Teknik- og Miljøforvaltningens investeringer i kernevelfærd
Indstilling
Indstilling om,
- at annullering af det tidligere besluttede investeringsforslag BC21Opførelse af gartneri i Valbyparken, jf. løsningsafsnittet godkendes.
Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.
(Teknik- og Miljøudvalget)
Problemstilling
Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 27. maj 2019 Intern Revisions rapport om smarte investeringer. Med Intern Revisions anbefalinger vil forvaltningen fremadrettet implementere en ny praksis, hvor Teknik- og Miljøudvalget vil blive forelagt investeringsforslag, der enten er forsinkede eller som eventuelt ikke kan gennemføres på de forudsætninger, forslaget er baseret på.
I denne sag anbefaler Teknik- og Miljøforvaltningen, at Borgerrepræsentationen godkender annulleringen af et investeringsforslag. I det konkrete tilfælde betyder annulleringen af investeringsforslaget, at forvaltningen mangler at indfri 1,15 mio. kr. af effektiviseringsmåltallet til Budget 2020, hvorfor Teknik- og Miljøudvalget skal godkende, hvordan forvaltningen indfrier måltallet.
Løsning
Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 25. februar 2019 Teknik- og Miljøforvaltningens investeringer i kernevelfærd og dermed, hvilke effektiviseringsforslag, som indgik i forhandlingerne om Overførselssagen 2018-2019 for at indfri forvaltningens effektiviseringsmåltal for Budget 2020 på 13,8 mio. kr. På den baggrund godkendte Teknik- og Miljøudvalget den 29. april 2019 forvaltningens budgetbidrag.
Teknik- og Miljøforvaltningen er efterfølgende blevet opmærksom på, at forvaltningen er udfordret på implementeringen af to vedtagne investeringsforslag. Dette har en konsekvens for forvaltningens realisering af effektiviseringsmåltallet til Budget 2020. For at sikre, at forvaltningen overholder bevillingsreglerne og retmæssigt får efterlevet anbefalingerne fra Intern Revision vedrørende smarte investeringer i kernevelfærd, skal Borgerrepræsentationen godkende annullering af et investeringsforslag, Teknik- og Miljøforvaltningen skal godkende håndteringen af forsinkelsen i gevinstrealisering samt godkende ny håndtering af effektiviseringsmåltallet til Budget 2020.
Annullering af investeringsforslag vedr. nyt kommunalt gartneri i Valby Parken
I budgetaftalen for 2018 (BR 5. oktober 2017) (A, F, O og Ø) blev der afsat 4,8 mio. kr. til etablering af et nyt kommunalt gartneri i Valbyparken med en effektivisering på 0,8 mio. kr. i 2019 og 1,1 mio. kr. i 2020 og frem.
Teknik- og Miljøforvaltningen udbød i slutningen af 2018 anlægsprojektet, men ingen entreprenør bød på opgaven. Forvaltningen var derfor efterfølgende i dialog med mulige entreprenører, og det viste sig på den baggrund, at der skal budgetteres med anlægsudgifter på over 6,0 mio. kr. for at leve op til forvaltningens minimumskrav til et nyt gartneri. Det vil medføre et forventet merforbrug på minimum 1,2 mio. kr., og dermed, at businesscasen ikke er rentabel over seks år som oprindelig forudsat.
Grundlaget for at gennemføre businesscasen er derfor ikke længere til stede, jf. Københavns Kommunes regler for smarte investeringer i kernevelfærd. For at sikre en overholdelse af bevillingsreglerne, og at Teknik- og Miljøforvaltningen implementerer anbefalingerne fra Intern Revision vedrørende smarte investeringer anbefaler forvaltningen, at investeringsforslaget annulleres.
Forvaltningen forelægger et nyt forslag for Teknik- og Miljøudvalget den 19. august 2019, der sikrer, at forvaltningen kan nedlægge kommunens eget gartneri i Hvidovre Kommune og fremadrettet købe blomster og planter af ekstern leverandør.
Konsekvensen af at annullere investeringsforslaget BC21Opførelse af gartneri i Valbyparken betyder, at restbudgettet for projektets investeringsmidler på 4,7 mio. kr. ud af de i alt 4,8 mio. kr. leveres tilbage til kommunekassen. De brugte midler på 0,1 mio. kr. er anvendt til arkitekt- og udbudsbistand.
Endvidere medfører annulleringen, at effektiviseringen tilbagerulles fra Budget 2020, og hermed annulleres effektiviseringen på 1,1 mio. kr. fra 2020 og frem. Effektiviseringen på 0,8 mio. kr. i 2019 håndteres internt i forvaltningen via vakante årsværk.
Idet investeringsforslaget har bidraget til at indfri forvaltningens effektiviseringsmåltal, medfører annulleringen derfor også, at Teknik- og Miljøudvalget skal træffe ny beslutning omkring indfrielse af effektiviseringsmåltallet til Budget 2020.
Indfrielse af effektiviseringsmåltal til Budget 2020
Tilbagerulningen af effektiviseringen medfører, at Teknik- og Miljøforvaltningen mangler at indfri 1,15 mio. kr. ud af forvaltningens samlede effektiviseringsmåltal på 13,8 mio. kr. til Budget 2020.
Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 25. februar 2019 Teknik- og Miljøforvaltningens investeringer i kernevelfærd og dermed, hvilke effektiviseringsforslag, som indgik i forhandlingerne om Overførselssagen 2018-2019 for at indfri forvaltningens effektiviseringsmåltal for Budget 2020 på 13,8 mio. kr.
For at forvaltningen indfrier effektiviseringsmåltallet til Budget 2020 efter annulleringen af investeringsforslaget anbefaler Teknik- og Miljøforvaltningen, at det udestående måltal indfries jævnfør tabel 1.
Tabel 1: Anbefalet håndtering af effektiviseringsmåltal Budget 2020 (1.000 kr. 2020 p/l)
|
|
|
|
Udestående håndtering af effektiviseringsmåltal 2020 ifm. annullering af projekt |
1.153 |
|
Delmængde af effektiviseringsforslag - Produktivitetsanalyse af byggesagsbehandlingen |
-96 |
|
Delmængde af tværgående forslag - BC05 Belysningspakke 2b |
-1.057 |
|
Total til håndtering |
0 |
Jævnfør ovenstående tabel 1 anbefaler forvaltningen, at effektiviseringsmåltallet til Budget 2020 indfries via et forvaltningsspecifikt og et tværgående forslag. Begge forslag blev godkendt med Overførselssagen 2018-2019 og der er derfor ikke tale om nye effektiviseringsforslag.
Effektiviseringsforslaget Produktivitetsanalyse i byggesagsbehandlingen er med en delmængde på 0,3 mio. kr. i 2020 anvendt til indfrielse af det forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal for Budget 2020. Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler, at den resterende andel på 0,1 mio. kr. fra samme forslag anvendes til at indfri måltallet i Budget 2020.
Endvidere anbefaler forvaltningen, at en delmængde på 1,06 mio. kr. af effektiviseringen fra det tværgående forslag, BC05 Belysningspakke 2b indfrier forvaltningens resterende effektiviseringsmåltal til Budget 2020. Det tværgående forslag vedr. belysningspakke 2b har et samlet effektiviseringspotentiale på 1,14 mio. kr. i 2020, og den øvrige delmængde på 57.000 kr. forbliver i forvaltningen til Teknik- og Miljøudvalgets disposition.
Forsinket gevinstrealisering ved BC27 Digitale lokalplansprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen.
I forbindelse med Overførselssagen 2016-2017 godkendte Borgerrepræsentationen den 27. april 2017 effektiviseringsforslaget BC27 Digitale lokalplanprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen.
På baggrund af Intern Revisions rapport og de vedtagne krav som følge heraf, gør Teknik- og Miljøforvaltningen opmærksom på, at dette projekt er blevet ramt af forsinkelser og herved er realisering af effektiviseringspotentialet forsinket med et år. Dette skyldes blandt andet frafald af nøglepersoner i projektet, idet den ansvarlige projektleder har opsagt sin stilling på et kritisk tidspunkt i processen. Derudover har udbudsprocessen vist sig at være meget kompleks, hvilket også har skabt forsinkelser i leverancerne fra Økonomiforvaltningen.
Forsinkelsen af investeringsforslaget betyder en forsinket gevinstrealisering og dermed en økonomisk udfordring på 1,42 mio. kr. i 2020. Da Økonomiforvaltningen ikke har formuleret retningslinjer for håndtering af forsinkelser i vedtagne investeringsforslag, er der dermed ikke formelle retningslinjer, som forvaltningen kan håndhæve. Jf. tabel 2 anbefaler Teknik- og Miljøforvaltningen to håndteringsmuligheder i forhold til den konkrete budgetudfordring i 2020. Størstedelen af den afledte budgetudfordring i 2020 håndteres via allerede vedtagne effektiviseringer fra Overførselssagen 2018-2019. Hermed anvendes midlerne fra Byens Behov, som er kommet fra de vedtagne effektiviseringer. Den udestående budgetudfordring på 172.000 kr. i 2020 ser forvaltningen ingen andre muligheder end ved at håndtere som en budgetreduktion på lønbudgettet til planområdet.
Tabel 2: Håndtering af forsinket gevinstrealisering 2020 (1.000 kr. 2020 p/l)
|
|
|
|
Forsinket gevinstrealisering ved Budget 2020 i forbindelse med BC27 Digitale lokalplanprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen |
1.420 |
|
Tidligere vedtagne effektiviseringer godkendt i OFS 2018-2019 |
|
|
Professionalisering af arbejdsgange i Center for Parkerings vagtcentral |
-700 |
|
BC06 It - drift |
-208 |
|
BC07 Automatisering af Support |
-25 |
|
BC01 Styrket indkøbsorganisation |
-213 |
|
BC08 Betaling og kontrol |
-45 |
|
BC05 Belysningspakke 2b (delmængde af potentialet) |
-57 |
|
Totalt udestående |
172 |
|
Budgetreduktion på lønbudgettet (planområdet) |
-172 |
|
Total til håndtering |
0 |
Projektet forventes fuldt implementeret i 2021 og herved også fuld realisering af effektviseringspotentialet. Status på projektet er, at udbudsprocessen omkring den nye digitale platform er i gang. Der har været frist for at sende indledende tilbud, som forvaltningen gennemgår med henblik på forhandlinger i juni måned 2019. Endelig kontraktindgåelse forventes i slutningen af september 2019, og idriftsættelse af løsning forventes fra oktober 2020.
Økonomi
I budgetaftalen for 2018 (BR 5. oktober 2017) (A, F, O og Ø) blev der afsat 4,8 mio. kr. (2018 p/l) til at opføre et nyt gartneri i Valbyparken. Forvaltningen har anvendt 0,1 mio. kr. til arkitekt- og udbudsbistand og tilbagefører restbudgettet på 4,7 mio. kr. til kommunekassen i sagen om bevillingsmæssige ændringer, efter regnskabet for anlægsprojektet er blevet godkendt af Teknik- og Miljøudvalget.
Med indstillingen ”Anlægsmåltal 2019 – styring” (TMU den 7. januar 2019) blev der prioriteret 4,7 mio. kr. i anlægsmåltal i 2019 til projektet. Hvis projektet annulleres, forventes der ikke afholdt udgifter i 2019. I indstillingen blev der også besluttet en overbookning på 72,0 mio. kr. Annulleringen af projektet vil derfor bidrage til at nedbringe overbookingen. Der er derfor ikke behov for at prioritere nye projekter for det frigivne anlægsmåltal.
Effektiviseringen på 1,1 mio. kr. fra 2020 og frem annulleres med modpost på kommunekassen i sagen om bevillingsmæssige ændringer.
Videre proces
Når indstillingen vedrørende annullering af investeringsforslag er godkendt i Borgerrepræsentationen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen afslutte projektet. Teknik- og Miljøudvalget behandler sag om 3. kvartalsprognose og forventet regnskab 2019 den 18. november 2019. Efterfølgende vil restbudgettet blive tilbageført til kommunekassen i sag om bevillingsmæssige ændringer på samme møde.
Michel Schilling /Anna Schou Johansen
Oversigt over politisk behandling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at annullering af det tidligere besluttede investeringsforslag BC21Opførelse af gartneri i Valbyparken, jf. løsningsafsnittet godkendes.
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at håndtering af forvaltningens effektiviseringsmåltal til Budget 2020 håndteres via anbefalede effektiviseringsforslag, jf. løsningsafsnittet,
- at den afledte udfordring ved forsinkelse af BC27 Digitale lokalplanprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen med realisering af effektiviseringspotentialet i Budget 2020 håndteres via allerede vedtagne effektiviseringer fra Overførselssagen 2018-2019.
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 17. juni 2019
Indstillingens 1. at-punkt blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Indstillingens 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. august 2019
Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. august 2019
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.