Forslag til indkøbsstrategi 2004-2007
Forslag til indkøbsstrategi 2004-2007
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 22. april 2004
BR 162/04
Forslag til indkøbsstrategi 2004-2007
Forslag til indkøbsstrategi 2004-2007
Indstilling om, at forslag til indkøbsstrategi 2004 – 2007 tiltrædes, samt at Økonomiforvaltningen inden sommerferien kommer med forslag til, hvorledes der kan foretages en evaluering, samt udarbejder et oplæg om indarbejdelse af etiske hensyn i indkøbspolitikken.
(Økonomiudvalget)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,
at nærværende redegørelse tages til efterretning,
at styrkelsen af indkøbsområdet, herunder Den
Fælles Indkøbsenhed, videreføres i 2004 – 2006,
at der i budget 2005 og 2006 gives en rammekorrektion på henholdsvis 0,65 mill.
kr. og 0,65 mill. kr. til dækning af udgifterne til medarbejdere udlånt fra
forvaltningerne til Den Fælles Indkøbsenhed i Økonomiforvaltningen, samt
at forslaget til indkøbsstrategi 2004 – 2007 videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse
Økonomiudvalgets
beslutning i mødet den 9. marts 2004
Udsat ved mødets
start.
Udvalgsmedlemmerne
bedes inden fredag den 12. marts 2004 kl. 12.00 fremsætte eventuelle spørgsmål
til indstillingen til Økonomiforvaltningen.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. marts 2004
F og Ø stillede følgende ændringsforslag: "Da indkøbsordningen endnu ikke er fuldt implementeret udbedes en evaluering om 1 år. Evalueringen skal bygge på en tilfredshedsundersøgelse blandt brugerne samt en undersøgelse af de reelt indhentede økonomiske gevinster set i forhold til de oprindelige mål. Forudsætningen er, at der laves en brugerundersøgelse i år. I ordningen bedes indregnet ekstra administrative ressourcer decentralt i forbindelse med brug af ordningen. Endvidere bedes etiske hensyn indarbejdet i indkøbspolitikken i højere grad end tilfældet er i dag."
Ændringsforslaget blev ikke behandlet.
1. at blev taget til efterretning.
2. og 3. at blev godkendt med den tilføjelse, at ordningen evalueres om 1 år.
4. at blev anbefalet med den tilføjelse, at Økonomiforvaltningen inden sommerferien kommer med forslag til, hvorledes der kan foretages en evaluering, samt udarbejder et oplæg om indarbejdelse af etiske hensyn i indkøbspolitikken.
RESUME
I overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning om at modtage løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003), indeholder redegørelsen en status for etablering og brug af fælles indkøbsaftaler, og brug af kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR) samt en opgørelse af andelen af selvejende institutioner, der er forpligtet til at benytte de fælles indkøbsaftaler.
Der er pr. 31. december 2003 etableret 19 nye fælles indkøbsaftaler, der dækker en omsætning på ca. 340 mill. kr. Den samlede besparelse ved forvaltningernes brug af aftalerne, der i gennemsnit har løbet i ca. 10 måneder er opgjort til ca. 23 mill. kr.
Alle forvaltninger på nær Sundhedsforvaltningen har planlagt eller er i gang med at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. Sundhedsforvaltningens forventer først at implementere systemet når organisationsændringerne i forvaltningen er afsluttet.
Ved udløbet af 2003 var 21 af kommunens i alt 457 selvejende institutioner via deres driftsoverenskomst forpligtet til at anvende de fælles indkøbsaftaler. Forvaltningerne fortsætter arbejdet med at søge driftsoverenskomsterne revideret i 2004.
Resultaterne på indkøbsområdet er bl.a. opnået ved den midlertidige styrkelse af Den Fælles Indkøbsenhed med i alt 6 medarbejdere, hvoraf 2 blev rekrutteret internt i forvaltningerne (udlånt med orlov). Forvaltningerne er økonomisk blevet kompenseret for de udlånte medarbejdere.
På baggrund af de opnåede resultater på indkøbsområdet samt de forestående opgaver med indgåelse af yderligere indkøbsaftaler for i alt 650 mill. kr. i perioden 2004 – 2007, implementeringen af indkøbssystemet og den nye indkøbsstrategi, foreslås det at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet videreføres med i alt 5 medarbejdere i 2004, 2005 og 2006.
Videreførelsen, der ved det foreslåede niveau koster ca. 2,2 mill. kr.
pr. år, finansieres for 2004 inden for Økonomiudvalgets eksisterende rammer.
For 2005 og 2006 foreslås den samlede udgift på 4,4 mill. kr. finansieret ved at Økonomiudvalget gives en rammekorrektion på i alt 1,3 mill. kr. (0,65 mill. kr. pr. år) til fortsat at kompensere forvaltningerne for udlån af to medarbejdere. Ca. 3,1 mill. kr. finansieres af Økonomiforvaltningen.
Redegørelsen indeholder endelig en status for gennemførelsen af kommunens nuværende indkøbsstrategi, der udløb ved årsskiftet samt forslag til en ny strategi for perioden 2004 – 2007.
SAGSBESKRIVELSE
1. Baggrund
Københavns Kommune
er en af landets største indkøbere med et årligt indkøbsvolumen på ca. 3 mia.
kr. Analyser af kommunens indkøbsmønster foretaget i 1999 og 2001 viste, at
kommunens indkøb i vid udstrækning blev fortaget ved ad hoc indkøb, og at der
kunne realiseres betydelige besparelser ved en større koordinering og effektivisering
af indkøbene. Dette førte bl.a. til, at der i 2002 blev afsat 5 mill. kr. til,
i en 2-årig periode, at styrke indkøbsområdet ved oprettelse af Den Fælles
Indkøbsenhed i Økonomiforvaltningen. Denne har som hovedopgaver at indgå fælles
indkøbsaftaler, følge op på anvendelsen af indkøbsaftalerne og understøtte implementeringen
af det elektroniske indkøbssystem.
2. Den Fælles Indkøbsenhed
Kommunens indkøb
blev før oprettelse af Den Fælles Indkøbsenhed koordineret af
Økonomiforvaltningen. Dette arbejde blev varetaget af 5,75 årsværk (inkl.
leder) placeret i Økonomiforvaltningens 11. kontor.
Medio 2002 var der
alene gennemført fælles EU-udbud vedr. kopipapir, kopimaskiner, taxikørsel,
kontorartikler og diverse IT-projekter. Herudover var der på en række områder
indgået samhandelsaftaler ved nationalt udbud. En indkøbsanalyse gennemført af
Økonomiforvaltningen i 2000 viste, at de fælles indkøbsaftaler kun blev brugt
ved 19% af kommunens indkøb.
Økonomiudvalget
vedtog i forbindelse med tiltrædelse af aftalen om de økonomiske rammer for
2003, at der skulle afsættes en pulje på 5 mill. kr. til styrkelse af kommunens
fælles indkøbsenhed. Midlerne skulle benyttes til, i en midlertidig 2-årig periode,
at ansætte 6 indkøbere, der dels skulle indgå en række nye, attraktive indkøbsaftaler
og dels medvirke til at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. 2 af
de nye projektledere blev rekrutteret (udlånt med orlov) fra forvaltningerne,
der blev økonomisk kompenseret herfor. Den midlertidige styrkelse ophører medio
2004.
Med styrkelsen af
Økonomiforvaltningens indkøbsfunktion har det været muligt pr. 31. december
2003 at gennemføre 19 EU-udbud, de dækker en samlet omsætning på ca. 340 mill.
kr. og realisere besparelser for mindst 23 mill. kr. Der er tale om ganske
store udbudsforretninger der er meget ressourcekrævende at gennemføre, idet
såvel behovsafklaring som udarbejdelse af udbudsmateriale samt valg af leverandører
sker i et samarbejde med forvaltningerne og i overensstemmelse med EU's regelsæt
for udbud.
Besparelsesmulighederne
for de 18 af de gennemførte udbud er opgjort til mindst 43 mill. kr.[1]
Ved årets udgang kan
de realiserede besparelser (eksklusive buskørsler) opgøres til ca. 23
mill. kr. for de første aftaler, der i gennemsnit har løbet i ca. 10 måneder.
På dette svarer til en samlet årlig besparelse på ca. 28 mill. kr.
Samtidig har det
været muligt at iværksætte og understøtte implementeringen af indkøbssystemet.
Aktiviteterne omfatter bl.a. udarbejdelsen af en fælles implementeringsplan for
hele
kommunen (vedlagt som bilag 2), hjælp til forvaltningernes oprettelse af
brugere i systemet, udarbejdelse af undervisningsmateriale, uddannelse af
forvaltningernes undervisere, etablering af erfa-gruppe for forvaltningernes
implementeringsansvarlige, støtte til forvaltningerne i
implementeringsprocessen og opfølgning på fremdriften i forhold til den samlede
plan. Indkøbssystemet forventes at være fuldt implementeret i de fleste
forvaltninger med udgangen af 2004. Sundhedsforvaltningen forventer først at
implementere indkøbssystemet når organisationsændringerne i forvaltningen er
afsluttet.
Med styrkelsen af
Den Fælles Indkøbsenhed, har det endvidere været muligt at forbedre forretningsgangene
på indkøbsområdet (blandt andet ved at etablere indkøbsportaler på både intra-
og internettet) samt at sikre gennemførelsen af de politisk fastsatte
målsætninger og indfrielse af kommunens ambitionsniveau på såvel indkøbsområdet
som på miljø- og arbejdsmiljøområdet.
2.1 Opnåede resultater
De opnåede
resultater ved etableringen af Den Fælles Indkøbsenhed er bl.a.:
·
En
samlet aftaledækning pr. 31. december 2003 på ca. 340 mill. kr.
·
En
realiseret besparelse på ca. 23 mill. kr. for de nye aftaler, der i gennemsnit
har løbet knap 10 måneder[2].
Besparelsen forventes på årsbasis at udgøre mindst 28 mill. kr.
·
Et
årligt besparelsespotentiale for de nye aftaler på mindst 43 mill. kr. (når
alle bruger aftalerne)
·
Mere end
25 EU-udbud med en samlet omsætning på over 300 mill. kr., der er i gang eller
under overvejelse
·
Systematisk
opfølgning og styring af kommunens leverandører
·
Implementering
af indkøbssystemet i forvaltningerne i gang
·
Overholdelse
af politiske målsætninger vedr. miljø- og arbejdsmiljø, herunder anskaffelse af
miljøvenlige varer og ydelser, montering af partikelfiltre på bl.a. busser og
flyttebiler, leverandørers overholdelse af miljø- og arbejdsmiljølovgivningen,
etiske krav etc.
·
Besparelser
på andre områder som følge af forbedrede forretningsgange (f.eks. nedlæggelse
af KTK's tankanlæg på Enghavevej, der bl.a. blev benyttet af kommunens
køretøjer så man nu kan tanke på enhver Statoil-tankstation)
·
Stærk
profil som foregangskommune vedr. indkøbsstyring, elektronisk indkøb og grønne
indkøb
·
Opdaterede
indkøbsinformationer på portaler på intra- og internet
·
Høj
kvalitet i de indgåede aftaler via ISO-certificeret proces
·
Overholdelse
af EU's udbudsregler samt nationale og lokale krav til indkøbsaftaler
Brugen af de fælles
indkøbsaftaler og indkøbssystemet er væsentlig for at kommunen realiserer de
maksimale fordele ved en effektiv indkøbsforvaltning.
I forbindelse med
nærværende redegørelse er der udarbejdet en evaluering af indkøbsområdet, hvori
de oftest fremsatte indvendinger mod brug af aftaler og indkøbssystem er
angivet sammen med Økonomiforvaltningens bemærkninger hertil.
Af de væsentligste
indvendinger er bl.a., at man ikke ønsker sin selvbestemmelse indskrænket, at
man betragter indkøbssystemet som besværligt, at man kan købe varer billigere
andre steder, at man ikke kan benytte sine hidtidige leverandører, at man ikke
får lov til at beholde besparelserne ved at bruge de fælles aftaler og at aftalerne
ikke tilgodeser lokale forhold.
Der må i forbindelse
med så store ændringsprojekter, som implementeringen af et nyt indkøbssystem og
indførelsen af fælles indkøbsaftaler hver især repræsenterer, forventes en vis
modstand mod de ændringer projekterne medfører i vaner, forretningsgange og
selvbestemmelse.
Det er en
forudsætning for at optimere kommunens indkøb, at indkøbene koordineres
centralt via fælles aftaler. Det må samtidig forventes, at det ikke vil være
muligt at opfylde alle ønsker ved etablering af indkøbsaftaler, og at der
fortsat vil være tilfælde hvor man vil være tvunget til at anvende en ny
leverandør eller et nyt produkt. Det er
ligeledes uundgåeligt at det på enkelte områder og ved slagtilbud kan være
muligt at købe varer billigere end på de fælles aftaler. Det er i den
forbindelse væsentligt at holde fokus på kommunens samlede indkøbsvolumen, da
det er ved at opnå samlede indkøbsfordele
at det er muligt at realisere de største besparelser på området. Besparelser
der kan komme andre dele af kommunen til gode.
Ud over at løse
eventuelle problemer vedrørende de enkelte aftaler, kan der stadig gøres meget
for at gøre kommunens indkøbsorganisering endnu bedre. Dels er der en række
tekniske forhold vedrørende indkøbssystemet, der skal forbedres for at øge
brugervenligheden og dels er der en stor udfordring i at forbedre kommunikationen
på indkøbsområdet så alle indkøbere får den rette information når de har behov
for det.
Forslaget til
kommunens indkøbsstrategi i perioden 2004 – 2007 sigter netop på at videreudvikle
indkøbssystemet samt at styrke kommunikationen på området markant for derigennem
at øge brugen af såvel system som aftaler.
I forbindelse med
indkøbsstrategiens gennemførelse foretages der endvidere løbende evalueringer
af de enkelte indkøbsaftaler for at sikre at evt. problemer bliver løst i
samarbejde med forvaltninger og leverandører, ligesom der bliver foretaget
årlige generelle brugertilfredshedsundersøgelser vedrørende indkøbsområdet. I
overensstemmelse med tids- og aktivitetsplanen i strategien, gennemføres
brugertilfredshedsundersøgelsen i efteråret for at resultatet kan indgå i den
årlige redegørelse til Økonomiudvalget.
2.2 Styrkelse af Den Fælles Indkøbsenhed
Den 2-årige periode
udløber for de først ansatte medarbejdere medio 2004.
På baggrund af de
hidtil opnåede resultater og mulighederne for at realisere yderligere væsentlige
besparelser på indkøbsområdet foreslås styrkelsen af den fælles indkøbsenhed
videreført med 5 medarbejdere i 2004, 2005 og 2006.
Alle medarbejdere i
Den Fælles Indkøbsenhed deltager i implementeringen af det elektroniske
indkøbssystem, og medvirker derved til at kommunen kan indføre mere effektive arbejdsgange
på indkøbsområdet. Aktiviteterne omfatter bl.a. undervisning i systemet,
support af brugere, fastlæggelse af forretningsgange og kontakt til indholdsleverandører
således at kvaliteten af det elekt
roniske indkøbssystem udvikles og forbedres.
Af de 5 årsværk, der
indgår i styrkelsen, vil 3 årsværk blive anvendt på etablering og implementering
af nye aftaler. 1,5 årsværk vil blive brugt til vejledning af institutionerne i
brug af de fælles aftaler samt generel kommunikation, herunder gennemførelse af
"roadshows" i forvaltninger og institutioner for at skabe bedre dialog på indkøbsområdet.
0,5 årsværk vil blive anvendt til opfølgning på brug af aftalerne for
derigennem at sikre anvendelse og videreudvikling af aftalerne.
Aktiviteterne
omfatter bl.a. forundersøgelse af potentielle aftaleområder, udarbejdelse af
kravspecifikation i samarbejde med forvaltningerne, Miljøkontrollen og
Bedriftssundhedstjenesten, gennemførelse af EU-udbudsforretninger (herunder
afklaring af evt. spørgsmål fra leverandører), udarbejdelse af indstilling om
valg af leverandører i samarbejde med forvaltningerne, indgåelse af aftaler med
de valgte leverandører, kommunikation om aftalerne til forvaltningerne via
informationsbreve, dialogmøder mv., implementering af elektroniske varekataloger
i indkøbssystemet samt opfølgning vedr. brugen af aftalerne og leverandørernes
overholdelse af deres forpligtelser.
Måltallene for
besparelser på indkøbsområdet er i nedenstående tabel opgjort for perioden 2003
– 2007. De tilknyttede aktiviteter er uddybende beskrevet nedenfor under punkt
3 og i forslaget til ny indkøbsstrategi for Københavns Kommune, der er vedlagt
redegørelsen som bilag 4.
Tabel 1: Den Fælles
Indkøbsenhed - Økonomioversigt 2003 - 2007 (måltal)
År |
Akkumuleret aftaledækning
(mill. kr.) |
Årligt besparelsespotentiale
(mill. kr.) |
Anvendelsesgrad
for fælles indkøbsaftaler |
Forventet besparelse
(mill. kr.) |
2003 |
340 |
43 |
* ca. 50% |
23 |
2004 |
600 |
60 |
60% |
42 |
2005 |
800 |
80 |
70% |
56 |
2006 |
1.000 |
100 |
80% |
80 |
2007 |
1.000 |
100 |
85% |
85 |
* Information om den
hidtidige omsætning på aftaleområderne er p.t. utilstrækkelig til at anvendelsesgraden
kan beregnes. Der er derfor angivet en skønnet anvendelsesgrad på ca. 50%. Ved
at opsamle statistik vedr. omsætningen på aftalerne vil det fremover være
muligt at beregne anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler.
Måltallet for
etablering af nye indkøbsaftaler er, at der i 2004 etableres aftaler, der øger
dækningen med mindst 250 mill. kr. I de efterfølgende år forventes tilvæksten i
aftaledækningen at falde til ca. 200 mill. kr. i 2005 og 2006. I 2007 forventes
aftaledækningen at bibeholdes på ca. 1 mia. kr. idet flere af de tidligere indgåede
aftaler skal genudbydes, der skal bruges flere ressourcer på opfølgning i
forhold til den samlede aftaleportefølje mv. Det forventes at de realiserede
besparelser øges i perioden i takt med at anvendelsesgraden for aftalerne øges.
Måltallene er betinget af de selvejende institutioners brug af aftalerne, og
vil i modsat fald være ca. 14% lavere.
Det forventes, at
det ved en fortsat målrettet kommunikations- og opfølgningsindsats vil være
muligt også fremover at sikre en høj anvendelse af de fælles indkøbsaftaler i
løbet af de kommende år således at de forventede besparelser realiseres.
Hertil kommer de
endnu uopgjorte besparelser ved fortsat anvendelse af elektronisk indkøb i
kommunen og den deraf følgende effektivisering af indkøbsprocessen, herunder
ibrugtagningen af elektronisk fakturering og forbedringen af ledelsesinformationen
på indkøbsområdet. Det er målet, at 80% af de mulige bestillinger sker via
elektroniske varekataloger i indkøbssystemet med udgangen af 2007.
Videreførelsen der
ved det foreslåede niveau på 5 årsværk koster 2,2 mill. kr. pr. år finansieres
for 2004 inden for Økonomiudvalgets eksisterende rammer.
For 2005 og 2006
foreslås den samlede udgift på 4,4 mill. kr. finansieret ved at Økonomiudvalget
gives en rammekorrektion for hvert af årene 2005 og 2006 på 0,65 mill. kr. til
fortsat at kompensere forvaltningerne for udlån af to medarbejdere. Ca. 3,1
mill. kr. finansieres af Økonomiforvaltningen.
3. Forvaltningernes aktiviteter vedr. indkøb
Alle forvaltninger
(inkl. Økonomiforvaltningen) bidrager til at øge anvendelsen af såvel indkøbsaftaler
som indkøbssystem. Herudover indgår de fleste forvaltninger indkøbsaftaler på
områder, hvor forvaltningen er største eller eneste bruger af den pågældende
ydelse.
Nedenfor er
aktiviteterne i de enkelte forvaltninger kort beskrevet. En uddybende
beskrivelse findes i bilag 3.
3.1 Bygge- og Teknikforvaltningen
Kommune Teknik København
Indkøbskoordineringen
(IK) er en stabsfunktion oprettet i starten af 2002 som erstatning for
Magasinet, der frem til afviklingen i maj 2002 var KTK's centrale indkøbs- og
lagerfunktion med en omsætning på 14 mio. kr. Funktionen er bemandet med en
medarbejder (indkøbskoordinator).
IK har til formål,
at sikre KTK de bedste betingelser med hensyn til virksomhedens indkøb af
forbrugsvarer, materialer, tjenesteydelser, m.m. Dette gælder såkaldte
standardvarer, og indbefatter ikke fagspecifikke områder som malervarer,
tømrervarer, kontraktasfalt m.m., som aftales decentralt.
KTK's samlede indkøb
af varer og tjenesteydelser beløber sig i 2002 til 240 mio. kr., i 2003 til
ca.208 mio. kr., hvor arbejdsrammen for IK skønnes at ligge i størrelsesordenen
ca. 100 mio. kr.
I perioden 1.5.2002
– 30.4.2003 er der analyseret og forhandlet aftaler på plads for 38 mio. kr.
(jfr. bilag: "indkøbsaftaler 2003"). Dette har resulteret i en direkte målbar
forbedring på ca. 1,8 mio. kr., samt en skønnet forbedring på de resterende aftaler
på ca. 0,5 mio. kr.
Med baggrund i de
forestående strukturelle ændringer, der udløber af PLS RAMBØLL's rapport, skal
der i den nærmeste fremtid ske en styrkelse og centralisering af de indkøbsmæssige
opgaver.
Brandvæsenets Serviceafdeling
Brandvæsenets
Serviceafdeling har indgået samarbejdsaftaler om mundering (uniformer og
uniformsgenstande m.m.).Endvidere er der aftale om levering af ilt til brand-
og ambulancetjenesten.
For aftalerne
gælder, at det er fastprisaftaler for et år ad gangen uden %-besparelser eller
aftalt løbetid. En væsentlig del af aftalen er en aftale om lagerplads hos Brandvæsenet
og hos leverandøren for hurtig og nøjagtig leverance.
Det bemærkes, at
Brandvæsenet er leverandør til institutioner i Københavns kommune og til andre
brandvæsener.
3.2
Familie- og Arbejdsmarke
dsforvaltningen
For at styrke
indkøbsfunktionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er den overordnede
styring af indkøbspolitikken og det elektroniske indkøbssystem samlet i
Kontoret for regnskab, refusion og forældrebetaling (5. kontor)
Der blev i juni 2003
nedsat en implementeringsgruppe med 1 projektleder, en indkøbsansvarlig, en
nøgleindkøber alle fra 5. kontor samt 2 medarbejdere fra IT-kontoret, hvor den
ene er IT-ansvarlig og den anden sikkerhedsansvarlig i forhold til KØR's
indkøbssystem. Denne gruppe skal dels sørge for udbredelse af kendskabet til
aftaler dels - hvad der ikke er mindre vigtig - uddanne indkøbere, der kan købe
ind elektronisk.
For at sikre en
effektiv kommunikation/samarbejde med de daglige indkøbere omkring indkøbssystemet
og indkøbspolitikken nedsattes 3 decentrale indkøbsgrupper med ca. 20-25 deltagere
hver. 1 for centralforvaltningen, 1 for de lokale kontorer - og 1 for
rådgivnings- og handicapcentrene samt centrene under Københavns Kommunes
Beskæftigelsesindsats. Grupperne har til opgave at opsamle/diskutere de emner/problemstillinger,
som fremkommer i forbindelse med anvendelsen af systemet og politikken.
Et af de synlige
resultater er, at der er udarbejdet en tips- og trickliste for at lette brugen
af indkøbssystemet. Denne liste er lagt ind på indkøbswebben.
Ved den faseopdelte
indføring i KØR indkøb finder Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at
kontakten mellem indkøbsenheden i centralforvaltningen og brugerne er blevet vellykket,
og at de er blevet fortrolige med systemet og anvender det. At systemet bliver
brugt, kan ses ud af statistikken vedr. antallet af elektroniske indkøb.
Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke indgået indkøbsaftaler på kommunens vegne.
3.3
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Indkøb i Kultur- og Fritidsforvaltningen
er kendetegnet ved at være decentraliseret til de enkelte søjler og institutioner.
Ansvaret for
overholdelse af kommunens indkøbspolitik, herunder overholdelse af de fælles
indkøbsaftaler og brug af indkøbssystemet, ligger hos hver enkelt budgetansvarlig
leder. For at sikre overholdelse af aftalerne i den decentral struktur, sker
der i samarbejde mellem forvaltningens repræsentant i indkøbschefgruppen og Den
Fælles Indkøbsenhed en løbende opfølgning på brugen af aftalerne.
Indgåelse af indkøbsaftaler og gennemførelse
af udbud
Kultur- og
Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, har på vegne af kommunen i 1999 gennemført
EU-udbud af samtaletelefoni. Aftalen med daværende Mobilix, nu Orange, er
løbende blevet genforhandlet, hvilket betyder at der som følge af lavere
takster er opnået betydelige besparelser på området.
Ligeledes har
serviceabonnementsdelen for telefoni for nyligt været i udbud. Aftalen er trådt
i kraft pr. 1. januar 2004. Aftalen vil udover besparelser sikre at systemet teknisk
opgraderes. Aftalerne på samtaletelefoni og serviceabonnement udgør samlet
inklusiv H:S's andel et årligt beløb på ca. 30 mio. kr.
I forhold til
biblioteksmaterialer inden for kategorierne; årbøger, aviser, tidsskrifter,
cd'er, dvd'er, video'er, cd-rom'er, konsolspil og lydbøger gennemfører
Bibliotekerne løbende EU-udbud. I kontrakterne indgår en option på at kommunens
øvrige forvaltninger kan benytte rammeaftalen ved selvstændig ordreafgivelse.
De nævnte aftaler på biblioteksmaterialer udgør samlet et beløb på omkring 10
mio. kr. årligt.
Derudover bidrager
Kultur- og Fritidsforvaltningen med repræsentanter i en række udbudsarbejdsgrupper
som gennemføres i et samarbejde mellem de andre forvaltninger og Den Fælles
Indkøbsenhed.
3.4 Miljø- og Forsyningsforvaltningen
Københavns Energi
Indkøbet i KE er
decentralt gennemført, med en central Koncern Indkøbsfunktion som koordinerede
led, der forestår politikker, metoder og deltagelse i større indkøb, samt
rammeaftaler og relationerne til KK.
Københavns Energi
har i løbet af 2003 implementeret de indgåede KK aftaler. Senest er der
etableret en simpel rapporteringsform der gør det muligt at give en
tilbagemelding til koordineringsgruppen i KK.
I relation til
indkøb der vedrører den egentlige produktion er KE fortsat med at udbyde de arbejder
som hidtil har været udført internt gennem KE Partner A/S. Der er lavet en 5
års plan der medfører at 10% af arbejdet udbydes hvert år. De 2 første runder
er gennemført og har medført væsentlige besparelser, men også vist at ved at
konkurrenceudsætte produktionen er der opnået en betydelig
effektivitetsfremgang intern i KE Partner, idet de har vundet mere end 50% af
arbejdet.
På komponent/vare
siden er der i 2003 anvendt e-auktion for første gang med positivt resultat.
Der har været gennemført 6 auktioner, bl.a. p
å el-forbrugsmåler der medførte en
væsentlig reduktion af prisen i størrelsesorden 20% i forhold til seneste
handlede priser. Endvidere har produkter som batterier, køreplader, værktøjer
været på auktion med væsentlige besparelser til følge. Samlet vurderes
besparelserne til min. 1 Mio. DKK på disse varer.
På
Tjenestydelsesiden - især om køb af teknisk rådgivning og ingeniørydelser - har
vi opstillet en kvalifikationsliste med de leverandører der fremover kan forestå
leverancer. Vi forventer at indkøbsformen kan bidrage med 3-4 mill. DKK i
besparelse pr. år. Større udbud over tærskel værdier gennemføres som hidtil
efter Forsyninsgvirksomhedsdirektivet.
På anlægssiden er
gennemført tilsvarende initiativer med ensretning af udbudsform og materiale,
samt om anvendelse af udbudsformen "UDBUD EFTER FORHANDLING" der
forventes at medfører besparelser i størrelsesorden 4-5 Mio. DKK.
Miljøkontrollen
Miljøkontrollen er
opstartet med at bruge indkøbssystemet til de fleste indkøb. Det sker primært
ved at købene bliver efterregistreret - altså først føres ind i systemet når
købet er foretaget. Dette skyldes, at de fleste af de varer vi køber ikke
ligger i systemet på forhånd. Vi går i 2004 i gang med at lægge tjenesteydelser
ind i systemet også.
Miljøkontrollen har
ikke indgået andre aftaler om indkøb end de som Økonomiforvaltningens 11.
kontor allerede kender (kontorartikler).
3.5 Sundhedsforvaltningen
Sundhedsforvaltningen
har en lille central enhed, der indgår såvel fælleskommunale som forvaltningsspecifikke
aftaler. Der er i løbet af de seneste 2½ år indgået aftaler til en nettoværdi
på ca. 240 mio. kr. Der er opnået besparelser på ca. 28 mio. kr. årligt. Der er
tale om aftaler både på nye områder og på områder, som allerede tidligere har
været i udbud, d.v.s. har været konkurrenceudsat. Der er oftest tale om
EU-udbud, og aftalerne er baseret på minutiøse analyser af forbrugsmønster,
logistik og lokale ønsker og behov for at sikre optimale vilkår og priser.
Sundhedsforvaltningen
har indgået fælleskommunale aftaler bl.a. for vikarer til hele pleje- og
omsorgsområdet, voksenbleer og andre inkontinensprodukter samt sygeplejeartikler
til såvel institutioner som til levering direkte til hjemmeboende borgere. En
del af aftalerne er foranlediget af omlægningen af procedurerne for Hjælpemiddelcentrets
forsyning af hjemmepleje og hjemmeboende borgere, hvor Sundhedsforvaltningen
har benyttet lejligheden til at foretage en koordinering for hele kommunen. Endvidere
er hele fødevareområdet dækket for forvaltningens plejehjem.
Hvor det er
hensigtsmæssigt, indgås der også aftaler med deltagelse af andre kommuner, amter
og H:S.
Hjælpemiddelcentret
gennemfører løbende en lang række udbud, oftest EU-udbud, i relation til deres
virksomhed og i samarbejde med brugergrupper. Aftalernes samlede værdi beløber
sig til ca. 70 mio. kr.
Endvidere
gennemfører Sundhedsforvaltningen løbende udbud i overensstemmelse med gældende
lovgivning, herunder i relation til Frit Valg.
3.6
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen
Organisering
UUF's indkøb er
organiseret ved at være decentraliseret til hvert enkelt område og institution,
da disse selv er budgetansvarlige på indkøbsområdet.
Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen har én repræsentant i Indkøbschefgruppen.
Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen (UUF) består af centralforvaltningen (på Rådhuset og
Islands Brygge) hvor hvert enkelt område er selvstændig indkøbsenhed samt ca.
85 undervisningsinstitutioner og ca. 180 fritidsinstitutioner med selvstændige
indkøbsfunktioner. Desuden er der 85 selvejende institutioner hvoraf 19 på
nuværende tidspunkt har driftsoverenskomst med kommunen som forpligter til brug
af indkøbssystemet.
Ved udbud gældende
for hele kommunen deltager UUF som fagforvaltning, på lige fod med de øvrige
forvaltninger i Indkøbschefkredsen og arbejdsgrupperne. Arbejdsgruppens deltagere
er blandt andet med i udarbejdelsen af kravspecifikation samt udvælgelsen af de
leverandører som indgår i indstillingen til Indkøbschefgruppen..
Efter gennemførelsen
af et udbud, videresendes Den Fælles Indkøbsenheds Infobreve vedrørende nye
aftaler via (UUF's) info-web hvor de kan ses fra alle administrative PC'er. En
stor del af indkøberne på skoler og institutioner har ikke direkte adgang til
indkøbssystemet.
Eventuelle,
bemærkninger eller andet kommunikeres videre af forvaltningens indkøbschef til
Den Fælles Indkøbsenhed og indkøbschefgruppen.
Indkøbsaftaler i Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen
Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen har som fagforvaltning selv indgået aftaler fx på
IT-området, biblioteks- og undervisningsbøger samt vagt- og sikringsydelser.
Desuden benytter
forvaltningen de fælleskommunale aftaler, som er indgået af Den Fælles Indkøbsenhed.
Brug af indkøbssystemet
Efter en
reimplementering i september 2003, er indkøbssystemet er fuldt implementeret på
alle uddannelses- og Ungdomsforvaltningens skoler og institutioner med
undtagelse af de selvejende institutioner.
Systemet anvendes i
øjeblikket af centralforvaltningen og en del skoler og institutioner. Når det
ikke anvendes på alle skoler og institutioner hænger det samme med, at systemet
er uhensigtsmæssigt i en meget decentraliseret organisation hvor skoler og
institutioner ikke har en fast indkøber assisteret af et bogholderi. Dette
medfører, at en række indkøbere jf. ovenfor ikke har direkte adgang til
systemet og dermed er henvist til at foretage indkøb fx pr. telefon.
Det skal
understreges, at det er indskærpet, at indkøbsaftalerne skal anvendes uanset indkøbsmetode.
Som opfølgning på
systemet er der planlagt workshops for brugerne, ligesom brugerne supporteres
af superbrugere.
3.7
Økonomiforvaltningen
Økonomiforvaltningen
(ØKF) består af Rådhusdelens kontorer, kvarterløftsprojekterne, tre
kontraktenheder samt de kommende fire servicecentre, der ligeledes er
kontraktenheder. I forbindelse med oprettelse af nye enheder sikres det at de
har adgang til og bliver introduceret til indkøbssystemet samt brugen af
aftalerne.
Økonomiforvaltningens
indkøb er organiseret ved at være decentraliseret til hvert enkelt kontor og
kontraktenhed, da de selv er budgetansvarlige på indkøbsområdet. KSR, der er en
kontraktenhed under ØKF, har på grund dens størrelse sin egen indkøbschef og
-organisation.
Økonomiforvaltningen
indgår som fagforvaltning ikke selv aftaler, da forvaltningen ikke er største
eller eneste bruger af et område/produkt. Derimod benytter forvaltningen de
fælleskommunale aftaler, som er indgået af Det Fælles Indkøbsenhed.
4.
Evaluering af indkøbsområdet
Økonomiudvalget har,
foranlediget af nogle institutioners indsigelser mod brugen af de fælles
indkøbsaftaler, i december 2003 bedt om en evaluering af kommunens indkøbsordning.
Økonomiforvaltningen
har i den anledning bedt kommunens indkøbschefgruppe om at fremsende de
hyppigst fremførte kritikpunkter af såvel kommunens elektroniske indkøbssystem
som de fælles indkøbsaftaler.
Kritikpunkterne samt
bemærkningerne til disse er vedlagt redegørelsen i et særskilt evalueringsnotat.
De hyppigste
bemærkninger vedrører den begrænsning i institutionernes fulde valgfrihed mht.
leverandører og produkter, der er en konsekvens af den centrale koordinering af
kommunens indkøb, samt brugen af indkøbssystemet, der opfattes som besværligt
og tidskrævende.
Såvel ændring af de
hidtidige indkøbsvaner som brugen af et IT-baseret indkøbssystem har karakter
af væsentlige ændringsprojekter, der erfaringsmæssigt kræver tilvænning og
organisatorisk omstillingsparathed.
Den generelle
tendens er, at de fælles aftaler i stadig stigende grad bliver anvendt i forvaltningerne,
men at implementeringen af indkøbssystemet sker i et noget langsommere tempo,
hvilket er forventet i forhold til kommunens decentrale organisering.
Der vil – som et
element i kommunens indkøbsstrategi – årligt blive gennemført egentlige
brugerundersøgelser ved hjælp af spørgeskemaer mv. for løbende at evaluere
tilfredsheden på indkøbsområdet. Resultaterne vil indgå som en del af de
løbende redegørelser til Økonomiudvalget.
5. Ny
indkøbsstrategi for 2004 – 2007
Udviklingen på
indkøbsområdet har været forankret i kommunens indkøbsstrategi 2001 – 2003.
Strategien fokuserede på en forbedret organisering af indkøbsområdet, indgåelse
af bedre fælles indkøbsaftaler og brug af elektronisk indkøb.
Ved strategiens
udløb er langt de fleste af de væsentlige målsætninger opfyldt. Som bilag 3 er
vedlagt et statusnotat for strategiens gennemførelse, herunder forvaltningernes
initiativer med hensyn til organisering, indgåelse af fælles indkøbsaftaler og
understøttelse af indkøbssystemet.
Som bilag 4
vedlægges forslag til en ny indkøbsstrategi for Københavns Kommune i perioden
2004 – 2007.
Kommunen skal i den
nye strategi-periode (2004 – 2007) skifte fokus og målsætninger på
indkøbsområdet. Fra et fokus på organisering og opbygning af indkøbsorganisationen,
vil det væsentligste mål fremover være implementering og organisatorisk
forankring af effektiv indkøbsstyring og indkøbsadfærd. Der vil være et større
fokus på at udbrede kendskabet til - og anvendelsen af - de fælles
indkøbsaftaler og indkøbssystemet. På denne måde kan kommunen realisere det
fulde besparelsespotentiale ved at anvende de fælles indkøbsaftaler.
Strategiens
overordnede målsætninger er, at de fælles indkøbsaftaler dækker en samlet omsætning
på mindst 1,4 mia. kr. og at anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler
øges til mindst 85% med udgangen af 2007. Samtidig er det målet, at brugen af
indkøbssystemet øges markant, således at systemet anvendes ved mindst 80%[3] af de
mulige bestillinger via de elektroniske varekataloger med udgangen af 2007.
Målsætningerne skal
realiseres via en handlingsplan, der tager udgangspunkt i tre indsatsområder:
Organisering og teknologianvendelse, kommunikation og opfølgning. Samtidig skal
der løbende identificeres nye indkøbsområder, der kan give besparelser ved
indgåelse af fælles indkøbsaftaler.
Indkøbsstrategien
fokuserer især på at gøre kommunikationen og dialogen på indkøbsområdet endnu
bedre, ligesom der vil blive gjort en yderligere indsats for at gøre
indkøbssystemet så brugervenligt som muligt, bl.a. ved at sikre at de
elektroniske varekataloger er af høj standard med tydelige varebeskrivelser mv.
Der er i strategien
formuleret en kommunikationsplan for indkøbsområdet. Kommunikationsplanen
omfatter bl.a. brug af direct mails til kommunens indkøbere med målrettet
information om den enkelte indkøbers interesseområde, afholdelse af
leverandørdage hvor kommunens leverandører samles for at præsentere deres produkter
for kommunens indkøbere samt "roadshows", hvor Den Fælles Indkøbsenhed og
indkøbschefgruppen præsenterer Indkøbspolitikken og de fælles aftaler for
forvaltninger og institutioner. Herudover vil der fortsat ske en udbygning af
de nuværende indkøbsportaler på både intranettet og kommunens hjemmeside.
Opfølgningen på
området sikrer, at eventuelle fravigelser af aftalerne systematisk identificeres
og følges op så adfærd og aftaler løbende forbedres.
De nuværende
aktiviteter vedrørende etablering af indkøbsaftaler, videreudvikling af indkøbssystemet,
rådgivning og support af forvaltninger, opfølgning på aftaler og leverandører
etc. er ikke detaljeret beskrevet i strategien, men vil naturligvis videreføres
igennem hele strategiperioden.
Strategien er
udarbejdet af Den Fælles Indkøbsenhed i samarbejde med kommunens forvaltninger,
Indkøbschefgruppen og KØR-funktionen. Forudsætningerne for at realisere indkøbsstrategien
er at det nuværende fokus på indkøbsområdet videreføres i strategiperioden.
Aftaleområder |
Igangværende
udbud |
·
Aftørringspapir ·
Arbejdstøj ·
Brændsel ·
Budkørsel ·
Buskørsel (skole-, institutions- og ad hoc kørsel) ·
Børnebleer ·
Elevatorservice ·
Engangsservice ·
Flytning ·
Håndværkerydelser (mindre) ·
Hårde hvidevarer ·
Kaffe/The ·
Kildevand ·
Kontor- og kantinemøbler ·
Læskedrikke og øl ·
Rengøringskemi ·
Rengøringsrekvisitter ·
Skærmbriller ·
Storkøkkenudstyr ·
Vikarassistance (pædagogiske, kantine/køkken,
kontorvikarer) ·
Vinduespolering |
Beskæftigelsesmidler til
skoler mv. Bøger Fødevarer, økologiske (ekskl.
plejehjem) IT-software (Business Intelligence) IT-konsulentydelser (Business
Intelligence) IT-udstyr (PC'er, servere,
printere mv.) Kontorartikler Kopimaskiner mv. Kopipapir Legepladsudstyr Legetøj Lyskilder (pærer, lysstofrør
mv.) Naturlegepladser Skolemøbler Taxikørsel |
Potentielle
områder |
|
· Annoncering mv. · Beplantning og pasningsydelser · El-artikler mv. · · Håndværktøj og isenkram · IT-software (volumenlicenser) · Kurser og konferenceydelser · Konsulentydelser (management mv.) · Måtteservice mv. · Rengøring (eksterne) · Vaskeri- /renseriydelser · VVS artikler |
6. Rapportering på indkøbsområdet
I overensstemmelse
med Økonomiudvalgets beslutning om løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU
164/2003), gives nedenfor en status vedr. etablering af fælles indkøbsaftaler,
anvendelse af det elektroniske indkøbssystem samt andelen af selvejende
institutioner der er forpligtet til at anvende de fælles indkøbsaftaler. En uddybende
gennemgang af rapporteringen er vedlagt som bilag 1.
6.1 Indkøbsaftaler
Den Fælles Indkøbsenhed
har i perioden indtil 1. oktober 2003 gennemført i alt 19 udbud, med et samlet
indkøb for ca. 340 mill. kr. Endvidere er der p.t. 25- 30 udbud i gang eller
under forberedelse med et estimeret indkøb for mere end 300 mill. kr. (se
nedenstående oversigt over aftaleområder pr. 31.12.2003).
Potentielle områder
identificeres og vurderes af Den Fælles Indkøbsenhed i samarbejde med forvaltningerne.
I oversigten er angivet en række potentielle områder, hvor de indledende
analyser af området enten er sat i værk, eller forventes iværksat i første
halvår af 2004.
Det forventes, at
det ved implementeringen af analyseværktøjet Discoverer i KØR vil blive muligt
systematisk at udvælge områder med det største potentiale.
Ved de gennemførte
udbud er der tilvejebragt et samlet helårligt besparelsespotentiale på over 43
mill. kr., der realiseres såfremt alle indkøb foretages via de fælles aftaler.
De eksisterende
aftaler har i gennemsnit løbet ca. 10 måneder. Der er ved forvaltningernes brug
af aftalerne pr. 31. december 2003 realiseret ca. 23 mill. kr. i konkrete
besparelser.
6.2 Elektroniske indkøb
Kommunens
indkøbssystem (KØR), giver mulighed for en fuld elektronisk understøttelse af
indkøbsprocessen. Ved at fjerne papirgange i forbindelse med bl.a. rekvirering
og betaling samt ved reduktion af søgeomkostninger mv. kan ressourcer frigøres
til kommunens kerneopgaver.
Et væsentligt
element i den fulde understøttelse af indkøbsprocessen og frigørelsen af ressourcer
er ibrugtagning af elektronisk fakturering, der forventes implementeret ultimo
marts 2004.
I nedenstående
oversigt ses udviklingen i det månedlige antal indkøb via indkøbssystemet.
Indtil maj 2003 har anvendelsen været jævn med undtagelse af kursusaktivitet i
juni/juli 2002. Fra maj 2003 og året ud kan der igen spores en vækst i anvendelsen,
hvilket skyldes at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
er i gang med at implementere systemet.
6.3 Reimplementering af indkøbssystemet
Indkøbssystemet har
tidligere været forsøgt implementeret i 2001 men måtte stoppes på grund af
tekniske problemer med systemet. Den Fælles Indkøbsenhed har nu det overordnede
ansvar for at gennemføre reimplementeringen af indkøbssystemet.
Implementeringen
forløber som en rullende proces, hvor Den Fælles Indkøbsenhed og KØR-funktionen
underviser en række nøglemedarbejdere fra forvaltningerne. Disse medarbejdere
underviser efterfølgende de lokale brugere i deres respektive forvaltninger. På
denne måde sikres en forankring af erfaringer i brug af systemet i de enkelte
forvaltninger. Samtidig udpeges en række superbrugere, der får til opgave at
støtte deres kolleger i anvendelsen af systemet.
Den nuværende
implementeringsplan omfatter ca. 1.250 indkøbere. Der forventes i alt uddannet
ca. 1.500 indkøbere i brugen af systemet.
Implementeringen
forventes med undtagelse af Sundhedsforvaltningen gennemført medio 2004.
Den samlede
implementeringsplan er vedlagt som bilag 2.
6.4 Indkøb i institutioner med kommunal driftsoverenskomst
I medfør af
kommunens indkøbspolitik, omfatter forpligtelserne til at benytte de fælles indkøbsaftaler
alle kommunens enheder, herunder kontraktenheder og selvejende institutioner i
det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.
Forvaltningerne
søger - i overensstemmelse med indkøbspolitikken - aktivt at indarbejde
forpligtelserne til at benytte de fælles indkøbsaftaler og overholde kommunens
indkøbspolitik i driftsoverenskomsterne med institutionerne.
I bilag 1 findes en
oversigt p
r. 31. december 2003 over forvaltningernes selvejende institutioner
med driftsoverenskomst. Det er opgjort hvor mange af disse, der i medfør af
overenskomsten er forpligtet til at overholde indkøbspolitikken og benytte de
fælles indkøbsaftaler samt det resterende antal institutioner.
Kultur- og
Fritidsforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen,
Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forventer alle
at revidere driftsoverenskomsterne i løbet af 2004 og i denne forbindelse søge
at forpligte de selvejende institutioner til at benytte de fælles indkøbsaftaler.
Økonomi
Som angivet i
indstilling og bilag.
Miljø
I overensstemmelse
med Den Fælles Indkøbsenheds procedurer deltager Miljøkontrollen ved alle
EU-udbud for at vurdere de konkrete miljøforhold ved de enkelte aftaler.
Høring
Redegørelsen med
bilag er drøftet af kredsen af Administrerende Direktører inden forelæggelse
for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
Andre
konsekvenser
-
Bilag
/. Bilag 1: Rapportering vedr.
indkøb – oktober 2003
/. Bilag 2: Implementeringsplan
vedr. indkøbssystemet
/. Bilag 3: Status vedr.
Indkøbsstrategi 2001 - 2003
/. Bilag 4: Indkøbsstrategi
2004 - 2007
Erik Jacobsen
/ Bjarne Winge
[1] På grund af kommunens krav til montering af bl.a. partikelfiltre og sikkerhedsseler i busserne, der bl.a. transporterer børn til og fra udflytterbørnehaver, har udbudet heraf medført en merudgift på anslået 6 mill. kr. i forhold til det hidtidige niveau. Det kan på baggrund af de afgivne tilbud opgøres, at merudgiften ved at bibeholde de hidtidige busselskaber ville have været mindst ca. 2,5 mill. kr. pr. år.
[2] De første aftaler er trådt i kraft ultimo 2002, de seneste den 1. januar 2004.
[3] Det er i dag teknisk vanskeligt at opgøre den andel af bestillingerne, der sker via systemet, da de nødvendige rapporteringsmuligheder endnu ikke er implementeret. Når det bliver muligt at opgøre bestillingsprocenten kan det eventuelt give anledning til at angive målsætningen på området ud fra alternative kriterier.