Indgåelse af lejemål og deponering vedr. International House, Gyldenløvesgade 11

Da lokalerne i stueetagen til ejendommen Gyldenløvesgade 11, der huser International House, er blevet ledige, ønsker Københavns Borgerservice (Økonomiforvaltningen) at inddrage det fraflyttede areal i International House.  

Indstilling om,

1. at der indgås et nyt lejemål på adressen Gyldenløvesgade 11, pr. 1. september 2013. Dette sker ved, at lejekontrakten vedr. International House udvides til også at omfatte det nye areal på 202,3 kvadratmeter i stueetagen,
2. at Københavns Borgerservice i 2013 bevilliges træk på lånerammen på 1.986 t. kr. (2013 p/l), hvorved deponeringsforpligtelsen bortfalder,
3. at Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, service, som konsekvens af den opnåede effektivisering, i 2013 reduceres med 18 t. kr., og 55 t. kr. i 2014 og frem, jf. tabel 3 i økonomiafsnittet,
4. at Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, service, gives en indtægts- og udgiftsbevilling i 2013 og frem til huslejeudgifter og –indtægter, jf. tabel 3 i økonomiafsnittet.

 (Økonomiudvalget)

Københavns Borgerservice ønsker en udvidelse af International House, da dette vil muliggøre en bedre og mere effektiv kundebetjening samt sikre en bedre fordeling af lejemålene i International House. Lejemålet i stueetagen er indrettet med reception samt gode mødefaciliteter, herunder et stort mødelokale. Det muliggør visitation og modtagelse direkte fra gaden og vil på denne måde fungere som en naturlig indgang til International House. Lokalerne i stueetagen Gyldenløvesgade 11, der bl.a. indeholder bedre receptions- og mødefaciliteter, ejes som resten af bygningen af ATP, hvorfor en forudsætning for indgåelse af lejemålet er, at der deponeres midler i Landsbyggefonden eller, at der sker en modregning af deponeringsbeløbet på Københavns Kommunes låneramme.

Det eksisterende lejemål mellem Københavns Kommune og ATP udvides til at omfatte yderligere 202,3 m2 i stueetagen.

Indgåelse af lejemålet på 202,3 m2 frigør et tilsvarende areal på 1. sal, der nu kan udlejes. KBS forventer således at dække huslejeudgifterne til det nye lejemål med øgede huslejeindtægter fra udlejning af det frigjorte areal på 1. sal.

Derudover rummer det nye lejemål et stort mødelokale, der gør det muligt at afholde en række aktiviteter, der ellers skulle have været afholdt ude af huset, eksempelvis i kulturhuse, konferencecentre og lign. KBS vurderer, at dette vil medføre en besparelse på 15 t. kr. årligt på udgifterne til afholdelse af eksterne arrangementer.

Receptionsfaciliteterne i det nye lejemål medfører desuden en effektivisering af visitationsprocessen, da udgifterne til modtagefunktionen i Borgerservicecentret Indre By kan reduceres. Effektiviseringen udgør et kvart årsværk svarende til 95 t. kr. årligt.

Udvidelse af lejemålet medfører øgede huslejeudgifter, der modsvares af en øget huslejeindtægt, samt en nettoeffektivisering på i alt 110 t. kr., hvilket fremgår af tabel 1. Såfremt det frigjorte areal på 1. sal i International House mod forventning ikke kan udlejes, afholder Københavns Borgerservice merudgifter til husleje indenfor egen ramme.

Indgåelse af lejemålet indebærer et deponeringskrav på 1.986 t. kr. (2013 p/l). Ifølge de af Økonomiudvalget vedtagne principper for fritagelse af deponering med træk på lånerammen skal et lejemål medføre effektiviseringer eller besparelser, der som minimum udgør 3 pct., hvilket medfører et minimumseffektiviseringskrav på 60 t. kr., jf. tabel 2 nedenfor. Halvdelen af effektiviseringen skal overføres varigt til Økonomiudvalget med henblik på at
indgå i prioriteringsrummet for det kommende budgetår.

Tabel 1. Økonomiske konsekvenser ved indgåelse af nyt lejemål i Gyldenløvesgade 11.

Det fremgår af tabel 2, at der i 2013 overføres 18 t. kr. vedr. effektiviseringsgevinsten i perioden september-december 2013 fra Københavns Borgerservice til Økonomiudvalget til fremtidige tværgående prioriteringer. Fra og med 2014 sker overførslen med helårseffekt, dvs. 55 t. kr. årligt. Overførslen sker som følge af princippet om fritagelse for deponering og kravet om, at et lejemål skal medføre en effektivisering eller besparelse.

De bevillingsmæssige konsekvenser af indstillingen fremgår af tabel 3.

Tabel 3. Bevillingsmæssige konsekvenser  

Claus Juhl                           /Thomas Jacobsen

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der indgås et nyt lejemål på adressen Gyldenløvesgade 11, pr. 1. september 2013. Dette sker ved, at lejekontrakten vedr. International House udvides til også at omfatte det nye areal på 202,3 kvadratmeter i stueetagen,

Kultur- og Fritidsforvaltningen oversender sagen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

”Kultur- og Fritidsforvaltningen skal på vegne af Kultur- og Fritidsudvalget meddele, at Kultur- og Fritidsforvaltningen har følgende bemærkninger til sagen om

·         Indgåelse af lejekontrakt for lejemålet beliggende Gyldenløvesgade 11, st., 1600 København V:  

Lejemålet overtages den 1. september 2013 og er en udvidelse af et allerede indgået lejemål. Lejemålet skal anvendes til International House.  

Da der som anført er tale om udvidelse af allerede indgået lejemål, har en søgning af lokaler i den kommunale ejendomsportefølje ikke været aktuel. 

Tillægget for lejemålet tiltrædes på samme vilkår som i hovedlejekontrakten og er derfor færdigforhandlet og underskrevet.

Der er fra lejers side aftalt en uopsigelighed på 5 år fra ikrafttrædelsesdatoen for lejeforholdet og fra udlejers side en uopsigelighed på 10 år. Opsigelsesvarslet er aftalt til 12 måneder, mod at lejer ikke stiller depositum. 

Det fremgår af tillægget, at der tages forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse af indgåelsen af lejekontrakten.

Københavns Ejendomme vurderer, at lejevilkårene med de nævnte bemærkninger, er markedskonforme."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. juni 2013

Indstillingen blev anbefalet uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. august 2013