Mødedato: 24.08.2000, kl. 17:30

Ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune

Ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune

for mødet «MDAT» kl

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 24. august 2000

 

BR 336/2000

Ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune

Ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune.

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler,

at Borgerrepræsentationen tiltræder forslaget om ændring af kommunens nuværende interne betalingsmodel for IT-ydelser, herunder de bevillingsmæssige ændringer i afsnit 5, samt de prismæssige ændringer, jf. bilag 2.

Økonomiudvalgets beslutning den 20. juni 2000

Anbefales.

 

 

RESUME

Kommunens nuværende interne betalingsmodel for IT-ydelser blev etableret da Københavns Kommunes IT-service (KKI) varetog driften af kommunens IT-systemer. Kommunen har siden outsourcingen i efteråret 1998 haft Kommunedata (KMD) som hovedleverandør af centrale IT-ydelser. Dette forhold og den efterfølgende teknologiske udvikling har gjort det relevant at ændre nogle af betalingsprincipperne i den nuværende betalingsmodel.

Med forslaget ønskes en ny intern betalingsmodel der 1) Optimerer den økonomiske adfærd på IT-området og 2) Skaber bedre sammenhæng mellem økonomisk ansvar og kompetence samt 3) Fremmer moderne teknologianvendelse som f.eks. brug af Internet mv.

Med indstillingen ændres nedenstående betalingsprincipper:

Den nuværende tilslutningsafgift erstattes af tre afgifter, der dækker 1) adgang til KMD-systemer, 2) adgang til Internet og 3) adgang til eksterne databaser. Øvrige udgifter under den nuværende tilslutningsafgift skal fremover finansieres af en fælles bevilling under Økonomiudvalget. Som konsekvens heraf overføres i alt 32,7 mill. kr. fra udvalgene og bydelsrådene til Økonomiudvalget. Prisen for opkobling til KMD-systemer via Københavnernet fastsættes pr. Pc til 80 kr. pr. måned. Prisen for adgang til Internet fastsættes til 20 kr. pr. Pc pr. måned, og prisen for adgang til eksterne databaser fastsættes uændret til 50 kr. pr. Pc pr. måned.

Øvrige ydelser som udprintning, og overførsel af data til mikrofiche, samt kuvertering betales i dag af forvaltninger og bydele efter faktisk forbrug. Den nuværende betaling dækker ikke de faktiske omkostninger. Derfor overføres yderligere 5,8 mill. kr. fra Økonomiudvalget til udvalgene og bydelsrådene. Enhedspriserne på print, mikrofiche og kuvertering er henholdsvis 0,0034 kr./linie, 4,6446 kr./stk. og 0,3 kr./stk.

Vedligeholdelse af decentrale IT-systemer skal fremover betales af de udvalg og bydelsråd der anvender systemerne. Der overføres derfor 5,2 mill. kr. fra Økonomiudvalget til udvalgene og bydelsrådene. Ydelsen afregnes efter den gældende timepris for vedligeholdelse på 857,00 kr.

Der indføres en licensbetaling for driftsafvikling af det økonomiske og fælles Data Warehouse på 150.000 kr. pr. forvaltning/bydel pr. år.

Der indføres en årlig efterregulering af udvalgenes og bydelenes betaling for IT-ydelser. Udvalg og bydelsråd opkræves en efterbetaling hvis Økonomiforvaltningens betaling til KMD overstiger det beløb der udfaktureres. Omvendt tilbagebetales beløbet hvis det udfakturerede beløb overstiger betalingen til KMD. Efterreguleringen vil finde sted i det efterfølgende budgetår. Reguleringen sker ved årets udgang og med virkning fra primo det følgende år. Reguleringen sker via transaktionsafgiften, betalingen for adgang til KMD-systemer, Internet og eksterne databaser, samt driftsudgifter for client-server systemer og licensafgifter for fællessystemer, når disse betalinger indføres.

Ovennævnte ændringer får budgetmæssig virkning fra 3. kvartal 2000 og træder i kraft 1. juli 2000.

Help Desk-henvendelser vil blive udfaktureret, så snart registreringen understøtter det.

Driftsafviklingen m.v. af KØR udfaktureres til forvaltninger og forsøgsbydele, og en tilsvarende bevilling lægges ud til de enkelte udvalg og bydelsråd.

Der indføres decentral licensbetaling til dækning af opgradering, videreudvikling m.v. af det økonomiske og fælles Data Warehouse.

Ovennævnte ændringer vil blive stillet som ændringsforslag i forbindelse med budget 2001 og vil dermed få budgetmæssig virkning fra 1. januar 2001.

I 2001 indføres decentral betaling for driftsafvikling m.v. af client-server systemer, der ikke omfattes af transaktionsbetalingerne.

Samtidig indføres en decentral licensbetaling til dækning af udgifterne til anskaffelse, implementering, opgradering, videreudvikling og vedligeholdelse af fællessystemer.

De øvrige principper i den interne betalingsordning og de tilhørende priser videreføres uændret. Det ligger til grund for ændringsforslagene, at de økonomiske konsekvenser af forslagene i udgangspunktet er neutrale for udvalgene og bydelsrådene.

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Overvejelserne om at ændre betalingsmodellen for IT-ydelser udspringer af kommunens ønsker om:

  • At optimere IT-adfærden, ved at skabe større gennemsigtighed og styrbarhed.
  • Skabe bedre sammenhæng mellem økonomisk ansvar og kompetence.
  • At anvende en model der tager højde for teknologiske ændringer, herunder behovet for at udbrede adgangen til internettet mv.

I det følgende beskrives den nuværende betalingsmodel, ændringsforslagene og de bevillingsmæssige konsekvenser af ændringerne. Betalingsmodellen er uddybende beskrevet i vedlagte bilag 1.

 

2. Den nuværende betalingsmodel

Kommunen betaler i overensstemmelse med outsourcing-kontrakten et fast månedligt driftsvederlag til Kommunedata for en række IT-ydelser. Denne betaling afholdes af en central bevilling under Økonomiudvalget. Økonomiforvaltningen viderefakturerer en del af denne udgift til forvaltningerne og bydelene i overensstemmelse med den gældende interne betalingsmodel. En række af kommunens IT-ydelser finansieres endvidere af en central bevilling under Økonomiudvalget jf. nedenfor.

2.1 Decentral betaling af individuelle IT-ydelser

De afgifter der efter den nuværende betalingsmodel opkræves af forvaltninger og bydele er:

  • Transaktionsafgift (en afgift for brug af systemerne)
  • Tilslutningsafgift (en afgift for at være koblet til systemerne)
  • Rekvirerede brugerserviceopgaver (kurser, konsulentydelser, udviklingsydelser)
  • Rekvirerede udviklings- og vedligeholdelsesopgaver (ny- og videreudvikling samt ændringer af decentrale IT-systemer)
  • Licensbetalinger og porto ved forsendelser (eksempelvis lønsedler)

2.2 Central betaling af fælles IT-ydelser

Økonomiudvalget finansierer p.t. følgende IT-ydelser:

  • Tværgående udviklings- og vedligeholdelsesopgaver, samt vedligeholdelse af decentrale IT-systemer
  • Generel Københavnernet-udbygning og vedligeholdelse, herunder i relation til KØR
  • Centrale IT-systemer, herunder driftsafvikling m.v. af KØR
  • Benyttelse af KMD's help-desk og hot-line support
  • Øvrige KMD-ydelser så som udprintning, mikrofiche samt kuvertering
  • Nye tiltag, der kan understøtte kommunens administrative udvikling
  • Vedligeholdelse af decentrale systemer

 

3. Vurdering af behov for ændringer i den nuværende betalingsmodel

Outsourcingen af KKI til Kommunedata og den teknologiske udvikling har gjort det relevant at vurdere behovet for ændringer i principperne i den nuværende betalingsmodel for IT-ydelser.

 

3.1 Vurderingskriterier

Der har i gennemgangen af de enkelte betalingsprincipper været anvendt følgende vurderingskriterier:

  • Adfærdsregulering. Har betalingsordningen en positiv effekt på brugernes/forvaltningernes optimering af ressourceforbruget?
  • Gennemsigtighed. Giver betalingsmodellen mulighed for at sammenholde prisen med den leverede ydelse og derved opnå en reel priskontrol?
  • Styrbarhed. Er der sammenhæng mellem ansvar og kompetence? Giver betalingsmodellen mulighed for budgetsikkerhed centralt såvel som decentralt?
  • Administrerbarhed. Er betalingsmodellen enkel at administrere centralt såvel som decentralt?
  • Robusthed. Er betalingsmodellen robust overfor teknologiske ændringer?
  • Kontraktoptimering. Understøtter betalingsmodellen optimering af de gældende kontrakter med eksterne leverandører?

Vurderingen af de nuværende betalingsprincipper giver anledning til nedenstående forslag til ny betalingsmodel.

Det ligger endvidere til grund for ændringsforslagene at de økonomiske konsekvenser af forslagene i udgangspunktet er neutrale for udvalgene og bydelsrådene.

 

4. Forslag til ny intern betalingsmodel

Sammenfattende foreslås følgende ændringer:

  • Tilslutningsafgiften erstattes af afgift, der dækker udgifterne til at etablere adgang til KMD-systemer, Internet og eksterne databaser. Prisen fastsættes pr. Pc der er tilsluttet nettet uanset opkoblingsform. Øvrige udgifter under den nuværende tilslutningsafgift vil blive finansieret over en fælles bevilling under Økonomiudvalget.
  • Der indføres decentral betaling for vedligeholdelse af decentrale systemer.
  • Øvrige ydelser som print, mikrofiche og kuvertering betales decentralt på grundlag af fastlagte enhedspriser og efter opgjort forbrug.
  • Der indføres en licensbetaling for driftsafvikling af det økonomiske og fælles Data Warehouse.
  • Der foretages en årlig efterregulering af forvaltninger og bydeles betaling efter kommunens faktiske betaling til KMD. Efterbetaling ved manko og godtgørelse til forvaltning og bydele ved overskud. Efterreguleringen vil finde sted i det efterfølgende budgetår. Reguleringen sker ved årets udgang og med virkning fra primo det følgende år. Reguleringen sker via transaktionsafgiften, betalingen for adgang til KMD-systemer, Internet og eksterne databaser, samt driftsudgifter for client-server systemer og licensafgifter for fællessystemer, når disse betalinger indføres.

  • Med budget 2001 vil udgifterne til Kommunedatas Help Desk-funktion blive betalt af forvaltninger og bydele efter antallet af henvendelser. Udgiften afholdes centralt indtil KMD's registrering af henvendelser bliver så detaljeret, at den understøtter udfakturering.
  • Med budget 2001 indføres decentral betaling for driftsafvikling m.v. af KØR. Eftersom KMD's registrering af forbruget ikke understøtter udfakturering til forvaltningerne, videreføres den centrale finansiering af KØR indtil da. Samtidig lægges den centrale bevilling under Økonomiudvalget ud til fagudvalg og bydele til dækning af betalingen.
  • Med budget 2001 indføres en decentral licensbetaling for det økonomiske og fælles Data Warehouse til dækning af udgifterne til opgradering, videreudvikling m.v. Licensbetalingerne afholdes indenfor udvalgenes og bydelenes budgetrammer.
  • I 2001 indføres decentral betaling for driftsafvikling m.v. af client-server systemer, der ikke omfattes af transaktionsbetalingerne. Betalingen afholdes indenfor udvalgenes og bydelenes budgetrammer.
  • I 2001 indføres en decentral licensbetaling til dækning af udgifterne til anskaffelse, implementering, opgradering, videreudvikling og vedligeholdelse af fællessystemer (KMD-løn, KØR m.v., samt eksempelvis det nye indkøbssystem der påtænkes anskaffet i 2001). For de systemer, der i dag finansieres af en central bevilling under Økonomiudvalget, vil der blive lagt midler ud til dækning af licensbetalingen. Øvrige licensbetalinger vil der ikke blive lagt midler ud til, idet udgifterne skal afholdes indenfor udvalgenes og bydelenes budgetrammer (dækkende udgifter til opgradering, versionsskift og ny funktionalitet m.v.).

Følgende dele af den nuværende betalingsordning foreslås videreført uændret:

  • Transaktionsbetaling for datakraft- og diskpladsforbrug
  • Betaling for rekvireret udvikling og vedligeholdelse af lokale systemer, der finansieres af forvaltninger og bydele

  • Betaling for brugerservice.

  • Softwarelicens og porto, der finansieres af forvaltninger og bydele

Følgende foreslås som konsekvens heraf ophævet:

  • Terminaltilslutningsafgiften pr. pc'er

 

5. Bevillingsmæssige konsekvenser som følge af ny betalingsmodel

Den ny betalingsmodel vil have nedenstående bevillingsmæssige konsekvenser fordelt på udvalg og bydelsråd.

Tabel 1: Bevillingsmæssige ændringer som følge af ny betalingsmodel

 

For beregning af de enkelte tillægsbevillinger henvises til bilag 3a, 3b, 3c og 3d.

Ved beregningen af tillægsbevillingen for forsøgsbydelene er beregningsgrundlaget, jf. bilag 3a-3c fordelt via tilskudsfordelingsmodellen, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 23. september 1999.

Økonomi

Se ovenfor.

 

Høring

Indstillingen er sendt til høring i Udvalg og bydelsråd.

Høringen har givet anledning til bemærkninger, jf. vedlagte notat.

Bemærkningerne har ikke givet anledning til ændringer i principperne for betalingsmodellen. Som følge af høringssvarene er der dog foretaget enkelte korrektioner i beregningsgrundlaget og dermed i tillægsbevillingerne

 

 

 

 

Bilag

  1. Notat af 26. maj 2000 vedrørende ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune
  2. Revideret prisliste i overensstemmelse med den ny interne betalingsmodel
  3. Beregningsgrundlag for bevillingsmæssige ændringer for de enkelte forvaltninger og forsøgsbydele samt disses institutioner:
    1. Udgangspunkt
    2. Nye priser
    3. Ændringer
    4. Tillægsbevillingen til Økonomiudvalget
  4. Notat af 14. juni 2000 om høringssvar vedrørende ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune

 

 

 

Kurt Bligaard Pedersen

/Bjarne Winge

 

Til top