Afrapportering og initiativer vedrørende udbud, indkøb, vækst og jobskabelse

På baggrund af beslutning i Borgerrepræsentationen (BR) den 23. maj 2013 og i Økonomiudvalget den 8. oktober 2013 vedlægges baggrundsrapport og forslag vedr. initiativer til hvordan Københavns Kommune, i højere grad kan sikre vækst og beskæftigelse i forbindelse med udbud og indkøb.

Indstilling om,

1. at rapporten ”Udbud, indkøb, vækst og jobskabelse” tages til efterretning,
2. at forslag til fremadrettede initiativer, som opstilles i sammenfatningen til ovennævnte rapport, godkendes.

(Økonomiudvalget)

Hvordan kan Københavns Kommune understøtte, at der benyttes lokal arbejdskraft samt lokale virksomheder og entreprenører i forbindelse med udbud og indkøb indenfor lovgivningens rammer? Det spørgsmål danner rammen for rapporten "Udbud, indkøb, vækst og jobskabelse", som er udarbejdet i en arbejdsgruppe på tværs af kommunens forvaltninger på baggrund af et medlemsforslag i BR den 23. maj 2013 og efterfølgende bestilling fra Økonomiudvalget den 8. oktober 2013.

Ved anvendelsen af EUs SMV definition (alene målt på antal ansatte - under 250 ansatte) viser en opgørelse af de fælles obligatoriske aftaler i kommunen, at 68 % vindes af SMVer og at 51 % vindes af lokale SMVer. Udbudsdata fra Københavns Ejendomme viser, at 59 % af kontraktmidlerne tilgår ”lokale” SMVer.

Ved anvendelsen af en smallere SMV definition (under 50 ansatte) viser det sig, at 21 % af de fællesobligatoriske aftaler vindes af SMVer, og at 16 % af aftalerne vindes af lokale SMVer. Ud fra denne smallere definition viser en nyere rundspørge blandt forvaltningerne (foretaget i maj 2014), at ud af 218 udbudte aftaler, så er SMV deltagelsen på 42 %, og at 84 % af SMVerne har adresse i Region Hovedstaden.

Samlet set udbydes en stor del af Københavns Kommunes udbud således allerede på en måde, der gør dem attraktive for SMVer.

Rapportens forslag til fremadrettede initiativer skal ses i lyset af de barrierer, som virksomhederne oplever at møde, når de byder på kommunens opgaver. Rapporten samler barriererne i tre hovedgrupper: Opgavens omfang, udbudsmaterialets kompleksitet samt mangel på markedsdialog.

I rapporten skitseres endvidere det retslige handlerum på området, som i høj grad er underlagt EUs retsprincipper, og endelig præsenteres en række inspirerende eksempler fra offentlige aktører i og udenfor Danmark. Den samlede afrapportering består af to dele. Dels en sammenfatning med overordnede forslag og konkrete initiativer og dels en baggrundsrapport. Den samlede afrapportering har været drøftet ved et høringsmøde med Dansk Erhverv, Håndværksrådet og Håndværkerforeningen København. Tanken er, at inddrage erhvervsorganisationernes gode råd i det videre arbejde. Input fra høringsmødet fremgår af bilag 3.

I rapportens sammenfatning præsenteres 9 overordnede løsningsforslag hver især tilknyttet en eller flere konkrete forslag til initiativer.

Forslag nr. 1: Styrk information til virksomheder om Københavns Kommunes udbud!

Københavns Kommune skal være skarp i kommunikationen til virksomheder om kommunens udbudsprocesser ved at formidle information om udbud på en tilgængelig og overskuelig måde. Konkrete initiativer:

• Økonomiforvaltningen revurderer og kvalitetssikrer den webbaserede kommunikation om udbud og etablerer én indgang via kk.dk.
• Københavns Erhvervsservice / Økonomiforvaltningen afholder i samarbejde med relevante forvaltninger informationsmøder og kursusforløb, når det vurderes, at behovet er til stede. Eksempelvis på baggrund af budgetaftalen. Udvikling af kursuskoncept, fastlæggelse af deltagerkreds m.v. gennemføres i samarbejde med de relevante erhvervsorganisationer. Der tages kontakt til erhvervsaktører som eksempelvis Væksthus Hovedstadsregionen og Håndværksrådet med henblik på etablering af videre samarbejde.

Forslag nr. 2: Offentliggør udbud og udbudsområder tidligere!

Tidligere offentliggørelse af kommende udbud og forventede udbudsområder giver markedet bedre forberedelsestid blandt andet til at danne konsortier. Det er derfor vigtigt, at Københavns Kommune sikrer ordentlig tid i udbudsprocessen og skaber transparens i sine udbudsplaner. Konkrete initiativer:

• Økonomiforvaltningen udbygger Kommunens digitale dialogredskab offentligprivatdialog.dk med henblik på at offentliggøre og formidle de udbudsområder, som kommunen har i pipelinen.
• Forvaltningerne forpligtes til løbende, i videst muligt omfang, at opdatere planer om udbud og udbudsområder.
• Forvaltningerne opfordres til, i forbindelse med opstart af de enkelte udbud, at gå i dialog med markedet tidligt og til at følge de ti råd fra erhvervsorganisationerne (Jfr. bilag1, samme punkt).

Forslag nr. 3: Ryd op i udbudskrav og marker SMV-venlige udbud!

Markering af SMV-venlige udbud gør Københavns Kommunes opgaver mere attraktive og skærper opmærksomheden på unødvendigt høje krav i udbudsmaterialet. Københavns Kommune bør derfor tilrettelægge udbud, så en bred del af markedet finder det attraktivt at byde ved at sikre færrest mulige krav i udbudsmaterialet og ved at markere SMV-venlige udbud. Konkrete initiativer:

• Forvaltningerne forpligtes til at tilrettelægge udbud således, at markedspotentialet udnyttes.
• Forvaltningerne forpligtes til at foretage konkret vurdering af potentialet til, at SMV’er kan deltage i konkurrencen (mulighed for konsortiedannelse, krav til sikkerhedsstillelse, kontraktværdi, krav til finansiel formåen m.v.).
• Forvaltningerne forpligtes til at markere SMV-venlige udbud på udbud.dk.
• Forvaltningerne forpligtes til at benytte fælles vedtagne standarder i udbudsmaterialet.
• Forvaltningerne skal overveje transaktionsomkostninger for både Københavns Kommune og for leverandørerne i forbindelse med udbud.

Forslag nr. 4: Digitaliser udbudsprocessen!

Digitalisering af udbudsprocessen forenkler arbejdet med udbud og minimerer risikoen for, at tilbudsgivere begår fejl i forbindelse med afgivelse af tilbud. Det er derfor vigtigt, at Københavns Kommune i videst muligt omfang digitaliserer udbudsprocessen. Konkret initiativ:

• Forvaltningerne forpligtes til at anvende det fælles elektroniske udbudssystem i forbindelse med udbudsprocessen, når det er praktisk muligt.

Forslag nr. 5: Skab rum for konsortiedannelse!

Konsortiedannelse er en mulighed for, at SMV’er kan deltage i konkurrencen om større og mere attraktive kontrakter. Københavns Kommune bør derfor understøtte virksomheders mulighed for at indgå i konsortier. Konkrete initiativer:

• Forvaltningerne forpligtes til, i videst muligt omfang, at offentliggøre udbudsplaner (jfr. forslag ovenfor).
• Københavns Erhvervsservice / Økonomiforvaltningen forpligtes til at facilitere netværk og match making mellem virksomheder. Økonomiforvaltningen tilvejebringer i denne forbindelse den netbaserede infrastruktur via moduler på offentligprivatdialog.dk.
• Økonomiforvaltningen ajourfører og opdaterer tilgængelige vejledninger vedr. konsortiedannelse på offentligprivatdialog.dk.
• Københavns Erhvervsservice / Økonomiforvaltningen forpligtes til at informere og afholde generelle kurser vedr. konsortiedannelse eller til at henvise interesserede potentielle tilbudsgivere til erhvervsorganisationernes kurser m.v.
• Information, kurser og match making i forbindelse med konsortiedannelse, skal tage udgangspunkt i de udbud Københavns Kommune har i pipelinen.

Forslag nr. 6: Øg brug af innovationsfremmende udbud!

Fokus på brugen af funktionskrav, totalomkostningsberegninger og offentlig privat innovation (OPI) ved udbudsforretninger influerer positivt på innovation og vækst. Det er derfor vigtigt, at Københavns Kommune tænker innovativt og helhedsorienteret i sine udbudsforretninger. Konkrete initiativer:

• På udvalgte områder indarbejder forvaltningerne hensyn til innovative produkter og funktionskrav i udbudsmaterialet indenfor de lovgivningsmæssige rammer - i det omfang det er muligt, risikoen er håndterbar og uden at gå på kompromis med efterspørgslen på kvalitet, pris og effektivitet.
• Kommunens digitale dialogredskab offentligprivatdialog.dk anvendes til dialog med markedet med henblik på markedets input og viden om nye tiltag.
• De udbudsfaglige medarbejdere understøttes med uddannelse i innovative udbudsprocesser via uddannelsestilbud i regi af fælles økonomiuddannelse.
• Økonomiforvaltningen forpligtes til at samle op på og udbrede erfaringer med OPI-projekter i hele kommunen.

Forslag nr. 7: Centraliser varedistribution!

Distribution af varer til Københavns Kommunes mange enheder kan tilrettelægges mindre ressourcekrævende for både ordregiver og leverandør, og kan således have positiv effekt på antallet af kørte kilometre, trafiksikkerhed, miljø, varepriser samt transaktionsomkostninger i øvrigt. I stedet for at aftaleleverandørerne leverer varer ud til de enkelte institutioner og enheder, så er tanken, at levere varer til en central, som derefter distribuerer varer til enkelte institutioner og enheder i kommunen. Konkret initiativ: 

• Forvaltningerne udarbejder en business case, der belyser mulighederne for at etablere en central varedistribution, herunder hvilke varegrupper dette er relevant for. Business casen kan indgå i kommunens budgetforhandlinger 2015/16.

Forslag nr. 8: Prioriter opgaver der ikke er udbudspligtige!

Københavns Kommune kan bidrage til vækst i erhvervslivet, herunder SMV’er, ved at indhente tilbud på opgaver, som ikke er udbudspligtige. Københavns Kommune kan på denne måde effektivisere ved at undersøge hvilke aftaleområder, der ikke er udbudspligtige, men som kan være attraktive opgaver for leverandører – herunder SMVer. Konkret initiativ: 

• Forvaltningerne skal sørge for, at virksomheder informeres om muligheden for at handle med kommunens enkelte institutioner ved indkøb under udbudsgrænsen.

Forslag nr. 9: Tilbyd tidlig betaling mod kontantrabatter!

Københavns Kommune kan gøre sine udbudte opgaver mere attraktive og opnå en potentiel besparelse ved at tilbyde leverandører hurtig betaling af en faktura. I dag er betalingsfristen 30 dage. Det stiller færre krav til virksomhedernes likviditet. Københavns Kommune kan i forlængelse heraf opnå økonomiske gevinster ved at stille krav om rabat mod hurtig betaling og sikre overholdelse af (kortere) betalingsfrister. Konkret initiativ:

• Forvaltningerne udpeger potentielle opgaver, hvor forslaget kan testes.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at rapporten ”Udbud, indkøb, vækst og jobskabelse” tages til efterretning,
2. at forslag til fremadrettede initiativer, som opstilles i sammenfatningen til ovennævnte rapport, godkendes.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. juni 2014

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 21. august 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.