Kommunalt ansattes adgang til at overvære møder

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 23. august 2001

Kommunalt ansattes adgang til at overvære møder

Økonomiforvaltningen indstiller til Borgerrepræsentationen,

Indenrigsministeriet har i skrivelse af 16. maj 2000 redegjort for ministeriets retsopfattelse vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Skrivelsen var et svar til borgerrepræsentant Hellen Hedemann i anledning af dennes henvendelse til Indenrigsministeriet om ansattes overværelse af møder i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

I en kopi til Borgerrepræsentationen anmodede Indenrigsministeriet om at blive underrettet om, hvad der videre passerer i sagen. Økonomiudvalget og de stående udvalg blev derfor bedt om at vurdere, om ministeriets udtalelse gav anledning til ændringer af udvalgenes regler eller praksis, herunder udvalgenes forretningsordener.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forbindelse med besvarelsen foretaget ændringer i udvalgets forretningsorden, mens de øvrige udvalg har svaret, at Indenrigsministeriets skrivelse ikke gav anledning til ændringer.

Økonomiforvaltningen indstiller, at vedlagte udkast til skrivelse fremsendes som svar på Indenrigsministeriets anmodning i skrivelsen af 16. maj 2000.

Ved skrivelse af 16. maj 2000 til Borgerrepræsentationen (bilag 1) underrettede Indenrigsministeriet om ministeriets svar til borgerrepræsentant Hellen Hedemann i anledning af hendes henvendelse om kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Københavns Kommunes Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg.

I skrivelsen af 16. maj 2000 tilkendegav Indenrigsministeriet sin retsopfattelse vedrørende § 20, stk. 4 i lov om kommunernes styrelse, som omhandler ansattes overværelse af udvalgsmøder, og anmodede samtidig om underretning om, hvad der videre passerer i sagen.

På denne baggrund fremsendte Borgerrepræsentationens Sekretariat med skrivelse af 6. juni 2000 Indenrigsministeriets skrivelse til Økonomiudvalget og de stående udvalg og bad udvalgene om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse gav anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler eller praksis med hensyn til ansattes tilstedeværelse under udvalgenes møder, herunder om ministeriets udtalelse gav anledning til ændring i udvalgenes gældende forretningsordner.

Alle udvalg har nu behandlet sagen, og som det fremgår af vedlagte indstillinger og beslutningsprotokoller (bilag 2-8), har alene Kultur- og Fritidsudvalget foretaget ændringer i udvalgets forretningsorden i forbindelse med besvarelsen af henvendelsen fra Borgerrepræsentationens Sekretariat. Kultur- og Fritidsudvalget har foretaget ændringer i forretningsordenen på møde den 26. oktober 2000 og igen den 7. juni 2001. Ved sidstnævnte ændring blev det besluttet, at den samlede direktion på 3 medlemmer - medmindre udvalget bestemmer andet - overværer udvalgets møder i det omfang, pågældende direktionsmedlemmer har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet. Den administrerende direktør er sekretær for udvalget og overværer alle udvalgets møder.

De øvrige udvalg har derimod ikke fundet, at Indenrigsministeriets udtalelse om kommunalt ansattes adgang til at overvære udvalgsmøder gav anledning til ændringer i udvalgenes praksis eller forretningsordener.

Det følger af § 20, stk. 3 i den kommunale styrelseslov, at udvalgene selv fastsætter deres forretningsorden. Borgerrepræsentationen har dog i forhold til Indenrigsministeriet som tilsynsmyndighed det overordnede ansvar for, at udvalgenes forretningsordener er i overensstemmelse med styrelseslovens bestemmelser.

Som udgangspunkt deltager de respektive direktioner i Økonomiudvalgets og de stående udvalgs møder.

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at dette er foreneligt med Indenrigsministeriets udtalelse i skrivelse af 16. maj 2000 (siderne 8-10). Heraf fremgår i hovedtræk følgende:

• Et udvalg vil kunne meddele kommunalt ansatte, der varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, typisk udvalgets sekretær og protokolfører, en generel tilladelse til at overvære udvalgsmøderne.
• Ansatte, der ikke varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil kunne meddeles tilladelse til at overvære udvalgets møder i det omfang, tilstedeværelsen er begrundet i en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet, og i givet fald kun under behandlingen af de sager, der vedrører eller berører den pågældendes område. Tilstedeværelsen skal være begrundet i udvalgets ønske om modtagelse af oplysninger, mundtlige redegørelser eller lignende.
• Den nærmere afgrænsning af, hvilke embedsmænd der kan overvære udvalgets møder eller kun enkelte møder eller enkelte dagsordenspunkter beror på indretningen af kommunens udvalgs- og forvaltningsstruktur samt de enkelte sagers indhold.

• Såfremt en direktion har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, er der ikke noget til hinder for, at udvalget generelt (som det er sket i udvalgenes forretningsordener) tillader, at de pågældende overværer udvalgsmøderne.

Som det fremgår af ovenstående, er det hvert enkelt udvalg, der selv skal tage stilling til afgrænsningen af, hvilke embedsmænd der kan overvære udvalgets møder. Afgrænsningen skal som anført blandt andet ske på baggrund af indretningen af forvaltningsstrukturen.

Det kan dog mere generelt anføres, at direktionens tilstedeværelse ud over at give udvalget den nødvendige og ønskede betjening tillige sikrer, at arbejdet i forvaltningen tilrettelægges i overensstemmelse med udvalgets udmeldinger. Direktionens tilstedeværelse er dermed med til at sikre den bedst mulige synkronisering mellem udvalgets beslutninger og signaler i øvrigt samt forvaltningens arbejdstilrettelæggelse. På denne måde sikres en opfyldelse af et af formålene med at etablere enhedsforvaltninger på udvalgsniveau: en samlet ledelsesmæssig prioritering og en entydig rådgivning af udvalgene.

Under henvisning til ovenstående er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at en direktion har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på møder i Økonomiudvalget og de stående udvalg. Det er derfor ikke i strid med Indenrigsministeriets retsopfattelse, når der i udvalgenes forretningsordenerne er givet en generel tilladelse for direktionen til at overvære udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet.

Under henvisning hertil indstiller Økonomiforvaltningen, at vedlagte udkast til skrivelse (bilag 9) fremsendes som svar på Indenrigsministeriets anmodning i skrivelsen af 16. maj 2000.

-

Økonomiudvalget og de stående udvalg blev ved skrivelse af 6. juni 2000 bedt om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse i skrivelse af 16. maj 2000 gav anledning til ændringer af udvalgenes regler eller praksis, herunder udvalgenes forretningsordener.

-

-

1. Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000
2. Indstilling og beslutningsprotokol fra Økonomiudvalgets møde den 19. september 2000
3. Indstilling og beslutningsprotokol fra Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 26. oktober 2000, 17. maj 2001 og 7. juni 2001
4. Indstilling og beslutningsprotokol fra Uddannelses- og Ungdomsudvalgets møde den 2. august 2000
5. Indstilling og beslutningsprotokol fra Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 5. oktober 2000
6. Indstilling og beslutningsprotokol fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 9. august 2000
7. Skrivelse af 3.oktober 2000 fra formanden for Bygge- og Teknikudvalget
8. Beslutningsprotokol fra Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 7. august 2000
9. Udkast til svarskrivelse til Indenrigsministeriet.

Erik Jacobsen

/Flemming D. Hansen