Ny intern betalingsmodel for IT-ydelser i Københavns Kommune

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler,

Kommunens nuværende interne betalingsmodel for IT-ydelser blev etableret da Københavns Kommunes IT-service (KKI) varetog driften af kommunens IT-systemer. Kommunen har siden outsourcingen i efteråret 1998 haft Kommunedata (KMD) som hovedleverandør af centrale IT-ydelser. Dette forhold og den efterfølgende teknologiske udvikling har gjort det relevant at ændre nogle af betalingsprincipperne i den nuværende betalingsmodel.

Med forslaget ønskes en ny intern betalingsmodel der 1) Optimerer den økonomiske adfærd på IT-området og 2) Skaber bedre sammenhæng mellem økonomisk ansvar og kompetence samt 3) Fremmer moderne teknologianvendelse som f.eks. brug af Internet mv.

Med indstillingen ændres nedenstående betalingsprincipper:

Den nuværende tilslutningsafgift erstattes af tre afgifter, der dækker 1) adgang til KMD-systemer, 2) adgang til Internet og 3) adgang til eksterne databaser. Øvrige udgifter under den nuværende tilslutningsafgift skal fremover finansieres af en fælles bevilling under Økonomiudvalget. Som konsekvens heraf overføres i alt 32,7 mill. kr. fra udvalgene og bydelsrådene til Økonomiudvalget. Prisen for opkobling til KMD-systemer via Københavnernet fastsættes pr. Pc til 80 kr. pr. måned. Prisen for adgang til Internet fastsættes til 20 kr. pr. Pc pr. måned, og prisen for adgang til eksterne databaser fastsættes uændret til 50 kr. pr. Pc pr. måned.

Øvrige ydelser som udprintning, og overførsel af data til mikrofiche, samt kuvertering betales i dag af forvaltninger og bydele efter faktisk forbrug. Den nuværende betaling dækker ikke de faktiske omkostninger. Derfor overføres yderligere 5,8 mill. kr. fra Økonomiudvalget til udvalgene og bydelsrådene. Enhedspriserne på print, mikrofiche og kuvertering er henholdsvis 0,0034 kr./linie, 4,6446 kr./stk. og 0,3 kr./stk.

Vedligeholdelse af decentrale IT-systemer skal fremover betales af de udvalg og bydelsråd der anvender systemerne. Der overføres derfor 5,2 mill. kr. fra Økonomiudvalget til udvalgene og bydelsrådene. Ydelsen afregnes efter den gældende timepris for vedligeholdelse på 857,00 kr.

Der indføres en licensbetaling for driftsafvikling af det økonomiske og fælles Data Warehouse på 150.000 kr. pr. forvaltning/bydel pr. år.

Der indføres en årlig efterregulering af udvalgenes og bydelenes betaling for IT-ydelser. Udvalg og bydelsråd opkræves en efterbetaling hvis Økonomiforvaltningens betaling til KMD overstiger det beløb der udfaktureres. Omvendt tilbagebetales beløbet hvis det udfakturerede beløb overstiger betalingen til KMD. Efterreguleringen vil finde sted i det efterfølgende budgetår. Reguleringen sker ved årets udgang og med virkning fra primo det følgende år. Reguleringen sker via transaktionsafgiften, betalingen for adgang til KMD-systemer, Internet og eksterne databaser, samt driftsudgifter for client-server systemer og licensafgifter for fællessystemer, når disse betalinger indføres.

Ovennævnte ændringer får budgetmæssig virkning fra 3. kvartal 2000 og træder i kraft 1. juli 2000.

Help Desk-henvendelser vil blive udfaktureret, så snart registreringen understøtter det.

Driftsafviklingen m.v. af KØR udfaktureres til forvaltninger og forsøgsbydele, og en tilsvarende bevilling lægges ud til de enkelte udvalg og bydelsråd.

Der indføres decentral licensbetaling til dækning af opgradering, videreudvikling m.v. af det økonomiske og fælles Data Warehouse.

Ovennævnte ændringer vil blive stillet som ændringsforslag i forbindelse med budget 2001 og vil dermed få budgetmæssig virkning fra 1. januar 2001.

I 2001 indføres decentral betaling for driftsafvikling m.v. af client-server systemer, der ikke omfattes af transaktionsbetalingerne.

Samtidig indføres en decentral licensbetaling til dækning af udgifterne til anskaffelse, implementering, opgradering, videreudvikling og vedligeholdelse af fællessystemer.

De øvrige principper i den interne betalingsordning og de tilhørende priser videreføres uændret. Det ligger til grund for ændringsforslagene, at de økonomiske konsekvenser af forslagene i udgangspunktet er neutrale for udvalgene og bydelsrådene.

Overvejelserne om at ændre betalingsmodellen for IT-ydelser udspringer af kommunens ønsker om:

I det følgende beskrives den nuværende betalingsmodel, ændringsforslagene og de bevillingsmæssige konsekvenser af ændringerne. Betalingsmodellen er uddybende beskrevet i vedlagte bilag 1.

Kommunen betaler i overensstemmelse med outsourcing-kontrakten et fast månedligt driftsvederlag til Kommunedata for en række IT-ydelser. Denne betaling afholdes af en central bevilling under Økonomiudvalget. Økonomiforvaltningen viderefakturerer en del af denne udgift til forvaltningerne og bydelene i overensstemmelse med den gældende interne betalingsmodel. En række af kommunens IT-ydelser finansieres endvidere af en central bevilling under Økonomiudvalget jf. nedenfor.

De afgifter der efter den nuværende betalingsmodel opkræves af forvaltninger og bydele er:

Økonomiudvalget finansierer p.t. følgende IT-ydelser:

Outsourcingen af KKI til Kommunedata og den teknologiske udvikling har gjort det relevant at vurdere behovet for ændringer i principperne i den nuværende betalingsmodel for IT-ydelser.

Der har i gennemgangen af de enkelte betalingsprincipper været anvendt følgende vurderingskriterier:

Vurderingen af de nuværende betalingsprincipper giver anledning til nedenstående forslag til ny betalingsmodel.

Det ligger endvidere til grund for ændringsforslagene at de økonomiske konsekvenser af forslagene i udgangspunktet er neutrale for udvalgene og bydelsrådene.

Sammenfattende foreslås følgende ændringer:

Følgende dele af den nuværende betalingsordning foreslås videreført uændret:

Følgende foreslås som konsekvens heraf ophævet:

Den ny betalingsmodel vil have nedenstående bevillingsmæssige konsekvenser fordelt på udvalg og bydelsråd.

For beregning af de enkelte tillægsbevillinger henvises til bilag 3a, 3b, 3c og 3d.

Ved beregningen af tillægsbevillingen for forsøgsbydelene er beregningsgrundlaget, jf. bilag 3a-3c fordelt via tilskudsfordelingsmodellen, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 23. september 1999.

Se ovenfor.

Indstillingen er sendt til høring i Udvalg og bydelsråd.

Høringen har givet anledning til bemærkninger, jf. vedlagte notat.

Bemærkningerne har ikke givet anledning til ændringer i principperne for betalingsmodellen. Som følge af høringssvarene er der dog foretaget enkelte korrektioner i beregningsgrundlaget og dermed i tillægsbevillingerne

Kurt Bligaard Pedersen