Forsøg med fri-institution og fri-klynger

Der skal tages stilling til forslag om forsøg med fri-institution og fri-klynger i Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF).   

Indstilling om, 

1. at ønskerne om frisættelse af institutioner vedr. betalingsmuligheder og 4%-grænsen for budgetoverførsel (jf. tabel 1), beløbsgrænsen på dankort (jf. tabel 2), indkøbsordningen (jf. tabel 3) og sygebonus/resultatlønsordningen (jf. tabel 3) i bilag 1, godkendes,.
   

Det bemærkes, at de dele af indstillingen, der indebærer forslag om fritagelse fra administration i forhold til betaling af mad, herunder App’en Mobilepay, indkøbsordninger og resultatløn, ikke vedtages af Borgerrepræsentationen. Baggrunden herfor begrundes nedenfor:

•  Administration i forhold til betaling af mad, fx via app’en Mobilepay eller mulighed for at strakskontere på anden vis.

Økonomiudvalget kan ikke anbefale at forslaget om administration i forhold til mad, som det fremstår i bilag 1, Tabel 1, vedtages af Borgerrepræsentationen  på nuværende tidspunkt, men anbefaler, at forslaget gennemføres, når der er fundet en mobil betalingsløsning. Koncernservice vil undersøge mulighederne for mobile løsninger til håndtering af bl.a. betalinger. Løsningen vil tidligst foreligge ultimo 2014. Løsningen skal leve op til Københavns Kommunes krav om IT-sikkerhed. Desuden skal det sikres, at udgifterne kan konteres i regnskabssystemet på en nem måde og ikke medføre en yderligere administrativ proces. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at anvende MobilePay til betaling af f.eks. mad. Det skyldes, at der ikke er etableret en nem og effektiv måde til sikring af, at udgifter til mad mv. bliver konteret i kommunens regnskab/økonomisystem.

• Indkøbsordninger

Økonomiudvalget kan ikke anbefale, at forslaget om indkøbsordninger som det fremstår i bilag 1, Tabel 3, vedtages af Borgerrepræsentationen.
Institutionerne kan ikke frisættes fra de fælles obligatoriske indkøbsaftaler, som dækker hele kommunen eksempelvis indkøb af pc’ere, multifunktionsmaskiner, telefoni og data mm, da de fælles aftaler giver lave priser, god kvalitet, mulighed for koordination og det sikres, at krav til miljø og arbejdsmiljø overholdes. Ved større kontrakter sikres endvidere praktikpladser, beskæftigelse af ledige og værn mod social dumping. På mindre indkøbsområder, hvor institutionernes indkøb er under tærskelværdierne og der ikke er indgået aftaler, kan institutionerne selv købe ind. Disse indkøb kan f.eks. ske ved brug af kundekort til butikker i lokalområdet. Indkøb skal altid være begrundet i ansvarlig og saglig forvaltning af offentlige midler.

Det er ikke muligt at frisætte institutionerne fra at bruge kommunens eksisterende indkøbsaftaler, da kommunen herved pådrager sig risiko for erstatningsansvar overfor leverandørerne, endvidere skal indkøb i udbud, når der købes ind over tærskelværdierne i udbudsdirektivet.

• Indføring af resultatløn eller ekstra fridage til personale med lavt sygefravær. Udgifter dækkes af klyngens lokallønspulje.

• Fritagelse fra beløbsgrænse på 4 pct. i forhold til overførsel mellem budgetår. Ønsker fuld budgetmæssig overførselsadgang i budgetperioden.

Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til frisættelsen af de konkrete instituioner, som de fremstår i bilag 1, Tabel 1, men vurderer, at det er et forslag, der ikke på sigt vil kunne indføres for samtlige institutioner i kommunen. Eftersom afskaffelsen af 4 –pct-grænsen er et forslag, der vil genskabe den tidligere gældende styring, som kommunen har valgt at ændre gennem indførelsen af grænsen i 2013 og betyde, at der skal afsættes øget servicemåltalspulje i fremtidige budgetter.

• Beløbsgrænse på dankort

Beløbsgrænsen på 1.500 kr. er ikke KK regel, men følger af interne retningslinjer i Børne- og Ungdomsforvaltningen.  

Det bemærkes, at der ingen bemærkninger til dette forslag, som fremstilles i bilag 1, Tabel 2.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme.

(Børne- og Ungdomsudvalget)

ØU besluttede på sit møde den 27. august 2013 i sagen om frisættelse af institutioner, at bl.a. BUF skal identificere minimum tre navngivne institutioner til forsøg med frisættelse, se bilag 5. Beslutningen baserede sig på et medlemsforslag fra SF, som blev behandlet den 23. maj 2013 i Borgerrepræsentationen om, at de store forvaltninger i Københavns Kommune (BUF, Socialforvaltningen (SOF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF)) skulle udvælge tre institutioner eller enheder til at være fri-institutioner.

BUU behandlede indstillingen om ansøgninger til fri-institutionsforsøget den 30. oktober 2013. På daværende tidspunkt ønskede institutionerne Kennedygårdens Fritidshjem og Klub, St. Vigerslevgård Fritidshjem og Klub, Københavns idrætsbørnehave Ryvang 2 samt den selvejende institution Østerbrogården at indgå i forsøget i perioden 2014-2015. Sidenhen har St. Vigerslevgård og Ryvang 2 valgt at trække deres ansøgning tilbage. Østerbrogården og Kennedygårdens Fritidshjem og Klub ønsker fortsat at deltage i forsøget – sidstnævnte institution sammen med hele Ø10-klyngen. Yderligere ønsker VE3-klyngen at deltage i forsøget. I alt ønsker tre enheder (den selvejende institution Østerbrogården, Ø10-klyngen og VE3-klyngen) at deltage i fri-institutionsforsøget.

BUF har valgt at indarbejde fri-institutionsforsøget i arbejdet med afbureaukratisering af BUF. Forsøget indebærer, at fri-institution og fri-klynger undtages fra en række interne kommunale regler og krav, og i stedet skal fungere som velfærdslaboratorier, hvor der udvikles nye måder at løse kerneopgaven, nye måder at dokumentere og nye måder at arbejde med mål på mv. Frisættelsen bliver således til BUFs ”innovationslaboratorium”, hvor afbureaukratisering er midlet, der skal fremme innovation i kerneydelsen.

BUF fremlægger hermed konkrete forslag til udmøntning af fri-institutionsforsøget, herunder forslag som skal godkendes af ØU og BR.  

For fri-institution og fri-klynger fremgår det af bilag 2-4, hvad forsøgsdeltagerne ønsker at arbejde med samt de regler og krav, de ønskes fritaget fra. National lovgivning overholdes. Det fremgår ligeledes af ansøgningerne, hvordan fri-institution og fri-klynger vil erfaringsopsamle løbende og ved forsøgets afslutning.

Af bilag 1, tabel 1, fremgår en oversigt over to regler, som Østerbrogården og Ø10-klyngen ønsker at blive fritaget for i forsøgsperioden og som kræver ØU og BRs godkendelse. Forvaltningen anbefaler derfor, at følgende forslag gennemføres:

- Fritagelse fra beløbsgrænse på 4 pct. i forhold til overførsel mellem budgetår. Der ønskes fuld budgetmæssig overførselsadgang i forsøgsperioden.
- Administration i forhold til betaling af mad, fx via app’en Mobilepay eller mulighed for at strakskontere på anden vis.

Af bilag 1, tabel 3, fremgår en oversigt over 11 ønsker, som forsøgsdeltagerne ønsker at blive fritaget for og som kræver videre arbejde for, at forslagene kan gennemføres. Nogle af forslagene kræver forhandling med de faglige organisationer (BUPL og LFS). Forvaltningen anbefaler derfor, at forhandlingen med parterne igangsættes hurtigst muligt.

Hovedfokus for deltagernes arbejde i forsøgsperioden og ønsker om frisættelser kan ud fra ansøgningerne i øvrigt beskrives således:

1.      Østerbrogården: Fleksible institutionsovergange

Østerbrogården vil være et pædagogisk tilbud, der udvikler innovative og lokalt tilpassede måder at løse kerneopgaven på. De ønsker bl.a. at arbejde med fleksible overgange fra børnehave til fritidshjem og evt. fra fritidshjem til fritidsklub. Hertil ønskes mere fleksible pladsnormeringer, så der er mulighed for at justere antallet af normerede børnehave- og fritidshjemspladser løbende. Som følge af mere fleksible normeringer ønskes også fri overførselsadgang af overskud fra kalenderår til kalenderår. Formålet med fleksible overgange udspringer af ønsket om at arbejde anderledes med børnenes skoleparathed, hvor arbejdet med gruppedynamikker, samarbejde og trivsel skal medvirke til at forebygge mobning og mistrivsel i skolen.

2.      Ø-10-klyngen: Særligt fokus på pejlemærkerne

Ø10-klyngen ønsker at arbejde med et særligt fokus på pejlemærkerne for pædagogisk kvalitet. Formålet med den fokuserede indsats er at skabe de bedste muligheder for at videreudvikle praksis og dermed øge kvaliteten i det daglige møde med børn, unge og deres forældre. Dette gøres ved at frigive mere tid til det pædagogiske arbejde og den pædagogiske ledelse. Dermed ønsker Ø10-klyngen fritagelse fra at løse de administrative opgaver, der, set fra klyngens synspunkt, ikke er nødvendige at løse. Der er således tale om en ’omvendt udfordringsret’, hvor Ø10-klyngen ikke argumenterer for, hvorfor de vil frisættes fra at løse en opgave. I stedet skal forvaltningen argumentere for og overbevise om, hvorfor en opgave er nødvendig at løse.

3.      VE3-klyngen: Nedbringelse af sygefravær

VE3-klyngen ønsker at fokusere på at nedbringe personalets sygefravær, der skal smitte positivt af på kerneydelsen. Mindre sygefravær skal give færre vikartimer. For børnene i klyngen vil dette betyde mere nærvær fra det faste personale og en øget tryghed i institutionerne. Nedbringelsen af sygefraværet skal ske gennem strammere opfølgning og muligheden for at give resultatløn eller ekstra fridage til de medarbejdere, der har lavt sygefravær. Ved at belønne stabile medarbejdere vil VE3-klyngen motivere flere til at være stabile. Resultatløn og ekstra fridage finansieres af klyngens egen lokallønspulje.

Forsøget med fri-institutioner skal ses som et led i tillidsdagsordnen, hvor målet er at fjerne barrierer for tillid, men også at frigøre mere tid til kerneopgaverne. Derfor frisættes forsøgsinstitutionerne for regler og krav, der sætter unødvendige begrænsninger, tager tid fra medarbejderne og fjerner fokus fra kerneopgaven. Forslaget om frisættelse af institutioner vil videreudvikle arbejdet med afbureaukratisering på en mere aktiv og inddragende måde end primær fokus på regelforenkling. Forvaltningens bemærkninger til de konkrete ønsker om frisættelser fremgår af bilag 1. HovedMED bliver orienteret om forsøg med fri-institutioner den 30. april 2014. Eventuelle kommentarer medtages på udvalgsmødet.

Der er ikke afsat midler til fri-institutionsforsøget. Deltagerne afholder selv eventuelle udgifter forbundet med forsøgene.

Hvis indstillingen godkendes, fremsendes indstillingens 1. at-punkt til behandling i ØU og BR.
 
BUF faciliterer statusmøder og afrapportering med forsøgsdeltagerne hver tredje måned eller efter behov frem til projektets afslutning i december 2015. Formålet med afrapporteringen er at afdække behovet for flere frisættelser samt evaluere og erfaringsopsamle på projekterne undervejs. Hertil vil forvaltningen sammen med de tre enheder understøtte forsøgsprocessen og følge med i, om forsøgene skaber kvalitet og er til gavn for børnene i fri-institution og fri-klynger. Udvalget orienteres under sager til efterretning.

BUF bidrager med konsulentbistand og eksterne øjne i forhold til den løbende evaluering og afsluttende erfaringsopsamling. Samtidig vil det være forvaltningens rolle at medvirke til, at der løbende og afslutningsvis ses på om de ’fund’, der opstår som led i forsøgene, skal udbredes mere bredt i organisationen. En samlet evaluering af forsøgene forelægges BUU og herefter ØU primo 2016.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, 

1. at udvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at ønskerne om frisættelse af institutioner vedr. betalingsmuligheder og 4%-grænsen for budgetoverførsel godkendes, jf. bilag 1, tabel 1,  
2. at udvalget godkender hhv. gennemførslen af og forvaltningens videre arbejde med øvrige ønsker fra fri-institution Østerbrogården samt fri-klyngerne Ø10 og VE3, jf. bilag 1, tabel 2-4.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget anbefaler, at de dele af indstillingen, der indebærer forslag om fritagelse fra administration i forhold til betaling af mad, herunder App’en Mobilepay, indkøbsordninger og resultatløn, ikke vedtages af Borgerrepræsentationen. Baggrunden herfor begrundes nedenfor:

•  Administration i forhold til betaling af mad, fx via app’en Mobilepay eller mulighed for at strakskontere på anden vis.

Økonomiudvalget kan ikke anbefale at forslaget om administration i forhold til mad, som det fremstår i bilag 1, Tabel 1, vedtages af Borgerrepræsentationen  på nuværende tidspunkt, men anbefaler, at forslaget gennemføres, når der er fundet en mobil betalingsløsning. Koncernservice vil undersøge mulighederne for mobile løsninger til håndtering af bl.a. betalinger. Løsningen vil tidligst foreligge ultimo 2014. Løsningen skal leve op til Københavns Kommunes krav om IT-sikkerhed. Desuden skal det sikres, at udgifterne kan konteres i regnskabssystemet på en nem måde og ikke medføre en yderligere administrativ proces. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at anvende MobilePay til betaling af f.eks. mad. Det skyldes, at der ikke er etableret en nem og effektiv måde til sikring af, at udgifter til mad mv. bliver konteret i kommunens regnskab/økonomisystem.

• Indkøbsordninger

Økonomiudvalget kan ikke anbefale, at forslaget om indkøbsordninger som det fremstår i bilag 1, Tabel 3, vedtages af Borgerrepræsentationen.
Institutionerne kan ikke frisættes fra de fælles obligatoriske indkøbsaftaler, som dækker hele kommunen eksempelvis indkøb af pc’ere, multifunktionsmaskiner, telefoni og data mm, da de fælles aftaler giver lave priser, god kvalitet, mulighed for koordination og det sikres, at krav til miljø og arbejdsmiljø overholdes. Ved større kontrakter sikres endvidere praktikpladser, beskæftigelse af ledige og værn mod social dumping. På mindre indkøbsområder, hvor institutionernes indkøb er under tærskelværdierne og der ikke er indgået aftaler, kan institutionerne selv købe ind. Disse indkøb kan f.eks. ske ved brug af kundekort til butikker i lokalområdet. Indkøb skal altid være begrundet i ansvarlig og saglig forvaltning af offentlige midler.

Det er ikke muligt at frisætte institutionerne fra at bruge kommunens eksisterende indkøbsaftaler, da kommunen herved pådrager sig risiko for erstatningsansvar overfor leverandørerne, endvidere skal indkøb i udbud, når der købes ind over tærskelværdierne i udbudsdirektivet.

• Indføring af resultatløn eller ekstra fridage til personale med lavt sygefravær. Udgifter dækkes af klyngens lokallønspulje.

Økonomiudvalget kan ikke anbefale, at den foreslåede sygebonusordning som det fremstår i bilag 1, Tabel 3, vedtages af Borgerrepræsentationen før endeligt svar foreligger fra KL. Indtil da kan BUF alternativt arbejde videre med muligheden for at anvende stabilitet som kriterium ved de årlige forhandlinger af engangstillæg, jf bilag 6, pkt. 2.

Økonomiudvalget skal i øvrigt bemærke:

• Fritagelse fra beløbsgrænse på 4 pct. i forhold til overførsel mellem budgetår. Ønsker fuld budgetmæssig overførselsadgang i budgetperioden.

Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til frisættelsen af de konkrete instituioner, som de fremstår i bilag 1, Tabel 1, men vurderer, at det er et forslag, der ikke på sigt vil kunne indføres for samtlige institutioner i kommunen. Eftersom afskaffelsen af 4 –pct-grænsen er et forslag, der vil genskabe den tidligere gældende styring, som kommunen har valgt at ændre gennem indførelsen af grænsen i 2013 og betyde, at der skal afsættes øget servicemåltalspulje i fremtidige budgetter.

• Beløbsgrænse på dankort

Beløbsgrænsen på 1.500 kr. er ikke KK regel, men følger af interne retningslinjer i Børne- og Ungdomsforvaltningen.  

Økonomiudvalget  har ingen bemærkninger til dette forslag, som fremstilles i bilag 1, Tabel 2.

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. juni 2014

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 21. august 2014

Indstillingen blev med det tekniske ændringsforslag godkendt uden afstemning.