Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 22. maj 2003

 

 

BR 218/03

Udmøntning af midler

Udmøntning af midler

 

 

Indstilling om at godkende forslaget vedr. hjælp til administrative opgaver i daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i 2003 og 2004 indenfor den afsatte pulje på 2 mill. kr., at forsøgene finansieres af den pulje på 2 mill. kr., der er afsat til formålet i budget 2003, og at kassemæssig dækning anvises på bevillingen Fælles driftspuljer på Økonomiudvalgets funktion 6.51.1. (Projektet forventes af vare et år), at 1,5 mill. kr. ud af puljen på 2 mill. kr. overflyttes til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets budget 2003, bevillingsområde Administration, funktion 6.51.1.,  og at de restende 0,5 mill.kr. forbliver i Økonomiudvalget, samt at forsøgene iværksættes, følges og evalueres i en projektorganisation med en styregruppe og en projektgruppe, der begge består af repræsentanter fra både Økonomiforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

(Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget)

 

 

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller

·        at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget godkender forslaget vedr. hjælp til administrative opgaver i daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i 2003 og 2004 indenfor den afsatte pulje på 2 mill. kr.

·        at forsøgene finansieres af den pulje på 2 mill. kr., der er afsat til formålet i budget

2003, og at kassemæssig dækning anvises på bevillingen Fælles driftspuljer på

Økonomiudvalgets funktion 6.51.1. Projektet forventes af vare et år.

·        at 1,5 mill. kr. ud af puljen på 2 mill. kr. overflyttes til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets budget 2003, bevillingsområde Administration, funktion 6.51.1.

De restende 0,5 mill.kr. forbliver i Økonomiudvalget.

·        at forsøgene iværksættes, følges og evalueres i en projektorganisation med en styregruppe og en projektgruppe, der begge består af repræsentanter fra både Økonomiforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning i mødet den 9. april 2003

Vicekontorchef Bente Laursen deltog under punktets behandling.

Borgmester Bo Asmus Kjeldgaard (F) gjorde opmærksom på, at sagen skal videre til behandling i Borgerrepræsentationen, hvad der burde have fremgået af indstillingspunktet.

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2003

Anbefalet.

 

 

 

RESUME

Der er i budget 2003 afsat en pulje på 2 mill. kr. til at undersøge potentialet for at kunne yde hjælp til de administrative opgaver i udvalgte daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Den konkrete udmøntning af puljen sker i samarbejde mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen.

 

SAGSBESKRIVELSE

I budget 2003 er der afsat 2 mill. kr. til at undersøge potentialet med at yde hjælp til a dministrative opgaver i daginstitutioner. For at få klarlagt om de administrative opgaver kan løses mere hensigtsmæssigt end de gør i dag, foreslås det, at der gennemføres 2 typer af forsøg:

 

·        Forsøg med automatisk elektronisk bogføring ved indkøb

·        Forsøg med at ansætte administrativt personale på de lokale centre. 

 

Et antal udvalgte daginstitutioner deltager i forsøget. Udvælgelsen foretages del ved, at interesserede daginstitutioner via dialog med et lokalt center melder sig, dels ved at nogle daginstitutioner bliver udvalgt.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen foreslår, at der nedsættes en projektgruppe og en styregruppe med repræsentanter fra de to forvaltninger til at iværksætte, følge og evaluere forsøgene.

 

1. Forsøg med automatisk elektronisk bogføring ved indkøb

For at effektivisere daginstitutionernes indkøb og fakturering, foreslås det, at Økonomiforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gennemfører et fælles projekt. Projektet skal afdække mulighederne for - via betalingskort - at forenkle selve betalingsfunktionen i forretningerne samt  behandlingen af regningerne og registreringen i KØR.

 

Det tekniske arbejde med projektet starter først i juli 2003, fordi Økonomiforvaltningens i foråret 2003 er involveret i overflytning af KØR til DM-data. Herefter forventes det, at den teknisk implementering finder sted i august måned, og at pilotprojektet kan starte medio september 2003.

Der afsættes 0,5 mill. kr. af puljen til denne del af projektet. Da det er et forsøg, der også forventes at kunne udbredes til institutioner i andre forvaltninger, er Økonomiforvaltningen indstillet på at bidrage til finansieringen af den tekniske side af projektet.

 

2. Forsøg med at ansætte administrativt personale på lokale centre

Der er forskellige typer af administrative opgaver i daginstitutioner – eksempelvis bogføring, fraværsregistrering, lønindberetning og økonomistyring. Derfor foreslås det, at der gennemføres forsøg, hvor der på lokalcentre ansættes administrativt personale, som kan yde forskellige typer af hjælp til administrative opgaver.

 

Konkret foreslås det, at der gennemføres forsøg med 2 typer af administrativ bistand:

 

·        Forsøg med en "centerbogholder", der rent fysisk er placeret på det lokale center og foretager bogføring for de enkelte institutioner på baggrund af regninger og kassebogsblade.

·        Forsøg med en "administrativ konsulent", der tager ud på institutionerne og gennemgår de enkelte institutioners administrative praksisser, identificerer problemområder, giver gode råd til forenkling af opgaverne og hjælper med eventuelle tekniske problemer.

 

      En administrativ konsulent vil kunne hjælpe med at implementere økonomistyringsredskaber i institutionerne. Samtidig vil en konsulent også kunne opsamle viden om generelle problemfelter og udviklingsområder i institutionernes administrative arbejde.

Der afsættes 1,5 mill. kr. til denne del af projektet.

 

3. Evaluering af tidsforbrug og tilfredshed

For at kunne vurdere effekten af forsøgene skal alle institutioner og lokale centre, der deltager i forsøgene opgøre, hvor meget tid de brug på forskellige administrative opgaver. Derudover vil det være relevant at spørge til deltagernes tilfredshed med de tilbud om hjælp til administrative opgaver, de har fået i gennem forsøgene.

 

Evalueringen vil ske gennem spørgeskemaer, som skal udfyldes før og efter forsøgene starter.  

 

 

ØKONOMI

Forsøgene finansieres af den pulje på 2 mill. kr., der er afsat til formålet i budget 2003. Projektet forventes af vare et år.

 

Kassemæssig dækning anvises på bevillingen Fælles driftspuljer på Økonomiudvalgets konto 6.51.1

 

Af puljen på 2 mill. kr. overflyttes de 1,5 mill. kr. til forsøg med ansættelse af administrativt personale på lokale centre i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets budget 2003, bevillingsområde Administration, funktion 6.51.1.

De restende 0,5 mill.kr . forbliver i Økonomiudvalget

 

 

MILJØVURDERING

Ingen miljømæssige konsekvenser

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

 

HØRING

Ingen

 

 

BILAG

Ingen

 

 

Erik Jacobsen                                                                Grethe Munk