Evaluering af Københavns Kommunes whistleblowerordning

Evaluering af Københavns Kommunes Whistleblowerordning skal tages til efterretning.

Indstilling om,

1. at Borgerrådgiverens evaluering af whistleblowerordningen og de fire anbefalinger tages til efterretning,
2. at spørgsmålet om ordningens forlængelse efter 2015 behandles i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2016.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Borgerrådgiverens budgetramme.

(Borgerrådgiverudvalget) 

Borgerrådgiverudvalget traf den 6. maj 2014 beslutning om, at Borgerrådgiveren skulle gennemføre en evaluering af Whistleblowerordningen i Københavns Kommune under inddragelse af relevante aktører for at få mere viden om, hvordan ordningen virker i Københavns Kommune med henblik på at opgøre nytteeffekter ved ordningen, få kendskab til og handle på eventuelle uhensigtsmæssigheder ved ordningen samt skabe klarhed om ordningens fortsatte eksistens. Ordningen ophører ved udgangen af 2015, hvor bevillingen udløber.

Borgerrådgiveren har i efteråret 2014 gennemført evalueringen og resultatet foreligger i en evalueringsrapport (bilag 1).

Evalueringen er blevet gennemført under inddragelse af relevante aktører i form af tillidsrepræsentanter i Københavns Kommune, direktioner, medarbejdere, der har behandlet sager under ordningen, herunder medarbejdere fra Intern Revision samt indberettere, der har benyttet ordningen.

Evalueringen viser, at ordningen lever op til sit formål med hensyn til

- at sikre, at kommunens ansatte samt samarbejdspartnere og lignende har adgang til i god tro at videregive oplysninger om grove fejl eller forsømmelser, eller væsentlige og gentagne fejl eller forsømmelser i kommunens administration eller borgerbetjening
- at bidrage til forbedringer af kommunens administration og borgerbetjening
- at sikre, at kommunens ansatte uden at frygte for negative ansættelsesretlige reaktioner og lignende kan videregive information.

Evalueringen viser endvidere, at såvel tillidsrepræsentanter som direktioner støtter op om ordningen, og at ordningen benyttes. Omfanget er langt fra alarmerende henset til kommunens størrelse, men det viser, at der er en efterspørgsel. 81 % af tillidsrepræsentanterne ville anbefale medarbejdere at benytte ordningen.

Ordningen bidrager i høj grad med nye oplysninger til ledelsesniveauet i kommunen. Over en kam synes direktørerne også at betragte ordningen som en af flere kilder til at afdække fejl i administrationen mv., og den generelle opfattelse synes at være, at ordningen bidrager med nye, brugbare oplysninger, som kan anvendes til forbedringer i kommunens administration og borgerbetjening.

De fleste af indberetningerne skaber i praksis genopretning af uregelmæssigheder, værn imod uregelmæssigheder eller forbedringer på området. Dette gælder såvel når der konstateres uregelmæssigheder, som når der ikke gør.

Evalueringen siger ikke noget entydigt om samspillet mellem whistleblowerordningen og tillidsdagsordenen udover f.eks. bekymringen for, at medarbejdere benytter ordningen i stedet for at løse problemer gennem intern dialog samt ordningens mulige negative signaler. Alligevel er der dog opbakning til ordningen, måske fordi der er tillid til, at medarbejdere og ledere godt kan løse problemer konstruktivt i åben dialog, og at brug af ordningen derfor vil være undtagelsen.

Der kan ikke med sikkerhed siges noget om ordningens økonomiske effekter. Der er udgifter i forbindelse med ordningens drift, og der er besparelser i forbindelse med sager, der forhindrer økonomisk misbrug eller uforsvarlig brug af kommunens midler eller bringer sådanne til ophør.

Blandt direktørerne er der forskellige oplevelser af ordningens økonomiske effekter. Nogle mener, at ordningen har positive økonomiske effekter, herunder ved at forebygge svig, mens andre ikke har grundlag for at konstatere dette.

Evalueringen viser, at der eksisterer en bekymring for de involveredes retssikkerhed og tryghed. Der peges i denne henseende både på indberettere og på eventuelt ansvarlige, som kommer under mistanke. Denne bekymring fremstår stærkest i direktørgruppen.

Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at ordningen til forskel fra sager, der bringes op af medarbejderne gennem pressen, bidrager til at skabe større tryghed for de involverede samtidig med, at ordningen giver mere fagligt forankrede og mindre ressourcekrævende processer ved mistanke om eventuelle uregelmæssigheder.

For at styrke denne egenskab foreslår Borgerrådgiveren, at whistleblowerordningen ikke skal behandle sager, der tages op i medierne. Dette vil i hvert fald sikre, at disse processer bliver mere enstrengede, og det vil kunne virke som et incitament til, at ordningen ikke bruges i en dobbeltproces, hvor indberetteren både henvender sig gennem ordningen og til pressen, som der er set i hvert fald et par eksempler på. Dette bør ikke afskære det relevante udvalg eller Borgerrådgiverudvalget fra at bede Borgerrådgiveren om at vurdere sagen, hvis det skønnes nødvendigt, når forvaltningen har gennemført sin egen udredning.

Det er Borgerrådgiverens vurdering, at forvaltningerne i almindelighed prioriterer sagerne højt og laver grundige undersøgelser, så alle relevante indberetninger afdækkes til bunds. Forvaltningerne ses desuden at have et højt fokus på de involveredes retssikkerhed og tryghed i processen.

Evalueringen peger på forbedringspotentiale i forhold til Borgerrådgiverens administration af ordningen (herunder mindre formalia, skarpere visitation og hurtigere reaktion). Flere efterspørger tillige Borgerrådgiverens konsultative bistand i processen.

Det er på baggrund af evalueringen Borgerrådgiverens anbefaling

- At ordningen gøres permanent
- At ordningen ændres, så der fremover ikke behandles sager, der samtidigt tages op i medierne
- At Borgerrådgiveren i samarbejde med forvaltningerne justerer ordningen administrativt for at imødekomme udtrykte ønsker om mindre formalia, yderligere konsultativ bistand mv.
- At Borgerrådgiveren informerer yderligere om ordningen, herunder med hensyn til den beskyttelse af medarbejdere, der ligger i ordningen.

Sagen behandles i Økonomiudvalget og i Borgerrepræsentationen. Borgerrådgiveren følger desuden op på udvalgets eventuelle pålæg om at justere sin administration af ordningen, udarbejde forslag til ændring af vedtægt for Borgerrådgiveren samt informere yderligere om ordningen.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget anbefaler Borgerrepræsentationen – efter forudgående indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at tage Borgerrådgiverens evaluering af whistleblowerordningen og de fire anbefalinger til efterretning
2. at udvalget anbefaler Borgerrepræsentationen – efter forudgående indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at beslutte, at spørgsmålet om ordningens forlængelse efter 2015 behandles i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2016
3. at udvalget pålægger Borgerrådgiveren at fremlægge forslag til en ændring af ordningen (ændring af vedtægt for Borgerrådgiveren), således at ordningen fremover afviser sager, der samtidig tages op i medierne, dog således at ændringsforslaget afventer afklaring om ordningens forlængelse efter 2015
4. at udvalget pålægger Borgerrådgiveren, i samarbejde med forvaltningerne, at foretage justeringer i administrationen af ordningen for at imødekomme udtrykte ønsker om mindre formalia, yderligere konsultativ bistand mv.
5. at udvalget pålægger Borgerrådgiveren at informere yderligere om ordningen, herunder med hensyn til den beskyttelse, der ligger i ordningen.

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 14. november 2014

Borgerrådgiverudvalget besluttede at lade indstillingens 3. at-punkt udgå.

Udvalget pålagde samtidig Borgerrådgiveren frem mod næste udvalgsmøde, at udarbejde en nærmere beskrivelse af i hvilke nærmere angivne situationer whistleblowerfunktionen bør afvise at behandle sager, der omtales i pressen samt angive, hvem der skal kunne træffe en sådan beslutning.

Udvalget bad også om en case, som nærmere beskriver behovet for en sådan klausul.

Endeligt bad udvalget Borgerrådgiveren om at angive hvad udgiften til en videreførelse af whistleblowerordningen vil være for 2016 og frem.

Borgerrådgiverudvalget besluttede at godkende indstillingens 1., 2., 4. og 5. at-punkter.


*Rækkefølgen af indstillingens at-punkter er byttet rundt forud for Økonomiudvalgets behandling af sagen, således at indstillingens oprindelige 1. og 2. at-punkt, er blevet omnummereret til hhv. 3. og 4. at-punkt, mens indstillingens oprindelige 4. og 5. at-punkt er omnummereret til 1. og 2. at-punkt. Det oprindelige 3. at-punkt er udgået efter behandling i Borgerrådgiverudvalget.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at spørgsmålet om ordningens forlængelse indgår i forhandlingerne om budget 2016 og forudsætter herudover at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Borgerrådgiverens budgetramme.


Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. december 2014
Borgerrådgiver Johan Busse var til stede under dagsordenspunktets behandling af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 22. januar 2015

 

Indstillingen blev med det tekniske ændringsforslag godkendt uden afstemning.