Anlægsanalyse 2016

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til syv effektiviseringsforslag på anlægsområdet. Samtidig fremlægges anlægsanalyse og afrapportering af status på anlægsområdet til efterretning.

Indstilling

Indstilling om,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter arbejdet med syv effektiviserings forslag, jf. bilag 1,
2. at Borgerrepræsentationen tager til efterretning, at der med denne indstilling er den i budget 2016 bestilte anlægsanalyse samt afrapporteret status på de seneste fem års initiativer på anlægsområdet leveret, jf. bilag 2.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

(Teknik- og Miljøudvalget)

Problemstilling

I Budget 2016 (Borgerrepræsentationen (BR) 1. oktober 2015) (A, B, C, F, I, O og V) fremgår, ”Herudover er parterne enige om, at Teknik- og Miljøforvaltningen primo 2016 skal fremlægge konkrete forslag til, hvordan anlægsbevillinger kan reduceres med 10 pct., fx ved optimering af udbudsprocesser, reduktion af brugen af konsulenter, anvendelse af investeringspuljen mm.”

På Teknik- og Miljøudvalgets budgetseminar den 7. -8. marts 2016 fremlagde forvaltningen på baggrund af anlægsanalysen syv forslag til reduktion af omkostningerne på anlægsområdet i Københavns Kommune. Efterfølgende har forvaltningen udarbejdet en totaløkonomisk analyse af udvalgte anlægskrav og fastlagt forslagenes operationalisering og tidsplaner.

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til forslagene, så effektiviseringerne kan realiseres.

Løsning

Forvaltningen har under udarbejdelsen af anlægsanalysen været i dialog med forskellige aktører i rådgiver- og entreprenørbranchen, der har bidraget med perspektiver på forvaltningens anlægsaktiviteter og leveret input til fokusområder i det fremadrettede arbejde hermed, og forvaltningen har hentet inspiration fra Økonomiforvaltningen.

I sin helhed forventes det, at de konkrete effektiviseringsforslag vil give mellem 7-10 % billigere anlægsprojekter. Heraf vil 1,5 % komme fra reduceret værditab i vejkapitalen. Effektiviseringerne sker dels generelt og dels gennem konkrete tiltag og beslutninger i kommende projekter. Særligt forventes det, at der kan spares på genopretningsområdet, samtidig med at der minimeres generelt på omkostningerne på de fleste anlægsprojekter igennem digitalisering.

Genopretningen står for mellem 5-7 % af de forventede effektiviseringer fordelt på forskellige tiltag. Af dette er mellem 2-4 % direkte afhængige af den længere planlægningshorisont, der dog også er en forudsætning for at de andre tiltag kan effektueres. Resten forventes afledt af digitaliserings- og insourcingtiltagene, samt skalering af kvalitet.

På baggrund af anlægsanalysen opstiller forvaltningen syv konkrete effektiviseringsforslag, jf. bilag 1:

Styrket koordinering – internt og eksternt (1,5 %)

• Der udvikles en model for yderligere koordinering af analyse- og driftsprojekter.

• Effektivisering opnås ved at undgå værditab på vejkapitalen, fx som følge af genopgravninger og dårlige reetableringer.

Udbudsstrategi og nye samarbejdsmodeller (1 %)

• Forvaltningen indfører en ny aftalestruktur og indgår i mere faste- og længerevarende samarbejder med rådgiver og entreprenør.

• Effektivisering opnås ved at forvaltningen drager nytte af samarbejdspartneres ressourcer tidligere i forløbet og i længere tid.

Digitalisering I – implementering af projektweb (1,7 %)

• Der implementeres en fælles systemplatform for bygherre, rådgivere og entreprenører. Udbuddet af dette koordineres med Byggeri København.

• Effektivisering opnås ved at analoge dokumentationsprocesser elimineres, og at der derigennem minimeres fejl og misforståelser i hele projektforløbet.

Digitalisering II – 3D-projektering (0,1 %)

• Forvaltningen implementerer 3D-projektering, som gør det muligt at kombinere tegninger, mængdeudtræk og tilbudslister i samme arbejdsgang.

• Effektivisering opnås ved at projektmaterialer opkvalificeres og derigennem bliver processer smidigere.

Sourcingstrategi – insourcing af anlægsopgaver (0,3 %)

• Forvaltningen har analyseret udvalgte opgaver udført af rådgivere og entreprenører, for at afklare om de kan udføres billigere af egen organisation. 

• Effektivisering opnås ved at udføre opgaver, der kan laves billigere af forvaltningen selv, internt i forvaltningen og derudover også reducere antallet af udbud og udgifter til rådgivere.

Længere planlægningshorisont (2-4 %)

• Teknik- og Miljøudvalget beslutter en investeringsplan for et 4-årigt budget på Genopretningsområdet. Derved låses budgettet for genopretning af infrastruktur, forhindring af yderligere nedslidning i perioden 2017-2021.  

• Effektivisering opnås ved at planlægningshorisonten forlænges, hvilket medfører en effektivisering af udbudsprocesser, og mulighed for at indgå flere rammeaftaler.

Skalering i kvaliteten i anlægsprojekter (1-2 %)

• Kommunens krav og standarder til æstetik og kvalitet i anlægsprojekter, gennemgås med afsæt i Rambølls totaløkonomiske analyse, bilag 3. Som blev udarbejdet som en kvalificering af anlægsanalysen fremlagt for TMU 7./8. marts 2016.

• Effektivisering opnås ved at afprøve udvalgte krav og standarder til æstetik og kvalitet i anlægsprojekter.  Dette vil eksempelvis være at afprøve differentieret anvendelse af slidlag på cykelstier, mulighed for billigere fortovsfliser og differentierede brug af plantesystemer til træer.

Anlægsanalysen, herunder en beskrivelse af alle initiativer fremlægges i detaljer i bilag 1, hvor der også foretages en afvejning af fordele og ulemper forbundet med dem, konsekvenser for overholdelse af sociale klausuler samt mulige implikationer for samarbejdet med små og mellemstore virksomheder. En vurdering af mulige synergier med Byggeri København er beskrevet i bilag 4.

Status vedr. initiativer på anlægsområdet, jf. bilag 2

I perioden 2011-2016 har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet og implementeret en række strategiske initiativer på anlægsområdet med særlig fokus på budget- og styringsmæssige aspekter, det drejer sig bl.a. om følgende tre initiativer:

• Med implementering af anlægsstrategien samledes alle fysiske anlægsprojekter i én organisatorisk enhed i forvaltningen. Dette har medført et fagligt løft i opgaveløsningen.

• Ved en tidligere analyse og ekstern granskning blev der afdækket forskellige udfordringer i anlægsprojekter. Dette har medført, at projekter større end 20 mio. kr. nu som udgangspunkt startes op med en foranalyse, der sikrer, at de indledende budgetoverslag er mere retvisende. Projektmateriale for større projekter kvalitetssikres af en ekstern part, med henblik på at gøre materialet mere retvisende. Fejl i projektmateriale gav tidligere betydelige udfordringer i forbindelse med selve anlægget. Der holdes dialogmøder med samarbejdspartnere om kommunens anlægskrav med henblik på at bane vejen for en mere effektiv anlægsproces.

• Forvaltningen har gennemført en granskning af anlægsporteføljen for at afdække væsentlige risici og/eller økonomiske udfordringer. Granskningen har medført, at en række tiltag er iværksat, fx er der implementeret en ensartet anvendelse af styringsværktøjer, som understøtter forvaltningens mulighed for tidligere i processen at scanne for og håndtere risici. Der er sat fokus på øget governance i forhold til håndtering af risici. Forvaltningen har udarbejdet forretningsgange for at sikre ensartet anvendelse af styringsværktøjer m.v., og gennemført øget digitalisering og systemunderstøttelse.

Initiativerne er nærmere beskrevet i bilag 2.

Økonomi

I forbindelse med forhandlingerne om Budget 2017 vil Teknik- og Miljøforvaltningen fremlægge et budgetnotat med forslag til 4-årige investeringsprogrammer på genopretningsområdet med henblik på at effektivisere udbudsprocesser og gennemførsel. På baggrund af den foreliggende analyse, vurderes det, at besparelsespotentialet på længere sigt kan være mellem 7-10 % af anlægsomkostningerne, dog under hensyntagen til den generelle prisudvikling i anlægsbranchen.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter tiltag til reduktion af omkostninger på anlægsområdet. Teknik- og Miljøforvaltningen præsenterer Teknik- og Miljøudvalget for en status på implementeringen heraf senest i 3. kvartal 2017.

 

Pernille Andersen                     /Anders Møller

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget, over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter arbejdet med syv effektiviserings forslag, jf. bilag 1,
2. at Borgerrepræsentationen tager til efterretning, at, med denne indstilling er den i budget 2016 bestilte anlægsanalyse samt afrapporteret status på de seneste fem års initiativer på anlægsområdet leveret, jf. bilag 2.

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 30. maj 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. juni 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. juni 2016

 

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.