Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer

Indstilling og beslutning

Indstilling om,  

1. at Borgerrepræsentationen godkender udkast til ”Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer” (bilag 1).

(Gruppeformandskredsen)

Problemstilling

Borgerrepræsentationens nuværende rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer er fra 2005.

I forbindelse med Borgerrepræsentationens og Økonomiudvalgets studieture i indeværende valgperiode har Borgerrepræsentationens Sekretariat gennemgået reglerne for afholdelse og afvikling af studieture samt rejsereglerne for Borgerrepræsentationens medlemmer.

Sekretariatet har i gennemgangen sammenholdt kommunens rejseregler med Folketingets Rejseregler for folketingsmedlemmerne.

Sekretariatet har på baggrund af denne gennemgang udarbejdet udkast til ”Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer”.

Løsning

De nye rejseregler lægger sig tæt op ad Folketingets rejseregler og udgør et væsentligt mere detaljeret administrationsgrundlag end de nuværende rejseregler.

Rejsereglerne er ajourført på en række områder. Det er blandt andet blevet tydeliggjort hvornår medlemmerne får dækket udgifter til taxa og offentlig transport samt rejser i forbindelse med deres politiske arbejde.

Herudover er reglerne omkring valg af transportmiddel og rejseklasse ved studieture og tjenesteregler til udlandet blevet tydeliggjort.

”Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer” består af 4 afsnit, hvor 

-          afsnit 1 beskriver hvem, der er omfattet af rejsereglerne samt hvilke aktiviteter, der berettiger til udgiftsgodtgørelse.

-          afsnit 2 beskriver reglerne for brug af offentlig transport, egen bil og taxa.

-          afsnit 3 beskriver reglerne for tjenesterejser i ind- og udland for borgmestre eller enkelte medlemmer af Borgerrepræsentationen, som foretages i relation til hvervet som borgmester/medlem af Borgerrepræsentationen.

-          afsnit 4 beskriver reglerne for studieture og seminarer for medlemmer af Borgerrepræsentationen, som er arrangeret af Borgerrepræsentationens Sekretariat, samt studieture og seminarer for udvalgene under Borgerrepræsentationen, som er arrangeret af den relevante forvaltning.

Bilag 2 indeholder en oversigt over forskellene mellem Folketingets rejseregler 2014 og Borgerrepræsentations rejseregler.

Økonomi

Videre proces

Efter Gruppeformandskredsens behandling af sagen på sit møde den 29. maj 2015, vil sagen herefter blive forelagt Økonomiudvalget til godkendelse den 9. juni 2015 samt Borgerrepræsentationen den 17. juni 2015.

Rejsereglerne træder i kraft dagen efter Borgerrepræsentationens godkendelse.

Forvaltningernes rådhussekretariater vil blive orienteret om de nye rejseregler.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Gruppeformandskredsen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, 

1. at Borgerrepræsentationen godkender udkast til ”Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer” (bilag 1).

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 29. maj 2015

Indstillingen blev anbefalet med følgende bemærkninger:

”1. Det skal i afsnit 1.2 tydeliggøres, at der ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med medlemmernes deltagelse i gruppemøder og politiske forhandlinger på Rådhuset i de tilfælde, hvor aktiviteterne har karakter af mødeforberedelse i forhold til møderne i Borgerrepræsentationen og dennes udvalg.”

2. Det skal fremgå af afsnit 3.3.5, at Borgerrepræsentanterne kan anvende egne privat optjente bonuspoint til opgradering af f.eks. rejseklasse.

3. I afsnit 4.2 udgår følgende afsnit: ”Studieture og seminarer arrangeres som grupperejser, hvilket betyder, at der rejses som en samlet rejsegruppe i forhold til valg af rejseklasse, hotel og transport."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. juni 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 17. juni 2015

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.