Ændring af Københavns Kommunes styrelsesvedtægt - indkaldelse af stedfortræder

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til en ændring i styrelsesvedtægten i form af en ny bestemmelse om indkaldelse af stedfortræder til møder i Borgerrepræsentationen ved lovligt forfald med en forventet kortere varighed end en måned.

Indstilling om,

1. at ændringerne i Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune, som beskrevet i løsningsafsnittet, godkendes,

2. at det godkendes, at 1. indstillingspunkt oversendes til andenbehandling i Borgerrepræsentationen med henblik på ikrafttrædelse samme dag.

(Økonomiforvaltningen)

(1. behandling)

Borgerrepræsentationen har den 15. december 2022 vedtaget medlemsforslaget, ”Medlemsforslag om at indkalde suppleanter til orlov af kortere varighed end en måned”.

Der blev på mødet også vedtaget et ændringsforslag, der indebar, at Borgerrepræsentationen herefter godkendte, at: ”Borgerrepræsentationen pålægger Økonomiforvaltningen at forelægge et forslag til ændring af Københavns Kommunes styrelsesvedtægt, som muliggør, at der indkaldes stedfortræder til møder i Borgerrepræsentationen, selv om et medlems lovlige forfald har en kortere forventet varighed end en måned, jf. § 15, stk. 2, 2. pkt. i den kommunale styrelseslov, og således at stedfortræder indkaldes ved ethvert lovligt forfald uanset den forventede varighed af forfaldet.”

Udgangspunktet i den kommunale styrelseslov

Københavns Kommune har hidtil indkaldt stedfortræder til møder i Borgerrepræsentationen efter det almindelige udgangspunkt i loven. 

Dette indebærer, at der kan indkaldes stedfortræder til et enkelt møde i Borgerrepræsentationen, såfremt et medlem ikke kan deltage pga. sygdom, jf. styrelseslovens § 15, stk. 1, 1. pkt.

Derudover kan der indkaldes stedfortræder til det konstituerende møde og til 2. behandling af budgettet, såfremt et medlem ikke kan deltage pga. sygdom eller anden lovlig forfaldsgrund (arbejde, ferie, studie, mm), jf. styrelseslovens § 15, stk. 1, 2. pkt.

I begge de ovennævnte tilfælde indkaldes der efter den kommunale styrelseslov alene stedfortræder, hvis kandidatlisten selv beder om det.

Endelig indkaldes der stedfortræder for et medlem, der har lovligt forfald i en forventet periode af mindst 1 måned. Lovligt forfald kan f.eks. være sygdom, barsel, arbejde, ferie, studier, mm. jf. styrelseslovens § 15, stk. 2, 1 pkt. I disse tilfælde er det efter styrelsesloven Borgerrepræsentationens forperson, der indkalder stedfortræder, når forpersonen får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at medlemmet har forfald. Stedfortræder indkaldes således i disse tilfælde uanset, om kandidatlisten ønsker dette eller ej. 

Mulighed for en udvidet adgang til stedfortræderindkaldelse

Efter styrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt., kan Borgerrepræsentationen vælge, at forpersonen indkalder stedfortræder til møder i Borgerrepræsentationen for et medlem, der har lovligt forfald (også af anden grund end sygdom), selv om forfaldet har en forventet periode på under 1 måned.

Dette kræver en ændring af styrelsesvedtægten, som beskrevet i styrelseslovens § 2, stk. 2. Ændringen skal behandles af Borgerrepræsentationen 2 gange.

Konsekvensen af en sådan ændring vil være, at stedfortræder indkaldes til enkeltstående møder i Borgerrepræsentationen, uanset hvilken type lovligt forfald der er tale om. Konsekvensen vil også være, at det er Borgerrepræsentationens forperson, som indkalder stedfortræder ved ethvert lovligt forfald, også til enkeltstående møder, når forpersonen får meddelelse herom eller på anden måde får kendskab til forfaldet. Stedfortræderindkaldelsen er således obligatorisk – også ved helbredsbetinget fravær – og sker uanset om kandidatlisten ønsker stedfortræderen indkaldt eller ej.

Udmøntning af medlemsforslaget

Det foreslås til udmøntning af medlemsforslaget, at der indsættes en bestemmelse om indkaldelse af stedfortræder til møder i Borgerrepræsentationen for et medlem, der har lovligt forfald i en forventet periode på under 1 måned som nyt stk. 2 til § 3 i Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt:

Særligt om vederlag ved godkendelse af ovenstående ændring af styrelsesvedtægten

Efter reglerne i vederlagsbekendtgørelsen ydes diæter til stedfortrædere for deltagelse i enkelte møder i kommunalbestyrelsen. Diæterne udgør i 2023 445 kr. hhv. 890 kr. for møder af under 4 timer, hhv. over 4 timers varighed.

I det omfang der indkaldes stedfortrædere til enkelte møder i Borgerrepræsentationen i situationer, hvor der ikke hidtil har været indkaldt stedfortræder, vil der således være en merudgift til udbetaling af diæter. Merudgiften forventes at være af beskedent omfang, og afholdes inden for Økonomiudvalgets ramme.

Herudover gælder, at når der i øvrigt indkaldes stedfortræder i Borgerrepræsentationen, får stedfortræderen vederlag forholdsmæssigt for den periode, hvor den pågældende midlertidigt er medlem af kommunalbestyrelsen.Såfremt stedfortræderen er indkaldt for en periode på mere end 7 dage, ophører medlemmets vederlag fra den første dag stedfortræderen er indkaldt. Der sker således ikke dobbeltvederlæggelse, når stedfortræderen er indkaldt for en periode på mere end 7 dage.

Da forslaget indebærer, at stedfortræderindkaldelse kan ske også for en periode på mindre end 7 dages forventet varighed, vil en vedtagelse indebære en merudgift i de situationer, hvor stedfortræderen indkaldes for en periode på op til 7 dage, idet der her vil ske en dobbeltvederlæggelse. Merudgiften forventes at være af beskedent omfang, og afholdes inden for Økonomiudvalgets ramme.

Det bemærkes, at indkaldelse af stedfortræder på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel og adoption i en periode på op til 9 måneder, fortsat ikke medfører bortfald af medlemmets vederlag.

Se skemaet nedenfor for en oversigt over udbetaling af vederlag til hhv. stedfortræder samt medlem.

Indstillingen om ændringen i styrelsesvedtægten forelægges for Borgerrepræsentationen på møderne den 23. marts 2023 (1. behandling) og 4. maj 2023 (2. behandling). Såfremt indstillingen godkendes på begge møder, træder styrelsesvedtægten i kraft straks efter mødet den 4. maj 2023, og den reviderede styrelsesvedtægt sendes til Ankestyrelsen til orientering, jf. styrelseslovens § 2, stk. 3.

Medlemmerne skal herefter, som hidtil, henvende sig til deres respektive medlemssekretærer i Borgerrepræsentationens Sekretariat, såfremt medlemmet er forhindret i at deltage i et møde i Borgerrepræsentationen.

Søren Hartmann Hede         /Mads Grønvall 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 23. marts 2023