Opdatering af retningslinjer for miljømærker i indkøb

Indstilling

Indstilling om,

1. at Københavns Kommunes retningslinjer for krav til miljømærker i udbud og indkøb, jf. bilag 1, godkendes,
2. at Økonomiforvaltningen fremover udfører 2-4 tiltag om året for at fremme miljømærker i indkøb, herunder markedsdialog.

(Økonomiudvalget) 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen (BR) vedtog den 1. december 2022 Københavns Kommunes indkøbspolitik for 2023-26, hvor der fremgår nye indsatsområder på blandt andet miljø- og klimaområdet (bilag 2). Det fremgår af indstillingen, at Økonomiforvaltningen (ØKF) i 2023 efter inddragelse af forvaltningerne skal lægge en sag til Økonomiudvalget (ØU) med oplæg til et mål for indkøb af miljømærkede produkter.

Miljømærkeindsats i Københavns Kommune
BR vedtog d. 12. oktober 2017 en miljømærkeindsats, som har til formål at sikre at Københavns Kommune stiller krav om type-1 miljømærker i udbud og indkøb (Bilag 3). Type-1 miljømærker er miljømærker efter ISO-standard 14024, hvilket udbudsdirektivet læner sig opad.

Eksempler på type-1 miljømærker er fx Svanemærket, EU-blomsten og Blauer Engel (Bilag 1).
Beslutningen i 2017 indebærer, at ØKF i samarbejde med Miljømærkning Danmark samt Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) gennemfører to til fire fokuserede markedsdialoger årligt med henblik på at øge udbuddet af miljømærkede produkter. ØKF skal desuden hvert år i samarbejde med Miljømærkning Danmark opdatere en kategorisering af indkøbsområder, der viser udbredelsen af type-1 miljømærker.

Siden vedtagelsen af miljømærkeindsatsen i 2017 har Københavns Kommune arbejdet ambitiøst med at stille krav i udbud, modne markedet og kontinuerligt opdatere den miljømærkekategorisering af indkøbsområder, som indsatsen hviler på (Bilag 1).

Dette arbejde har haft betydning for udviklingen på markedet og inspireret andre kommuners arbejde med miljømærker. ØKF har dog på baggrund af en intern evaluering af indsatsen i 2022 konkluderet, at der er behov for at justere indsatsen.

ØKF har identificeret nedenstående konkrete udfordringer med den nuværende miljømærkeindsats:

• Det er ressourcekrævende at afholde store fokuserede markedsdialoger, og en del af disse ressourcer vurderes at kunne bruges bedre på at rette fokus mod at sikre, at Københavns Kommune indkøber miljømærkede varer og services.
• Datagrundlaget for miljømærker er ikke tilstrækkeligt til at måle den konkrete effekt fra indsatsen.
• Kommunens indkøbssystem viser ikke miljømærker tydeligt i indkøbssituationen. Dette gør det svært for indkøberen at tilvælge miljømærkede varer og tjenesteydelser.
• Der er behov for at konkretisere og kommunikere tydeligere om miljømærkeindsatsen internt i kommunen.

Løsning

Opdatering af Miljømærkeindsatsen

ØKF har på baggrund af evalueringen konkluderet, at miljømærkeindsatsen kan opnå større effekt, hvis ØKF kan udføre andre typer tiltag end de to til fire fokuserede markedsdialoger om året, som blev besluttet af BR d. 12. oktober 2017. Det anbefales derfor, at miljømærkeindsatsen opdateres med initiativer, der udvider den nuværende indsats.

Det indstilles, at ØKF fremover udfører 2-4 årlige tiltag, og at disse både kan være markedsdialoger eller have anden form.
Eksempelvis vurderer ØKF, at nedenstående tiltag kan få større effekt end fokuserede markeds-dialoger:

• Analyser af sortimentet på kommunens indkøbsaftaler og dialog med leverandører for at øge det miljømærkede sortiment på aftalen.

• Analyser af sortimentet på egne aftaler og SKI-aftaler med henblik på at fjerne varer eller services i indkøbssystemet, som er uden miljømærker, hvor der er miljømærkede alternativer på aftalen, der ikke er væsentligt dyrere.

• Udarbejdelse af kampagner for eksempel med kommunikationsmateriale til kommunens indkøbere med henblik på at styre indkøbet mod miljømærkede varer, når de er på aftale.

• Indgå i samarbejder med andre offentlige indkøbere i Danmark eller EU for at påvirke miljømærkelicensgivere, som Miljømærkning Danmark, til at oprette nye kriterier for produkter eller services, hvor Københavns Kommune har en høj indkøbsvolumen.

Hermed bliver miljømærkeindsatsen mere fleksibel, og ØKF kan løbende udnytte nye muligheder for at udføre tiltag, der vil øge miljømærkeindsatsens effekt.

Københavns Kommunes retningslinjer for krav til miljømærker i kommunens indkøb og udbud
ØKF har løbende fået henvendelser vedr. den praktiske anvendelse og afgrænsning af kravene, der blev vedtaget af BR d. 12. oktober 2017.

Det indstilles derfor, at kravene til miljømærker i kommunens indkøb og udbud videreføres i justeret form jf. bilag 1. Kravene præciseres, så det tydeligt fremgår, at Københavns Kommune accepterer alle type-1 miljømærker. Desuden tilføjes det, at kravene gælder for alle varer og ydelser, der er en del af kontraktens genstand.

Data, mål og brugervenlighed
ØKF har igangsat et udviklingsarbejde, som vil styrke dataunderstøttelsen af miljømærkeindsatsen. Dermed kan kommunen bedre sikre og dokumentere om de varer og services, der faktisk købes ind og anvendes i kommunen, er mærket med et type-1 miljømærke. Dataarbejdet vil desuden bidrage til at synliggøre miljømærker i indkøbsløsningen. Det vil medføre, at indkøberne i de enkelte institutioner tydeligt kan se, hvilke produkter og services der er miljømærkede, når de køber ind i indkøbsløsningen.

Målet for miljømærkeindsatsen er, at alle indkøb skal være type-1 miljømærket, når det er muligt at anskaffe et miljømærket produkt eller service, der kan imødekomme kommunens konkrete behov. ØKF vil løbende videreudvikle opgørelsesmetoden til bedre at estimere andelen af miljømærkede indkøb i kommunens indkøbsaftaler.

Det er på baggrund af en foregående undersøgelse, i samarbejde med indkøbsorganisationen vurderet, at det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at sætte et kvantitativt måltal eller nøgletal, som kan bruges til at monitorere performance på miljømærkeindsatsen fremadrettet. For at sætte et kvantitativt måltal, er der behov for bedre data og muligvis flere systemændringer til indkøbsløsningen. Dette vil ØKF afklare løbende og orientere om i den årlige ØU-orientering på området.

Økonomi

Sagen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

ØKF er i gang med at forberede to fokuserede markedsdialoger i 2023 vedrørende henholdsvis håndværkerydelser og kontorartikler.

Såfremt indstillingen godkendes, vil ØKF planlægge arbejdet med både nye tiltag og markedsdialog fra 2024 og frem.

ØKF vil med inddragelse af relevante forvaltninger udarbejde en konkret proces for at indsamle og behandle miljømærkedata med henblik på at analysere og forbedre effekten fra miljømærkeindsatsen. ØU vil få fremlagt status på arbejdet med miljømærkedata i den faste årlige orientering om miljømærkeindsatsen, herunder vil ØU i løbet af 2024 få en vurdering om muligheden for at sætte kvantitative mål på området.

1. at Københavns Kommunes retningslinjer for krav til miljømærker i udbud og indkøb, jf. bilag 1, godkendes,
2. at Økonomiforvaltningen fremover udfører 2-4 tiltag om året for at fremme miljømærker i indkøb.