Borgerrepræsentationens ordinære mødeplan for 2025

Indstilling

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen godkender forslag til mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2025, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor,
2. at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere, jf. afsnittet ”Løsning” nedenfor, i henhold til § 5, i Forretningsorden for Borgerrepræsentationen får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen,
3. at Borgerrepræsentationen anmoder de medlemmer af Borgerrepræsentationen, der måtte ønske det, om at deltage i Kommunaløkonomisk Forum (KØF), Kommunalpolitisk Topmøde og Folkemødet 2025 og godkender, at der udbetales udgiftsgodtgørelse herfor, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1, litra f.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Det følger af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 69 af 23. januar 2024), at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes.

I forbindelse med behandlingen af mødeplanen for 2017, blev der i efteråret 2016 afgivet en protokolbemærkning om, at der ved fastlæggelse af mødeplanen fremover skulle prioriteres en proces for plan- og bevillingssager på fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen. Kun undtagelsesvist ønskedes sagerne behandlet i en proces, der er længere end fire uger. Planlægningen af mødeplanen for 2025 er foretaget ud fra disse principper.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har i forbindelse med planlægningen af mødedatoerne i 2025 for hhv. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen udarbejdet et udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget og i den forbindelse angivet mulige placeringer af fagudvalgsmøder. Den foreløbige mødeplan med forslag til placering af fagudvalgenes møder i de farvede blokke, jf. bilag 1, har været rundsendt til forvaltningerne.

Dette har givet anledning til en bemærkning fra Børne- og Ungdomsforvaltningen, der har gjort opmærksom på, at der er et sammenfald mellem Borgerrepræsentationens møde den 1. februar 2025 og KL’s Børn & Unge Topmøde den 30. – 31. januar 2025.

Dette sammenfald løses ved at placere mødet onsdag den 29. januar 2025 i stedet for torsdag den 30. januar 2025.

Økonomiforvaltningen havde desuden en bemærkning til Borgerrepræsentationens møde i slutningen af april. Mødet skulle efter normal praksis ligge torsdag den 1. maj 2025. Men da 1. maj er en kutymemæssig lukkedag i Københavns Kommune foreslås det, at Borgerrepræsentationens møde placeres den 30. april 2025 i stedet. Dette imødekommer desuden det lovbestemte krav om oversendelse af Københavns Kommunes årsregnskab til revisionen senest 1. maj 2025.

Til brug for Borgerrepræsentationens stillingtagen til mødeplanen fremgår forslag til mødedatoer for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2025 nedenfor i afsnittet "Løsning".

Løsning

Følgende ordinære møder foreslås afholdt i Borgerrepræsentationen i 2025:

23. januar 2025 (Borgerrepræsentationens nytårskur, uge 4)

29. januar 2025 (onsdag, uge 5)

6. marts 2025 (uge 10)

27. marts 2025 (uge 13)

10. april 2025 (uge 15)

30. april 2025 (onsdag, uge 18)

22. maj 2025 (uge 21)

19. juni 2025 (uge 25)

26. juni 2025 (uge 26)

21. august 2025 (uge 34)

28. august 2025 (1. behandling af budget, uge 35)

18. september 2025 (uge 38)

2. oktober 2025 (2. behandling af budget, uge 40)

9. oktober 2025 (uge 41)

13. november 2025 (uge 46)

4.  december 2025 (uge 49)

18. december 2025 (uge 51)

 

Tid og sted

Borgerrepræsentationens møder finder som hovedregel sted torsdage fra kl. 17.30. Dette gælder også for budgetmøderne, idet der ved godkendelsen af mødeplanen for 2024 blev vedtaget et ændringsforslag om ”at alle møder – også 1. og 2. behandling af kommunens budget – finder sted torsdag fra kl. 17.30”. Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

 

Ændring af mødeplan

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende ved indstillingens godkendelse. Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan.

Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt.

Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

 

Øvrige datoer

Økonomiforvaltningen kan desuden gøre opmærksom på følgende datoer:

• Kommunaløkonomisk Forum (KØF) den 16.-17. januar 2025
• Kommunalpolitisk Topmøde den 20.-21. marts 2025
• Folkemødet den 12.-14. juni 2025

 

Stillingtagen til, hvilke kommunalt ansatte, der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i borgerrepræsentationen

Det følger af Forretningsorden for Borgerrepræsentationen (§ 5), at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte - ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat – får adgang til, uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde, at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

• Økonomiforvaltningens direktion,
• de administrerende direktører for de seks øvrige fagforvaltninger,
• chefen for Intern Revision,
• Borgerrådgiveren,
• eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstnævnte ni personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for chefen for Intern Revision og Borgerrådgiveren udpeges af overborgmesteren).

 

Udgiftsgodtgørelse for varetagelse af ”andre nærmere angivne hverv”

For at der kan udbetales udgiftsgodtgørelse for varetagelse af ”andre nærmere angivne kommunale hverv”, herunder Kommunaløkonomisk Forum (KØF og Kommunalpolitisk Topmøde, er det en forudsætning at Borgerrepræsentationen eller dennes udvalg konkret anmoder om, at der deltages i de pågældende aktiviteter, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1, litra f.

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder i Borgerrepræsentationen samt udgiftsgodtgørelse i forbindelse med KØF, KL Topmøde og Folkemødet afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.

Videre proces

Godkendes mødeplanen for 2025 af Borgerrepræsentationen, vil Borgerrepræsentationens Sekretariat offentliggøre den på Københavns Kommunes hjemmeside.

 

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen