Opfølgning på medlemsforslag om forbedret offentlig adgang til arkiverne på Københavns Rådhus

Borgerrepræsentationen vedtog på deres møde den 30. maj 2024 et medlemsforslag om forbedret offentlig adgang til arkiverne på Københavns Rådhus. Med denne sag forelægges forskellige løsninger til Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens efterretning. 

Indstilling om,

Borgerrepræsentationen (BR) vedtog på mødet den 30. maj 2024 et medlemsforslag om forbedret offentlig adgang til arkiverne på Københavns Rådhus (bilag 1). Økonomiforvaltningen (ØKF) blev pålagt, i samarbejde med andre relevante forvaltninger, at udarbejde en sag til politisk behandling, der skulle indeholde følgende:

1) modeller for øget offentlig og digital adgang til Rådhusets arkiver, herunder bl.a. BRs trykte forhandlinger fra 1840 og frem, samt arkivmateriale fra de centrale kommunale institutioner før BR,

2) en model for genåbning af Rådhusbiblioteket,

3) en model for transskribering og arkivering af det talte ord under BRs forhandlinger for kommende valgperiode samt et estimat på transskribering af videoreferater fra de tre valgperioder siden kommunalvalget i 2013. 

ØKFs forslag til løsning af medlemsforslagets tre elementer, som er udarbejdet i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), beskrives nedenfor.

Øget offentlighed og digital adgang til Rådhusets arkiver

I dag kan alle borgere besøge Københavns Stadsarkivs (KSA) læsesal på Rådhuset og læse BRs trykte Forhandlinger 1840-1997, samt arkivets øvrige samlinger, som omfatter ca. 42 hyldekilometer papirarkivalier samt ca. 150 terabytes digitalt skabte arkivalier.

På nuværende tidspunkt har borgerne ikke mulighed for at læse BRs trykte forhandlinger samt arkivmateriale fra BRs forgængere digitalt. For perioden efter 1997 er mødereferaterne ikke afleveret til KSA og disse kan i stedet findes som pdf’er på kk.dk.

Nedenfor skitseres en model for øget digital adgang:

Arkivalier fra Borgerrepræsentationens forgængere før 1840

Materialet går tilbage til slutningen af 1600-tallet og udgøres af hundredvis af håndskrevne bind. Disse digitaliseres og stilles til rådighed på Stadsarkivets hjemmeside, hvor brugerne kan vælge bind og bladre sig igennem de digitaliserede sider.

Borgerrepræsentationens forhandlinger 1840-1997

BRs trykte forhandlinger behandles med OCR (Optical Character Recognition), så teksten gøres søgbar. Søgeinterfacet på KSAs hjemmeside videreudvikles for at forbedre brugervenligheden og søgemulighederne. Der udarbejdes en særlig søgeindgang til BRs forhandlinger, så brugerne mere intuitivt kan finde specifikke oplysninger i forhandlingerne på tværs af årgangene. Interfacet sikrer, at man kan se scanningerne af de originale sider parallelt med den OCR-behandlede og søgbare tekst for at optimere forståelse, gennemskuelighed og nøjagtighed for brugerne. BRs historie får sit eget formidlende tema på KSAs hjemmeside, der gør det let at finde, forstå og anvende materialet.

Åbning af Rådhusbiblioteket

Fra 1897 og frem var Rådhusbiblioteket placeret på Københavns Rådhus. Rådhusbiblioteket har tidligere været et fungerende bibliotek. Det fungerede som offentligt fagbibliotek for trykt materiale om København samt bibliotek for Rådhusets forvaltning.

ØKF har i forbindelse med denne sag adspurgt KFF vedr. deres evt. bemærkninger til en eventuel fremtidig genåbning af Rådhusbiblioteket (uddrag):

”Med hensyn til den fysiske lokalitet ’Rådhusbiblioteket’ overgik lejemålet fra medio 2015 til ØKF/KEJD. Gruppeforpersonskredsen traf i november 2016 beslutning om fremtidig anvendelse af lokalerne. Rådhusbiblioteket blev restaureret og læsesalen blev genåbnet for offentligheden i 2018 til læsesalsbrug.

Rådhusbiblioteket er fredet og det medfører at der ikke kan laves større ændringer ift. indretning mv. KFF vurderer, at lokalets beskaffenhed ikke egner til nutidig biblioteksbrug bl.a. af arbejdsmiljømæssige og digitale hensyn. Der vil desuden være flytte-, etablerings- og driftsomkostninger, der ikke vil kunne stå mål med den forventede brug (jf. tal fra 2012).

KFF vurderer imidlertid, at Rådhusbiblioteket har kultur- og lokalhistorisk værdi og at der med den begrundelse fortsat bør være offentlig adgang bl.a. i forbindelse med omvisninger.”

KFFs samlede bidrag er vedlagt som bilag 2.

Økonomiforvaltningen har på den baggrund ikke indstillet, at man genåbner Rådhusbiblioteket.

Transskribering og arkivering af det talte ord

Mødereferater 1998-2025

På kk.dk kan borgere i dag finde pdf-filer med mødereferater. Disse kan borgerne åbne enkeltvis og søge i fil for fil. Referaterne afleveres som arkivalier til Københavns Stadsarkiv, hvor de stilles til rådighed via arkivets søgefunktion sammen med de øvrige materialer fra BR. Referaterne vil også fortsat også være tilgængelige på kk.dk.

TV-optagelser 2012 -2025
Efter 2012 er møder i BR blevet optaget af KommuneTV (KTV) og kan ses online. Fra april 2024 er optagelserne blevet undertekstet med AI-værktøjer af tilgængelighedshensyn (retrospektiv tekstning, ikke live-tekstning). Man slår underteksten til ved at vælge ”CC”-knappen.

Denne undertekstning kan udvides til alle videoreferater fra før 2024. Underteksterne eksporteres til selvstændige tekstfiler, der redigeres let for overskueligheden, kvalitetssikres og afleveres til KSA som arkivalier, hvor de kan indgå i den nye tværgående søgefunktion. De undertekstede optagelser af møderne vil fortsat ligge på KTV, men der kan linkes til optagelserne fra arkivets søgefunktion.

KTV kan desuden levere transskribering af alle videoreferater af fremtidige møder. Kvalitetssikringen og den lette bearbejdning heraf vil således indgå som en ny fast driftsopgave på baggrund af hvert møde i BR.

Digital adgang til mødereferater fra Københavns Borgerrepræsentation (1646-1997)

 

Transskribering og arkivering af det talte ord under Borgerrepræsentationens forhandlinger (1998-2025)

 

ØKFs forslag til løsning af medlemsforslaget kan indgå i de kommende budgetforhandlinger. Der udarbejdes budgetnotater til brug for drøftelsen om budget 2025.

 

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. august 2024

 

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. august 2024

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.