Forslag til udvidelse af Revisionsregulativet for Københavns Kommune

Økonomiforvaltningen forelægger hermed forslag til udvidelse af Københavns Kommunes Revisionsregulativ i form af bestemmelser om rammerne for revisors levering af ikke-revisionsydelser samt bestemmelser om Revisionsudvalgets opgave vedrørende databeskyttelsesrådgiverens område.

Indstilling

Indstilling om,

1. at det godkendes, at § 11 ændres og udvides som anført i vedhæftede bilag 1 med bestemmelser om rammerne for revisors levering af ikke- revisionsydelser,
2. at det godkendes, at § 20 og § 21 ændres og udvides som anført i vedhæftede bilag 1 med bestemmelser om Revisionsudvalgets opgaver i forhold til databeskyttelsesrådgiverens opgaver,
3. at det godkendes, at § 31 suppleres med en ikrafttrædelsesbestemmelse vedr. de nævnte ændringer, som anført i vedhæftede bilag 1.  

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Erhvervsministeriet har – efter forhandling med Økonomi- og Indenrigsministeriet med hjemmel i § 1, stk. 4, i revisorloven udstedt bekendtgørelse (BEK) nr. 965 af 28. juni 2016 om kommunal og regional revision. Bekendtgørelsen indeholder øgede krav til primært kommunernes og regionernes lovpligtige revision, herunder bl.a. et forbud mod levering af visse ikke-revisionsydelser og et loft over andelen af leveringen af tilladte ikke-revisionsydelser.

I bekendtgørelsen er det fastsat, at en kommunes revisor vil have en begrænsning i det samlede honorar for ikke-revisionsydelser på 1,5 mio. kr./år (ex moms), og for kommuner med over 150.000 indbyggere, 2,5 mio. kr./år (ex moms). Formålet hermed er et ønske om at sikre revisors uafhængighed.

EU Databeskyttelsesforordningen (EU 679/2016) og den nye databeskyttelseslov (lov nr. 502 af 23. maj 2018 vedtaget af Folketinget den 17. maj 2018) indeholder bestemmelser om en pligt for private og offentlige virksomheder, der er dataansvarlige og databehandlere, til at udpege en databeskyttelsesrådgiver.

Borgerrepræsentationen har 28. april 2016 vedtaget at udpege chefen for Intern Revision som kommunens lovpligtige databeskyttelsesrådgiver.

I forlængelse heraf har Økonomi – og Indenrigsministeriet i brev af 14. november 2017 givet dispensation fra lov om kommunernes styrelse til udvidelse af den midlertidige bestemmelse i § 26 i Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt om organiseringen af Intern Revision direkte under Borgerrepræsentationen og dermed uafhængig af forvaltningen, Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Styrelsesvedtægten indeholder herefter en bestemmelse i § 26, stk. 3, om, at Chefen for Intern Revision er kommunens databeskyttelsesrådgiver og varetager opgaven med at føre tilsyn med kommunens overholdelse af den til enhver tid gældende lovgivning om beskyttelse af  persondata.                 

Revisionsudvalget er nedsat af Borgerrepræsentationen med hjemmel i § 17, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse med ansvar for de opgaver, som er nævnt i Kapitel 8 i Revisionsregulativet for Københavns Kommune. Heri er det bl.a. bestemt, at udvalget har til opgave at foretage forberedende arbejde i forhold til Økonomiudvalgets behandling af kommunens lovpligtige revisors beretninger samt at føre tilsyn med Intern Revisions virksomhed.   

Løsning

Under henvisning til de ovennævnte nye bestemmelser dels om de øgede krav til primært kommunernes og regionernes lovpligtige revision, herunder bl.a. et forbud mod levering af visse ikke-revisionsydelser og et loft over andelen af leveringen af tilladte ikke-revisionsydelser, dels om databeskyttelsesrådgiveren, som er ny organisatorisk funktion i kommunen, foreslår Økonomiforvaltningen de i vedlagte bilag 1 anførte ændringer og udvidelser af bestemmelserne i §§ 11, 20 og 21 i Revisionsregulativet for Københavns Kommune.

Med ændringen og udvidelsen af § 11 udmøntes rammerne i Erhvervsministeriets bekendtgørelse for kommunens lovpligtige revisions levering af ikke-revisionsydelser til forvaltningerne.

Herefter kan revisor levere følgende ikke-revisionsydelser kommunen:

• Skatteydelser relateret til:

  - udarbejdelse af skatteblanketter

  - udpegelse af offentlige tilskud og skatteincitamenter

  - bistand i forbindelse med skattekontroller

• Vurderingsydelser, herunder vurderinger i forbindelse med aktuarydelser og støtte til retssager.

   

  under forudsætning af, at levering af disse skatte- og vurderingsydelser:

• at opgaverne hver for sig eller samlet ikke har nogen eller kun har en uvæsentlig indvirkning på de reviderede regnskaber

• at skønnet over indvirkningen på de reviderede regnskaber er veldokumenteret og forklaret i revisionsberetningen, og

• at revisor og revisionsvirksomheden opfylder betingelserne om uafhængighed i revisorlovens § 24.

Andre rådgivningsopgaver / ikke-revisionsydelser  / udvidelse af revisionen mv. kan leveres under forudsætning af, at der er etableret passende sikkerhedsforanstaltninger, som sikrer, at egenkontroltruslen ikke bliver aktuel.

Revisor er forpligtiget til at indhente en forhåndsgodkendelse hos den interne revision, forinden der indgås endelig aftale om levering af en godkendt ikke - revisionsydelse.

Københavns Kommune har forhåndsgodkendt ovennævnte typer af revisions - / rådgivningsydelser gennem de safeguards, der foretages hos revisor, og som består af følgende kontrolforanstaltninger:

• Sikring af at opgaven ikke anfægter revisors uafhængighed

• Sikring af at det ikke er en ”forbudt ydelse”

• Sikring af at ingen på revisionsteamet varetager rådgivningsopgaven

• Systemunderstøttet at opgaver ikke kan igangsættes før den er godkendt (se nedenfor)

• Alle opgaver godkendes af en central person, der sikrer ovenstående samt godkendelse af intern revision, forinden igangsættelse.

Desuden modtager Revisionsudvalget en skriftlig indberetning om revisors vurdering af uafhængighed på de enkelte opgaver i forbindelse med den faste kvartalsopgørelse over ydelser, leveret til Københavns Kommune.

Ved kommunens anmodning om levering af større opgaver af ikke-revisionsydelser, kan hele eller dele af opgaven udføres af Intern Revision efter nærmere aftale mellem parterne.   

Den lovpligtige revisor er desuden i alle henseender ansvarlig for at overholde bestemmelser vedrørende det økonomiske loft over andelen af leverede godkendte ikke-revisionsydelser.

Følgende ikke-revisionsydelser, har revisor forbud mod at levere til kommunen:

• Skatteydelser relateret til:

- lønskat

- told

- beregning af direkte og indirekte skat og udskudt skat

- beregning af afgifter herunder moms og energiafgifter

• Bogføring og udarbejdelse af bogholderi og regnskaber

• Ydelser i forbindelse med lønninger

• Ydelser i forbindelse med den reviderede virksomheds interne revisionsfunktion

• Udarbejdelse af kandidatlister til brug for rekruttering af medarbejdere til centrale finansielle og administrative ledelsesstillinger eller tilsvarende deltagelse i rekrutteringsproceduren.

Med ændringen og udvidelsen af § 20 og § 21 udvides kommissoriet for Revisionsudvalget med opgaver vedr. Databeskyttelsesrådgiveren. Revisionsudvalget får dermed tilsynsopgaver og forberedende opgaver i forhold til Databeskyttelsesrådgiverens virksomhed, svarende til Borgerrådgiverudvalgets opgaver i forhold til Borgerrådgiverens virksomhed.   

Økonomi

De ændrede og udvidede bestemmelser har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Indstillingen skal efter planen behandles af Revisionsudvalget den 6. juni 2018, af Økonomiudvalget den 12. juni 2018 samt af Borgerrepræsentationen den 21. juni 2018.

 

 Peter Stensgaard Mørch                           /Mads Grønvall

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det godkendes, at § 11 ændres og udvides som anført i vedhæftede bilag 1 med bestemmelser om rammerne for revisors levering af ikke- revisionsydelser,
2. at det godkendes, at § 20 og § 21 ændres og udvides som anført i vedhæftede bilag 1 med bestemmelser om Revisionsudvalgets opgaver i forhold til databeskyttelsesrådgiverens opgaver,
3. at det godkendes, at § 31 suppleres med en ikrafttrædelsesbestemmelse vedr. de nævnte ændringer, som anført i vedhæftede bilag 1.
   
   

Revisionsudvalgets beslutning i mødet den 6. juni 2018

Indstillingen blev godkendt.

Protokolbemærkninger:

Ingen.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. juni 2018

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 21. juni 2018

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.