Godkendelse af regnskab 2017
Med denne indstilling forelægges regnskabet for 2017 til endelig godkendelse på baggrund af revisionsudvalgets behandling af regnskabet i revisionsbetænkningen. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen har tidligere behandlet regnskabet henholdsvis den 10. og 19. april 2018.
Der var ved regnskabet for 2017 en række udfordringer primært som følge af overgangen mellem to økonomisystemer, hvilket medførte et behov for at tilpasse regnskabet på balancen. Revisionsberetningen blev afgivet uden forbehold den 15. august 2018 inden for den lovgivningsmæssige tidsfrist.
Denne indstilling svarer på de forhold revisionsudvalget har valgt at fremhæve i forhold til regnskabet for 2017 således at regnskabet for 2017 endeligt godkendes og efterfølgende oversendes til de relevante myndigheder.
Indstilling
Indstilling om,
- at revisionsbetænkningen om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2017, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. bilag 3, godkendes,
- at Københavns Kommunes regnskab for 2017, jf. bilag 4 og 5, godkendes.
(Økonomiudvalget)
Problemstilling
Regnskabet for 2017 udviste et resultat for serviceudgifter på 24.372 mio. kr., hvilket var 313 mio. kr. under kommunens måltal for serviceudgifter, inklusive servicebufferpuljen. I forhold til korrigeret budget var mindreforbruget 222 mio. kr. (dvs. eksklusive servicebufferpuljen). Regnskabsresultatet for bruttoanlæg udviste et forbrug på 3.480 mio. kr., hvilket var et merforbrug på 53 mio. kr. i forhold til korrigeret budget og et merforbrug på 305 mio. kr. i forhold til vedtaget budget. Regnskabet viste et samlet mindreforbrug på 403 mio. kr. på styringsområdet overførsler med videre i forhold til korrigeret budget.
Københavns Kommune bidrog hermed til kommunernes samlede overholdelse af både service- og anlægsrammen aftalt med staten for 2017.
Behandling af revisionsberetningen for regnskab 2017
Deloitte afgav den 15. august 2018 revisionsberetning for regnskab 2017 til Borgerrepræsentationen. Revisionsberetningen er blevet forelagt alle udvalg med forvaltningernes handlingsplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører det enkelte udvalg. Økonomiudvalget behandlede endvidere revisionsberetningen samt forvaltningernes handleplaner på mødet 11. september 2018.
Revisionsudvalget har på baggrund heraf udarbejdet revisionsbetænkningen for årsregnskabet 2017 (bilag 1).
Økonomiudvalget afgiver med denne indstilling revisionsbetænkningen til Borgerrepræsentationen med indstilling om godkendelse af regnskabet og foranstaltningerne i anledning af revisionens bemærkninger.
Løsning
Revisionsudvalget har behandlet Deloittes revisionsberetning, og behandlingen har omfattet de kommentarer, Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til revisionsberetningen.
Den eksterne revision skriver i sin beretning følgende:
Generelt er det vores vurdering, at forretningsgange mv. i Københavns Kommune er designet i overensstemmelse med de gældende regler, og at efterlevelse heraf understøtter kommunens regnskabsaflæggelse og økonomistyring på betryggende vis.
Det er dog vores opfattelse, at regnskabsaflæggelsen for 2017 ikke er forløbet tilfredsstillende. Efter vores opfattelse er der fortsat behov for, at kommunen fokuserer på den igangsatte proces omkring udarbejdelse af fælles forretningsgange og et mere betryggende kontrolmiljø med henblik på at øge kvaliteten i regnskabsaflæggelsen.
Vores gennemgang af vores revisionsindsatsområder i 2017 har vist mangler i den interne kontrol mv omkring regnskabsafslutningsprocessen, afstemninger herunder af balancens poster samt adgangsstyring og drifts- og kommunikationssikkerhed på it vedrørende drift og vedligeholdelse af Kvantum (Der henvises særligt til revisionsbemærkningerne 2, 3 og 11). Dette kan medføre en forøget risiko for besvigelser. Kommunen har efter det oplyste igangsat en proces til løsning af foranstående.
De er afgivet 22 revisionsbemærkninger i revisionsberetningen for regnskab 2017, mod 17 ved revisionen af regnskab 2016. Stigningen skyldes to nye bemærkninger vedrørende årsregnskabet, to nye bemærkninger vedrørende forvaltningsrevisionen, samt syv nye bemærkninger vedrørende revisionen af det sociale område; hertil kommer, at 11 bemærkninger videreføres fra 2016.
Økonomiforvaltningen bemærker, at 2017 var et usædvanligt år med særlige udfordringer på regnskabsområdet på grund af overgangen mellem to økonomisystemer. Der arbejdes i både Økonomiforvaltningen og de øvrige forvaltninger målrettet på at sikre sikker drift ved aflæggelsen af regnskabet for 2018.
Revisionsbetænkning
Revisionsudvalget skriver i sin betænkning følgende:
”Det er Revisionsudvalgets samlede vurdering, at Økonomiudvalgets og de stående udvalgs besvarelser og besluttede handleplaner, såfremt disse gennemføres, vil kunne imødegå de fejl og mangler, der har givet anledning til revisionsbemærkningerne.”
Revisionsudvalget har valgt at fremsætte en række konkrete bemærkninger og anbefalinger på grundlag af de fremdragne væsentlige forhold i revisionsberetningerne om regnskabet for 2017, jf. revisionsbetænkningens afsnit 4. De konkrete bemærkninger og anbefalinger inkl. Økonomiforvaltningens kommentarer hertil fremgår endvidere af tabel 1.
Tabel 1 - Revisionsudvalgets bemærkninger og Økonomiforvaltningens kommentarer
|
Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger |
Økonomiforvaltningens kommentarer |
|
Revisionsudvalget noterer sig, at revisor i bemærkningerne 2 og 3 anfører, at processen og forløbet vedrørende regnskabsaflæggelsen generelt ikke har været tilfredsstillende, og at revisor ganske usædvanligt anfører, at revisionen af balancen har givet anledning til kritisable forhold. Revisor peger endvidere på, at disse 2 bemærkninger i lighed med Bemærkning nr. 11, som omhandler drift og vedligeholdelse af Kvantum, omhandler forhold, der kan medføre en forøget risiko for besvigelser. Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget har øget fokus på at få disse bemærkninger håndteret i 2018. |
Økonomiforvaltningen har iværksat en handleplan, der skal sikre en sikker drift i kommunens økonomiprocesser, samt at ansvaret i forbindelse med kommunens regnskabsprocesserne er tydeligt forankret i både Økonomiforvaltningen og de øvrige forvaltninger. Koncernservice udarbejder inden regnskabet for 2018 forretningsgange for alle tværgående økonomiprocesser, således at ansvarsfordelingen er klart beskrevet og der sikres sikker drift i alle processer. Der er etableret et samarbejde med KMD for at sikre, at de identificerede kontrolsvagheder i systemet imødegås. For at imødekomme revisionsbemærkningen vedrørende intern kontrol af balancekonti, har Koncernservice igangsat et arbejde, der skal sikre kvalitet i kommunens balanceafstemninger; dette indbefatter blandt andet udarbejdelse af regelsæt og styringsdokumenter for balancen og eventuelle systemtilpasninger til forretningsregler. |
|
Vedrørende ”Revisionsbemærkning nr. 9 Indkøb, Manglende overholdelse af KK’s indkøbsaftaler på mindre indkøb/opgaver, herunder digitaliseret understøttelse af indkøb”, anbefaler Revisionsudvalget, at der fortsat er stort fokus på at få implementeret en komplet elektronisk indkøbsløsning i Kvantum, der sikrer en nem og effektiv bestillingsproces gennem et styret workflow og en aftaledækning, som skaber værdi for både Københavns Kommune og den enkelte indkøber. |
Økonomiforvaltningen har igangsat et arbejde, der skal understøtte større compliance på indkøbsområdet. Alle forvaltninger arbejder aktivt med at skabe større compliance på området, herunder med kommunikation til de decentrale enheder og centralisering af indkøbsfunktionen. Københavns Ejendomme og Indkøb har udarbejdet en samlet handleplan, som understøtter forvaltningernes handleplaner. |
|
Endvidere noterer Revisionsudvalget sig, at handleplanen vedrørende Bemærkning nr. 10, Kultur- og Fritidsforvaltningens arbejde med genopretning af tilskudsområdet i forhold til at sikre hjemmelsgrundlag samt en mere korrekt regnskabsføring vedrørende både indtægter og udgifter er igangsat. Revisionsudvalget anmoder Intern Revision om at påse og vurdere fremdrift og kvalitet i genopretningsarbejdet. |
Kultur- og Fritidsforvaltningen har på baggrund af revisionens kritik igangsat et arbejde med kortlægning og risikovurdering af alle brugs- og driftsaftaler, samt en fuldstændig dokumentation og beskrivelse af forretningsgange for de respektive tilskudstyper med henblik på etablering af ledelsestilsyn. Økonomiforvaltningen følger ved den løbende rapportering på revisionsbemærkningerne op på handleplanen i Kultur- og Fritidsforvaltningen. |
|
Endeligt noterer Revisionsudvalget sig, at der på det sociale område er 5 nye bemærkninger (9 mod 4 i 2016). Særligt bemærkning nr. 18 "Min plan" som dækker mange sagsområder giver anledning til opmærksomhed, da "Min plan" er det centrale element i sagsbehandlingen og skal anvendes for alle borgere, der får en indsats i jobcenteret, og indeholder al information om den fremadrettede beskæftigelsesindsats. (…) Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev den 24. september 2018 forelagt forvaltningens forslag til kvalitetsforbedrende initiativer, som omfatter faglig ledelse, ledelsesinformation om publicering/fremsendelse af "Min Plan", kompetenceudvikling og gennemgang af arbejdsgange. Initiativerne vil indgå i forvaltningens endelige handleplan for forbedring af kvaliteten af "Min Plan". |
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen arbejder målrettet med at løse de forhold, der danner grund for revisionens kritik. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen arbejder med at implementere de besluttede initiativer i forhold til "Min Plan", mens Socialforvaltningen laver sagsgennemgang og eventuel revurdering af relevante sager. Økonomiforvaltningen følger ved den løbende rapportering på revisionsbemærkningerne op på handleplanen i Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. |
|
Revisionsudvalget har ligeledes fokus på, hvordan forvaltningerne arbejder med at forebygge/undgå fremtidige revisionsbemærkninger. Derfor lægger Revisionsudvalget stadig stor vægt på, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende. (…) Samlet set er det revisionens vurdering, at forvaltningerne fortsat har en positiv tilgang til arbejdet med implementering af et risikobaseret ledelsestilsyn, men arbejdet med design af procesbeskrivelser, interne kontroller og ledelsesinformation vil være en flerårig proces. Opfølgningen af de områder, der har været fokus på i forvaltningernes handleplaner for 2017, har vist, at de fleste forvaltninger har fået gennemført de planlagte aktiviteter, og kun enkelte forvaltninger er endnu ikke helt i mål med beskrivelse af delegation samt selvevaluering og prioritering af risikoområder. Revisionsudvalget anbefaler, at der i forvaltningerne fortsat er stærk bevågenhed i forhold til arbejdet med ledelsestilsyn, og at de besluttede handleplaner for 2018 effektueres. |
Økonomiforvaltningen har fortsat fokus på implementeringen af et betryggende ledelsestilsyn i hele kommunen. Det sker blandt andet med, at der laves en række forebyggende kontroller på de fælles administrative områder i Koncernservice. Herudover arbejder alle forvaltninger med et ledelsestilsyn i forlængelse af forretningscirkulæret herfor. Intern Revision følger løbende op på forvaltningernes ledelsestilsyn og rapporterer til økonomiudvalget i forbindelse med årsregnskabet. |
Økonomiforvaltningen følger løbende op på revisionsbemærkningerne og forvaltningernes handleplaner. Den næste status forelægges Økonomiudvalget den 11. december 2018.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Den endelige godkendelse af regnskabet for 2017 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde den 22. november 2018. Herefter oversendes regnskabet til tilsynsmyndighederne.
Oversigt over politisk behandling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at revisionsbetænkningen om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2017, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. bilag 3, godkendes,
- at Københavns Kommunes regnskab for 2017, jf. bilag 4 og 5, godkendes.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. november 2018
Keld Østerdal fra Deloitte og chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.
Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. november 2018
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.