Udmøntning af midler til foranalyser vedrørende tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner

Indstillingen følger op på beslutningen i overførselssagen om at igangsætte et arbejde med at identificere nye forvaltningsspecifikke og tværgående initiativer med fokus på automatisering og administrative funktioner. Der redegøres for ti områder med potentiale for nye tværgående effektiviseringer, og foreslås udmøntning af midler til seks foranalyser og fordeling af midler til forvaltningsspecifikke initiativer inden for automatisering og administrative funktioner.

 Indstilling om,

1. at det godkendes, at der udmøntes midler til seks foranalyser fra puljen til forberedelse af tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner for i alt 5 mio. kr.,
2. at det godkendes, at der udmøntes midler til forberedelse af forvaltningsspecifikke initiativer inden for automatisering og administration for samlet 2 mio. kr. og at midlerne fordeles ligeligt mellem de syv forvaltninger.

(Økonomiudvalget)

I 2022 har tværgående effektiviseringer bidraget med 123 mio. kr. ud af de i alt 198 mio. kr. i stigende profiler fra tidligere års besluttede effektiviseringstiltag og dermed ydet et væsentligt bidrag til at indfri udvalgenes effektiviseringsmåltal. For at sikre en fortsat stabil pipeline af tværgående effektiviseringer, der kan bistå udvalgene med at indfri de kommende års effektiviseringskrav, blev det besluttet i Overførselssagen 2020-2021 (OFS), at pålægge Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger, at igangsætte et arbejde med at identificere nye forvaltningsspecifikke og tværgående initiativer med fokus på automatisering og administrative funktioner.

Da tværgående effektiviseringstiltag kræver modningstid og grundig forberedelse blev der med OFS 2020-2021 reserveret 7 mio. kr. til foranalyser til forberedelse af tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner, heraf 2 mio. kr. til forvaltningsspecifikke effektiviseringer.

Det blev derudover besluttet, at fagforvaltningerne skal udarbejde handlingsplaner for hvilke områder, der vil blive arbejdet med automatisering i de kommende år.

Økonomiforvaltningen har sammen med forvaltningerne afdækket ti områder med potentiale for nye tværgående effektiviseringer. Der er udarbejdet beslutningsoplæg på syv af områderne, jf. bilag 1. De øvrige tre områder inden for Vagtplanlægning, Professionalisering og samling af administrative funktioner indenfor løn og personale og Fælles viceværtsservice (Pilot Amager), afventer resultater af allerede igangsatte initiativer, før der igangsættes yderligere tiltag.

Der søges om midler til seks foranalyser. Foranalyserne skal bl.a. afdække potentiale og realisering af potentiale på tværs af forvaltningerne.

De ti områder og behov for midler til foranalyse er udvalgt af kredsen Økonomidirektører ud fra en samlet vurdering af, at der netop på disse områder forventes at kunne identificeres væsentlige tværgående effektiviseringsgevinster vedrørende automatisering og administration. Foranalyserne skal bidrage til at belyse potentialet inden for de udvalgte områder, så der til OFS 2021-2022, Budget 2023 og frem, kan fremsættes konkrete investeringsforslag med afsæt i foranalyserne. Områderne, og behov for midler til foranalyse er også godkendt af kredsen af administrerende direktører.

Det indstilles over for Økonomiudvalget at udmønte midler til seks foranalyser, jf. nedenstående tabel, for samlet 5 mio. kr., hvilket svarer til de midler, der blev reserveret med OFS 2020-2021. Midlerne foreslås anvendt til interne ressourcer og til køb af ekstern konsulentbistand.

Tabel 1. Områder med potentiale for tværgående effektiviseringer

Midler reserveret til forvaltningsspecifikke effektiviseringer og handlingsplaner for automatisering

Der blev med OFS 2020-2021 reserveret 2 mio. kr. til at forberede forvaltningsspecifikke effektiviseringer inden for automatisering af administrative funktioner. Det indstilles, at midlerne til forvaltningsspecifikke initiativer fordeles ligeligt mellem forvaltninger. Midlerne kan bruges til bl.a. udarbejdelse af handlingsplaner for automatisering. Derudover blev det med OFS 2020-2021 besluttet, at alle forvaltninger skal udarbejde handlingsplaner for automatisering. Automatiseringsplanerne skal afdække mulige områder, hvor automatisering kan bidrage til yderligere effektiviseringer. De forvaltningsspecifikke handlingsplaner udarbejdes i 2. halvår 2021 og afrapporteres i OFS 2021-2022.

Der er afsat 5 mio. kr. på service til foranalyser. hvilket svarer til forslag til udmøntning. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 2.

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser af ansøgninger til foranalyser

ØU = Økonomiudvalget
KFU = Kultur- og Fritidsudvalget
KEID = Københavns Ejendomme og Indkøb
KIT = Koncern IT
KFF = Kultur- og Fritidsforvaltningen

Der er reserveret 2 mio. kr. på service til at forberede forvaltningsspecifikke effektiviseringer inden for automatisering af administrative funktioner. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 3.

Tabel 3. Bevillingsmæssige konsekvenser af ansøgninger til foranalyser

BIU = Beskæftigelses- og Integrationsudvalget
BUU = Børne- og Ungdomsudvalget
KFU = Kultur- og Fritidsudvalget
SOU = Sundheds- og Omsorgsudvalget
SUD = Socialudvalget
TMU = Teknik- og Miljøudvalget
ØU = Økonomiudvalget

Status på arbejdet med at identificere nye tværgående effektiviseringer sker ifm. augustindstillingen for 2022 og Indkaldelsescirkulæret for 2023.

Herudover vil der ifm. OFS 2021-2022, Budget 2023 og frem blive fremlagt konkrete investeringsforslag, herunder givet en status på de øvrige områder, hvor der arbejdes på at identificere effektiviseringspotentiale.

Søren Hartmann Hede    /Mads Grønvall

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen,

 2. at det godkendes, at der udmøntes midler til seks foranalyser fra puljen til forberedelse af tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner for i alt 5 mio. kr.

 3. at det godkendes, at der udmøntes midler til forberedelse af forvaltningsspecifikke initiativer inden for automatisering og administration for samlet 2 mio. kr. og at midlerne fordeles ligeligt mellem de syv forvaltninger.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 15. juni 2021

Indstillingens 1.at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2.og 3.at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”Enhedslisten har ikke med indstillingen stemt for de tværgående effektiviseringer, som er beskrevet. Med indstillingen stemmer vi alene for, at der laves foranalyser som på et senere tidspunkt kommer tilbage til politisk behandling.”

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 24. juni 2021

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.