Manglende adgang til Stadsarkivets arkivalier

Siden 2010 har en fjerdedel af Stadsarkivets arkivalier (11 km.) været utilgængelige for borgerne. Borgerrepræsentationen har besluttet, at der skal findes en løsning inden for Kultur- og Fritidsudvalgets ramme, og at denne løsning indgår i Københavns Kommunes udtalelse til Statsforvaltningen på baggrund af to oversendte klager.

1. at udtalelsen til Statsforvaltningen, inklusiv den valgte model 2 (depotmodellen) gøres til Borgerrepræsentationens svar til Statsforvaltningen. Udgifterne på 368.000 kr. i 2014 samt herefter permanent 168.000 kr. årligt finansieres af Kultur- og Fritidsudvalgets konto 3.35.64.1. Model 2 vil blive administreret i overensstemmelse med kommunens tilbagemeldingsgaranti, således at ansøgninger vil blive bekræftet senest 10 dage efter modtagelsen, og at det i den forbindelse vil blive oplyst, hvornår der kan forventes svar.
   

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Kultur- og Fritidsudvalget drøftede i mødet den 31. oktober 2013 finansieringen af en løsning for de 11 km. arkivalier, der i dag er pakket ned hos en ekstern leverandør uden mulighed for ekspedering. Kultur- og Fritidsudvalget bad Kultur- og Fritidsforvaltningen om at vende tilbage med forslag til finansiering inden for Statsarkivets eksisterende budgetramme.

Løsningen skal indarbejdes i Kultur- og Fritidsudvalgets forslag til udtalelse i to sager, hvor Statsforvaltningen har oversendt klager over manglende adgang til arkivalierne.

Forvaltningens forslag til modeller for akut tilgængeliggørelse af arkivalierne og finansiering samt udkast til svar på baggrund af de to sager til Statsforvaltningen fremgår af indstillingen.

Stadsarkivets budget for 2014 er på 21 mio. kr. Heraf finansieres 15,1 mio. kr. fra Kultur- og Fritidsudvalget budget, 2,6 mio. kr. fællesfinansieres fra alle forvaltninger til lovpligtig IT-arkivering, og 3,3 mio. kr. er indtægtsdækket fra IT-arkivering for andre kommuner.

Stadsarkivets udgifter fordeler sig overordnet med 12,1 mio. kr. til personaleomkostninger, 8,1 mio. kr. til ejendomsudgifter, 0,3 mio. kr. til administration og vedligehold samt 0,6 mio. kr. til IT.

Begrænsninger på besparelser:

Stadsarkivets opgaver er reguleret af Arkivloven, vedtægterne for Stadsarkivet samt indgåede aftaler med forskellige samarbejdspartnere.

Stadsarkivet er efter Arkivloven forpligtet til at sikre arkivalier for eftertiden og give offentligheden adgang til dem - herunder drive læsesalen i et vist omfang. Hertil kommer opgaver, der er indtægtsdækket eller finansieret af særskilte bevillinger. Endelig har Stadsarkivet forpligtet sig i forhold til samarbejdspartnere, f.eks. i  forbindelse med digitale løsninger, som Stadsarkivet løser for andre kommuner og også har indtægter på.

Stadsarkivets råderum til aktiviteter er derfor lille. Skal der frigøres midler på Stadsarkivets budget, skal det derfor ske igennem en reduktion af personaleomkostninger. Det vil medføre en nedgang i serviceniveauet og i Stadsarkivets formidlingsprojekter, der er blandt de aktiviteter, der gør samlingen relevant og anvendelig for flere københavnere. Der vil bl.a. ske en reduktion af læsesalens åbningstid til 1-2 dage om ugen.

I forslagene til finansiering af de to foreslåede løsninger, er der lagt vægt på at bibeholde aktiviteter, der på sigt - i forhold til ressourcetrækket - giver mest værdi for borgerne.

Forvaltningen har undersøgt forskellige alternative løsninger.

Netto finansieringsbehov model 1 og 2:

Der er to relevante løsninger, model 1 og 2, der er forbundet med forskellige udgifter og også kvalitativt har forskelligt niveau:

Model 1 - Ekstern leverandør: Stadsarkivet betaler en privat leverandør for at pakke arkivalierne ud og ekspedere henvendelser.

En ekstern, privat leverandør kan stille arkivalierne på hylder og løbende ekspedere i dem. Det er samtidig en hurtig løsning på problemet med de nedpakkede arkivalier. Københavns Kommune vil med denne løsning  igen overholde lovgivningen på området. Når finansieringen er fundet, vil der kunne ekspederes i arkivalierne inden for 2-3 måneder. Det vil koste netto 1,214  mio. kr. i 2014 og 0,588 mio. kr. årligt i de efterfølgende år.

Model 2 - Depotmodellen: Det nuværende depot fastholdes, men ca. 0,5 km af de mest efterspurgte arkivalier fra depotet skiftes ud med ca. 0,5 km mindre efterspurgte materialer fra et af de øvrige af Stadarkivets arkiver.

De 0,5 km plus de resterende 10,5 km. står fortsat på paller ombundet med plastik  men med mere plads rundt om. Det vil betyde, at der vil være mulighed for at de enkelte paller kan åbnes, og sager kan findes frem. Udgifterne til opbevaring vil være lidt højere end i dag, da nogle af arkivalierne opbevares i containere og skal flyttes, ligesom opbevaringen kræver mere plads.

Da der er tale om samme firma, vil der imidlertid ikke være en opsigelsesperiode, hvor man skal betale leje for den nuværende løsning. Ved fremtagelser skal plastikket, der holder kasserne sammen, tages af, og den efterspurgte sagskasse findes.

Løsningen vil give et lavere serviceniveau, da henvendelser samles til ekspedition én gang om måneden for at reducere de store omkostninger ved fremtagelser. Løsningen er lovlig.

Det bør samtidig understreges, at dette må anses som en midlertidig løsning, da denne opbevaring indebærer en risiko for, at der går svamp i arkivalierne. Københavns Kommune vil være forpligtet til at restaurere dem med betragtelige omkostninger til følge.

Model 1 Finansieringsforslag:

I model 1 skal der findes 1,214  mio. kr. i 2014 og 0,588 mio. kr. de følgende år. Det foreslås finansieret på følgende måde:

• 0,20 mio. kr. i midler fra aktiviteter i 2013, der er stoppet under henvisning til beslutningen i KFU den 31. oktober, og som søges overført. Midlerne skulle bl.a. være brugt  til indretning til tre arbejdspladser til tre seniormedarbejdere, der skulle have indgået i sorteringen af de store mængder arkivalier, der fortsat ligger i  forvaltningerne og endnu ikke er afleveret til Stadsarkivet.
• 0,32 mio. kr. fra opsigelse af fire studentermedarbejdere. Det betyder en markant forringelse af læsesalens åbningstid fra fire hverdage plus nogle lørdage til to hverdage.
• 0,55 mio. kr. fra opsigelse af AC- medarbejder. Det vil betyde en nedlukning af alle de formidlingsaktiviteter - primært på nettet, der de senere år har givet Stadsarkivet en lang større berøringsflade med brugere og borgere.

Sammenlagt giver disse reduktioner 1,07 mio. kr. De resterende 0,144 mio. kr. foreslås reguleret internt i forvaltningen og tilbagebetales af Stadsarkivets budget i 2015. Dette for ikke af skulle afskedige flere medarbejdere end nødvendigt, fordi behovet for midler er størst i det første år.

I de følgende år kan de 0,588 mio. kr. samt betalingen af lånet dækkes af de sparede lønudgifter fra de fem medarbejdere.

Model 2 Finansieringsforslag:

I model 2 skal der findes 0,368  mio. kr. i 2014 og 0,168 mio. kr. de følgende år. De foreslås finansieret på følgende måde:

• 0,20 mio. kr. i midler fra aktiviteter i 2013, der er stoppet under henvisning til beslutningen i KFU den 31. oktober, og som søges overført. Midlerne skulle bl.a. være brugt brugt til indretning til tre arbejdspladser til tre seniormedarbejdere, der skulle have indgået i sorteringen af de store mændger arkivalier, der fortsat ligger i  forvaltningerne og endnu ikke er afleveret til Stadsarkivet.
• 0,16 mio. kr. fra opsigelse af to studentermedarbejdere. Det betyder en forringelse af læsesalens åbningstid fra fire hverdag plus nogle lørdage til tre hverdage.

I de følgende år kan de 0,168 mio. kr. dækkes af de sparede lønudgifter fra de to studenterstillinger.

Udtalelse til Statsforvaltningen

Statsforvaltningen har videresendt to klager over manglende adgang til Statsarkivets arkivalier til Københavns Kommune. Klagerne er fra hhv. professor Ulrik Langen over manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier og fra journalist Kristine Kloster Andersen over manglende adgang til patientjournaler fra 6. afdeling på Kommunehospitalet. Modsat aftalen med Statsforvaltningen, er den sidstnævnte sendt til Stadsarkivet og ikke til Borgerrepræsentationens sekretariat. Sagen blev behandlet i Borgerrepræsentationen den 10. oktober 2013, hvor den blev henvist til fornyet behandling i Kultur- og Fritidsudvalget med anmodning om stillingtagen til en løsning inden for den eksisterende budgetramme. Der er efterfølgende kommet endnu en klage fra Statsforvaltningen. Begge klager håndteres med indstillingen. Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til en udtalelse i de to sager til Statsforvaltningen fremgår nedenfor:

Forslag til udtalelsens ordlyd:

"Københavns Stadsarkiv har store pladsproblemer. Arkivet har derfor placeret arkivalier på flere forskellige adresser i byen. Opbevaringsaftalen for knap en fjerdedel af Københavns Stadsarkivs arkivalier blev opsagt af Amagerforbrændingen med fraflytning i udgangen af 2010. Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på den baggrund den 10. juni 2010, at de berørte arkivalier blev nedpakket og opbevaret hos et eksternt firma som en midlertidig foranstaltning. Disse arkivalier har siden været utilgængelige for offentligheden.

Både Kultur- og Fritidsudvalget og Kultur- og Fritidsforvaltningen er opmærksomme på, at den midlertidige løsning ikke er i overensstemmelse med arkivlovens tilgængelighedsregler. Beslutningen blev truffet med en forventning om, at der fandtes en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblem indenfor en kortere tidsperiode. Kultur- og Fritidsudvalget har siden arbejdet for, at der afsættes midler til enten opførelse eller køb af et nyt, samlet Stadsarkiv i forbindelse med budgetforhandlingerne.

Der er nu fundet en løsning på tilgængeliggørelse af Stadsarkivets nedpakkede arkivalier, og det forventes, at der igen vil være adgang til arkivalierne i løbet af første halvår af 2014."

[Den valgte model for akut tilgængeliggørelse indarbejdes]

Udgifter ved de beskrevne konsekvenser af model 1 og 2 afholdes inden for Stadsarkivets budget på Kultur- og Fritidsudvalgets servicebevilling, Kultur og Fritid, IM 3.35.60.1 - museer.

Carsten Haurum                                       /Merete Evers Dewilde

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter en model for tilgængeliggørelse af Stadsarkivet nedpakkede arkivalier og drøfter finansieringen heraf,
2. at Kultur- og Fritidsforvaltningen overfor Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) anbefaler, at udtalelsen til Statsforvaltningen inklusive den valgte model og finansiering, jf. 1. at-punkt gøres til BR's svar til Statsforvaltningen.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21. november 2013

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede model 2 (depotmodellen) som løsning. Udgifterne på 368.000 kr. i 2014 samt herefter permanent 168.000 kr. årligt finansieres af konto 3.35.64.1.

Forvaltningen blev anmodet om at undersøge dels om depotmodellen kan udvides yderligere i Stadsarkivet, dels om frivilliges involvering (f.eks. i samarbejde med lokalarkiverne) kan indtænkes som supplement til model 2.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 23. januar 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.