeholdelsesmidler afsat i forbindelse med en budgetaftale.

Der er løbende foretaget korrektioner af de overførte beløb på baggrund af Revisionsdirektoratets kvalitetssikring af overførte vedligeholdelsesbeløb, opgørelse af faktiske lønudgifter mv. Den budgetmæssige regulering af udvalgenes rammer fremgår af tabel 2.

Tabel 2 – Budgetmæssig regulering af udvalgenes rammer ved etablering af Københavns Ejendomme.

06-pl	ØU	UUU	FAU	SOU	KFU	BTU	MFU	KEjd
Vedligeholdelsesmidler	-80	-80.378	-61.636	-22.552	-49.958	-2.134	0	216.737
Lønmidler	0	-6.676	-6.940	-1.672	-37.185	-76	0	52.549
Overhead	0	-2.773	-3.372	-111	-8.634	-12	0	14.902
Samlet	-80	-89.827	-71.947	-24.336	-95.777	-2.221	0	284.188

Københavns Ejendomme har til dækning af udgifterne ved drift af rengøringsvirksomheden fået en indtægtsbevilling på 75.751 t. kr., således at rengøringsvirksomheden er budgetmæssig udgiftsneutral. Københavns Ejendomme skal i den forbindelse kunne adskille rengøringsvirksomheden regnskabsmæssigt fra den øvrige virksomhed.

Da Rengøringssektionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overføres til Børne- og Ungdomsforvaltningen i stedet for Københavns Ejendomme, nedjusteres såvel udgifts- som i ndtægtsbevillingen for rengøringsvirksomheden i Københavns Ejendomme med 23.041 t. kr. (funktion 6.50.1), idet Børne- og Ungdomsforvaltningens budget vil blive opjusteret tilsvarende (administration, funktion 6.50.1). Desuden vil der blive overført 1.527 t. kr. i overhead vedr. rengøringssektionen fra Københavns Ejendomme (funktion 6.50.1) til den ny Børne- og Ungdomsforvaltning (administration, funktion 6.50.1).

Det er i forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2006 besluttet, at der i 2006 afsættes ekstra 50 mio. kr. til vedligeholdelse af kommunens ejendomme, og at der fra 2005 samtidig overføres 10,4 mio. af tidligere afsatte budgetmidler til Københavns Ejendommes bygningsvedligeholdelse i 2006.

Overførsel af anlægsbevillinger for de igangværende anlægsprojekter, der overføres til Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006, sker som en del af overførselssagen i november 2005 på baggrund af de stadeopgørelser, som forvaltningerne har udarbejdet. De overførte anlægsbevillinger vil blive efterreguleret i forhold til det faktiske forbrug, når regnskabet for 2005 er afsluttet.

Indførelse af huslejemodellen betyder, at forvaltningerne frem over skal afholde en huslejeudgift, som de ikke hidtil har afholdt. Udvalgene kompenseres for denne merudgift, som samlet vil være udgiftsneutral for kommunen, idet Købehavns Ejendomme tildeles en modsvarende indtægtsbevilling.

Korrektionerne vedr. huslejemodellen i budget 2006 omfatter alene de ejendomme, som overføres til Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006, hvor forvaltningerne har oplyst, at ejendommen benyttes af forvaltningen selv. Det betyder, at de ejendomme som overføres til Københavns Ejendomme, hvor ejendommen i dag benyttes helt eller delvist af en anden forvaltning eller af tredjemand ikke indgår i den beregnede korrektion. Kompensation herfor vil ske i takt med udformningen af de konkrete lejekontrakter baseret på fordelingstal for ejendommen. Foreløbig er udvalgenes samlede kompensationsbeløb vedr. huslejemodellen således opgjort til ca. 308 mio. kr.

Ovenstående afgrænsning er valgt, da samtlige eksisterende huslejebetalinger mellem forvaltningerne indbyrdes og med tredjemand endnu ikke er opgjort. Desuden er der en væsentlig del af ejendommene, hvor der enten ikke foreligger oplysninger om ejendomsvurdering og/eller areal, eller hvor det er usikkert, om de foreliggende oplysninger er korrekte.

Derfor vil der i den løbende budgetopfølgning skulle foretages efterreguleringer af den til udvalgene tildelte kompensation i takt med at oplysningerne kvalitetsikres, så det sikres, at den tildelte kompensation svarer til den faktiske merudgift ved huslejemodellen.

Forvaltningernes udgifter til ejendomsskatter og forbrug af el, vand og varme er ikke overført til Københavns Ejendomme, hvorfor udvalgene ikke skal kompenseres herfor. Da Københavns Ejendomme frem over skal afholde udgifterne til ejendomsskat samt forbrug i det omfang, det ikke er muligt at henføre forbruget til den enkelte lejer, vil lejerne blive opkrævet herfor over huslejen.

MILJØVURDERING

Der er ikke foretaget en miljøvurdering af indstillingen, da sagstypen ikke er omfattet af Økonomiforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

Indstillingen har været drøftet i styregruppen vedr. Ejendomsenheden på møder den 26. september og 13. oktober.

BILAG

1. Materialesamling vedr. Københavns Ejendomme.

Bjarne Winge

/ Henrik Plougmann Olsen

Bilag

Bilag 1

Til top