Implementering af Bo Smith-udvalgets anbefalinger i Københavns Kommune

Indstilling

Indstilling om,

1. at vedlagte forslag til ”Kodeks for regler og normer for forvaltningens rådgivning og bistand til Borgerrepræsentationen, udvalgene, overborgmesteren og borgmestrene” (Bilag 1), godkendes,
2. at det vedtagne kodeks implementeres i forvaltningerne i en koordineret proces med kommunens ”Kodeks for tillid” (Bilag 2) og gennemgås på informationsmøder med de ansatte i centralforvaltningerne, samt
3. at det vedtagne kodeks indgår som en del af lederudviklingsprogrammer og introprogrammer for nye medarbejdere i centralforvaltningerne.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

I efteråret 2015 afgav Bo Smith-udvalget sin rapport ”Embedsmanden i det moderne folkestyre” om samspillet mellem politikere og embedsmænd. Anledningen til nedsættelsen af udvalget var de mange, spektakulære sager i staten, men udvalget vurderede, at der også i kommuner og regioner er tilsvarende sager. Da medieinteressen ofte er en anden, og der ikke er parlamentarisme i kommunerne, får sager i den kommunale verden ofte en anden eksponering. Udvalget valgte på den baggrund at se på forholdet mellem politikere og embedsmænd i hele den offentlige sektor.

Formålet med udvalgets rapport har været at tegne et nutidigt billede af vilkårene for det moderne danske folkestyre, som embedsmanden af i dag virker inden for. Af særlig relevans for det kommunale område har udvalget peget på

• at medieudviklingen har øget presset på politikerne og dermed på embedsværket
• at de klassiske embedsmandsdyder synes at være anerkendt, men at der er behov for en læring og en indskærpelse af dyderne, og
• at der er en tendens til svigtende tillid hos borgerne til embedsværket.

Rapporten sætter fokus på spørgsmålene

• hvordan skabes rammerne for det bedste samspil mellem politikere og embedsmænd, med gensidig respekt for de politiske visioner og embedsmandsdyderne?
• hvordan sikrer vi fortsat kompetenceudvikling og faglig udvikling af medarbejderne, og kan vi opretholde en nulfejlskultur?
• hvordan rettes der op på borgernes svigtende tillid?

Rollefordelingen i kommunestyret sætter rammen for samspillet mellem kommunens politikere og embedsmænd.

• Politikerne sætter de politiske mål for byens udvikling og drift, træffer beslutninger og sikrer, at de gennemføres efter hensigten.
• Embedsværket rådgiver og bistår ved formuleringen af ny politik og har ansvaret for de bedst mulige beslutningsgrundlag, udførelsen af de politiske beslutninger samt at sikre stabilitet og saglighed i forvaltningen.
• Sammen skal politikerne og embedsværket balancere saglige hensyn og politiske ambitioner for byens udvikling i en åben og tillidsfuld dialog.
• Det stiller krav til embedsmændene om faglig dygtighed og ansvarlighed samt engagement i udviklingen af det område, som de arbejder med – i et tillidsfuldt samarbejde mellem kommunens ledere og medarbejdere.
• Det er vigtigt, at alle medarbejdere og ledere kender deres pligter og lever op til dem.
• Et kodeks kan her gøre en forskel for en positiv dialog og udvikling af samspillet mellem Borgerrepræsentationen, udvalgene, overborgmesteren og borgmestrene og forvaltningen.

Løsning

Bo Smith-udvalgets rapport indeholder et forslag til kodeks for ledernes og medarbejdernes pligter ved rådgivning og bistand til kommunalbestyrelser, udvalg og borgmestre. Kodekset indeholder syv centrale pligter:

1. Lovlighed

2. Sandhed

3. Faglighed

4. Partipolitisk neutralitet

5. Ansvar og ledelse

6. Udvikling og samarbejde

7. Åbenhed om fejl

KL har i en publikation ”Kodeks for forvaltningens rådgivning” (Bilag 3) givet inspiration til den lokale debat om de gældende regler og normer. KL’s inspirationskatalog er ikke juridisk testet og giver ikke rigtige og forkerte svar, men skal ses som et værktøj, der skal understøtte den lokale debat.

Et kodeks for regler og normer for forvaltningens rådgivning og bistand til Borgerrepræsentationen, udvalgene, overborgmesteren og borgmestrene vil især være rettet mod ledere og medarbejdere i kommunens centralforvaltninger med tæt kontakt til kommunens politiske ledelse. Der er dog som udgangspunkt tale om principper, der gælder generelt for alle ledere og medarbejdere i Københavns Kommune, og den enkelte forvaltning vurderer derfor selv, om tiltag i forbindelse med implementeringen af kodekset evt. skal udstrækkes til andre grupper af ansatte.

Implementeringen af et kodeks for samarbejdet mellem politikere og ansatte i forvaltningen vil med fordel kunne ske i en koordineret proces med arbejdet med Tillidsdagsordenen. Borgerrepræsentationen vedtog i maj 2013 ”Kodeks for tillid”. Formålet hermed er

• at sikre mere tid til kvalitet i kommunens kerneydelser og at øge arbejdsglæden gennem mere fokus på tillid, faglighed og afskaffelse af uhensigtsmæssige arbejdsgange
• at styringen af de kommunale institutioner baseres på klare overordnede politiske og faglige mål fra kommunens politiske ledelse og centralforvaltningerne
• at forvaltningerne tilpasser tillidsrummet i forhold til typen af opgaver
• at topledelsen sikrer, at det faglige råderum er så stort som muligt ved minimering af de begrænsninger af tillidsrummet, som økonomiske og juridiske hensyn sætter.

Det er centralt i både Bo Smith-udvalgets anbefalinger og i Tillidsdagsordenen, at der ikke hersker en ”nulfejlskultur”, hvor man skjuler fejl, men at der i stedet er en kultur præget af gensidig tillid, hvor man åbent kan tale om fejl.

Økonomiforvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler at godkende det vedlagte forslag til ”Kodeks for regler og normer for forvaltningens rådgivning og bistand til Borgerrepræsentationen, udvalgene, overborgmesteren og borgmestrene”, som er udarbejdet på baggrund af Bo Smith-udvalgets udkast.

Det bemærkes, at afsnittet "Kommunernes og de kommunale embedsmænds og lederes rolle i det danske lokaldemokrati" dækker forholdene i landets kommuner generelt, mens indledningen og selve Kodeks er tilpasset terminologien i Københavns Kommune.

Videre foreslås det, at det vedtagne Kodeks implementeres i forvaltningerne i en koordineret proces med kommunens ”Kodeks for tillid” og gennemgås på informationsmøder med de ansatte i centralforvaltningerne, herunder med inspiration til debatten fra KL’s vejledning om Kodeks for forvaltningens rådgivning.

Endvidere foreslås det, at det vedtagne Kodeks indgår i tværgående og forvaltningsspecifikke lederudviklingsprogrammer samt i introprogrammer for nye medarbejdere i centralforvaltningerne.

Forslaget til implementering af Bo Smith-udvalgets anbefalinger i Københavns Kommune har været drøftet på et temamøde mellem Økonomiudvalget og Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) den 12. april 2016. På mødet blev der udtrykt opbakning til at fortsætte arbejdet med implementeringen af Bo Smith-udvalgets anbefalinger, herunder i form af det foreslåede Kodeks.

På denne baggrund forelægges indstillingen Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Det forudsættes, at der efter den politiske behandling vil skulle ske en lokal implementering og en relevant oversættelse af Kodeks til konteksten i de enkelte forvaltninger. Der lægges op til følgende proces i forhold til ledere og medarbejdere i centralforvaltningerne:

• at der foranstaltes en drøftelse i forvaltningernes MED-udvalg
• at der afholdes introduktionsmøder i forvaltningerne for ledere og medarbejdere om Kodeks
• at Kodeks indgår som et fast element i lederudviklingsprogrammer og introforløb for nye medarbejdere.

Mikkel Hemmingsen

                                            Bjarne Winge