Mødeplan 2018 for Borgerrepræsentationens ordinære møder

Se alle bilag

Borgerrepræsentationen skal tage endelig stilling til forslag til mødeplan for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2018, som beskrevet nedenfor i afsnittet "Løsning", og som blev vedtaget af Borgerrepræsentationen på mødet den 22. juni 2017.

Indstilling

Indstilling om,

at Borgerrepræsentationen godkender forslag til mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2018, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor,
at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere (jf. afsnittet ”Løsning” nedenfor) i henhold til § 1, stk. 7, i Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Det følger af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 318 af 28. marts 2017), at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes.

Der blev i forbindelse med behandlingen af Økonomiudvalgets mødeplan for 2017 (den 27. september 2016), Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2017 (den 3. oktober 2016) og Borgerrepræsentationens mødeplan for 2017 (den 13. oktober 2016) afgivet følgende enslydende protokolbemærkning:

”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.”

Som følge af protokolbemærkningen drøftede gruppeformandskredsen på sit møde den 18. november 2016 præmisserne for mødeplanlægning i relation til Borgerrepræsentationen, jf. bilag 1. Gruppeformandskredsen afgav i den forbindelse følgende protokolbemærkning, hvor de pålagde Økonomiforvaltningen:

"at udarbejde udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget samt i den forbindelse angive mulige placeringer af fagudvalgsmøder.

I arbejdet skal der tages højde for de i indstillingen skitserede præmisser dog således, at sekretariatet kan fravige præmisserne i det omfang, det ikke er muligt at indfri servicemåltallet på 4 uger fra behandling i fagudvalget til behandling i Borgerrepræsentationen ved plan- og bevillingssager.

Gruppeformandskredsen vil få forelagt udkastet på dets møde i gruppeformandskredsen den 28. april 2017. Det skal af udkastet fremgå, hvis det har været nødvendigt at fravige de i indstillingen skitserede præmisser."

På denne baggrund har Økonomiforvaltningen udarbejdet et forslag til mødeplan for 2018, som har været i høring i forvaltningerne.

Teknik- og Miljøforvaltningen havde som eneste forvaltning specifikke ønsker til ændringer til mødeplanen. Disse ønsker og Økonomiforvaltningens bemærkninger hertil fremgår af indstillingen om "Drøftelse af mødeplan 2018 for Borgerrepræsentationens ordinære møder", som gruppeformandskredsen drøftede på sit møde den 5. maj 2017, jf. bilag 2. Gruppeformandskredsen havde ingen bemærkninger hertil.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har udarbejdet et forslag til mødeplan for 2018 for Borgerrepræsentationen, jf. afsnittet "Løsning" nedenfor.

Som bilag 3 vedlægges til Borgerrepræsentationens orientering mødekalenderen for 2018 for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget, der - med forbehold for endelig godkendelse på Borgerrepræsentationens møde den 18. januar 2018 - blev godkendt af Borgerrepræsentationen på sit møde den 22. juni 2017.

Løsning

Borgerrepræsentationens møder holdes som hovedregel på torsdage fra kl. 17.30.

Dog starter det sidste møde inden sommerferien i uge 25 samt møderne i uge 35 og 40, hvor Borgerrepræsentationen behandler kommunes budget, kl. 16.00.

1. behandlingen af kommunens budget for 2018 vil alene finde sted på en enkelt mødedag den 30. august 2018.

Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende.

Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan. Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

Følgende ordinære møder foreslås afholdt i Borgerrepræsentationen i 2018:

18. januar (nytårskur, uge 3)

1. februar (uge 5)

1. marts (uge 9)

22. marts (uge 12)

19. april (uge 16)

3. maj (uge 18)

31. maj (uge 22)

21. juni (uge 25)

23. august (uge 34)

30. august (1. behandling af budget, uge 35)

20. september (uge 38)

4. oktober (2. behandling af budget, uge 40)

11. oktober (uge 41)

1. november (uge 44)

22. november (uge 47)

13. december (uge 50)

I øvrigt bemærkes følgende datoer:

Kommunaløkonomisk Forum (KØF) 11.-12. januar 2018.

KL Topmøde 8.-9. marts 2018.

Folkemødet 14.-17. juni 2018.

Stillingtagen til, hvilke kommunalt ansatte, der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen

Det følger af Borgerrepræsentationens forretningsorden (§ 1, stk. 7), at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte - ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat - får adgang til, uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde, at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

- Økonomiforvaltningens direktion,

- De administrerende direktører for de seks fagforvaltninger,

- Chefen for Intern Revision,

- Borgerrådgiveren,

- eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstenævnte 9 personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for chefen for Intern Revision og Borgerrådgiveren udpeges af overborgmesteren).