Eftersyn af kommunens hjemmeside på indkøbsområdet

Indstilling

Indstilling om,

1. at de igangsatte tiltag, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at det godkendes, at medlemsforslaget stillet af Venstre på Borgerrepræsentationens møde den 4. marts 2021, dagsordenspunkt 23, jf. bilag 2, hermed er håndteret.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen har på baggrund af medlemsforslag fra Venstre pålagt Økonomiforvaltningen at give kommunens hjemmeside på indkøbsområdet et serviceeftersyn. Forslaget er motiveret af, at bl.a. Håndværkerforeningen København og SMV Danmarks medlemsvirksomheder oplever, at det er vanskeligt at orientere sig på kommunens hjemmeside om mulighederne for at blive leverandør til Københavns Kommune. Medlemsforslaget er vedlagt som bilag 2.

Medlemsforslagsstilleren ønsker at virksomhederne får indblik i:

1. Hvilke udbud der er afholdt?
2. Hvornår de er afholdt?
3. Hvem vandt udbuddet og hvorfor?
4. Hvornår der er mulighed for at byde på en opgave igen?
5. Hvilke regler der gælder i øvrigt (beløbsgrænser, geografisk afgrænsning af udbudsdistrikter mv.)?

Endvidere peges på en selvbetjeningsløsning til virksomhederne og information om, hvordan byen er opdelt i geografiske distrikter. Medlemsforslaget er delt i to spor. Et spor i forhold til hvad Økonomiforvaltningen kan implementere på kort sigt og et spor som evt. kræver finansiering af tiltag på længere sigt.

Løsning

Økonomiforvaltningen har afholdt møde med Håndværkerforeningen København og SMV Danmark med henblik på at få uddybet og perspektiveret udfordringerne, som små- og mellemstore virksomheder oplever. Her blev det bekræftet, at der udover de i medlemsforslaget nævnte punkter især efterspørges ”simplificering” og ”adgang til grundlæggende indsigt i, hvad der skal til for at blive leverandør”, så virksomhederne ikke bruger unødig tid, hvis det ikke er realistisk, at de kan opfylde kommunens krav, og for at virksomhederne kan forberede sig forud for et udbud.

Kommunen har mange informationer om indkøb og udbud flere steder på hjemmesiden. Det er med til at øge kompleksiteten på hjemmesiden, at ikke alt er relevant for alle virksomheder.

Hjemmesiden står overfor en omfattende opgradering med lancering i efteråret 2021. I umiddelbar forlængelse af lanceringen vil Økonomiforvaltningen igangsætte et arbejde for generelt at løfte kommunikationen på kommunens erhvervssider, herunder siderne vedrørende udbud og indkøb. Økonomiforvaltningen anbefaler derfor på nuværende tidspunkt de tilpasningerne, som fremgår  nedenfor og forventes klar i august 2021.

Når den nye platform er implementeret, vil Økonomiforvaltningen, bl.a. på baggrund af input fra relevante interessenter som Håndværkerforeningen København og SMV Danmark, vurdere, om det er nødvendigt med yderligere tiltag, og om der er behov for særskilt finansiering. I så fald vil der blive udarbejdet et budgetnotatet til forhandlingerne om overførselssagen 2021/22.

På den korte bane har Økonomiforvaltningen iværksat følgende tiltag, som er uddybet i bilag 1.

• Generel opdatering og ajourføring af information,
• Udarbejdelse af liste med typiske krav, som virksomheder kan møde i kommunens udbud
• Selvstændigt menupunkt med ”spørgsmål og svar om indkøb og udbud”
• Oprydning og omstrukturering så hjemmesiden er mere logisk, og den relevante information om udbuddene er mere tilgængelige.
• Erindring til kommunens indkøbsorganisation om at alle udbud skal registreres på hjemmesiden.

Københavns Kommune har offentliggjort aktive udbud med link til udbudsmaterialet på kommunens hjemmeside i en årrække. Økonomiforvaltningen anbefaler ikke, at dette udvides til tidligere afholdte udbud og med yderligere informations om udbuddene (fx hvem der vandt).

Det skyldes, at de fleste oplysninger i forvejen bliver registreret på udbud.dk, som er en fællesoffentlig hjemmeside, der bruges af alle offentlige myndigheder i Danmark. I stedet foreslår Økonomiforvaltningen, at linket til udbud.dk får en tydeligere placering på kommunens hjemmeside og med vejledning om, hvilke informationer, der kan findes på udbud.dk, og hvordan siden anvendes. Den ønskede selvbetjeningsløsning er også tilgængelig på udbud.dk med mulighed for at abonnere på udbudsoplysninger.

Medlemsforslagets punkt om hvornår der kan bydes på en opgave igen, kan desværre ikke oplyses på hjemmesiden. Dette skyldes, at   de fleste kontrakter ikke har en entydig udløbsdato, idet disse ofte udbydes med både forlængelses- og opsigelsesmuligheder.

Økonomi

Der er ingen økonomi direkte relateret til denne indstilling. 

Videre proces