Borgerrepræsentationens mødeplan for 2013

Indstilling

Indstilling om,

1.              at Borgerrepræsentationen i henhold til § 8, stk. 1, i Lov om kommunernes styrelse tiltræder forslag til mødeplan for Borgerrepræsentationens ordinære
 møder i 2013. jf. bilag 1, samt

2.              at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere i henhold til § 1, stk. 7, i Forretningsorden for Borgerrepræsentationen får adgang til at
overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre.  

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

I henhold til § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse skal Borgerrepræsentationen træffe beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes.

Løsning

Borgerrepræsentationens Sekretariat har i samarbejde med udvalgssekretariaterne for de stående udvalg udarbejdet vedlagte udkast til mødeplan for 2013 for Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg, jf. bilag 2.

Udarbejdelsen af en samlet mødeplan har resulteret i en behandlingstid på mellem 4 og 7 uger fra en sag starter i fagudvalg til den behandles i Borgerrepræsentationen.

Udvalgsbehandlingen af udvalgenes mødeplaner kan medføre justeringer i forhold til udkastet til den samlede mødeplan. Den endelige mødeplan for alle udvalg og Borgerrepræsentationen forventes publiceret i november 2012.

Borgerrepræsentationens møder holdes som hovedregel på torsdage fra kl. 17.30. Undtaget herfra er de møder, hvor man behandler kommunens årsbudget samt sidste møde inden sommerferien. Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

Mødeplanen for Borgerrepræsentationens møder er bindende. Borgerrepræsentationen kan dog, hvis der er enighed herom, aflyse et møde, ligesom der kan fastlægges en ændret mødeplan.

Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt.

Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysning nødvendig.

I henhold til § 1, stk. 7, i Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen skal der i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffes bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse.

Under hensyn til arten af de sager, der normalt behandles for lukkede døre, foreslås det, at følgende ansatte - udover ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat - får adgang til uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

-    Økonomiforvaltningens direktion,

-    De administrerende direktører for de seks fagforvaltninger, samt

-    Chefen for Intern Revision

    -   eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstnævnte  9 personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, medens en eventuel stedfortræder for Chefen for Intern Revision udpeges af overborgmesteren).

Det tilføjes, at Borgerrepræsentationen i henhold til samme bestemmelse i Forretningsordenen, udover denne kreds, ved beslutning i det enkelte møde også kan give andre adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Økonomi

Videre proces