Model for håndtering af københavnerevents

Der skal tages stilling til model for håndteringen af københavnerevents.

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen godkender 'Model for håndtering af begivenheder i København',
2. at modellen fremadrettet bruges som ramme for Københavns Kommunes indsats i håndteringen af 'københavnerbegivenheder'.

Det bemærkes, at bilag 2 er indarbejdet i indstillingen.

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Borgerrepræsentationen besluttede den 1. december 2011, at håndteringen af ti prioriterede events skulle styrkes i 2012.

De udvalgte events var: Challenge Copenhagen, Copenhagen Carnival, Copenhagen Cooking, Copenhagen Distortion, Copenhagen Fashion Festival, Copenhagen Jazz Festival, Copenhagen Marathon, Copenhagen Pride, Strøm og Trailerpark Festival.

Arbejdet med de ti prioriterede events har resulteret i:

• En klar model for samarbejdet mellem interessenter og Københavns Kommune 
• En ramme for forventningsafstemning i forhold til arrangører og interessenterne - både under udviklingen og afviklingen af begivenheder
• En tydelig ansvarsfordeling mellem de kommunale parter
• En fast erfaringsopsamling med interessenterne

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen samarbejder med arrangører, aktører og Wonderful Copenhagen om håndteringen og aktiveringen af københavnerbegivenheder.

For at styrke, synliggøre og systematisere indsatsen har Kultur- og Fritidsforvaltningen, i dialog med Teknik- og Miljøforvaltningen, udarbejdet en model (bilag 1). Den skal sætte rammen for samarbejdet med interessenterne og understøtte et klart og gennemsigtigt møde mellem forvaltninger, aktører og interessenter.

Arbejdet med de ti prioriterede events har været en løbende udviklingsproces, hvor erfaringerne fra dialog og afvikling er samlet op og har bidraget til justering af model og samarbejdsflader. Her har det blandt andet været tydeligt, at særligt gensidig forventningsafstemning, tidlig afklaring af udfordringer og inddragelse af relevante myndigheder spiller en stor rolle for en succesfuld afvikling. 

Resultatet er en skalerbar trin-for-trin model, der sigter mod, at potentielle problemstillinger klarlægges så tidligt i forløbet som muligt, at relevante myndigheder involveres, og udfordringer der opstår undervejs, kan håndteres. Modellen klarlægger desuden Kultur- og Fritidsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningens gensidige ansvarsområder.  

Modellen er i 2012 testet og tilpasset gennem arbejdet med de ti københavnerbegivenheder.

Model for håndtering af københavnerbegivenheder

Modellen består af 5 ’trin’ for begivenheder med et samlet budget på over 1 mio. kr.

Trin 1: Indledende afklaringsmøde

Når en arrangør henvender sig til Københavns Kommune, indkaldes arrangøren til et indledende møde med Byudvikling & Events (Kultur- og Fritidsforvaltningen) og Københavns Erhvervsservice (Teknik- og Miljøforvaltningen). På mødet afdækkes intentioner, problemstillinger, løsningsmodeller og processen frem mod en evt. afvikling. Mødet fungerer også som modning af en evt. kommende ansøgning til Kultur- og Fritidsudvalget om økonomisk støtte.

Kultur- og Fritidsforvaltningen bidrager med rådgivning om tilskud, aktivering og det kulturelle og/eller idrætslige indhold. Københavns Erhvervsservice bidrager som myndighed for brug af byrummet. Enheden koordinerer samtidig i forhold til andre kommunale myndighedsområder og eksterne aktører som f.eks. politiet, Movia m.fl.

 På det indledende afklaringsmøde drøftes hvordan begivenheden kan afvikles med størst mulig hensyntagen til naboer og byens rytme. Afklaringsmødet fastlægger tillige ansvar for og beredskab til håndtering af eventuelle klager fra borgere i perioden op til, under og efter begivenheden. 

Trin 2: Faste kontaktpersoner

Alle københavnerbegivenheder får en fast kontaktperson i Kultur- og Fritidsforvaltningen og en 'key accountmanager' i Københavns Erhvervsservice. Kontaktpersonen har ansvar for den politiske behandling af f.eks. tilskud. Key account manageren har ansvaret for koordinering af den videre myndighedsbehandling, både internt i kommunen og eksternt. Key account manageren følger begivenheden gennem planlægningsprocessen, afviklingen og evalueringen af begivenheden.
Hvis Wonderful Copenhagen ikke allerede er i dialog med arrangørerne, bliver der taget kontakt hertil med henblik på at afdække mulighederne for samarbejde.

Trin 3: Stjernemøder

Når der er en projektbeskrivelse og finansieringsplan er på plads, bliver arrangørerne inviteret til et indledende stjernemøde. På stjernemøder deltager alle berørte myndigheder og aktører. Målet er at sikre den bedst mulige planlægning og et koordineret myndighedssamarbejde

Visse begivenheder har behov for flere stjernemøder og der kan være brug for underarbejdsgrupper. Andre har kun behov for et enkelt stjernemøde. Key account manageren i Københavns Erhvervsservice har ansvar for at sikre, at arrangørens og myndighedernes behov for stjernemøder imødekommes.

 På stjernemødet planlægges endvidere hvordan naboer og lokalområdet orienteres om den forestående begivenhed, herunder hvem de kan rette henvendelse til i tilfælde af oplevede gener.   

Trin 4: Afvikling

Under afviklingen af begivenheden er der nedsat et beredskab med de relevante aktører og myndigheder.

Beredskabet skal være med til at sikre, at afviklingen af begivenheden sker i overensstemmelse med tilladelser og regler, afhjælpe eventuelle afviklingsproblemer gennem løbende myndighedskoordinering.

Beredskabet har ansvar for at håndtere klager, herunder at koordinere dialogen i de tilfælde hvor klagebehandling forudsætter samarbejde på tværs af forvaltninger og/eller myndigheder.   

Trin 5: Evaluering

Key account manager inviterer efter afviklingen af begivenheden til evalueringsmøde med alle involverede. Sigtet er erfaringsopsamling med alle parter med henblik på fortsat styrkelse af håndteringen af begivenheder i København.

På evalueringsmødet samles op på eventuelle klager og drøftes løsningsforslag til at afhjælpe gener ved fremtidige begivenheder.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Under forudsætning af udvalgets godkendelse vil indstillingen blive forelagt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til godkendelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Borgerrepræsentationen godkender 'Model for håndtering af begivenheder i København', og
2. at modellen fremadrettet bruges som ramme for Københavns Kommunes indsats i håndteringen af 'københavnerbegivenheder'.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 13. juni 2013

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. august 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.