Betaling for nye IT-ydelser, samt kompensation for merudgifter som følge af IT-udbudet i 2002

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 22. april 2004

 

 

BR 193/04

Betaling for nye IT-ydelser, samt kompensation for merudgifter som følge af IT-udbudet i 2002

Betaling for nye IT-ydelser, samt kompensation for merudgifter som følge af IT-udbudet i 2002

 

 

Indstilling om, at Økonomiudvalget fra 2004 overfører 33,3 mill.kr. årligt til dækning af prisstigninger ved anvendelse af KMD programmel som forudsat i BR indstilling (396/02) om KMD programmel, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 22. august 2002. Endvidere overfører Økonomiudvalget 2 mill. kr. til udvalgene til dækning af udvalgenes forbrug af generelle specialblanketter. Forbrug over 2 mill.kr. udfaktureres til udvalgene efter faktisk forbrug. Bevillingsændringerne er anført i tabel 1, at de enkelte udvalgs anvendelse af indkøbssystemet (Den offentlige Ind  købsportal – DOIP) som forudsat i indkøbsredegørelsen (BR 268/2003) pr. 1. januar 2004 og frem faktureres 2 kr. pr. forretningsdokument, samt at  udgifterne til KMD og DM datas Help Desk fremover afholdes decentralt og afspejler det faktiske forbrug af Help Desk-funktion. Der overføres 1 mill.kr. til udvalgene fra Økonomiudvalget. Beløbet indgår i bevillingsændringerne i tabel 1.

                                                                                       (Økonomiudvalget)

(Økonomiudvalgets beslutning eftersendes)

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender

 

at  Økonomiudvalget fra 2004 overfører 33,3 mill.kr. årligt til dækning af prisstigninger ved anvendelse af KMD programmel som forudsat i BR indstilling (396/02) om KMD programmel, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 22. august 2002.

     Endvidere overfører Økonomiudvalget 2 mill. kr. til udvalgene til dækning af udvalgenes forbrug af generelle specialblanketter. Forbrug over 2 mill.kr. udfaktureres til udvalgene efter faktisk forbrug. Bevillingsændringerne er anført i tabel 1.

 

at  de enkelte udvalgs anvendelse af indkøbssystemet (Den offentlige Ind  købsportal – DOIP) som forudsat i indkøbsredegørelsen (BR 268/2003) pr. 1. januar 2004 og frem faktureres 2 kr. pr. forretningsdokument.

 

at  udgifterne til KMD og DM datas Help Desk fremover afholdes decentralt og afspejler det faktiske forbrug af Help Desk-funktion. Der overføres 1 mill.kr. til udvalgene fra Økonomiudvalget. Beløbet indgår i bevillingsændringerne i tabel 1

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 20. april 2004

 

 

RESUME

Denne indstilling vedrører udvalgenes betaling for en række nye it-ydelser. Betalingen følger principperne i den eksisterende betalingsmodel for it-ydelser i Københavns Kommune, som blev vedtaget i 2000 (BR 336/2000). Herudover indebærer indstillingen, at udvalgene kompenseres for merudgifterne som følge af it-udbudet i 2002, jf. indstilling (BR 251/2002), som blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 16. maj 2002 og indstilling (BR 396/2002) om KMD-programmel, som blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 22. August 2002. Grundlaget for kompensationerne er, at de økonomiske konsekvenser af KMD's markante prisstigninger for applikationsanvendelse i udgangspunktet neutraliseres for udvalgene.

 

                 Betaling for brug af Indkøbssystemet og Help Desk får budgetmæssig virkning fra 1. januar 2004. Der udlægges 1 mill. kr. til udvalgene som kompensation i forbindelse med Help Desk.

                 Som forudsat i redegørelsen om Københavns kommunes indkøb (BR 268/03) skal brugen af Indkøbssystemet fremover finansieres af udvalgene. På baggrund af tal fra 2003 vurderes udgiften ikke at overstige 1 mill. kr.

 

SAGSBESKRIVELSE

I det følgende beskrives de i indstillingen nævnte ændringer og de bevillingsmæssige konsekvenser af heraf. ØU og BR vil senere få forelagt en indstilling om en ny betalingsmodel for samtlige it-ydelser når det korrekte grundlag er tilvejeb ragt. Der har fra forvaltningernes side været rejst et ønske om at få ændret en række af de eksisterende betalingsprincipper. I den forbindelse er der iværksat en række tiltag med henblik på, at finde nogle tekniske løsninger, som kan tilvejebringe grundlaget for en ændring af betalingsprincipperne. Betalingsprincipperne skal fremover i højere grad afspejle de kontraktslige betalinger til it-leverandørerne. Afklaringen vedrører eksempelvis betalinger for kapacitetsforbrug af it-systemer, herunder netværk og servere.

Den nye betalingsmodel forventes forelagt ØU i efteråret 2004 med virkning fra 2005.

 

2. Forslag til udvalgenes betaling for brug af DOIP

Indtil den 31. marts 2003, har det været gratis at benytte indkøbssystemet. Fra 1. april 2003 koster hver indkøbsordre 2 kr. at fremsende til leverandører via Den Offentlige Indkøbs Portal (DOIP).

Som forudsat i "Redegørelse til Økonomiudvalget om styrkelse af Københavns Kommunes indkøbsfunktion" (ØU 247/2002), blev der i efteråret 2002 udarbejdet en betalingsmodel for brugen af indkøbssystemet via DOIP.

Udgifterne der hidrører fra kommunens anvendelse af indkøbssystemet via DOIP er i 2003 afholdt indenfor Økonomiforvaltningens 11. kontors eget budget. Da der ikke er overført midler til 11. kontors afholdelse af denne udgift, vil der ikke ske en overførsel af den besparelse 11. kontor opnår til udvalgene. Anvendelsen af og Økonomiforvaltningens betaling for brug af DOIP har i 2003 været beskeden. Der forventes dog en stigning af brugen af indkøbssystemet i 2004. Den samlede udgift for udvalgene vurderes dog ikke at overstige 1 mill. kr.

De enkelte udvalgs brug af Indkøbssystemet opgøres af Økonomiforvaltningens 11. kontor (den fælles indkøbsenhed), og faktureres til udvalgene.

 

3. Forslag til omlægning af betaling til Help Desk

Udgifterne til Help Desk afholdes i dag af bevillingen i Økonomiforvaltningens 11. kontor. Opkald til Help Desk dækker over flere typer af henvendelser, fejlmeldinger, bestilling af opgaver og brugerstøtte. I dag bliver alle henvendelser til KMDs Help Desk registreret på forvaltningsniveau. DMdata har hidtil ikke kunnet opgøre samtlige opkald på forvaltningsniveau, dette er nu muligt. Fremover vil alle kald til Help Desk blive udfaktureret direkte til udvalgene. Samtidig udlægges 1 mill. kr. til udvalgenes betaling af udgifter, svarende til det hidtidige forbrug, jf. bilag 1.

Herved opnås en positiv adfærdspåvirkning ligesom gennemsigtighed og styrbarhed øges, når afregningen sker efter den beskrevne model.

Alle opkald – også dem som kan besvares direkte - blive registreret som en sag på forvaltningsniveau og udfaktureret til udvalgene.

Endvidere tilvejebringes en opdeling af den fremtidige opkrævning for Help Desk på hhv. det skatte- og takstfinansierede område.

I bilag 4 er beløbene som udlægges til de enkelte forvaltninger angivet.

 

4. Betaling for brug af Data Warehouse

Udvalgene betaler i dag 269.000 kr. for benyttelse af Data warehouse. Denne betaling fastholdes uændret. Det skal bemærkes, at i forbindelse med nedlæggelsen af forsøgsbydelene pr. 31. december 2001 blev udvalgenes betaling forhøjet fra 150.000 kr. til 269.000 kr. pr. år.

Grunden til denne store forskel skyldes at udvalgene i 2000 kunne fordele omkostningerne på 11 enheder (7 forvaltninger + 4 bydele).

 

5. Kompensation for udvalgenes merudgifter til KMD programmel og specialblanketter.

     I overensstemmelse med indstillingen vedrørende Indgåelse af aftale med KMD A/S (BR 396/02) om anvendelse af IT-programmel mv. har ØKF refunderet for merudgifter i 2003 for anvendelse af KMD-programmellet, svarende til 34,4 mill. kr. inklusiv engangsudgifter til KMD. For 2004 og frem kompenseres udvalgene med en tillægsbevilling til budget 2004 på 33,3 mill. kr. og efterfølgende rammekorrektioner. Refusionen, tillægsbevillingerne og rammekorrektionerne finansieres af det opnåede provenu fra it-udbudet i 2002, jf. bilag 1 med de i tabellen anførte beløb pr. udvalg.   

 

Ud fra det hidtidige forbrug af print, kuvertering og mikrofiche beregnes de samlede udgifter for udvalgene. Udgifterne for udvalgene forventes ikke med udgangspunkt i disse beregninger at overstige den bevilling, der er udlagt til udvalgene på dette område.

Udgifter til intern transport viderefaktureres fremtidigt til udvalgene fra Økonomiudvalget.

Det har hidtil ikke været muligt at udfakturere forbruget af specialblanketter til udvalgene. Fremover betaler økonomiudvalget som i 2003 op til 2 mill. kroner af udvalgenes forbrug af specialblanketter. Udgifter til specialblanketter, der overstiger 2 mill. kr., opgøres pr. udvalg efter reelt forbrug, og viderefaktureres til udvalgene.

Porto afregnes som hidtil direkte mellem forvaltningerne og DMdata.

     I overensstemmelse med indstilling (BR 251/2002) om it-udbudet, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 16. maj 2002 anvises finansiering af udvalgenes merudgifter til generelle specialblanketter samt intern transport fra det opnåede provenu fra it-udbudet i 2002, jf. bilag 2 med de i tabellen anførte beløb pr. udvalg.   

 

It-udbudet har resulteret i en årlig besparelse for kommunen i størrelsesordenen 74,8 mill.kr. samt en merudgift til betaling for brug af KMD programmel m.v. på ca. 34,4 mill.kr. i 2003 og ca. 33,3 i 2004 og frem. I nærværende indstilling er - i overensstemmelse med forudsætningerne i den indstilling om IT udbuddet som BR tiltrådte den 22. august 2002 (BR 396/2002) - foreslået at udvalgene kompenseres for merudgiften til betaling for brug af KMD programmel m.v. Endvidere kompenseres som nævnt den årlige merudgift for kommunen på 2 mill. kr. til specialblanketter. Disse kompensationer finansieres af it-provenuet.

ØU har tidligere tiltrådt at der af it-provenuet reserveres 16,5 mill kr. til voldgiftsagen mod WMdata i forbindelse med det oprindelige ESDH-projekt, 4 mill. kr. til omlægning af mailsystem fra Notes til Exchange.

Endvidere blev udgifter på 24,5 mill. kr. som vedrørte KK's huslejebetaling til KMD fratrukket i ØU's ramme i forbindelse med it-udbudet i 2002, og er dermed indgået til at forøge KK's økonomiske råderum.

Efter disse kompensationer mv. er der således en mindreudgift på 152 mill. kr. frem til 2007.                                                                               

Økonomiforvaltningen vil senere fremkomme med forslag til udmøntning af nettoprovenuet.

 

Tabel 1. Oversigt over refusioner i 2003, tillægsbevillinger i 2004 samt rammekorrektioner for udvalgene (t.kr.)

 

Udvalg	Konto	Budget 2003 med korrektioner (tkr.)	ØKF refusion til udvalgene 2003    (tkr.)	Budget 2004 (tkr.) (foreløbigt)	Tillægsbevilling 2004              (tkr.) (sfa. denne indstilling)	Rammekorrektion 2005 +                       (tkr.)
Revisionen	6.51.1 Administration	20.479		19.800
Kultur- og Fritidsudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	90.764	180	90.700	217	217
Uddannelses- og Ungdomsudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	97.104	585	105.300	603	603
Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	968.005	14.384	957.000	14.564	14.564
Bygge- og Teknikudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	270.049	926	284.300	643	643
Miljø- og Forsyningsudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	45.336	0	35.000	41	41
Sundheds- og Omsorgsudvalget	6.51.1 Administration mv.	298.121	5.246	217.000	5.374	5.374
Økonomiudvalget	6.51.1 Administration mv.	643.296	-21.321	668.000	-21.442	-21.442
I alt		2.433.154	0	2.377.100	0	0

 

 

Økonomi

Se bilag.

 

Miljøvurdering

-

 

Andre Konsekvenser

-

 

Høring

Fagudvalgene, se Bilag 5 og 6

 

 

Bilag

 

Bilag 1. Oversigt over udvalgenes betaling samt kompensation for visse it-ydelser i 2003 og frem

 

Bilag 2. Prisbilag for betaling af it-ydelser

 

Bilag 3. Oversigt over fordeling af udgifter til Help Desk pr. forvaltning (2003)

 

Bilag 4. Betaling for KMD-programmel

 

Bilag 5. Svar på fagudvalgenes kommentarer

 

Bilag 6. Fagudvalgenes kommentarer

 

 

Erik Jakobsen

                                                                                       /Bjarne Winge