Finansiering af udgifter til færdiggørelse af ny intranetplatform

Den nye intranetplatform kunne pga. en række udfordringer med bl.a. leverancens kvalitet og Schrems II ikke idriftsættes til planlagt tid i november 2021 og er derfor forsinket med merudgifter til følge. Forvaltningerne finansierer merudgiften ligeligt imellem sig, svarende til 1 mio. kr. pr. forvaltning fordelt på årene 2022-2023. Merudgiften ønskes håndteret via et internt lån, der afdrages fra 2024. De samlede omkostninger for intranettet i perioden 2020-2023 vil herefter udgøre 16,7 mio. kr.

Indstilling om,

1. at der gives et internt lån på 7,1 mio. kr. til færdiggørelse af ny intranetplatform i Københavns Kommune fordelt med 2,5 mio. kr. i 2022 og 4,6 mio. kr. i 2023. Det interne lån afdrages af forvaltningerne i perioden 2024-2026.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Forvaltningerne igangsatte i 2020 et tværgående program for implementering af en fælles intranetplatform i Københavns Kommune. Implementeringen blev godkendt i IT-kredsen den 20. december 2019, og Borgerrepræsentationen godkendte optagelse af internt lån til finansiering af programmet samt lokalt implementeringsarbejde i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) og Socialforvaltningen (SOF) den 14. maj 2020.

Formålet med programmet var at samle forvaltningernes nuværende teknisk adskilte intranet til én samlet løsning, med en høj grad af fælles indhold på tværs af forvaltninger, og med fokus på at skabe øget brugervenlighed, synergier og sammenhængskraft på tværs af kommunen.

Den nye intranetplatform kunne imidlertid ikke idriftsættes til planlagt tid i november 2021. Dette skyldtes flere årsager, herunder:

Borgerrepræsentationen godkendte den 3. februar 2022 (dagsordenspunkt 7), at ansvaret for implementering af intranetløsningen overgik fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til Økonomiforvaltningen (ØKF) pr. 1. januar 2022. Alle forvaltninger deltager i implementeringsprogrammet.

ØKF har siden overdragelsen gennemført en ny afklaringsfase med forvaltningerne og vurderer på den baggrund, at ca. 40 pct. af den leverede løsning kan bruges, som den er, mens den resterende del af løsningen enten skal tilpasses (ca. 20 pct.) eller udvikles på ny (ca. 40 pct.) for at leve op til forvaltningernes nuværende behov.

Pga. udløb af sikkerhedssupporten på den nuværende løsning, skal intranetplatformen senest udskiftes i november 2023. Der skal således gennemføres nyt udbud for at færdiggøre intranetløsningen.

Programmets styregruppe, hvor alle forvaltninger er repræsenteret, har på baggrund af forretningsafklaringerne besluttet, at den oprindelige vision om at skabe et fælles intranet med op til 80% fælles indhold og stor sammenhængskraft på tværs af forvaltninger tilpasses de nuværende behov. Styregruppen har godkendt, at programmets scope justeres, og at der implementeres et intranet med mulighed for senere etablering af fælles indhold.

ØKF har estimeret, at færdiggørelsen af intranetplatformen vil medføre meromkostninger på 7,6 mio. kr. Af de 7,6 mio. kr. kan de 0,5 mio. kr. findes inden for den eksisterende driftsbevilling.
Der gennemføres udbud af intranetplatformen i efteråret 2022, hvorefter løsningen udvikles og testes. Migrering til den nye løsning opstartes i maj 2023, forud for idriftsættelse i september 2023. Forvaltningerne deltager i arbejds- og styregruppe gennem alle programmets faser.

ØKF bemærker, at den endelige pris og tidsplan for udvikling hos ekstern leverandør først kendes, når udbuddet er gennemført. Såfremt der kommer væsentlige ændringer til estimat eller tidsplan, forelægger ØKF en ny finansieringssag omkring dette.

Intranetplatformen skal senest udskiftes til november 2023, hvor sikkerhedssupporten på den nuværende løsning udløber.

De samlede omkostninger for intranetplatformen vil udgøre 16,7 mio. kr., inkl. de 7,6 mio. kr., der – jf. ovenfor – skal bruges til at færdiggøre løsningen. Tabel 1 giver et overblik over programmets økonomi:

Tabel 1: Overblik over finansiering og forbrug, ny intranetplatform

 

Note: 2020-2022 er i løbende p/l, og 2023 er angivet i 2022 p/l

Der er tidligere afsat 9,1 mio. kr. i 2020-2021 til den nye intranetplatform. Heraf er overskydende programmidler for i alt 1,4 mio. kr. overført via overførselssagen 2021/2022. Der kan udover dette findes finansiering via driftsbevillingen til intranettet på 0,5 mio. kr. Der er derfor behov for restfinansiering til færdiggørelsen af programmet på 7,1 mio. kr. fordelt med 2,5 mio. kr. i 2022 og 4,6 mio. kr. i 2023.

Finansieringen ønskes håndteret som et internt lån, der afdrages ligeligt af forvaltningerne over tre år fra 2024-2026, jf. tabel 2:

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser 2022-2026

 

ØU = Økonomiudvalget

Låneafdraget på 2,4 mio. kr. i 2024-2026 fordeles og omplaceres til alle udvalg i forbindelse med næstkommende sag om bevillingsmæssige ændringer. Eventuelt mindreforbrug i regnskabet kan anvendes af udvalgene til reduktion af lånet. 

Såfremt indstillingen godkendes, igangsættes arbejdet med færdiggørelse af den nye intranetplatform.

Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. august 2022

 

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. september 2022

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.