Borgerpræsentationens ordinære mødeplan for 2024

Indstilling

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen godkender forslag til mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2024, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor,
2. at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere (jf. afsnittet ”Løsning” nedenfor) i henhold til § 5 i Forretningsorden for Borgerrepræsentationen får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Det følger af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 47 af 15. januar 2019), at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes.

I forbindelse med behandlingen af mødeplanen for 2017, blev der i efteråret 2016 afgivet en protokolbemærkning om, at der ved fastlæggelse af mødeplanen fremover skulle prioriteres en proces for plan- og bevillingssager på fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen. Kun undtagelsesvist ønskedes sagerne behandlet i en proces, der er længere end fire uger. Planlægningen af mødeplanen for 2024 er foretaget ud fra disse principper.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har i forbindelse med planlægningen af mødedatoerne i 2024 for hhv. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen udarbejdet et udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget og i den forbindelse angivet mulige placeringer af fagudvalgsmøder. Den foreløbige mødeplan med forslag til placering af fagudvalgenes møder i de farvede blokke, jf. bilag 1, har været rundsendt til forvaltningerne. Dette har givet anledning til en bemærkning fra Børne- og Ungdomsforvaltningen, der har gjort opmærksom på, at der er et sammenfald mellem BR-mødet den 1. februar 2024 og KL’s Børn- & Unge Topmøde den 1.-2. februar 2024.

Såfremt der er et politisk ønske om at undgå ovenstående sammenfald, har Borgerrepræsentationens medlemmer mulighed for at stille et ændringsforslag til nærværende indstilling om at dispensere fra hovedreglen, således at mødet placeres onsdag den 31. januar 2024 i stedet for torsdag den 1. februar.

Til brug for Borgerrepræsentationens stillingtagen til mødeplanen fremgår forslag til mødedatoer for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2024 nedenfor i afsnittet "Løsning".

Løsning

Følgende ordinære møder foreslås afholdt i Borgerrepræsentationen i 2024:

18. januar (nytårskur, uge 3)

1. februar (uge 5)

29. februar (uge 9)

14. marts (uge 11)

18. april (uge 16)

2. maj (uge 18)

30. maj (uge 22)

20. juni (uge 25)

22. august (uge 34)

29. august (1. behandling af budget, uge 35)

19. september (uge 38)

3. oktober (2. behandling af budget, uge 40)

10. oktober (uge 41)

7.november (uge 45)

28. november (uge 48)

12. december (uge 50)

Tid og sted  
Borgerrepræsentationens møder finder som hovedregel sted torsdage fra kl. 17.30. Dog starter møderne i uge 35 og 40, hvor Borgerrepræsentationen behandler kommunes budget, kl. 16.00.

Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

Ændring af mødeplan
Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende ved indstillingens godkendelse. Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan.

Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt.

Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

Øvrige datoer

Økonomiforvaltningen kan desuden gøre opmærksom på følgende datoer:

• Kommunaløkonomisk Forum (KØF) den 11.-12. januar 2024.
• Kommunalpolitisk Topmøde den 21.-22. marts 2024.
• Folkemødet den 13.-15. juni 2024.

Stillingtagen til, hvilke kommunalt ansatte, der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i borgerrepræsentationen

Det følger af Forretningsorden for Borgerrepræsentationen (§ 5), at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte - ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat – får adgang til, uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde, at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

• Økonomiforvaltningens direktion,
• De administrerende direktører for de seks øvrige fagforvaltninger,
• Chefen for Intern Revision,
• Borgerrådgiveren,
• eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstnævnte ni personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for chefen for Intern Revision og Borgerrådgiveren udpeges af overborgmesteren).

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder i Borgerrepræsentationen afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.

Videre proces

Godkendes mødeplanen for 2024 af Borgerrepræsentationen, vil Borgerrepræsentationens Sekretariat offentliggøre den på Københavns Kommunes hjemmeside.

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen