Større fælles IT investeringer i Københavns Kommune

I forbindelse med Borgerrepræsentationens behandling af sagen om ”Opgradering af operativsystem på de administrative PC’ere” (BR 280213/15) blev det besluttet, at Koncernservice hvert forår skal fremlægge en plan for det følgende års behov for større it-investeringer.

Indstilling og beslutning

Indstilling om,

1. at opgraderingen af Exchange og udfasningen af Mainframe vedtages og finansieres ved interne lån, som tilbagebetales af forvaltningerne via betalingen til kommunens fællessystemer og driftsaftaler,
2. at der gives en rådighedsbevilling på 10,9 mio. kr. til opgradering af Exchange fordelt med 8,9 mio. kr. i 2014, og 2 mio. kr. i 2017 på bevillingen Koncernservice, anlæg,
3. at der gives en rådighedsbevilling på 25,1 mio. kr. til udfasning af Mainframe fordelt med 5,7 mio. kr. i 2013 og 19,4 mio. kr. i 2014 på bevillingen Koncernservice, anlæg,
4. at der med det samme udmøntes en anlægsbevilling på 1 mio. kr. af midlerne afsat til Mainframe i 2013, således at arbejdet med en foranalyse kan gennem­føres hurtigst muligt, og der kan vendes tilbage med et endeligt kvalificeret effektiviserings­forslag i august 2013,
5. at tilbagebetalingen af de interne lån indarbejdes på bevillingen, Fællessystemer og driftsaftalen jf. tabel 1,
6. at det tages til efterretning at investeringsbehovet vedr. kommunens it netværk håndteres i regi af effektiviseringsstrategien for 2014,  samt 
7. at dettages til efteretning at ovenstående investeringer ikke påvirker den pris forvaltningerne betaler for pc’er fra 2014 og frem.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Koncernservice (KS) vil fremadrettet hvert forår fremlægge en sag som beskriver, det følgende års behov for store it-investeringer, og herunder beskrive hvorvidt pc-prisen eventuelt påvirkes heraf. Sidstnævnte vil ikke være tilfældet i 2014 som følge af de nedenfor beskrevne tiltag, da finansieringen foreslås sikret på anden vis. KS har gennemgået den samlede it-portefølje, og fremlægger hermed tre væsentlige it-investeringsbehov for 2014. Fælles for alle behov er, at de er forretningskritiske, hvis Københavns Kommune (KK) skal være i stand til at løfte forventninger fra borgere, medarbejdere og virksomheder til den digitale understøttelse af den service kommune leverer. Hertil kommer der øgede krav til effektivisering gennem digitalisering fra den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi samt økonomiforhandlingerne mellem Regeringen og KL. KS forventer på den baggrund øget efterspørgsel på stabil, sikker og hurtig it-understøttelse bl.a. i forhold til velfærdsteknologi på social- og sundhedsområdet og forbedret dialog mellem daginstitutioner og forældre. Samt generelt i forbindelse med effektivisering af kommunens administrative udgifter. Der er på den baggrund nu behov for en opgradering af KKs samlede it-infrastruktur. Denne pakke omhandler derfor opgradering af det grundlæggende it-netværk, udskiftning af mailservermiljøet, Exchange, samt udfasning af de såkaldte mainframe systemer, som dækker drift af Vagtplan, KØR, Udbudsportalen og KKI-systemerne.

Løsning

Nedenfor gennemgås indholdet af de tre investeringsbehov. De vedlagte bilag indeholder en detaljeret og mere teknisk gennemgang.

Exchange

Ansatte i KK har stigende ønsker til nye funktionaliteter i KK´s mailprogram Analyser viser, at mængden og størrelsen af mails er stærkt stigende. Endvidere skal 80 % af al offentlig kommunikation være digitaliseret i 2015 jf. lov om offentlige digital kommunikation. Det forventes at give endnu større stigning i mailtrafikken frem mod 2016. Det nuværende mailsystem er ikke tidssvarende, og vil ikke kunne klare øget krav til stabilitet, datasikkerhed og hastighed. investeringsforslaget omfatter en opgradering af det nuværende Exchange servermiljø, herunder en dublering af exchangeserverne.

Mainframe

KK har en række "Rammeaftale vedr. drift, vedligehold og videreudvikling af centrale it-systemer". Rammeaftalerne er i dag konkurrenceudsat gennem miniudbuddet, M1-M4 (M-aftalerne). Aftalerne står til at udløbe med udgangen af september 2014. M1-aftalen dækker drift af Vagtplan, KØR, Udbudsportalen og mainframe KKI-systemerne. Omkostningerne til drift og systemvedligehold for mainframe-platformen er på ca. 15 mio. kr. om året, hvilket langt overstiger drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for tilsvarende løsninger på nyere platforme.

KK har bl.a. erstattet Vagtplan med en ny applikation og indgået særskilt driftsaftale for systemet. Dermed vil der, for de samlede M-aftaler ikke være et økonomisk rationale bag fortsat anvendelse af et mainframe-miljø, idet et genudbud af mainframe-driften vil være uforholdsmæssigt dyrt. Digitaliseringschefkredsen besluttede i juni 2012 på baggrund af en foranalyse udført af konsulenthuset Zangenberg & Co, at der skulle udarbejdes en exit-strategi for mainframe. For at komme ud af mainframe, skal en række KKI-systemer og SAS-jobs først flyttes til en eller flere alternative platforme. Derfor omfatter nærværende forslag, at der gennemføres ét samlet udbud på mainframe-løsninger. Således at kommunen kan udfase sine oprindelige mainframeaftaler.

Netværk

KK forventer, at der som led i årets økonomiaftale mellem KL og Regeringen vil indgå aftale om en Digitaliseringsreform på velfærdsområderne. Reformen stiller øget krav til adgang til sikkert, stabilt og hurtigt internet i KK. Derfor er det nødvendigt, at forberede KK´s netværk, så KK kan leve op til fællesoffentlige aftaler vedr. øget digitalisering og effektivisering. Investeringsforslaget for netværk indeholder etablering af mere sikkert, stabilt og hurtigere netværk i hele KK med undtagelse af folkeskoleområdet, som hører under Pædagogisk IT under BUF.

Økonomi

Videre proces

Efter behandling i Økonomiudvalget sendes indstillingen, hvis den godkendes, videre til behandling i Borgerrepræsentationen den 19. juni 2013. Forslaget vedrørende netværk fremlægges desuden sammen med det øvrige effektiviseringskatalog ved forhandlingerne om kommunens budget for 2014.  KS arbejder samtidigt videre på at konkretisere effektiviseringerne som følge af Mainframe-projektet.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at opgraderingen af Exchange og udfasningen af Mainframe vedtages og finansieres ved interne lån, som tilbagebetales af forvaltningerne via betalingen til kommunens fællessystemer og driftsaftaler.
2. at der gives en rådighedsbevilling på 10,9 mio. kr. til opgradering af Exchange fordelt med 8,9 mio. kr. i 2014, og 2 mio. kr. i 2017 på bevillingen Koncernservice, anlæg
3. at der gives en rådighedsbevilling på 25,1 mio. kr. til udfasning af Mainframe fordelt med 5,7 mio. kr. i 2013 og 19,4 mio. kr. i 2014 på bevillingen Koncernservice, anlæg
4. at der med det samme udmøntes en anlægsbevilling på 1 mio. kr. af midlerne afsat til Mainframe i 2013, således at arbejdet med en foranalyse kan gennem­føres hurtigst muligt, og der kan vendes tilbage med et endeligt kvalificeret effektiviserings­forslag i august 2013,
5. at tilbagebetalingen af de interne lån indarbejdes på bevillingen, Fællessystemer og driftsaftalen jf. tabel 1.
6. at det tages til efterretning, at investeringsbehovet vedr. kommunens it netværk håndteres i regi af effektiviseringsstrategien for 2014
7. at det tages til efterretning, at ovenstående investeringer ikke påvirker den pris forvaltningerne betaler for pc’er fra 2014 og frem.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 19. juni 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.