IT-understøttelse på plejehjem - tillægsbevilling

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 20. januar 2005

 

 

BR 44/05

IT-understøttelse på plejehjem - tillægsbevilling

IT-understøttelse på plejehjem - tillægsbevilling

 

 

Indstilling om, at der implementeres en IT-løsning på plejehjemmene, der understøtter medicinhåndtering og plejeplaner, samt en række forbedringsløsninger til hjemmeplejen, samt at Sundhedsforvaltningen med henblik på finansieringen af IT-løsningen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at godkende en tillægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget svarende til 25,2 mill. kr., hvilket finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages over 3 år.

Der gives en tillægsbevilling på 25,2 mill. kr. til Sundheds- og Omsorgsudvalgets budget 2005 på bevilling Administration m.v., konto 6.51.1, administration, til implementeringen af IT-løsning på plejehjemmene. De afledte driftsudgifter forudsættes afholdt inden for udvalgets ramme.

Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Finansposter, konto 8.05.05, forskydninger i likvide aktiver (kassen).

Tillægsbevillingen finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages over 3 år med 10 mill. kr. i 2006 og 2007 samt 6,803 mill. kr. i 2008.

 (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

(Økonomiudvalgets beslutning vedlægges særskilt)

 

 

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

at der implementeres en IT-løsning på plejehjemmene, der understøtter medicinhåndtering og plejeplaner, samt en række forbedringsløsninger til hjemmeplejen

at Sundhedsforvaltningen med henblik på finansieringen af IT-løsningen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at godkende en tillægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget svarende til 25,2 mill. kr., hvilket finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages over 3 år.

 

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 16. december 2004

Indstillingen blev godkendt.

Enhedslisten havde følgende protokolbemærkning med tilslutning fra det øvrige udvalg: "Enhedslisten er bekymrede for de økonomiske fremtidskonsekvenser ved lånefinansieringen".

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borger repræsentationen med følgende erklæring:

 

"Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, gives der en tillægsbevilling på 25,2 mill. kr. til Sundheds- og Omsorgsudvalgets budget 2005 på bevilling Administration m.v., konto 6.51.1, administration, til implementeringen af IT-løsning på plejehjemmene. De afledte driftsudgifter forudsættes afholdt indenfor udvalgets ramme.

 

Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Finansposter, konto 8.05.05, forskydninger i likvide aktiver (kassen).

 

Tillægsbevillingen finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages over 3 år med 10 mill. kr. i 2006 og 2007 samt 6,803 mill. kr. i 2008.

 

Økonomiforvaltningen bemærker, at Sundheds- og Omsorgsudvalget i forvejen afdrager på interne lån. Såfremt nærværende indstilling tiltrædes, skal Sundheds- og Omsorgsudvalget i hvert af årene 2006 og 2007 tilvejebringe finansiering til de samlede afdrag på de interne lån på 20,1 mill. kr.

 

Derudover har Økonomiudvalget ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført".

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 11. januar 2005

 

 

RESUME

Sundhedsforvaltningen blev ifm. budget 2005 opfordret til at arbejde videre med forskellige problemområder vedr. Sundhedsforvaltningens IT-behov. Det er med denne indstilling Sundhedsforvaltningens ønske, at sikre IT-understøttelse af en række kerneopgaver på plejehjemmene, i visitationen og i hjemmeplejen.

 

Sundhedsforvaltningen ønsker på sigt at implementere kommunens omsorgssystem (KOS) på alle plejehjem. I erkendelse af, at det ikke p.t. er muligt at skabe finansiering til dette, ønsker Sundhedsforvaltningen at gennemføre en midlertidig løsning. Denne løsning giver plejehjemmene adgang til udvalgte funktioner i KOS og dækker de mest akutte behov for IT-investeringer på plejehjemmene og i hjemmeplejen.

 

I forhold til plejehjemmene sikres IT-understøttelse af medicinhåndtering samt plejeplaner på plejehjemmene. Samtidig foretages nødvendig udskiftning af pc'ere på plejehjemmene for at kunne få tilgang til løsningen. I forhold til hjemmeplejen indebærer indstillingen en udskiftning af håndholdte enheder, nødplans-funktionalitet, IT-løsning til kommunikation med private leverandører samt en mobil løsning til visitatorerne.

 

Sundhedsforvaltningen indstiller derfor, at den midlertidige IT-løsning godkendes, og at finansieringen sker ved et internt lån, der afdrages over 3 år.

 

Sideløbende med de i indstillingen beskrevne aktiviteter vil forvaltningen udarbejde en IT-strategi, som baner vejen for den fulde implementering af KOS på plejehjemmene. IT-strategien forventes forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget i 2005.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I forbindelse med forhandlingerne om budget 2005, havde Sundhedsforvaltningen fremlagt en plan for, hvordan forvaltningens IT-behov kunne afhjælpes. Den fremlagte plan blev ikke tiltrådt, men forvaltningen blev opfordret til at arbejde videre med de problemområder, som er fremlagt i denne indstilling. Derved opfordrer Sundhedsforvaltningen til, at Økonomiforvaltningen igangsætter udviklingsarbejdet vedr. en samlet investeringsanalyse, som det blev beskrevet i budgetaftalen. Herved får kommunen udarbejdet en IT-investeringspolitik, som kan sikre, at plejehjemmene får en samlet IT-understøttelse, der modsvarer hjemmeplejens.

Indstillingen løser kun de mest kritiske problemstillinger, og der vil fortsat være en række uafklarede problemstillinger, som forvaltningen vil håndtere i forbindelse med forslag til den kommende IT-strategi. Samtidig udestår fortsat en afklaring af finansieringen.

Den fremlagte indstilling støtter op om den tidligere beslutning fra Borgerrepræsentationen (BR 94/01) om først at indføre KOS i hjemmeplejen og derefter på plejehjemmene. Indstillingen understøtter således tankerne om, at Sundhedsforvaltningen skal have ét omsorgssystem der understøtter aktiviteterne på ældreområdet. Herved opnår man – når systemet er implementeret fuldt ud – et samlet overblik over den enkelte borgers forløb og et fælles arbejdsredskab på tværs af hjemmepleje og plejehjem, der kan lette kommunikationen i forbindelse med visitation/revisitation, aflastning og lign.

Målsætningen med implementeringen af KOS i hjemmeplejen og efterfølgende på plejehjemmene er, at etablere et ensartet serviceniveau via bedre dokumentation, bedre servicering af borgerne, mulighed for langsigtet styring af kapacitet og behov, effektivisere centrale arbejdsfunktioner og processer samt lette medarbejdernes daglige arbejde gennem indførelsen af de nye værktøjer.

Implementeringen af KOS i hjemmeplejen forløber planmæssigt og fire af syv lokalområder er nu på KOS. Der forestår implementering i tre bydele hvorefter implementeringen af KOS i hjemmeplejen forventes færdig ultimo 2005.

Indførelsen af KOS på plejehjemmene er således en forlængelse af de tanker, der i sin tid lå bag beslutningen om implementeringen af KOS i hjemmeplejen. Implementeringen understøtter strategien om, at have ét fælles system til håndtering af dokumentation og kommunikation omkring borgerens forhold. Ved at få samlet al dokumentation i et system får Sundhedsforvaltningen mulighed for i langt højere grad at trække statistikker over de forskellige data, der ligger i systemet. Ved en fuld implementering af KOS får Sundhedsforvaltningen langt bedre muligheder for ledelsesinformation og løbende opfølgning på behov, indsats og effekt indenfor ældreområdet.

 

Problemstillingen

Kommunens plejehjem mangler i dag fælles værktøjer og IT-understøttelse. Sundhedsforvaltningen arbejder med en række initiativer, som skal styrke styringen og kvaliteten på plejehjemmene, herunder udarbejdelse af fælles standarder for dokumentation samt implementering af BUM på plejehjemsområdet. For at sikre en ensartet brug af standarderne samt skabe fælles grundlag for opfølgning og kvalitetssikring, er der behov for, at en række processer på plejehjemmene understøttes af IT. Sundhedsforvaltningen har vurderet, at funktionerne stamdata om beboerne, medicinoplysninger og plejeplaner er kritiske og derfor skal prioriteres og løses gennem denne indstilling.

Sundhedsforvaltningen vil med denne indstilling sørge for, at plejehjemmene får en elektronisk løsning til dokumentation af medicin samt plejeplaner. Hertil kommer mulighed for løbende sundhedsfaglige notater samt kommunikation internt og til visitationsmyndigheden.

På hjemmeplejeområdet er der et akut behov for at udskifte en række af de håndholdte enheder, som bruges af det udkørende personale. Disse enheder fungerer dårligt og skaber på mange områder mere besvær, end den fordel man kan have ved at bruge udstyret.

I forhold til visitationen er der behov for en løsning som betyder, at visitatorerne kan tage pc'en med ud i borgerens hjem. Ved at indtaste data i systemet, mens man er hos borgeren, slipper man for efterfølgende at skulle bruge tid på at registrere oplysningerne i computeren på kontoret.

Sundhedsforvaltningen vil med implementeringen af denne løsning, forbedre arbejdsvilkårene for medarbejdere på plejehjemmene og i hjemmeplejen samt sikre, at kvaliteten af dokumentationen øges.

IT-løsningen indeholder de funktionaliteter og understøtter de områder der er beskrevet nærmere nedenfor.

Det er vigtigt at præcisere, at det kun er de beskrevne problemstillinger, der løses, og at løsningen ikke giver de effektiviseringsgevinster som en fuld implementering af KOS vil give. De funktionaliteter, som Sundhedsforvaltningen ikke får med løsningen er IT-understøttelse af en række af de andre blanketter, der er udviklet i forbindelse med den faglige standardisering, såsom aftale- og administrationsark, vaner og ønsker til hverdagen, livshistorie samt de mange specialark, som plejehjemmene har. Herudover er der heller ikke midler til sikring af en effektiv support samt midler til den ønskede uddannelse af personalet.

IT-løsningen:

IT-løsningen vedr. medicin og plejeplaner bygger videre på den eksisterende KOS platform. Den løsning der udarbejdes betyder, at de data plejehjemmene indtaster i borgerens journal lægger sig i den allerede eksisterende KOS database. Derved kan data umiddelbart genanvendes, når den fulde version af KOS skal implementeres. Samtidig skabes mulighed for kommunikation mellem plejehjem og visitationsmyndighed.

Teknisk vil dette være muligt via en webløsning, dvs. man tilgår data via en webgrænseflade.

Ved at opbygge systemet på den beskrevne måde, vil løsningen være fremtidssikret i forhold til en fuld implementering af KOS på plejehjemmene på et senere tidspunkt. Data vil "følge med" og samtidig vil eventuelle videreudbygninger på den eksisterende KOS platform, fx omkring medicin, kunne anvendes af såvel hjemmepleje som plejehjem.

IT-støtte til plejeplaner og medicindokumentation på plejehjem

IT-løsningen indeholder stamark, plejeplaner, diverse ark til medicinhåndtering, notat-funktionalitet samt advis-funktionalitet (intern mail funktion i KOS). Med implementeringen af løsningen vil Sundhedsforvaltningen afhjælpe dele af den efterspørgsel, der har været fra plejehjemmene om at kunne dokumentere og arbejde elektronisk med deres sundhedsfaglige dokumentation.

Plejehjemmene har længe efterspurgt denne mulighed for dokumentation. En række plejehjem henvendte sig i foråret til Sundhedsforvaltningen om muligheden for at indkøbe egne elektroniske løsninger. Man besluttede på dette tidspunkt at arbejde videre med, at plejehjemmene hurtigst muligt kunne få KOS implementeret. Implementeringen af de elektroniske plejeplaner vil derfor være et skridt på vejen til, at plejehjemmene får deres fulde dokumentation elektronisk. Løsningen indeholder imidlertid kun den mest nødvendige funktionalitet for at afhjælpe plejehjemmenes behov.

Implementeringen af en elektronisk løsning til medicinhåndtering vil medføre, at plejehjemmene som anbefalet af Embedslægeinstitutionen får et én-strenget medicindokumentationssystem. Tilsyn og audit har afdækket, at der sker fejl omkring dokumentation af medicin. Fejlene opstår bl.a. ved overførsel af data fra et ark til et andet. Ved indførsel af et én-strenget elektronisk medicinhåndteringssystem minimeres risikoen for dokumentationsfejl. Løsningen indeholder bl.a. direkte opslag i Lægemiddelfortegnelsen, hvilket også er med til at nedbringe risikoen for fejl.

Den løsning, der udvikles til medicinhåndtering, tager højde for, at der efterfølgende kan etableres sammenhæng til den elektroniske medicinprofil (PEM) samt dosisdispensering.

Udskiftning af hardware

Da der ikke eksisterer tilstrækkeligt med IT udstyr på plejehjemmene til at dække behovet for adgang til data, er det Sundhedsforvaltningens vurdering, at der skal anskaffes 320 nye IT-arbejdspladser.

Udskiftning af håndholdte enheder i hjemmeplejen

Løsningen indeholder, at hjemmeplejen udskifter alle ældre modeller af de håndholdte enheder til en ny model, der anvendes over hele byen. Den nye model der anvendes, har vist sig langt mere driftsikker.

Der har været tekniske problemer med den gamle model, ligesom driften og supporten har været meget ressourcekrævende. Dette har været kilde til frustration hos brugerne, som ellers har været meget glade for funktionaliteten i de håndholdte. Konkrete eksempler på tekniske problemer er for lange svartider, batterier løber for hurtigt tør for strøm og taber programmet, som skal genindlæses. Den tekniske løsning er klar, og de nye modeller har løst alle de eksisterende problemstillinger.

Problemerne i dag er, at den tidsbesparelse, der oprindeligt var en del af begrundelsen for indførelsen af den håndholdte løsning med besøgsregistrering og adgang til borgerens oplysninger direkte i borgerens hjem, bliver opvejet af den tid, der går til at håndtere de tekniske problemer. Disse problemer betyder, at medarbejderne ikke altid kan få kørelisterne på deres håndholdte enheder og derved skal have printet disse ud på papir. Besøgsregistreringen foretages derefter på kørelisten og skal efterfølgende indtastes i systemet, når medarbejderen vender hjem til kontoret. Herved forøges risikoen for en forringet datakvalitet af oplysningerne vedrørende leveret tid, som udgør en basal del af hjemmeplejens styringsgrundlag.

Ved at udskifte de håndholdte enheder undgår man den administrative byrde samtidig med, at medarbejderen undgår frustrationer over udstyr, der ikke virker. Samlet set betyder løsningen en forbedret hverdag og stor tidsbesparelse for de knap 3500 medarbejdere der, når KOS er færdigimplementeret i hjemmeplejen, i deres hverdag anvender håndholdt udstyr.

Løsning til private leverandører

Der udarbejdes en elektronisk løsning til de private leverandører, der betyder, at der kan sendes og modtages data mellem disse og den kommunale visitationsmyndighed. Kommunikationen med de private leverandører er, som det ser ud i dag, meget besværlig. Det gælder både, når visitationen skal sende "bestillingen" til den private leverandør og når den private leverandør skal informere tilbage til visitationen. Den nuværende kommunikation håndteres primært pr. telefax og brev og håndteringen af papirsagerne tager meget tid i visitationen. Med denne løsning vil kommunikationen foregå elektronisk, og den private leverandør kan tilgå data via en sikret WEB-side.

Nødplans-fuktionalitet til hjemmeplejen

Der etableres en nødplans-løsning til hjemmeplejen, der sikrer tilgængeligheden af data. Løsningen sikrer læseadgang til journaler og mulighed for at udskrive kørelister ved længerevarende systemnedbrud. Løsningen betyder, at der altid vil være mulighed for at tilgå data, og derved være mulighed for adgang til kritiske oplysninger, selvom det centrale system, eller netværket, skulle være ude af drift.

Løsning til visitatorerne

Der anskaffes en off-line-løsning til visitationens bærbare enheder. Løsningen er baseret på, at visitatorerne har en bærbar pc med ud til borgeren, indeholdende en lokal version af KOS med de nødvendige oplysninger om borgeren. Fordelen er at visitator har adgang til alle relevante oplysninger og kan skrive dokumentation ind med det samme. Med løsningen optimeres de administrative rutiner på bestillerkontoret, idet visitatorerne ikke i samme omfang skal bruge tid på efterregistrering.

Tidsplan

Sundhedsforvaltningens indstilling er, at man umiddelbart igangsætter arbejdet omkring IT-løsningen, da den kan gennemføres indenfor en kort tidsperiode samt tilfører området et væsentligt kvalitetsløft.

Løsningen i forhold til problemerne med de håndholdte enheder vil have en tidshorisont på et par måneder. Det må således forventes, at enhederne kan være implementeret primo 2005.

Løsningen i forhold til visitatorerne vil ligeledes have en kort tidshorisont, svarende til de håndholdte.

Løsningen i forhold til plejehjemmene forventes implementeret efter sommerferien og forventes afsluttet inden udgangen af 2005. Perioden frem til sommerferien bruges til at udvikle løsningen samt forberede faglig dokumentation og etablere den tekniske platform.

Sundhedsforvaltningen gør opmærksom på, at der hermed ikke er

·        afsat midler til generel IT-kompetenceudvikling.

·        afsat midler til frikøb af ressourcer på plejehjemmene i forbindelse med undervisning og implementering.

·        taget højde for øgede udgifter til Sundhedsforvaltningens IT-drift og support efter endt implementering af løsningen.

·        afsat midler til ændrings- og videreudviklingsønsker i KOS for 2006 og frem.

 

ØKONOMI

Økonomi for anskaffelsen af IT-løsningen i mill. kr.

Plejehjemsløsning                                  16,8

Løsning til private leverandører            0,7

Visitationen                                             2,9

Hjemmeplejen                                        4,8

 

Finansiering

Sundhedsforvaltningen ønsker at finansiere anskaffelsen ved at optage et lån på 25,2 mill. kr. i 2005, som fra 2006 tilbagebetales ved at anvende de midler, der er afsat i Sundhedsforvaltningens budget til den forventede implementering af KOS.

KOS hjemmepleje er færdigimplementeret i 2005 hvorfor midlerne for 2006 og frem kan anvendes til tilbagebetaling. Udgifterne skal afholdes i 2005 og forudsættes lånefinansieret og afdraget med 10 mil l. kr. i 2006 og 2007, samt resten i 2008.

Der vil i forbindelse med implementeringen af systemet være forbundet årlige udgifter til drift og vedligehold på 2,9 mill. kr. pr. år. Disse driftsudgifter afholdes indenfor egne rammer.

Implementeringen af systemet omfatter udgifter til udvikling (engangsudgifter) og drift (permanente udgifter). Udgifterne er fordelt således (mill. kr.):

	2005	2006	Følgende år
Udvikling	25,2	--	--
Drift	--	2,9	2,9

 

Implementeringen vil ikke kunne finde sted, uden at de enkelte plejehjem frigiver ressourcer til deltagelse i undervisning og systemimplementering.

 

MILJØVURDERING

Ingen miljømæssige konsekvenser.

 

 

HØRING

Ingen.

 

 

BILAG

Ingen.

 

 

Lau Svendsen-Tune 

 

                                                                 /Flemming Engstrøm