Medlemsforslag om ikke at sende elektronisk post til borgerne udenfor normal arbejdstid

Medlemsforslag

1. at alle forvaltninger så vidt muligt kun sender post fra kommunen til borgerne mellem kl. 8 og 16 på hverdage, medmindre det drejer sig om akutte henvendelser,
2. at elektronisk post fra kommunen har en sigende overskrift, så brevet i e-boks ikke får emnefeltet ”Brev fra Københavns Kommune”.

(Stillet af SF)

Motivering

Der er en vis sandhed til den gamle traver om, at det er et fuldtidsarbejde at være arbejdsløs. Det udsagn strækker sig langt hen ad vejen også til at dække borgere, der er faste brugere af vores sociale eller sundhedsmæssige hjælp. Men én ting er, at vi som kommune lægger beslag på borgernes tid i dagtimerne – vi bør holde os fra at forstyrre i fritiden. For borgere har ret til at holde fri fra kommunikation fra os, uanset om de er i kontakt med jobcenteret, Socialforvaltningen eller en helt tredje instans.

Kan vi forestille os, at det er en fordel, at en borger får brev om sanktioner på juleaften, eller en sygedagpengemodtager får brev om snarligt udløb af sygedagpengene en fredag kl. 18.30? Eller at det er en fordel, at en ansøger modtager afslag på en ydelse søndag formiddag?

Udover, at vi presser borgere, som er afhængige af os, og for hvem disse breve kan være forbundet med stærke følelser, så stiller vi dem også i en situation, hvor de ikke kan få kontakt til os, hvis de har spørgsmål til brevene. Eksempelvis kunne det automatiske brev om udløb af sygedagpengene bero på en fejl, og sygedagpengemodtageren kan få det opklaret med et opkald til jobcenteret – i så fald kan borgeren bruge hele weekenden på at bekymre sig, for først at kunne løse problemet mandag.

Der vil formentlig være undtagelser, hvor kommunen er nødt til at komme i kontakt med en borger. Men vi mener, at man skal gå langt for at respektere privatlivet og familielivet. Vi har et ansvar for at bekæmpe det stress et brev fra kommunen kan medføre, hvis det kommer på et tidspunkt, hvor man ikke kan få kontakt til en kommunal medarbejder. Derfor drejer forslaget sig udelukkende om ikke-akutte henvendelser fra kommunen.

Det digitale fylder mere og mere i vores liv. Opgaven med at finde de gode vaner og grænser er placeret hos den enkelte. Så langt så godt. Men det offentlige har også et ansvar. Alle har brug for en pause fra det virtuelle og for at koble af, i en tid hvor der bliver brugt rigtig meget tid foran skærmene. For mange mennesker er mails og beskeder med til at forstyrre og stresse, så derfor er det relevant at det offentlige begrænser sig til almindelig arbejdstid.

Vi har en forpligtelse overfor alle, der modtager elektronisk post fra kommunen, men vi har også en særlig forpligtelse overfor de psykisk sårbare og andre borgere, der kan opleve beskeder på skæve tidspunkter som forstyrrende. Er man sygemeldt, kan det vælte læsset, at man får overbragt dårlige nyheder. Derfor skal det ske indenfor normal arbejdstid, hvor man kan komme i kontakt med kommunen eller en læge.

For kommunen er forskellen mellem at give en besked fredag aften eller mandag morgen minimal, men det er den ikke for modtageren. Derfor er det en oplagt lavthængende frugt at høste i kampen for bedre psykisk helbred og work/life-balance.

Københavns Kommune skal heller ikke stresse borgerne med generiske emnefelter. Derfor ønsker vi, at alle forvaltninger fremover skriver i emnefeltet, hvad henvendelsen drejer sig om, når man får post. Hvis man frygter dårlige nyheder fra kommunen, er det rart at vide, hvad det modtagne brev i E-boks omhandler. Breve skal ikke have den generiske titel ”Brev fra Københavns Kommune” men eksempelvis ”Information om Corona-retningslinjer”, “Indkaldelse til møde” eller ”Afgørelse”. Det vil især hjælpe borgere, der får meget post fra det offentlige, hvor det kan være afgørende at vigtige beskeder ikke drukner.

Privatliv og arbejdsliv flyder mere og mere sammen. Det bliver sværere og sværere at koble af og det her er en nem måde at sikre færre digitale forstyrrelser i dagligdagen.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 20. maj 2021

Socialdemokratiet, Enhedslisten, Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti fremsatte forslag om udvalgshenvisning til kultur- og fritidsudvalget.

Socialdemokratiet, Enhedslisten, Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1) til erstatning af medlemsforslaget:

”at der skal rettes henvendelse til e-boks om ændring af notifikations-funktionen.”

Et forslag fra Socialdemokratiet, Enhedslisten, Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti om udvalgshenvisning til kultur- og fritidsudvalget blev vedtaget uden afstemning. 

Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

“Venstre synes, at forslaget er uheldigt, da det stiller borgerne i udsigt, at kommunen altid kan sende elektronisk post mellem kl. 8 og 16 – hvilket vi politikere på Rådhuset godt ved, at vi ikke kan sikre. Der er en række tekniske faktorer omkring udsendelse, som kommunen ikke selv kan påvirke, så som serverkapaciteten hos E-boks, der gør, at det ikke vil være muligt, ligesom kommunen f.eks. i forbindelse med covid-19 har været forpligtet til med kort varsel at masseudsende breve til borgere. Endelig forholder forslaget sig ikke til, hvem der skal finansiere de meget omfattende ændringer af IT-systemer, der skal foretages for at sikre udsendelse indenfor det givne tidsinterval”.