Intelligente m2, Københavns Kommunes Porteføljestrategi

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til Københavns Kommunes Ejendomsporteføljestrategi og herunder dennes indsatsområde 1.

Indstilling om,

1.      at Københavns Kommunes Porteføljestrategi, "Intelligente m2", godkendes,

2.      at Indsatsområde 1, "Optimering af Københavns Kommunes arealforbrug", godkendes, samt

3.      at det indgår som ønske i budgetforhandlingerne for 2013, at der gives 1,5 mio. kr. til Københavns Ejendomme til udarbejdelse af 3 konkrete business cases med henblik på forelæggelse af konkrete investeringscases til budget 2014.

Det bemærkes, at Økonomiudvalget støtter op om arbejdet med intelligente kvadratmeter og noterer sig, at der er tale om et væsentligt effektiviseringspotentiale. Økonomiudvalget anbefaler, at projekter om intelligente kvadratmeter indgår i arbejdet med effektiviseringer de kommende år. 

Det bemærkes, at det i beskrivelsen af indsatsområde 5, bør fremgå, at der ikke prioriteres midler til vedligeholdelse af ejendomme som forventes solgt. 

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2012 blev det besluttet, at Københavns Kommune skal have en Ejendomsporteføljestrategi, der er bredt forankret i hele kommunen.

I Porteføljestrategien beskrives, hvordan der fremover arbejdes med at dimensionere, designe og pleje ejendomsporteføljen.

Københavns Kommunes ejendomsportefølje bliver løbende ændret gennem nybyggeri, ud- og ombygning og køb eller salg af ejendomme. Kommunens ejendomsportefølje udgør ca. 2,2 mio. m². Hertil kommer ca. 0,3 mio. m^2, som kommunen lejer i privatejede ejendomme.

Kultur- og Fritidsudvalget vedtog i 2010 en porteføljestrategi for håndtering af kommunens ejendomme. I henhold til budget 2012 skal der udarbejdes en ny porteføljestrategi, der forankres i hele kommunen. Formålet med porteføljestrategien er at opnå en betydelig effektiviseringsgevinst ved, at kommunens m² disponeres ud fra en helhedsbetragtning.

Intelligente m²
Kommunens ejendomme skal danne de bedst mulige fysiske rammer for kommunens aktiviteter. I arbejdet med at sikre det, udfordres ejendomsporteføljen på flere måder. Dels medfører den demografiske udvikling, at behovet for arealer til de kommunale aktiviteter ændres, dels er der et konstant fokus på at nedbringe kommunens bygningsdriftsomkostninger og CO₂- udledning, og dels er ejendommenes generelle vedligeholdelsesstand så ringe, at udgifterne til akut vedligehold er stigende.

Porteføljestrategien er bygget op omkring disse udfordringer som 3 strategiske temaer (Dimensionering, Design og Pleje), og fremhæver 5 indsatsområder for komunens arbejde med at håndtere udfordringerne.

Sammen med Porteføljestrategien foreslås en strategi for indsatsområde 1, "Optimering af Københavns Kommunes arealforbrug".

Endvidere foreslås det, at der i budget 2013 afsættes midler til udarbejdelse af business cases for konkrete projekter indenfor udvalgte ejendomstyper.

I det følgende gennemgås de 3 strategiske temaer og de 5 indstsområder kort. 
 

Tema om dimensionering af porteføljen - Håndtering af de demografiske udfordringer

Ændringer i befolkningstal, alderssammensætning, kommunale serviceydelser m.v. betyder, at behovet for fysiske rammer til de kommunale aktiviteter løbende forandres. Der træffes derfor til stadighed beslutninger om nybyggeri, ud- og ombygning, køb, salg, leje og udleje. Arbejdet med temaet dimensionering af porteføljen beskrives nærmere under to indsatsområder: "Optimering af Københavns Kommunes arealforbrug" og "Behov for at eje versus behov for at leje". 

Indsatsområde 1: "Optimering af Københavns Kommunes arealforbrug"

Når der skal løses et nyt lokaliseringsbehov, inddrages al viden om muligheder i den eksisterende portefølje så tidligt som muligt i beslutningsprocessen. Forud for beslutninger om nyanlæg og udbygning gennemføres derfor en analyse af mulighederne for at løse arealbehovet indenfor den eksisterende portefølje gennem arealoptimering, omflytning og/eller ombygning af kommunens ejendomme.

Ved nyanlæg og renovering prioriteres, at porteføljen bliver fremtidssikret, så den nemt kan tilpasses til fremtidens ændrede behov. Det betyder, at der anvendes fleksible bygningsløsninger med gode udvidelses- og omstillingsmuligheder i respekt for nuværende brugeres behov og funktionsønsker.

Indsatsområdet indebærer, at Københavns Ejendomme inddrages løbende og så tidligt som muligt, når der opstår nye eller ændrede lokaliseringsbehov for de kommunale aktiviteter. Københavns Ejendomme kortlægger mulighederne for at løse behovet indenfor den eksisterende portefølje. Relevante ejendomme screenes med henblik på at opstille konkrete business cases for løsninger, der sikrer at kommunens arealforbrug optimeres.

Business cases vil ofte indebære en initialinvestering til helhedsrenovering, herunder modernisering og energirenovering af de berørte ejendomme.

Indsatsområde 2: Behov for at eje versus behov for at leje

Københavns Kommune prioriterer, at ejendomsporteføljen består af ejendomme, som er velegnede til at understøtte kommunale aktiviteter, og at ejendomme, der ikke i overvejende grad er velegnede til kommunale formål, nu eller fremover vurderes med henblik på alternativer. Ligeledes vurderes det ved ethvert nyt lokaliseringsbehov, som ikke kan dækkes af den eksisterende portefølje, om det mest optimalt løses gennem nyanlæg eller gennem indlejning hos 3. mand.

Tema om design af porteføljen - håndtering af de driftsøkonomiske udfordringer:

En væsentlig del af de driftsomkostninger, der er forbundet med at udføre kommunale aktiviteter, vedrører ejendomsdriften.  Derfor skal Københavns Kommunes ejendomme være i en driftsøkonomisk forsvarlig stand, så de er sunde at opholde sig i og effektive og økonomiske at drive.

Hertil kommer, at det bygningsrelaterede energiforbrug udgør en væsentlig del af klimapåvirkningen fra Københavns Kommunes aktiviteter. Kommunen arbejder derfor for at begrænse driftsomkostninger og energiforbrug i kommunens ejendomme.

Arbejdet med at designe porteføljen vil blive beskrevet nærmere under indsatsområderne 3 og 4: "Totaløkonomi og kvalitet" og  "Reduktion af kommunens CO₂-udledning".

Indsatsområde 3: Totaløkonomi og kvalitet

Der anlægges et totaløkonomisk perspektiv ved anlæg og renovering af porteføljen. Det betyder, at ejendomme opføres og renoveres med materialer i en kvalitet og holdbarhed, så de er effektive og økonomiske at bruge, drifte, vedligeholde og evt. ombygge.

Indsatsområde 4: Mindske kommunens CO₂-udledning

Det er Københavns Kommunes målsætning, at CO₂-udledning fra alle ejendomme er reduceret med 20 % i 2015 og lever op til Klimaplanens målsætning om, at kommunen er CO₂-neutral i 2025.

Energiforbruget i de kommunale ejendomme nedbringes ved at opføre lavenergibyggeri ved nyanlæg, at gennemføre energiforbedringer ved renoveringsarbejder og rådgive institutionernes driftspersonale i energirigtig drift.

 

Tema om vedligeholdelse af porteføljen - håndtering af vedligeholdelsesefterslæbet

Alle ejendomme – nye såvel som gamle – skal vedligeholdes med henblik på at opretholde værdi, funktionalitet og brugervenlighed, så de kan opfylde målet om at være gode fysiske rammer for kommunens aktiviteter.

Arbejdet med at vedligeholde porteføljen vil blive beskrevet nærmere under indsatsområde 5: "Vedligeholdelse af porteføljen".

Indsatsområde 5: Vedligeholdelse af porteføljen

Der gennemføres en prioriteret vedligeholdelse af porteføljen, således at omkostningerne til den meget dyre akutte vedligehold til bygningsskader som følge af dårligt vedligehold begrænses.

Konkrete business cases

Der er identificeret et antal cases indenfor forskellige bygningskategorier, som kan udarbejdes med henblik på forelæggelse af investeringscases ved budget 2014.

Det anbefales derfor, at det indgår som ønske i budgetforhandlingerne for 2013, at der gives 1,5 mio. kr. til Københavns Ejendomme. Disse midler skal anvendes til gennemførelse af forundersøgelser og screening af udvalgte ejendomme m.h.p. udarbejdelse af 3 konkrete business cases med et stort optimeringspotentiale.

Effektiviseringspotentialet vurderes til 2 % af den samlede bygningsmasse - svarende til ca. 44.000 m2 frem mod 2015. Det indstilles, at det indgår som ønske i budgetforhandlingerne for 2013, at der gives 1,5 mio. kr. til Københavns Ejendomme til udarbejdelse af 3 konkrete business cases med henblik på forelæggelse af investeringscases ved budget 2014.

Når Porteføljestrategien er godkendt i Borgerrepræsentationen, vil Københavns Ejendomme arbejde med implementering af indsatsområde 1, "Optimering af Københavns Kommunes arealforbrug". Københavns Ejendomme vil tillige i 2012 arbejde med at beskrive de øvrige indsatsområder under de 3 temaer med henblik på senere fremlæggelse i Borgerrepræsentationen. 


Carsten Haurum

                                    /Gyrithe Saltorp

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommunes Porteføljestrategi, "Intelligente m2", godkendes,
2. at Indsatsområde 1, "Optimering af Københavns Kommunes arealforbrug", godkendes, og
3. at det indgår som ønske i budgetforhandlingerne for 2013, at der gives 1,5 mio. kr. til Københavns Ejendomme til udarbejdelse af 3 konkrete business cases med henblik på forelæggelse af konkrete investeringscases til budget 2014.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 20. juni 2012 

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.